PARTS OF A BUSINESS LETTER. April 17 20__ April 17, 20__ 17 April 20__ 17 th April 20__ Более распространенный вариант. - презентация

1 PARTS OF A BUSINESS LETTER

2

3 April 17 20__ April 17, 20__ 17 April 20__ 17 th April 20__ Более распространенный вариант

4 Mr. Alfred McKenna, Treasurer Finance and Accounting Department Warren, Hanson & Associates 459 Third Avenue New York, New York USA Имя, фамилия, должность Отдел компании (если есть) Название компании Номер дома, название улицы Город, штат (провинция, край и т.д.) индекс Страна

5 Если нужно адресовать письмо нескольким людям в компании, их имена записывают в алфавитном порядке, каждая фамилия должна располагаться на отдельной строке. Ms. Joan Sample Mr. Norm Zuefle

6 номер комнаты в гостинице (suite или room) или квартиры (Apt. / Flat) указывается после названия улицы, данные располагаются на одной строке, разделяются запятой. Если необходимо указать и название улицы и номер абонентского ящика: 6571 Duluth, Suite 407 Michigan City, Michigan West Ontario, Apt. 14 Miami, Florida Ace Hardware 260 Central Avenue P.O. Box 117 Rosemont, Illinois Ace Hardware P.O. Box Central Avenue Rosemont, Illinois 60018

7 Если в названии улицы есть цифра, то 1-10 прописываются словами, цифры больше 10 – цифрами. Необходимо поставить дефис между номером дома и названием улицы, если в ее состав входит цифра. Sixth Avenue 33 rd Street 1435 – 33 rd Street

8 Personal and Confidential (Personal / Confidential) Лично и Конфиденциально пишется только заглавными буквами и подчеркивается, ставится перед адресом получателя. Personal and Confidential Ms. Jane Purdy, Vice President Trust Department First National Bank of Atlanta 900 Grove Street Atlanta, Georgia 30319

9 После Attention (Внимание) ставится двоеточие, не подчеркивается, пишется ниже адреса получателя. Personnel Department Western Utilities, Inc. 817 West Main Street Denver, Colorado Attention: Reena Culver, Data Processor

10 Subject (тема письма) помещается двумя строками ниже приветствия или, в упрощенных форматах где нет приветствия, тремя строками ниже адреса отправителя. Mr. Earl Jacobs, Sales Manager Merchants Restaurant 633 South Dearborn Leland, Kansas Subject: Delivery of red snapper catch

11 В некоторых письмах ссылки указывают для того, чтобы использовать информацию в последующей корреспонденции. Номер ссылки (шифр документа) располагается четырьмя строками ниже даты. Обычно здесь ссылаются на документы, заказы на товары, заказы на поставку и т.д. Letterhead February 4, 200__ Reference: P.O. # Our File Ref: Invoice #701

12 Dear Ms. (or Miss or Mrs.) Culver: Dear Mr. Jacobs: Dear Frank: Dear Sir or Madam: Dear Sir (Sirs): Dear Madam: Ladies and Gentlemen: Если имя и/или фамилия известны Если неизвестен пол получателя письма. Если имя и/или фамилия неизвестны.

13 Dear Personnel Director: To Whom It May Concern: Если должность известна Если неизвестен пол получателя можно использовать:

14 Лучше всего разбить текст письма на две-три части, даже если оно короткое. Первый параграф Это обычно короткий параграф, так как при чтении длинного, получатель может потерять терпение. Начните с информации, которая привлечет внимание. Можно сослаться на предыдущее письмо, документ или контактное письмо. Употребите you в этом параграфе. Сформулируйте цель письма

15 Второй параграф Объясните что хотите, чтобы произошло или какой информацией владеете. Этот параграф показывает какой вы информацией владеете или что хотите, чтобы получатель выполнил. Необязательно, чтобы это был продуманный параграф, но у читающего должна быть вся нужная информация. Если информации много, разбейте ее на короткие параграфы, составьте список или сошлитесь на вложение к письму. Можно подчеркнуть дополнительную информацию, чтобы привлечь внимание читающего к ключевым моментам. Письмо следует выстроить таким образом, чтобы это помогло получателю понять что делать.

16 Третий параграф заявка на выполнение работ, завершение письма или благодарность читателю за ответ завершение письма В письме в другую страну здесь можно обратить внимание читающего на самый важный вопрос или описать все ключевые моменты в одном предложении. Обычно это короткий параграф. В зависимости от цели письма, оно может выполнять три задачи:

17 Третий параграф заявка на выполнение работ В письмах, которые требуют ответа, таких как письма с предложением о погашении задолженности, составитель определяет действие, которое должно быть выполнено получателем. В этой части письма читателю указывают что делать и в какие сроки. Задачи должны быть сформулированы точно, а не расплывчато. благодарность получателю письма В некоторых письмах просто благодарят получателя за внимание или ответ.

18 Capital Supplies 8995 Camden Rd. Williamsburg, WI October 2, 20XX Lance Smith, Director Terrance Trucking P.O. Box 4440 Houston, TX Dear Mr. Smith: Thank you for your conscientious service. All 15 of your last shipments have arrived undamaged. We have never contracted with a supplier with as fine a record as yours. We appreciate the extra effort it takes to ship our order intact and on time. Ted McCracken and Bob Smiley have delivered these shipments to our loading dock supervisor. I have attached copies of logs for your review. Note that the unloading time is approximately half of that from other shippers for a similar load. Ted and Bob frequently help our crew unload the crates. This additional service always comes with an exchange of jokes. Our crew collects laughs to compete with your drivers! Doing business with your organization is a pleasure. You save us money by eliminating shipping waste and time by providing efficient drivers. Please accept the enclosed certificates of merit to Terrance Trucking, Ted and Bob, with our appreciation. We are confident in referring our customers and vendors to Terrance Trucking for their shipping needs. Sincerely, Cala Reginald CLR:mjk Enc. (10) Сформулируйте цель письма Объясните что хотите, чтобы произошло или какой информацией владеете заявка на выполнение работ, завершение письма или благодарность читателю за ответ

19 Если в приветствии были указаны имя и фамилия, письмо должно заканчиваться: Sincerely yoursYours sincerely Если имя и фамилия неизвестны, а в приветствии были употреблены Dear Sir/Madam, то письмо заканчивается: Yours faithfully

20

21 Enclosures или Encl. указывается слева двумя строками ниже подписи. Если вложено несколько документов, либо перечислите их списком либо укажите их количество в скобках. Если необходимо, чтобы некоторые документы были возвращены, укажите please return в письме после названия документа. Sincerely, Josef T. Crane Encl: (3) Sincerely, Josef T. Crane Encl: (3)

22 Если нужно, чтобы получатель знал, кто еще получит копию письма, напишите Copy to, Copies to or cc (carbon copy копия) и укажите имена и фамилии тех, кто получит их. Если необходимо скрыть от получателя, кто еще получит копию письма, напишите bcc: ( Blind Carbon Copy рассылка первых экземпляров, или копий), но только на копиях. При этом получателю BCC недоступен весь список адресатов рассылки. В общем случае - рассылка первых экземпляров или копий без уведомления получателя о других адресатах. Helen C. LeFleur Manager cc: Ms. Alice Walker Mr. Hanley Edwards Helen C. LeFleur Manager cc: Ms. Alice Walker Mr. Hanley Edwards