Документооборот в образовательном учреждении МОУ прогимназия 15 «Солнышко» - презентация

1 Документооборот в образовательном учреждении МОУ прогимназия 15 «Солнышко»

2 Этапы документооборота приём и первичная обработка поступающих в учреждение документов предварительное рассмотрение и распределение документов регистрация документов контроль за исполнением информационно-справочная работа исполнение документов, их составление, согласование, оформление отправка или направление в дело

3 Документопоток- это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями образовательного учреждения и структурных подразделений) В каждом учреждении можно выделить следующие потоки документов: поток входящей документации, состоящей из поступающих в учреждение документов; потоки внутренней документации, состоящие из документов. созданных в учреждении и не предназначенных к выходу её за пределы; поток исходящей документации, состоящей из документов, предназначенных для отправки в другие организации

4 Основные цели документопотока повышение эффективности управленческой деятельности ускорение движения документов в учреждении уменьшение трудоёмкости обработки документов

5 При рассмотрении поступившего документа учитываются: важность его содержания сложность и новизна поставленных вопросов авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления реальная срочность исполнения документа вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчёт и др. Входящие документы

6 Организация движения документов внутри учреждения передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за документационное обеспечение (секретарей); в целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов, например через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении; документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления; при передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с указаниями непосредственных руководителей, но и с учётом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников; при оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления

7 Контроль исполнения документов Различают: контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения контроль за сроками исполнения задания Этапы: постановка документов на контроль; проверку своевременности доведения документов до конкретных представителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие документов с контроля; учёт и обобщение хода и результатов исполнения документов

8 Сроки исполнения документов Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель образовательного учреждения. Вся поступающая в образовательное учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок – 1 месяц; жалобы, заявления – в течение месяца; телеграммы – не более чем в двухнедельный срок. Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ. Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия заведующего канцелярией (секретаря) поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле. Документ снимается с контроля после его исполнения.