04.12.2013 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 1 Аудит систем управления Бюджетное управление 2011 год. - презентация

1 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 1 Аудит систем управления Бюджетное управление 2011 год

2 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 2 Система управления Система есть сущность, которая в результате взаимодействия ее частей может поддерживать свое существование и функционировать как единое целое Система управления – совокупность средств влияния (цели, процессы, структура управления, требования к системе, функции управления методики, обязанности, полномочия, ответственность, …) на подконтрольный объект для достижения определённых целей данным объектом. Объектом системы управления могут быть как технические объекты, так и люди.

3 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 3 Системы управления Система управления предприятием Система управления финансами Система управления закупками Система управления производством Система управления персоналом Система управления безопасностью Система управления экологией Система управления охраной труда …

4 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 4 Что означает ISO ISO – международное агентство, объединяющее почти 100 стран-членов с одним «равным» голосом (сокращение от International Organization for Standardization – Международная организация по стандартизации) Цель ISO – поддержка разработки стандартов, тестирования и сертификации, направленных на развитие торговли качественными продуктами и услугами: между городами, между регионами, между странами по всему земному шару Стандарты ISO на следующие системы управления: система управления качеством, система управления охраной здоровья и обеспечения безопасности труда, система управления экологией, управление корпоративной социальной ответственностью.

5 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 5 Система управления качеством Система управления качеством – деятельность внутри предприятия, направленная на удовлетворение требований потребителей по качеству На ОАО «Днепроспецсталь» система менеджмента качества функционирует с 1996 г. СМК соответствует требованиям международного стандарта ISO 9001:2008, что подтверждено сертификатами независимых органов по сертификации – ТЮФ, АР МАК.

6 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 6 Система управления качеством Наличие функционирующей системы менеджмента качества ОБЯЗАТЕЛЬНО для видов продукции (GL, LR для получения сертификатов на производство, DNV, Авиационный Регистр межгосударственного авиационного комитета, Российские федеральные железные дороги). Наличие функционирующей системы менеджмента качества ОБЯЗАТЕЛЬНО для получения сертификатов при приемке партии продукции внешними органами по сертификации. Например, приемка сортового проката, трубной заготовки и поковок из коррозионностойких сталей аустенитного, мартенситного и мартенсито-ферритного классов производства ОАО «Днепроспецсталь» для оборудования и трубопроводов АЭС.

7 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 7 Восемь принципов менеджмента качества Принцип 1 - ориентация на потребителя Принцип 2 - лидерство руководителя Принцип 3 - вовлечение работников Принцип 4 - процессный подход Принцип 5 - системный подход к менеджменту Принцип 6 - непрерывное совершенствование Принцип 7 - принятие решений, основанное на фактах Принцип 8 - взаимовыгодные отношения с поставщиками

8 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 8 Термины и определения Аудит - систематический, независимый и документированный процесс получения доказательства аудита и его объективной оценки для определения меры выполнения критериев аудита. Критерии аудита – совокупность политики, процедур или требований. Примечание: критерии аудита используются в качестве эталона, с которым сравниваются доказательства аудита. Доказательства аудита - записи, изложение фактов или другая информация, связанные с критериями аудита, которые могут быть перепроверены. Вывод аудита – итог аудита, который формулирует аудиторская группа после рассмотрения целей аудита и всех данных аудита. Данные аудита - результат оценки собранных доказательств аудита по критериям аудита. Примечание: Данные аудита могут указывать на соответствие или несоответствие или на возможности для улучшения.

9 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 9 Термины и определения Заказчик аудита - организация или персона, запросившая проведение аудита. Примечание: Заказчиком аудита может быть объект аудита или любая другая организация, которая имеет право по закону или контракту запросить аудит. Аудитор – лицо, продемонстрировавшее личные качества и компетентность для проведения аудита. Компетентность – выраженные личные качества и выраженная способность применять свои знания и умение. Технический эксперт – лицо, обладающее специальными знаниями или опытом в группе по аудиту. Примечание 1: Специальные знания или опыт относятся к организации, процессу или деятельности, подвергаемым аудиту, либо к языку или культуре. Примечание 2:Технический эксперт не имеет полномочий аудитора в группе по аудиту.

10 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 10 Термины и определения Группа по аудиту - один или несколько аудиторов, проводящих аудит, при поддержке при необходимости технических экспертов. Примечание 1: Один из аудиторов в группе по аудиту назначается руководителем группы. Примечание 2: Группа по аудиту может включать стажеров. Программа аудитов - совокупность одного или более аудитов, запланированных на определенный период и направленных на достижение конкретной цели. Примечание: Программа аудитов включает всю деятельность, необходимую для планирования, организации и проведения аудитов. План аудита – описание мероприятий и организационных вопросов аудита. План аудита – описание действий и мероприятий по аудиту. Сфера аудита (область аудита) – масштаб и пределы аудита. Примечание: Сфера аудита обычно включает описание охватываемого физического расположения, организационных подразделений, деятельности и процессов, а также временного периода.

11 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 11 Термины и определения Любой аудит должен приносить пользу организации через удовлетворение внутренних потребителей – руководство организации (в общем случае – лицо принимающее управленческие решения). Продукт аудита – это любые данные, необходимые для принятия управленческих решений по улучшению СМК предприятия.

12 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 12 Почему проводим аудиты? Требования ISO 9001:2008 раздел Организация должна проводить внутренние аудиты в запланированные интервалы с целью установления, что СМК соответствует плановым мероприятиям, требованиям настоящего международного стандарта и требованиям к СМК, разработанным организацией; Эффективно внедрена и поддерживается в рабочем состоянии.

13 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 13 Принципы аудита Независимость – основа беспристрастия и объективности заключений аудита. Аудиторы независимы в своей деятельности и свободны от предубеждений и конфликта интересов. Аудиторы поддерживают объективное мнение во время всего процесса аудита с целью обеспечения того, что в основе наблюдений находится только свидетельство. Подход, базирующийся на свидетельствах. Свидетельство – разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений в процессе систематического аудита. Свидетельство аудита проверяемо. Оно основывается на выборках существующей информации.

14 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 14 Внутренний аудит – инструмент мониторинга системы менеджмента качества предприятия ВНУТРЕННИЙ АУДИТ (первой стороной) – проводятся самой организацией или от ее имени для внутренних целей АУДИТ ВТОРОЙ СТОРОНОЙ (аудит поставщика) – проводятся сторонами, заинтересованными в деятельности организации (проводятся потребителями или от их имени) АУДИТ ТРЕТЬЕЙ СТОРОНОЙ - проводятся внешними независимыми организациями АУДИТ ВНЕШНИЙ АУДИТ Корректирующие и предупреждающие действия – инструмент поддержания СМК в управляемом состоянии

15 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 15 ЦЕЛИ ВНЕШНЕГО АУДИТА Внешние аудиты могут быть аудитами поставщиков и аудитами третьей стороной (сертификационными и т.д.). Целями сертификационного аудита могут быть : доказательство выполнения установленных целей качества; доказательство выполнения требований стандарта по управлению качеством и законодательных актов; сертификация.

16 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 16 ЦЕЛИ АУДИТА ПОСТАВЩИКА Аудитами поставщиков называются внешние аудиты, которые осуществляются заказчиками с помощью собственных аудиторов с целью проверки системы менеджмента качества поставщика. Целями аудита поставщика могут быть : Для потенциального поставщика - оценка технических возможностей, т.е. в состоянии ли поставщик выполнить заказ таким образом, как это представляет себе заказчик. Для имеющихся поставщиков - - совместный поиск решения возникших проблем с качеством (возможно принятие решения о прекращении сотрудничества); - совместный поиск возможностей реализации требований потребителей.

17 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 17 Цели внутреннего аудита Основной целью внутреннего аудита является оценка функционирования системы менеджмента качества собственного предприятия по выполнению требований международного стандарта ISO 9001:2008. Определение потенциальных возможностей улучшения системы менеджмента качества, таких как: слабые места; проблемы сопряжения различных участков работы; выявление возможностей для улучшения процессов; определение потребности в обучении персонала. Кроме того, внутренние проверки (аудиты) качества позволяют предприятию поддерживать свою направленность на потребителя и подготовиться к сертификационному аудиту.

18 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 18 ПРИНЦИПЫ АУДИТА, имеющие отношение к самим аудиторам Этический кодекс – основа профессионализма. Доверие, честность, конфиденциальность, тактичность существенны для аудитирования. Беспристрастность - обязательство по предоставлению правдивых и точных отчетов. Данные, выводы и отчеты аудита отражают проведение аудита правдиво, точно и полно. Существенные препятствия, встреченные в ходе аудита, а также неразрешенные мнения или мнения, по которым имеются расхождения между аудиторской группой и объектом аудита, должны быть описаны в отчете. Данные, выводы и отчеты аудита отражают проведение аудита правдиво, точно и полно. Существенные препятствия, встреченные в ходе аудита, а также неразрешенные мнения или мнения, по которым имеются расхождения между аудиторской группой и объектом аудита, должны быть описаны в отчете. Профессиональная осмотрительность- прилежание и здравый смысл при проведении аудита. Профессиональная осмотрительность аудиторов соответствует важности выполняемого задания и доверительности со стороны клиентов и других заинтересованных сторон. Необходимая компетентность является важной предпосылкой. Профессиональная осмотрительность аудиторов соответствует важности выполняемого задания и доверительности со стороны клиентов и других заинтересованных сторон. Необходимая компетентность является важной предпосылкой.

19 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 19 Ступени мастерства аудитора Понимание теоретических основ организации аудита. Владение техникой опроса Управление аудитом как процессом, добавляющим ценность

20 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 20 Уровни образования, опыта работы, аудиторского обучения и аудиторского опыта ПараметрАудиторРуководитель аудиторской группы ОбразованиеСреднее образованиеКак и для аудитора Общий опыт работы 5 летКак и для аудитора Опыт работы в области качества Как минимум 2 года из общих 5 лет Как и для аудитора Аудиторское обучение 40 Часов аудиторского обученияКак и для аудитора Аудиторский опыт Аудиторский опыт – 4 полных аудита, занимавших в целом как минимум 20 дней в качестве аудитора-стежёра под руководством и наблюдением аудитора, имеющего компетентность руководителя аудиторской группы. Аудиты должны быть проведены в течение последних 3 лет Аудиторский опыт – 3 полных аудита, занимавших в целом как минимум 15 дней в роли руково-дителя аудиторской группы под руководством и наблюдением аудитора, имеющего компетен-тность руководителя аудитор-ской группы. Аудиты должны быть проведены в течение последних 2 лет

21 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 21 Схема проведения внутреннего аудита ФУНКЦИЯ/ПРОЦЕСС преобразование входа в выход ВХОД информация материалы ВЫХОД продукт процесса МЕХАНИЗМ трудовые ресурсы, оборудование, ПО, БД УПРАВЛЕНИЕ планы, требования, правила, регламенты, технологии ЦЕЛЬ Показа- тели Претен- зии

22 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 22 Документация аудита Под документацией аудита понимаются все документы, оценки, данные, полученные в ходе аудита. При составлении формуляров следует учитывать простоту их использования и условия проведения аудита. При ведении записей следует позаботиться о том, чтобы рукописные заметки были разборчивыми. Документацией проверки (аудита) являются: Годовая (квартальная) программа внутренних аудитов; план проверки (с графиком проверки); опросные листы (чек-листы); листы регистрации отклонений от стандарта (журнал стенографических записей), отчеты о проверке.

23 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 23 Отчет об аудите Отчет об аудите должен содержать однозначные выводы о том, что была ли достигнута цель аудита или нет, перечень несоответствий и рекомендаций. В отчете должно быть полностью и во всех деталях указано следующее: Функционирует ли система качества; Соответствует ли в целом требованиям ISO 9001:2000. Отчет об аудите направляется в подразделение, в котором был проведен аудит, для определения причин обнаруженных несоответствий и назначения корректирующих и предупреждающих действий с указанием срока и фамилии ответственного лица.

24 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 24 Классификация несоответствий Несоответствие – действия и документы не удовлетворяют требованиям стандартов. НЕСООТВЕТСТВИЯ, установленные в ходе аудита, оцениваются и могут разделяться: на важные и второстепенные, на существенные и несущественные, повторные, критические и повторно-критические, систематические, имеющие случайный или «распыленный» характер. Имеет значение не только количество несоответствий, но и предполагаемые последствия и, соответственно, причины. Причина несоответствия может соответствующим образом влиять на оценку несоответствия.

25 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 25 Критические несоответствия Отсутствие указаний (предписаний, распоряжений) и их выполнения; Отсутствие выполнения, систематическое появление несоответствий в различных выборках; Суммарный результат единичных несоответствий вредит эффективности системы качества; Несоответствия в наиболее важных разделах с точки зрения процесса постоянного улучшения.

26 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 26 Несоответствия Отсутствие установок и положений, однако на практике важная для качества деятельность осуществляется. Появление несоответствий имеет «распыленный» характер.

27 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 27 Корректирующие и предупреждающие действия по результатам аудита На установленные несоответствия уполномоченный по СМК в подразделении определяет корректирующие мероприятия (и предупреждающие действия), сроки и ответственных за их выполнение. Для успеха проверки принципиально важно проанализировать эффективность корректирующих мероприятий. Необходимо также определить каким образом, когда и кем будет проводиться контроль за выполнением корректирующих мероприятий.

28 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 28 ПРОВЕРКА ЭФФЕКТИВНОСТИ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ Это может быть сделано в рамках последующего планового внутреннего аудита. При существенных (критических) отклонениях от стандарта может оказаться целесообразно провести внеплановую проверку. Обобщенные результаты внутренних аудитов за квартал и год представляются руководству высшего уровня управления для анализа функционирования системы менеджмента качества.

29 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 29 Оценка результативности аудита Показатели: Результативность аудита за год (отношение количества повторных несоответствий к общему количеству несоответствий и *100%) Ценность внутреннего аудита с точки зрения подразделений 9отношение анкет с неудовлетворительной оценкой к общему количеству аанкет и*100%) Итоговая оценка – средняя значение двух показателей Динамика аудитов: 2009 год: 63 аудита, обнаружено 243 несоотвествия и выдано 12 -

30 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 30 Методология Цикла Деминга-Шухарта (40-е годы) Plan – планирование Do – воплощение, реализация Check – измерение, анализ Act – улучшение Истоки процессного подхода

31 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 31 Методология управления процессами PDC(S)A: P D C A планирование процессов (включая описание алгоритма действий, документирование, обучение исполнителей, определение контрольных точек, оценку рисков, методик мониторинга и измерений, и т.д.); осуществление процессов по плановым параметрам, его мониторинг во время выполнения; оценка собственных показателей либо характеристик результата процесса, анализ тенденций, идентификация несоответствий, поиск причин текущих и потенциальных проблем, формирование отчетов, обучение (S); внедрение корректирующих и предупреждающих действий с целью улучшения, проверка их результатов Истоки процессного подхода

32 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 32 Традиционное изображение процесса Истоки процессного подхода

33 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 33 Процессная модель организации Истоки процессного подхода

34 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 34 Схематичное представление «процессной» модели организации Истоки процессного подхода Процесс «Х» Корпоративные цели Процесс «Y» Процесс «Z»

35 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 35 Функциональная модель организации Истоки процессного подхода

36 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 36 Схематичное представление «функциональной» модели организации Истоки процессного подхода Подразделения, подчиненные «Х» Корпоративные цели? Подразделения, подчиненные «Y» Мотив взаимодействия? Межфункциональные барьеры!!!

37 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 37 Схема путей проведения аудита Подходы к проведению аудитов СМК

38 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 38 Направление аудита 1. Уменьшение времени аудита. 2. Больше ответственных за общие функции (например, за документооборот). 3.Простота организации аудита. 4.Задействование небольшого количества участников- проверяемых и проверяющих (аудиторов) Подходы к проведению аудитов Преимущества «функционального» подхода

39 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 39 Вклад в достижение корпоративных целей Процесс «Y» Процесс «Z» Преимущества «процессного» подхода Подходы к проведению аудитов 1."Прослеживание" каждого процесса с начала до конца дает возможность четко и объективно оценить уровень менеджмента процесса и степень выполнения требований. 2. Минимизируется вероятность "пропуска" несоответствий. 3. Есть возможность проследить реальное применение методологии PDCA на уровне отдельного процесса. 4. Значительно повышается ценность отчетов о проверках

40 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 40 Преимущества «процессного» подхода Важнейшим аспектом процессных аудитов является возможность выявления степени удовлетворенности потребителей (внутренних и внешних) для разных процессов организации

41 Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ» 41 Процессные аудиты позволяют полноценно анализировать процессы, т.к. оцениваются: 1.Показатели собственно процесса 2.Показатели продукта (результата) процесса 3.Показатели удовлетворенности клиентов процесса Процесс 1 вход выходвход Процесс «потребители» процесса 1 Преимущества «процессного» подхода