1 Результаты внедрения системы ЕВФРАТ-Документооборот во Всероссийском банке развития регионов Начальник отдела электронного документооборота и контроля. - презентация

1 1 Результаты внедрения системы ЕВФРАТ-Документооборот во Всероссийском банке развития регионов Начальник отдела электронного документооборота и контроля Владимир Алексеевич Курлянов ОАО «ВБРР»

2 2 Всероссийский банк развития регионов создан в 1996 г. создан в 1996 г. ВБРР - активный участник российского рынка корпоративных облигаций и стабильно входит в число крупнейших инвестиционных институтов по количеству реализованных облигационных программ. ВБРР - активный участник российского рынка корпоративных облигаций и стабильно входит в число крупнейших инвестиционных институтов по количеству реализованных облигационных программ. ВБРР – кредитное учреждение, открытое для международных финансовых институтов. ВБРР – кредитное учреждение, открытое для международных финансовых институтов. акционеры банка – нефтяная компания «Роснефть», Иркутская и Орловская области, в лице соответствующих органов по управлению госимуществом, ОАО «Волгабурмаш», управляющая компания «Портфельные инвестиции». акционеры банка – нефтяная компания «Роснефть», Иркутская и Орловская области, в лице соответствующих органов по управлению госимуществом, ОАО «Волгабурмаш», управляющая компания «Портфельные инвестиции». семь филиалов, представительство и семь дополнительных офисов, а также одна из крупнейших в стране сетей банковских офисов на Дальнем Востоке. семь филиалов, представительство и семь дополнительных офисов, а также одна из крупнейших в стране сетей банковских офисов на Дальнем Востоке. активы банка – 20,91 млрд. рублей. активы банка – 20,91 млрд. рублей.

3 3 Предпосылки создания Документооборот ВБРР (головной офис) – около 300 работников обрабатывают в год около различных документов Документооборот ВБРР (головной офис) – около 300 работников обрабатывают в год около различных документов Отсутствует систематизация в работе с документами Отсутствует систематизация в работе с документами Контроль прохождения и исполнения документов и поручений работниками требует больших затрат Контроль прохождения и исполнения документов и поручений работниками требует больших затрат Нет единого оперативного хранилища документов Нет единого оперативного хранилища документов

4 4 Цели создания СЭДО в ВББР Повышение эффективности деятельности и управления банком за счет: Упорядочения процессов делопроизводства и перехода к единой безбумажной технологии документооборота Упорядочения процессов делопроизводства и перехода к единой безбумажной технологии документооборота Усиления контроля и повышение уровня исполнительской дисциплины в банке Усиления контроля и повышение уровня исполнительской дисциплины в банке Ускорения процессов обработки документов Ускорения процессов обработки документов Улучшения информационного обеспечения процесса принятия решений Улучшения информационного обеспечения процесса принятия решений

5 5 Выбор решения Основные требования к системе электронного документооборота в ВБРР: поддержка технологий как традиционного делопроизводства, так и электронного документооборота поддержка технологий как традиционного делопроизводства, так и электронного документооборота возможность различных вариантов организации делопроизводственных процессов возможность различных вариантов организации делопроизводственных процессов наличие развитых механизмов адаптации под специфику заказчика наличие развитых механизмов адаптации под специфику заказчика оптимальная стоимость предложения по соотношению цена/качество оптимальная стоимость предложения по соотношению цена/качество большой опыт внедрения систем электронного документооборота большой опыт внедрения систем электронного документооборота В результате рассмотрения была выбрана система ЕВФРАТ-Документооборот компании Cognitive Technologies В результате рассмотрения была выбрана система ЕВФРАТ-Документооборот компании Cognitive Technologies

6 6 Этапы реализации проекта Создание рабочей группы по внедрению (сотрудники Cognitive Technologies, ВБРР) Создание рабочей группы по внедрению (сотрудники Cognitive Technologies, ВБРР) Проведение предпроектного обследования, работ по оптимизации документооборота, написание ТЗ на СЭДО – январь - февраль 2006 г. Проведение предпроектного обследования, работ по оптимизации документооборота, написание ТЗ на СЭДО – январь - февраль 2006 г. Адаптация системы под требования ТЗ – март – апрель 2006 г. Адаптация системы под требования ТЗ – март – апрель 2006 г. Установка серверной части и пользовательских мест системы ЕВФРАТ-Документооборот в ВБРР – май 2006 г. Установка серверной части и пользовательских мест системы ЕВФРАТ-Документооборот в ВБРР – май 2006 г. Обучение пользователей СЭДО – май – июнь 2006 г. Обучение пользователей СЭДО – май – июнь 2006 г. Опытная эксплуатация системы в рамках рабочей группы. Тестирование оптимизированной схемы документооборота, составление и реализация пожеланий по доработке конфигурации СЭДО – июль 2006 г. Опытная эксплуатация системы в рамках рабочей группы. Тестирование оптимизированной схемы документооборота, составление и реализация пожеланий по доработке конфигурации СЭДО – июль 2006 г. Полномасштабная опытная эксплуатация СЭДО в головном офисе ВБРР и запуск ее в промышленную эксплуатацию – август 2006 г. Полномасштабная опытная эксплуатация СЭДО в головном офисе ВБРР и запуск ее в промышленную эксплуатацию – август 2006 г.

7 7 Текущая ситуация Клиентские места системы ЕВФРАТ- Документооборот установлены более чем 300 сотрудникам Клиентские места системы ЕВФРАТ- Документооборот установлены более чем 300 сотрудникам 100 одновременно работающих пользователей 100 одновременно работающих пользователей Регистрация документов в более чем 40 потоках Регистрация документов в более чем 40 потоках В месяц в среднем регистрируется порядка документов В месяц в среднем регистрируется порядка документов Каждый четвертый документ ставится на контроль Каждый четвертый документ ставится на контроль Всего за время опытной и промышленной эксплуатаций зарегистрировано более документов Всего за время опытной и промышленной эксплуатаций зарегистрировано более документов Объем БД составляет 10 Гб Объем БД составляет 10 Гб

8 8 Основные результаты Централизованная регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, организационно- распорядительных документов, протоколов заседаний, планерок и совещаний Централизованная регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, организационно- распорядительных документов, протоколов заседаний, планерок и совещаний Повышение эффективности контроля исполнения документов и поручений Повышение эффективности контроля исполнения документов и поручений Повышение прозрачности документооборота и работы сотрудников Повышение прозрачности документооборота и работы сотрудников Сокращение временных затрат и повышение производительности сотрудников за счет автоматизации процессов движения и обработки документов Сокращение временных затрат и повышение производительности сотрудников за счет автоматизации процессов движения и обработки документов Создание единого хранилища документов Создание единого хранилища документов

9 9 Планы по развитию Тиражирование системы в филиалы ВБРР и создание распределенной СЭДО Тиражирование системы в филиалы ВБРР и создание распределенной СЭДО Формирование базы нормативных документов, которая позволит оперировать электронными документами как юридически значимыми Формирование базы нормативных документов, которая позволит оперировать электронными документами как юридически значимыми Развертывание в ВБРР подсистемы электронного архива документов на базе «ЕВФРАТ- Документооборот Архивариус» Развертывание в ВБРР подсистемы электронного архива документов на базе «ЕВФРАТ- Документооборот Архивариус» Регламентация процессов списания и хранения документов в архиве Регламентация процессов списания и хранения документов в архиве

10 10 Начальник отдела электронного документооборота и контроля Владимир Алексеевич Курлянов ОАО «ВБРР» СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ