Межрегиональный семинар-совещание Краснодарский край 01-04 июля 2007 года Вопросы по эксплуатации подсистем «Кадры» и «Зарплата». Докладчик: Михайлова. - презентация

1 Межрегиональный семинар-совещание Краснодарский край июля 2007 года Вопросы по эксплуатации подсистем «Кадры» и «Зарплата». Докладчик: Михайлова Татьяна Сергеевна

2 Общая схема потоков данных в задачах "Кадры" и "Зарплата" Структура Подразделения Штатное расписание Штатная расстановка Личная Карточка Сотрудника Учет командировок Учет отпусков Отзывы компенсации Учет дней Нетрудоспособности Лицевой Счет сотрудника Режимы работы: Основные должности Совместители Графики работы Табельный учет Рабочего времени Табельный учет Рабочего времени Учет отпусков Командировок Приказы По личному Составу Учет дней Нетрудоспособности Штатное Расписание Начисления и Удержания Справочник Видов начислений И удержаний Справочники Надбавок Отпусков б/листов Передача Данных в ж/операций Выходные Формы Отчеты в ПФ и ГНИ

3 Обмен межсистемными данными Взаимодействии двух подсистем происходит на основе утвержденных рабочих регламентов обмена данными. Обмен данными между подсистемами осуществляется по табельным номера сотрудников личного состава. Прием и обработка подсистемой «Зарплата» приказов осуществляется через базу приказов (order****.dbf) подсистемы «КАДРЫ», листов нетрудоспособности – журнала учета б/листов(sick****.dbf), табель –журнал учета рабочего времени (tab****.dbf). Списочные реквизиты необходимые для расчета налогов по заработной платы и формирования отчетности по сотрудникам в МНС и ПФ обновляются в подсистеме «Зарплата » путем копирования данных реквизитов из карточек сотрудников подсистемы «Кадры» (файл kadr.dbf). Для выборки данных в отчет лицевой стороны Карточки-Справки по сотрудникам используется база данных реквизита «Назначения и перемещения» карточек сотрудников подсистемы «Кадры» (файл movs.dbf). Обновление штатной расстановки осуществляется с помощью обмена информацией, содержащей данные по изменениям (файл shtatnew.dbf). После обработки этих данных подсистемой «Зарплата» информация очищается.

4 Обмен межсистемными данными Как видно из приведенной схемы взаимодействия двух подсистем нет структур с общими реквизиты. Каждая из подсистем работает автономно и имеет свое независимое хранилище данных. Скорее всего, развитие данного проекта будет идти по старому пути. Доработки обмена данными будут происходить согласно утвержденным регламентам. Хорошее предложение поступило от УФК г. Волгоград. Суть его заключается в необходимости при изменении списочных реквизитов сотрудника в подсистеме «Кадры» передавать информацию в подсистему «Зарплата». Реализация подобных предложений будет осуществляться путем создания удобного диалогового интерфейса, где бухгалтеру будет выдаваться сообщение с перечнем данных для обновления соответствующих реквизитов.

5 Основные принципы взаимосвязи подсистем При эксплуатации часто возникает необходимость установить связь между подсистемами работающими автономно. При этом необходимо помнить, что обмен данными между подсистемами осуществляется по табельным номера сотрудников личного состава. Следовательно, для корректного взаимодействия двух подсистем необходимо: -соответствие табельных номеров в двух подсистемах; - соответствия порядковой нумерации отделов и должностей в штатном расписании в двух подсистемах. -Изменение статуса листов нетрудоспособности и приказов - оснований нерабочих дней в подсистеме «Кадры» обработанных ранее вручную в подсистеме «Зарплата».

6 Цели и принципы создания интегрированной системы « Учет персонала» –Унифицировать аналогичные техпроцессы для работников кадровой службы и бухгалтерии-зарплаты, устранить дублирование ввода и лишние интерфейсы (передачи данных). –Унифицировать справочники общего назначения, доработать и обобщить системы классификации. –Устранить дублирование реализации общих функций, реализовать доступ к общим функциям для работников кадровой службы и бухгалтерии-зарплаты (а также работников других подразделений, в пределах реализованных техпроцессов), обеспечить полноту функций и правомочность использования. –Строго регламентировать применение «экзотических» функций с последующим рассмотрением возможности замены более универсальными. –Устранить дублирующие структуры данных, создать общие структуры с обработкой по строго предписанным техпроцессам. –Оптимизировать структуры данных, доработать для достижения гибкости на множестве применений. –Повысить масштабируемость и производительность системы, эксплуатационную надежность, уровень модифицируемости.. –Создать адекватную проектную документацию.

7 Перечень доработок реализованных в подсистеме Кадрах по письмам клиентов Создан приказ «О присвоении классных чинов» с возможностью установки надбавки за классный чин. При создании нового приказа система предлагает классный чин, вычисленный в соответствии с уровнями, указанными в справочнике классных чинов и надбавку, вычисленную согласно приказа об изменении надбавок за классный чин. Доработан приказ об отзыве из отпуска. Реализована обработка ситуации, когда отзыв из отпуска происходит не до даты окончания отпуска. Реализована печать журнала больничных листов за конкретный месяц. В отчете «Реестр прохождения госслужбы» реализован вывод подробной информации по уволенным сотрудникам. Добавлен новый пункт меню, позволяющий открывать, редактировать и восстанавливать все использующие в подсистеме бланки и шаблоны документов. В расширенном режиме работы программы редактировать скрипты заполнения шаблонов. реализованы формы служебного контракта (Указ президента РФ от 16/02/ ) и дополнительных соглашений. Регистрация служебных контрактов и формирование формы регистрации через «Запросы»;

8 в справочнике «Виды отпусков» добавлен признак «отпуск по уходу за ребенком». При заведении больничного листа при пересечении дат больничного листа с отпуском такого типа выдается предупреждающее сообщение; в печатную форму «Штатное расписание» добавлен вывод даты, ПО которую вакантна должность при оформлении временной вакансии; в обоих видах приказов по материальной помощи введен признак «Учитывать надбавки за классный чин», доступный только при предоставлении мат.помощи в окладах. При его установке сумма мат.помощи для системы «ЗАРПЛАТА» увеличивается на величину надбавки за классный чин, установленной работнику, пропорционально количеству окладов в приказе; в печатную форму «Штатное расписание» добавлен вывод даты, по которую вакантна должность при оформлении временной вакансии. Перечень доработок реализованных в подсистеме Кадрах по письмам клиентов

9 Вопросы по Кадрам. Добавить возможность настройки в календаре признака дня недели, например, «предпразничный день» и количества часов для него, т.к. в настоящий момент при переносе выходного для каждого сотрудника приходится проставлять вручную в табеле количество часов работы в дне переноса (например, предпраздничным днем становить 9 июня 2007г. при переносе выходного дня на 11 июня 2007г.). Ответ: Оформлена соответствующая заявка в расчет продолжительности б/л берутся рабочие, а не календарные дни. Ответ: Оформлена соответствующая заявка Зарплата при приеме проводит свой расчет продолжительности б/л уже в календарных днях. Добавить приказы «О присвоении классных чинов» и «Об установлении оклада за классный чин»; Ответ: В июньской версии реализовано. Добавить приказ «О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска» (в связи с производственной необходимостью после издания приказа «О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска») Ответ: В июньской версии реализовано. В списке приказов добавить графу «основание». Ответ: Внесем в план доработок Реализовать режим работы с кадровым резервом Ответ: Необходимо предоставить документы по формам приказов и описание механизма движения сотрудников находящихся в резерве.

10 Вопросы по Кадрам Предусмотреть автоматическую нумерацию командировочных удостоверений в пределах календарного года, а также автоматическое проставление даты в командировочном удостоверении (по дате приказа). Ответ: Рассмотрим заявку и поставим на доработку. Приказ «О повышении квалификации» не отображается в форме – Госкомстат - Т9 (возможность отображения приказа «О повышении квалификации» в унифицированной форме Т-9(Т-9а) - приказ «О направлении работника в командировку»). Ответ: Обсудим (Т-10 формировать?) Добавить приказ «О предоставлении дополнительного дня отдыха в качестве компенсации работы в выходной день». Ответ: Необходимо предоставить форму приказа. Обсудим и поставим на доработку. Необходимо реализовать автоматический расчет продолжительности отпуска при создании приказа на отпуск с видом отпуска « По уходу за ребенком до 3-х лет». Можно, например, вместо окна «Продолжительность» календарных дней исключая праздники вывести окно «Дата рождения ребенка». После ввода даты «с» (начало отпуска) с учетом даты рождения ребенка должна рассчитываться и заполняться дата «по» (окончание отпуска) и выводиться окно «Продолжительность» календарных дней исключая праздники, заполненная вычисленным программой значением. Ответ: Оформлена соответствующая заявка Добавить форму приказа «О выходе на работу» (досрочный выход из отпуска по уходу за ребёнком до достижения им возраста 3-х лет). Ответ: Рассмотрим заявку и поставим на доработку. Можно воспользоваться формой приказа «Отзыв из отпуска».

11 Вопросы по Кадрам В приказе об отпуске необходимо реализовать ввод единовременной выплаты в размере двух месячных окладов денежного содержания (денежное содержание состоит из двух должностных окладов и двух окладов за классный чин). Ответ: Оформлена соответствующая заявка Временно можно к приказу об отпуске добавлять приказ о м/п с указанием признака «учитывать надбавку за классный чин». Предоставить возможность печати справочников. Ответ: Оформлена соответствующая заявка Стаж рассчитывается по календарным дням, общепринято – по формуле: от даты окончания периода отнимается дата начала периода, где месяц приравнивается к 30 календарным дням, а год – к 12 месяцам. Ответ: За каждый период стажа определяется путем вычитания начальной даты из конечной +1 день(Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к продолжительности общего трудового стажа по каждому случаю увольнения добавить один день. ). Например для периода _ =26 дн =5 мес. = =2 года 05 мес. 27 дн.

12 Заявки пользователей включенные в план доработок подсистемы Кадры. Предусмотреть возможность использования при расчете больничного листа именно страхового стажа, а не общего. В качестве страхового стажа задействовать реквизит «стаж (доп2)». Привести в соответствии с 255-ФЗ учет больничных листов по уходу в части деления процентов оплаты (при амбулаторном лечении ребенка в возрасте до 15 лет по стажу оплачивается только первые 10 календарных дней, а, начиная с 11 календарного дня - в сумме 50% от среднего заработка). Предусмотреть возможность ведения дней по больничному листу по уходу за ребенком в течение 1 календарного года и рассмотреть возможность его автоматического ограничения. В приказе на отпуск реализовать проверку нахождения сотрудника в командировке. Усовершенствовать алгоритм расчета продолжительности отпуска по уходу до 3-х лет(расчет вести исходя из даты рождения ребенка). Усовершенствовать процедуру обмена файлами обновлений между УФК и ОФК в части согласования справочников. Предусмотреть возможность печати справочников. Приведение реквизитов формы б/л в соответствии 255-ФЗ.

13 Перечень доработок реализованных в подсистеме «Заработная плата» Реализованы отчеты и форматы выгрузки данных по персонифицированному учету в формате 7.0 Реализована новая форма для отчета «Расчета авансовых платежей по единому социальному налогу » в бумажном и электронном виде. Изменен принцип формирования отчета «Список надбавок к окладам ». Добавлена колонка «денежное содержание» с возможностью настройки. Добавлен новые критерии формирования «Расчетно-платежной ведомости». Разработан и внедрен алгоритм расчета пособий по нетрудоспособности в соответствии с 255-ФЗ от Добавить режим контроля на «серию, номер» удостоверения личности по шаблону при ручном вводе и автоматическом приеме данных из подсистемы «Кадры». Расширить колонку должности при печати табеля.

14 Вопросы по зарплате Предусмотреть в бланке формы «Карточка справка» поле для сшива. Откорректировать бланк отчета «Ведомость соц.налога», заменив «св.2000р» на «св. 3000р» Добавить в печать расчетного листка название должности сотрудника. При распечатке в конце года карточки-справки 417 ф реализовать одновременно распечатку расчетных листов по конкретному сотруднику. Ответ: Данное предложение внесем в план на доработку подсистемы. ввести контроль за количеством календарных дней в календарном году при уходе за ребенком в зависимости от возраста ребенка. Ответ: Внесем в план на доработку подсистемы (обсудить алгоритм регистрации б/листов с привязкой к иждивенцам, сотруднику. Характеристики застрахованных лиц. Можно воспользоваться меткой контроля повторного ввода кода для визуального контроля дней ранее введенных кодов.

15 Вопросы по зарплате Обсудить обоснованность и правомерность включения видов выплат (отпускные, компенсации за неиспользованный отпуск, премии с приведением к фактически отработанному времени) в заработок, исходя из которого исчисляется пособие. Ответ: Постановления правительства разъяснило сложившуюся ситуацию. (Постановление от ) Формирование отчета по перечислению денежных сумм по ФСС (ф. 4-ФСС). Ответ: Составлена соответствующая заявка. Предоставить возможность при составлении отчета по форме 14 автоматически формировать данные аналитического учета расходов по показателям, предусмотренным данной формой в программном комплексе АКСИОК. Например: разбивка отпускных по видам выплат; зарплату показывать по строкам с учетом районного коэффициента. Ответ: Составлена соответствующая заявка. Просим реализовать формирование в автоматическом режиме составление формы 14 «Отчет о расходах и численности работников федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления» в части расчета среднесписочной численности по категориям и группам. Ответ: Расчет среднесписочной численности по категориям и группам реализован в пункте меню «Отчеты»-«Справки на интервал». Планировалось к полугодовому отчету автоматическое формирование ф.14(Заявка 1213) через подсистему «Транслятор».

16 Вопросы по зарплате Разработать функцию выгрузки перечислений на банковские карты с возможностью настройки формата выгрузки данных в файл (учесть возможность вставки специальных символов, например, знак табуляция и т.д.) и настройки бланка реестра зачислений на лицевые счета сотрудников в банке. Ответ: Необходимо утвердить соглашение с СБ РФ по единому формату перечисления зарплаты сотрудников на лицевые счета. Реализовать возможность разделения в /Корректировка и расчет/ начисления и удержания/ налога на доходы физических лиц с заработной платы по КЭК 211 «Заработная плата» и с пособий по временной нетрудоспособности по КЭК 213 «Начисления на оплату труда». Ответ: Добавить коды п/налога в справочник «Начисления и удержания» с типом прочие, с начислениями на коды по статьям 211,213,225,226 и расчетной функцией «подоходный налог». После окончательно расчета заработной платы формировать данные путем массового начисления этих кодов. Реализовать возможность производить расчет среднего заработка с применением повышающих коэффициентов (индексов) вследствие одновременного повышения ежемесячных окладов и окладов за классный чин. Ответ: Разнесите в справочнике коды начислений по разным шкалам индексации.

17 Вопросы по зарплате Необходимо обеспечить взаимосвязь подсистемы «Банк» и блока «Зарплата» для формирования раздела 2.1 «Уплата авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (форма по КНД «Расчёт авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование для лиц, производящих выплаты физическим лицам»). Ответ: Общей структурой обмена данными для всех подсистем является журнал операции, который по традиции находится в подсистеме «Банк». Однако, структура данного файла не содержит необходимых реквизитов для данной выборки таких как: - классификация типа платежа (налог, пенни, штраф.) - период уплаты налога. Желательно ввести функцию выборки фактических данных для формы П-4 статистического наблюдения по количеству дней отпусков (очередных, административных, учебных, по уходу за ребёнком до 1,5; 3-х лет, по командировкам в разрезе помесячно. Ответ: В режиме «Отчеты-Справки на интервал - Сведения по заработной плате по форме П-4 » есть возможность вычислить фонд заработной платы помесячно. Для этого необходимо настроить код в справочнике «Начисления и удержания» код 820,821 – фонд заработной платы, 822 –выплаты соц.характера.

18 Вопросы по зарплате В Управлении заработная плата сотрудникам перечисляется в рамках «зарплатного проекта» на счета, открытые в Сбербанке России с использованием пластиковых карт. При формировании бухгалтерских проводок используется счет «Расчеты по удержаниям из оплаты труда». В соответствии с инструкцией по бюджетному учету 25н аналитический учет по счету «Расчеты по удержаниям из оплаты труда» ведется в Карточке учета средств и расчетов ф При необходимости карточка ведется в разрезе дебиторов-кредиторов. Просим внести в программный продукт дополнительные настройки, которые дадут возможность формирования Карточки учета средств и расчетов о перечисленных суммах оплаты труда в разрезе каждого сотрудника. Ответ: Обсудим с разработчиками, на семинаре и внесем в планы как доработку.

19 Заявки пользователей включенные в план доработок подсистемы Зарплата Предусмотреть возможность приведения премий к рабочим дням в расчетном периоде в расчете среднего заработка при оплате больничного листа в соответствии с письмом ФСС РФ от / и Постановлением Правительства РФ от Реализовать администрирование доступа к объектам и функциям программы по аналогии с подсистемой Банк. Предоставить возможность при составлении отчета по форме 14 автоматически формировать данные аналитического учета расходов по показателям, предусмотренным данной формой в программном комплексе АКСИОК. Например: разбивка отпускных по видам выплат; зарплату показывать по строкам с учетом районного коэффициента. Реализовать возможность формирования отчета по перечислению денежных сумм по ФСС (ф. 4-ФСС) Добавить в настройке расчетно-платежной ведомости параметр для скрытия колонок при печати/просмотре.