ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно- распорядительной документации. - презентация

1 ГОСТ Р Унифицированная система организационно- распорядительной документации

2 Предисловие 1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно- исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. 2 ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России. 3 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

3 Состав реквизитов документов Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 УГОВОГО БЛАНКА Поля: левое – 2см., правое – 1 см., верхнее – 1 см., нижнее – 2 см

4 Состав реквизитов документов Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА Поля: левое – 2см., правое – 1 см., верхнее – 1 см., нижнее – 2 см

5 Состав реквизитов документов 01 - Государственный герб Российской Федерации [Б]; 02 - герб субъекта Российской Федерации [Б]; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) [Б]; 04 - код организации [Б] ; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации [Б] ; 09 - справочные данные об организации [Б] ; 10 - наименование вида документа [Б] ;

6 Состав реквизитов документов 11 - дата документа [*] ; 12 - регистрационный номер документа [*] ; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа [*] ; 14 - место составления или издания документа [*] ; 15 - адресат [*] ; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту [*] ; 19 - отметка о контроле [*] ; 20 - текст документа [Б], [*] ; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;

7 Состав реквизитов документов 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. [Б] - реквизиты, используемые для изготовления бланков; (*) - реквизиты, для размещения которых на бланке проставляются отметки.

8 Состав реквизитов документов Заголовочная часть – реквизиты: с 01 по 17 и 19 Содержательная часть – реквизиты: 18, 20 и 21 Оформляющая часть – реквизиты с 22 по 30

9 Требования к оформлению реквизитов документов 01 Государственный герб Российской Федерации Угловой бланк Продольный бланк

10 Требования к оформлению реквизитов документов 02 Герб субъекта Российской Федерации Угловой бланк Продольный бланк

11 Требования к оформлению реквизитов документов 03 Эмблема организации или товарный знак

12 Требования к оформлению реквизитов документов 04 Код организации

13 Требования к оформлению реквизитов документов 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица ОГРН

14 Требования к оформлению реквизитов документов 06 Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) ИНН/КПП /

15 Требования к оформлению реквизитов документов 07 Код формы документа

16 Требования к оформлению реквизитов документов 08 Наименование организации

17 Требования к оформлению реквизитов документов 09 Справочные данные об организации

18 Требования к оформлению реквизитов документов 10 Наименование вида документа

19 Требования к оформлению реквизитов документов 11 Дата документа

20 Требования к оформлению реквизитов документов 11 Дата документа Для протокола- дата заседания, для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организа- ций, то датой документа является наиболее поздняя да- та подписания. Дату документа оформляют: 1) Тремя парами арабских цифр (день, месяц, год) например: ) Допускается оформление даты в следующей последовательности: год месяц, день. 3) При подготовке нормативных и финансовых докумен- тов допускается словесно- цифровой способ оформле- ния даты (без кавычек). Например: 1 марта 1999 г.

21 Требования к оформлению реквизитов документов 12 Регистрационный номер документа

22 Требования к оформлению реквизитов документов 12 Регистрационный номер документа

23 Требования к оформлению реквизитов документов 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа

24 Требования к оформлению реквизитов документов 14 Место составления или издания документа

25 Требования к оформлению реквизитов документов 15 Адресат В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

26 Требования к оформлению реквизитов документов 15 Адресат 1 2 Мэрия Москвы Начальнику управления методического обеспечения работы Л.С. Катковой Минтруд России Департамент занятости населения Наименование организации и ее структурные подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

27 Требования к оформлению реквизитов документов 15 Адресат 3 Администрации районов Московской области Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

28 Требования к оформлению реквизитов документов 15 Адресат 4 Кузнецову А.И. ул. Садовая, д.5, кв. 12 г. Липки, Кировский р-н, Тульская обл., При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя затем почтовый адрес.

29 Требования к оформлению реквизитов документов 15 Адресат Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский Институт документирования и архивного дела ул. Огарева, д. 56/3, Москва, В состав данного реквизита при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке. 5

30 Требования к оформлению реквизитов документов 16 Гриф утверждения документа Документ утверждается должностным лицом ( или лицами) или специально изданным документом. Гриф располагают в правом верхнем углу.

31 Требования к оформлению реквизитов документов 16 Гриф утверждения документа При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

32 Требования к оформлению реквизитов документов 16 Гриф утверждения документа УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от УТВЕРЖДЕНО приказом директора АО Уралсвязьинформ от При утверждении документа постановлением, решением, приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО ( без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

33 Требования к оформлению реквизитов документов 17 Резолюция Резолюция пишется на документе соответствующим должностными лицами включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дату.

34 Требования к оформлению реквизитов документов 18 Заголовок к тексту

35 Требования к оформлению реквизитов документов 19 Отметка о контроле контроль

36 Требования к оформлению реквизитов документов Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. 20 Текст документа Пример оформления текста из 2-х частей

37 Требования к оформлению реквизитов документов 20 Текст документа В первой части указываются причины, основания и цели составления документа. Связный текст, как правило, состоит из двух частей: Во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

38 Требования к оформлению реквизитов документов 20 Текст документа Пример оформления текста, содержащего одну заключительную часть Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

39 Требования к оформлению реквизитов документов 20 Текст документа Если текст документа содержит несколько вопросов, решений, выводов, его лучше разбить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

40 Требования к оформлению реквизитов документов 20 Текст документа Формы изложения текста в соответствии с типами и видами документов Типы или виды документовФормы изложения текста Документы организаций, действующих на принципах единоначалия (приказы, распоряжения и т.д.), а также документы, адресованные руководству организации Первое лицо единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу) Документы коллегиальных органовТретье лицо единственного числа (постановляет, решил) Совместные документыПервое лицо множественного числа (приказываем, решили) ПротоколыТретье лицо множественного числа (слушали, выступили, постановили, решили) Документы, устанавливающие права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащие описание, оценку фактов или выводы (акты, справки) Третье лицо единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, комиссия установила) ПисьмаПервое лицо множественного числа (просим, направляем) Первое лицо единственного числа (прошу, направляю) Третье лицо единственного числа (организация просит, направляет)

41 Требования к оформлению реквизитов документов 20 Текст документа Общие требования к текстам служебных документов: Краткой и точность изложения информации, исключения двоякого толкования; Объективность и достоверность информации; Составление по возможности простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними; Структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение; Использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

42 Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. При наличии нескольких приложений их нумеруют и указывают наименование. Требования к оформлению реквизитов документов 21 Отметка о наличии приложения

43 Требования к оформлению реквизитов документов 21 Отметка о наличии приложения В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение 2 к приказу Росархива от N 319 Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к приказу Минздрава России от N 251

44 Если к документу прилагают другой документ, имеющий приложение то его оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от /15 приложение к нему, всего на 3 л. 21 Отметка о наличии приложения Требования к оформлению реквизитов документов

45 В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) 22 Подпись Требования к оформлению реквизитов документов

46 При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Генеральный директор Личная подпись Ф.И. Манцевич Главный бухгалтер Личная подпись Н.И. Логинов При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Директор ООО «Веста» Директор ОАО «Примстрой» Личная подпись А.Н. Кан Личная подпись Е.П. Яровая 22 Подпись Требования к оформлению реквизитов документов

47 При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в реквизите «Подпись» не указывается. 22 Подпись Требования к оформлению реквизитов документов

48 Данный реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования, например: 23 Гриф согласования документа Требования к оформлению реквизитов документов

49 Пример оформления реквизита на титульном листе отчета о НИР. Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по форме: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии наук от Гриф согласования документа Требования к оформлению реквизитов документов

50 Согласование документа оформляется визой, которая включает должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату, например: Юрисконсульт Личная подпись А.И. Сидоров При наличии замечаний по документу виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п. 7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п., например: Гл. бухгалтер Замечания прилагаются Личная подпись А.И. Орлов Визы согласования документов Требования к оформлению реквизитов документов

51 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Оттиск печати проставляется с захватом части слова, обозначающего должность. Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке. 25 Оттиск печати Требования к оформлению реквизитов документов

52 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизитаПодпись проставляют: заверительную надписьВерно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения. Допускается заверять копию документа печатью. 26 Отметка о заверении копии Требования к оформлению реквизитов документов

53 Располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. 27 Отметка об исполнителе Требования к оформлению реквизитов документов Данный реквизит включает фамилию (или ФИО) исполнителя документа и номер его телефона.

54 включает данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такового документа краткие сведения об исполнении; слова в дело; номер дела, в котором будет храниться документ. Данная отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем подразделения, в котором исполнен документ. 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - Требования к оформлению реквизитов документов Проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

55 В регистрационный штамп входят: наименование организации – получателя документа, место для внесения даты и регистрационного индекса. 29 Отметка о поступлении документа в организацию Требования к оформлению реквизитов документов Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

56 Отметка для автоматического поиска документа может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Проставляется в левом нижнем углу страницы документа в момент подготовки документа с использованием современных автоматизированных технологий. С:\DOCUMENTS\Приказ 6.doc А.В. Петров Подпись 30 Идентификатор электронной копии документа Требования к оформлению реквизитов документов