ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения (инициируют управленческие решения, позволяют выбрать. - презентация

1

2 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения (инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий)

3 К информационно-справочным документам относятся: протокол; служебная, объяснительная, докладная записка; переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение); акт; справка; сводка; заключение; отзыв; список; перечень.

4 Служебная записка – создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

5 Служебная записка Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Служебную записку подписывает ее составитель.

6 Наименование Адресат структурного подразделенияДолжность И.О.Ф. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Дата составления Регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа Заголовок к тексту («О….») Текст документа Должность И.О.Ф. ФОРМУЛЯР СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ

7 ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела информационных технологий М.И.Мамаевой СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА /96 На 02-18/304 от О представлении списка работников для участия в семинаре Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «Информсервис» по программе «Эффективное использование СЭД» с представлением ее функциональных возможностей: 1. Соколова М. С. – заместитель начальника отдела 2. Смирнова Е.П. – ведущий специалист 3. Акинфиева К.Н. – старший специалист Начальник отдела В.Н. Лесков ОБРАЗЕЦ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ

8 Объяснительная записка – документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Реквизиты: Наименование структурного подразделения Наименование вида документа Дата, номер Заголовок к тексту Текст Подпись Резолюцию Отметку об исполнении документа и направлении его в дело

9 Сначала в тексте следует перечислить факты, имеющие непосредственное отношение к рассматриваемой ситуации. Затем излагают причины, приведшие к негативному исходу. Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги.

10 Наименование Адресат подразделения структурного подразделения Должность И.О.Ф. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Дата составления Заголовок к тексту («О….») Текст документа Должность И.О.Ф. ФОРМУЛЯР ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ

11 Отдел рекламы Директору «Маяк» П.Г. Иванову ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Об опоздании на работу я опоздала на работу на 1 час по причине аварии автобуса. Справку, выданную автотранспортным предприятием прилагаю. Специалист Т.Ю. Иванова ОБРАЗЕЦ ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ

12 Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий выводы и предложения. Целью ее написания является желание побудить руководителя принять некое решение. Данное решение оформляется в виде резолюции руководителя. Но иногда докладная записка может быть просто информационного характера.

13 Докладные записки бывают: внутренними, которые предназначены руководству организации, где работает составитель; внешними, направляемыми в вышестоящие организации. Текст докладной записки состоит из констатирующей части, в которой излагаются факты, послужившие причиной ее составления, и части, в которой приводятся выводы, предложения, мнение ее автора. Внутренние записки могут быть оформлены на чистом листе бумаги в угловом варианте исполнения, внешние оформляются на общем бланке формата А4.

14 НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯАдресат наименование должности адресата с включением И.О. Фамилии в дательном падеже ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Заголовок к тексту начинается с предлога « О…. » Текст состоит из двух частей: излагается проблема, затем приводятся доводы и предложения. Не рекомендуется текст начинать со слов: « Довожу до вашего сведения …». Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то это время включается в заголовок. Наименование должности лица, подписавшего документ(подпись)И.О.Фамилия. ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ

15 НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Наименование должности адресата с включением наименования организации в дательном падеже И.О. Фамилия ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Место составления Заголовок к тексту начинается с предлога « О…………… » Излагается проблема, вопрос, ситуация. Не рекомендуется текст начинать со слов: « Довожу до вашего сведения …». Затем приводятся выводы и предложения. Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то это время включается в заголовок. Оформляют приложение, если оно есть. Приложение: 1. Наименование приложения, на ___л. в ___ экз.. Наименование должности лица, подписавшего документ(подпись)И.О.Фамилия. В дело (подпись), датаИдентификатор электронной копии документа ФОРМА ВНЕШНЕЙ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ

16 ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННЫХ Директору ТЕХНОЛОГИЙ ООО «Маяк» И.Т. Иванову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА /158 О нарушении трудовой дисциплины В ходе проверки установлено, что в течение 3-х часов с и до рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фирсов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте. Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фирсовым Р.В. не представлено. В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фирсову Р.В. объявить выговор. Начальник отдела Е.С. Любимова ОБРАЗЕЦ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ

17 Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, деловых встречах Виды протокола: Полная форма протокола Сокращенная форма протокола Краткая форма протокола

18 Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы или звукозаписей, материалов, подготовленных к заседанию, на бланках организации. Реквизиты протокола: Наименование организации Наименование вида документа Дата заседания Место составления Заголовок к тексту Текст Подписи Визы согласования

19 Заголовок к тексту протокола – название протоколируемого мероприятия. Текст протокола состоит из двух частей: Вводной части – указывается председатель, секретарь, должностные лица, входящие в состав коллегиального органа, присутствующие, приглашенные, повестка дня. На заседаниях коллегиальных органов присутствует большое количество участников. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании (более 10 человек). Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ

20 ФОРМА ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА (продольное расположение реквизитов) НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОТОКОЛ Место составления Форма заседания ПредседательИ.О. Фамилия СекретарьИ.О. Фамилия Присутствовали 00 чел. (указываются инициалы, фамилии или прилагается список присутствующих в алфавитном порядке, столбцом). Повестка дня: 1.Первый вопрос (формулировка). Доклад (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже). 2.Второй вопрос (формулировка). Доклад (оформление аналогичное) 1. СЛУШАЛИ: И.О. Фамилия (в именительном падеже) – краткое или развернутое изложение содержания выступления (от первого лица). ВЫСТУПИЛИ: И.О. Фамилия – излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть приведена должность выступающего). ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу – указываются действие в неопределенной форме (поручить, организовать и тому подобное.), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу. 2. СЛУШАЛИ: Оформление вопроса повестки дня строится аналогично первому. Председатель(подпись)И.О.Фамилия Секретарь(подпись)И.О.Фамилия Идентификатор В дело (подпись), датаэлектронной копии документа

21 ФОРМА ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА (угловое расположение реквизитов) Наименование организации ПРОТОКОЛ ____ Москва Заголовок со строчной (маленькой) буквы в родительном падеже Председатель - Фамилия И.О. Секретарь – Фамилия И.О. Присутствовали: фамилия, имена и отчества членов коллегиального органа в алфавитном порядке Приглашенные: фамилии, имена и отчества, должности и названия организаций, которые они представляют Повестка дня: 1.О…_____________________________Доклад… 2.Об…____________________________Информация… 1.СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. (в родительном падеже) - о чем? ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О. (в именительном падеже) – о чем? ПОСТАНОВИЛИ: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: Председатель «личная подпись»И.О.Фамилия Секретарь «личная подпись»И.О.Фамилия

22 Сокращенный протокол После списка присутствующих (приглашенных) указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступлений. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.

23

24 Краткий протокол Указываются только рассмотренные вопросы, фамилии участвовавших в обсуждении и принятые решения. Выписка из протокола Из основной части берутся только те элементы текста, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

25 ФОРМА КРАТКОГО ПРОТОКОЛА Наименование предприятия ПРОТОКОЛ "__"______ 20__ г. Nо.______________ Производственного совещания Председатель - ______________________________________________________ Секретарь - ______________________________________________________ Присутствовали: _____________________________________________________ (должности, фамилии, инициалы) Рассмотренные вопросы: 1. _________________________________________________________________________________ 2. _________________________________________________________________________________ Принятые решения: 1. ____________________________________________________________________________ 2. ____________________________________________________________________________ Председатель Личная подпись Расшифровка подписи СекретарьЛичная подписьРасшифровка подписи Визы ознакомления заинтересованных лиц В дело Личная подпись

26 Акт – документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Разновидности актов определяются их содержанием и назначением: Сдачи-приемки; Обследования; Приема-передачи; Ревизии; Инвентаризации

27 Акты проверок, ревизий, обследований фиксируют установленные факты и события и содержат выводы, рекомендации и предложения. Акты составляются коллегиально, состав утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акт является основанием для издания администрацией предприятия соответствующих распорядительных документов. Комиссия должна ознакомить с актом заинтересованных лиц под расписку. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события. Акт составляют в 3-х экземплярах: в вышестоящую организацию, руководителю организации, в дело.

28 Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Вводная: основание – составлен комиссией в составе – присутствовали. Фамилии членов комиссии указывают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами через 1,5 интервала. В необходимых случаях включается реквизит утверждения. В констатирующей части излагаются цели и задачи, характер проведенной работы, указываются документы, на основании которых проводилась работа, фиксируются установленные факты, делаются выводы.

29 МАКЕТ АКТА НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ АКТ место издания УТВЕРЖДАЮ (при необходимости) Краткое содержание события илидолжность, факта, сформулированное отгла -(подпись) И.О. Фамилия, гольным существительным в име -дата нительном падеже Основание: Распорядительный, нормативный документ или устное указание, послужившие основанием для составления акта Составлен комиссией: Председатель:Наименование должности И.О. Фамилия Члены комиссии:Наименование должности И.О. Фамилия (располагается в алфавитном порядке) ПрисутствовалиНаименование должности И.О. Фамилия лиц, присутствовавших при составлении акта, располагаются в алфавитном порядке Текст констатирующей части акта. Описание проведенной работы, фиксация установленных фактов; могут содержатся выводы и заключении комиссии и конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты, оформлена таблицей. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Составлен в ___ экземплярах: 1-й – кому (куда); и т.д. Приложение: Наименование приложения, если он есть. Председатель(подпись)И.О. Фамилия Члены комиссии(подпись)И.О. Фамилия Присутствовали(подпись)И.О. Фамилия В дело (подпись), дата

30 Телеграмма – Обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых с помощью телеграфной связи. Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы составляются на специальных типографских бланках или на обычной бумаге. Телеграмму печатают в 2-х экземплярах: первый – на телетайп (телеграф), второй – подшивается в дело. Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью. Телекс (телетайпограмма) – Обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телетайпу (телепринтеру)

31 Реквизиты телеграммы: Наименование организации; Указание категории; Отметка о виде телеграммы; Телеграфный адрес получателя; Условный или полный текст; Подпись; Регистрационный делопроизводственный номер; Дата регистрации; Адрес и наименование отправителя.

32 Категории телеграммы (в зависимости от приоритета обработки): Вне категории; Внеочередная; Президент Российской Федерации; Высшая правительственная; Правительственная; Срочная; Обыкновенная. Вид телеграммы (в зависимости от назначения, оформления, подачи и доставки): С уведомлением о вручении телеграфом; С доставкой в срок, указанный отправителем; На художественном бланке (различной тематике); Заверенная оператором связи.

33 Требования к оформлению телеграммы: Адрес телеграммы часто является условным (ПЕРМЬ АЛМАЗ) Текст телеграммы должен быть предельно кратким – без союзов, предлогов, знаков препинания или используют сокращения: ТЧК, ЗПТ. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа пишут прописью. Текст печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью. Текст ответной телеграммы начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ. Текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером телеграммы.

34 ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕГРАММЫ СРОЧНАЯ ПЕРМЬ АЛМАЗ ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЯ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ НА ДВЕ НЕДЕЛИ НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВА 04/30 _____________________________ Тула, Речная, 55 Начальник ОТКличная подписьИ.О.Фамилия печать

35 Телефонограмма – Обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемые получателем Реквизиты телефонограммы: Наименование организации; Вид документа; Дата, номер; Место составления; Адресат; Текст; Подпись; Отметка о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших и передавших телефонограмму.

36 ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИАдресат: Должность _________ И.О.Ф. _____________ ТЕЛЕФОНОГРАММА Заголовок к тексту ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ ДолжностьподписьИ.О.Фамилия Передала: секретарь Ф.И.О.Приняла: секретарь Ф.И.О.Тел Время передачи: 00 час. 00 мин.Время приема: 00 час. 00 мин.

37 Требования к оформлению телефонограммы: Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем организации или непосредственным руководителем. Текст телефонограммы не должен превышать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, в ней указывается список учреждений- адресатов и номеров телефонов.

38 Факсограмма (телефакс, факс) – Получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического), переданного по каналам факсимильной связи. НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИАдресат: _______________________ Справочные данные об организацииДолжность _____________________ И.О.Фамилия ___________________ Телефон _______________________ На от Факс __________________________ Заголовок к тексту ТЕКСТ ФАКСОГРАММЫ Должность подписьИ.О.Фамилия ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ФАКСА

39 Справка – Документ, содержащий текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу Справки отражают основную деятельность организации. Справки с информацией о фактах и событиях служебного характера составляют по запросу и представляют в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляют на общем бланке организации. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные. Справки, удостоверяющие юридический факт выдаются по запросу учреждения или для заинтересованных лиц.

40 НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ СПРАВКА ТЕКСТ Должность подписьИ.О.Фамилия ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ СПРАВКИ

41 Сводка – Документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо определенному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой. Является разновидностью служебной справки. ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ СВОДКИ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Наименование структурного подразделения СВОДКА Заголовок к тексту ТЕКСТ Должность подписьИ.О.Фамилия

42 Заключение – Документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключение составляют на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы, проекты стандартов. Текст заключения состоит из двух частей: В первой дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй – излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается составителями.

43 Отзыв – Документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. Порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения. Текст отзыва состоит из двух частей: Первая содержит существо вопроса, вторая – оценку работы (заслуживает оценки «отлично»….).

44 Перечень – Документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ. Оформляется на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги в виде таблицы. Подписывают перечни должностные лица, составившие их. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. Список – Документ, содержащий систематизированное перечисление лиц, объектов или работ. Составляют в целях регистрации или информирования. Оформляется на стандартном листе бумаги. Подписывает должностное лицо, составившее его, при необходимости - или руководитель организации.

45 Практическая работа Подготовьте приказ о внедрении в учебном заведении ГОСТ Р Составьте должностную инструкцию для обучающихся учебного заведения. Составьте протокол собрания учебной группы по поводу посещаемости уроков.

46 Контрольные вопросы 1.Назовите виды и назначение информационно-справочных документов. 2.Охарактеризуйте информационно-справочные документы: Протокол; Докладная записка; Объяснительная записка; Заявление. 3.Требования к составлению и оформлению: Актов; Телеграмм; Телефонограмм; Факсов. 4.Что представляют собой: Справка; Сводка; Заключение.