Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора Москва, 17 мая, 2007 - Др. Аксель Г. Кётц Проект финансируется Европейским Союзом 1 Презентация. - презентация

1 Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора Москва, 17 мая, Др. Аксель Г. Кётц Проект финансируется Европейским Союзом 1 Презентация для видеоконференции Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора Москва, 17 мая, 2007 Др. Аксель Г. Кётц Данный документ является полным только совместно с устной презентацией и последующей дискуссией. Методология является интеллектуальной собственностью KPI Cologne и может использоваться только с разрешения KPI. Изолированное использование отдельных слайдов может привести к неверному пониманию. Вопросы: Др. Аксель Г. Кётц, KPI, Тел или +49(0)

2 Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора Москва, 17 мая, Др. Аксель Г. Кётц Проект финансируется Европейским Союзом 2 Структура организационной поддержки (Федеральный уровень) Министерство внутренних дел (BMI) Федеральное административное ведомство (BVA) Федеральное агентство по информационным технологиям (BIT) Центр компетенций по управлению делопроизводством, процессами и организациями (CC VBP) Частные консалтинговые фирмы Поддержка CC VBP Административный клиент

3 Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора Москва, 17 мая, Др. Аксель Г. Кётц Проект финансируется Европейским Союзом 3 Примеры пректов РБП обычно затрагивает 1.Процессы в ОДНОЙ организации 2.Горизонтальные процессы (несколько организаций одного уровня) 3.Вертикальные процессы A (Ведомство плюс подчиненные подразделения) или 4.Вертикальные процессы B (Муниципальный – Государственный / Государственный – Федеральный процессы) Процессы могут включать коммуникацию с частными клиентами Примеры Реестр актов гражданского состояния = 2-4 (Федеральный, Общегосударственный, Муниципальный) Оптимизация обмена юридическими документами в гражданских судах (2-4) Регистрация патентов = 1 с внешним клиентом Подготовка бюджета = 1

4 Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора Москва, 17 мая, Др. Аксель Г. Кётц Проект финансируется Европейским Союзом 4 Модель процесса CC VBPO Стадия проекта Поддержка со стороны CC VBPO Подготовка Анализ Концепция Разработка Реализация Запуск Планирование проекта Внутренний/внешний сбор данных Оценка / SWOT-анализ Оптимизация бизнес-процессов Основная концепция Требования Тендер Подробная спецификация Разработка IT-решения Пилотный проект Внедрение Консультирование Source: CC VBPO

5 Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора Москва, 17 мая, Др. Аксель Г. Кётц Проект финансируется Европейским Союзом 5 Основной план разработки бизнес-процессов... Один пример из множества Предварительное определение задачи Предварительная модель процесса Описание процесса (структуры) Анализ использования ресурсов Стратегия услуги (продукта) и руководства по оптимизации Определение требований процесса Реализация с помощью IT Цели правительства Нужды потребителей SWOT-анализ имеющейся ситуацииПередовой международный опыт Нестратегические критерии качества Местная ситуация и опыт Ограничения по стоимости/нагрузке Правовые ограничения Разработка процесса

6 Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора Москва, 17 мая, Др. Аксель Г. Кётц Проект финансируется Европейским Союзом 6 Различные взгляды на реинжиниринг бизнес-процессов Фокус на нуждах потребителя Фокус на IT-системах Фокус на внутренних возможностях Проекты РБП Вовлеченность Ответственность Мотивация Предпосылки Ресурсы

7 Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора Москва, 17 мая, Др. Аксель Г. Кётц Проект финансируется Европейским Союзом 7 Внутренние возможности: Вопросы, связанные с техническим процессом Раскрытие скрытых планов Последствия для политических лидеров и руководителей высшего звена Последствия для сотрудников (реальные и воображаемые) Ответственность за процесс и одобрение изменений Предпосылки реализации Необходимость раннего и последовательного вовлечения руководящего состава и сотрудников Необходимость в обучении Необходимость создания беспроигрышных ситуаций

8 Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора Москва, 17 мая, Др. Аксель Г. Кётц Проект финансируется Европейским Союзом 8 Вовлечение персонала и клиентов: Участие в структурах проекта I Руководящая группа Проектная группа (Внутренняя/внешняя) Проблемная группа Местная группа Информа- ционная группа Комитет клиентов Комитет сотрудников Все сотрудники PC

9 Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора Москва, 17 мая, Др. Аксель Г. Кётц Проект финансируется Европейским Союзом 9 Структуры проекта: руководящая группа Пример руководящей группы (Германия) Председатель – Глава соответствующего подразделения Руководители подразделения Руководители других задействованных подразделений и/или клиенты Представители сотрудников подразделения Представитель правительственного ведомства, ответственного за РБП Задача: разработка технического задания для процесса реинжиниринга, обеспечение беспрепятственной реализации, принятие ключевых решений по проекту

10 Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора Москва, 17 мая, Др. Аксель Г. Кётц Проект финансируется Европейским Союзом 10 Структуры проекта: Проектная группа / Координатор проекта Проектная группа (Германия) При «внешней» проектной группе: Координатор проекта Руководитель проекта Эксперты в области РБП Внутренний руководитель Выполняет функции руководителя проекта Задача проектной группы: работа над проектом; интеграция результатов проекта; выполнение работы, которая является слишком технической для рабочих групп Задача координатора проекта: координация проектной группы и внутренних структур; взгляд «изнутри»; ранние предупреждения

11 Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора Москва, 17 мая, Др. Аксель Г. Кётц Проект финансируется Европейским Союзом 11 Структуры проекта: Проблемные /... / группы Пример рабочей группы (Германия) Эксперт в области РБП выступает в качестве «модератора» рабочей группы Сотрудники / специалисты соответствующего подразделения, представляющие –Особые функции –Отдельные местные/региональные отделения –Особые «интересы» Специалисты других задействованных подразделений / заинтересованные лица Частично: Представители сотрудников Задача: Обеспечение передачи информации и ответственности за процесс; разработка реалистичных решений

12 Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора Москва, 17 мая, Др. Аксель Г. Кётц Проект финансируется Европейским Союзом 12 Структуры проекта: комитеты Комитет потребителей Комитет персонала: Представители потребителей –Отдельные потребители –Потребительские организации Внешние эксперты Сотрудники, которых затронут изменения –Все подразделения низшего уровня –Все уровни Задача: Проверка технического задания, промежуточных результатов и проекта окончательных результатов с точки зрения реалистичности; внесение предложений об изменениях; помощь в оптимизации предложений

13 Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора Москва, 17 мая, Др. Аксель Г. Кётц Проект финансируется Европейским Союзом 13 C Процесс РБП и участие Стратегия исследования Сбор данных 1 + Подготовка Анализ данных SWOT Общая концепция KSF Детализированные концепции Требования Разработка нового процесса Сбор данных 2 + Подготовка Участие персонала Процесс + Ресурсы Инструменты анализа Инструменты участия руководства Инструменты разработки процесса Участие персонала Информация о персонале Инструменты принятия руководящих решений Разработка сотрудничества Участие клиентов Инструменты внешнего знания

14 Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора Москва, 17 мая, Др. Аксель Г. Кётц Проект финансируется Европейским Союзом 14 Вовлечение персонала: участие в процессе Информация о начале проекта (1, 2) Выбор участников рабочих групп (2, 3) Начальный семинар и обучение методологии (1a, 2, 3) Комментарии + предложения (1) Аналитическая работа (2, 3) Обратная связь по результатам анализа: Семинары (1a, 2, 3), в целом (1) Семинары по разработке, Каталог требований (1a, 3) Разработка процесса (3) Презентация прототипа (1a, 2, 3) Группа 1: Все сотрудники Группа 1a: Руководство низшего/среднего уровня и специалисты пилотных подразделений Группа 2: Представители сотрудников (формальная информация) Группа 3: Сотрудники, принимающие участие в рабочих группах

15 Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора Москва, 17 мая, Др. Аксель Г. Кётц Проект финансируется Европейским Союзом 15 Многослойный процесс с участием нескольких ведомств: Пример Принятие решений Общее управление проектами Рабочая группа Контроль проекта 1 Контроль/ управление проектом 3 Контроль проекта 2 Управление проектом 1 Управление проектом 2 Координация Консультант Принятие решений

16 Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора Москва, 17 мая, Др. Аксель Г. Кётц Проект финансируется Европейским Союзом 16 Характерные проблемы многослойного процесса с участием нескольких ведомств: Вовлечение нескольких юридически независимых участников приводит к повышенной важности вопроса о мотивации организаций-участников «Какова выгода для меня» и «Беспроигрышная ситуация» – вопросы, на которые необходимо ответить... А также «потеряю ли я ответственность, персонал, бюджет?» Роль внешней «нейтральной» поддержки становится исключительно важной Необходимо создание сложных структур управления проектом и принятия решений Доступность ресурсов на стадии реализации будет ключевой проблемой