Управление Систем Электронного Документооборота Организация документооборота компании. Система СТ.ДОКУМЕНТООБОРОТ.ИТ. - презентация

1 Управление Систем Электронного Документооборота Организация документооборота компании. Система СТ.ДОКУМЕНТООБОРОТ.ИТ

2 2 Комитеты Филиалы Службы Отделения Основные проблемы подразделений компании при бумажном документообороте: Потеря времени при движении документов Разные форматы данных Согласование с территориально разделенными консультантами Долгий поиск информации

3 4 Возможна организация архитектурной связи между IBM Lotus Notes и другими системами. Все модули системы СТ.ДОКУМЕНТООБОРОТ.ИТ реализованы на платформе IBM Lotus Notes.

4 6 Основным документом базы данных «Управление персоналом» является карточка сотрудника. В карточке сотрудника хранятся следующие данные: Служебные данные Исполняющие обязанности Контактная информация Подписи Другие данные ФИО Модуль «Управление персоналом»

5 7 Модуль «Делопроизводство» Организация документооборота в базе данных Делопроизводство выполняется по следующей схеме:

6 8 Модуль «Делопроизводство» Подготовка документа 1.Выбираем тип документа: Приказ Выписка Распоряжение Входящее письмо Докладная записка Обычное письмо Письмо на фирменном бланке Простое информационное письмо 3. В зависимости от типа документа заполняем его содержание 4. После заполнения содержания в документе генерируется список согласующих и подписывающих 2.Выбираем получателя или группу получателей

7 21 Подписание документа происходит путем рассылки писем-уведомлений на личные почтовые ящики согласующих со ссылкой на вид со списком документов, которые необходимо рассмотреть. Подписание и согласование документов происходит с помощью рассылки на личные почтовые ящики сотрудников: Модуль «Делопроизводство»

8 12 Печать документа Есть возможность выгрузить имеющийся электронный документ с факсимильными подписями в MS Word и отправить на печать. Печать Модуль «Делопроизводство»

9 13 Что представляют из себя указанные модули: Заявки Обычные заявки на доступ Представляют собой заявки на предоставление или аннулирование доступа сотрудника к информационным (или другим) ресурсам организации Заявки на доступ по ролям Представляют собой заявки на предоставление или аннулирование доступа сотрудника к информационным ресурсам через роли. Роль представляет собой набор сгруппированных информационных ресурсов предприятия Модули «Заявки на доступ» и «Заявки на ролевой доступ»

10 16 Модули «Заявки на доступ» и «Заявки на ролевой доступ» Модуль Заявки на доступ позволяет сотруднику быстро и эффективно оформить заявку на доступ к необходимым ресурсам организации. Модуль Заявки на доступ Доступ к интернету Доступ к Доступ к архивам Доступ к базам данных Доступ к электронным словарям И другие ресурсы Установка программного обеспечения Доступ к счетам На организацию рабочего места сотрудника

11 15 Модули «Заявки на доступ» и «Заявки на ролевой доступ» Модуль Заявки на доступ Заявки Все заявки в базе структурированы, благодаря чему, можно легко найти и открыть для просмотра необходимую заявку.

12 17 Модули «Заявки на доступ» и «Заявки на ролевой доступ» Если в организации система прав доступа к ресурсам хорошо структурирована для каждого сотрудника (в соответствии с должностными инструкциями), то модуль Заявки на ролевой доступ будет предпочтительнее для внедрения. Модуль Заявки на ролевой доступ Модуль состоит из 3-х разделов: 1. Справочники 2. Формирование ролей 3. Оформление заявки Справочники (раздел содержит типы заявок и роли) Формирование ролей (раздел содержит заявки на формирование ролей) Оформление заявки (раздел содержит заявки на доступ сотрудника к ролям)

13 18 Модуль Заявки на ролевой доступ Формирование ролей Создание новой заявки на оформление роли Изначально выбирается тип создаваемой заявки, после чего открывается пустая форма документа, которую необходимо заполнить. Заполнение происходит автоматически по нажатию необходимых кнопок и по выбору наименования из справочников. Модули «Заявки на доступ» и «Заявки на ролевой доступ»

14 19 Модули «Заявки на доступ» и «Заявки на ролевой доступ» Модуль Заявки на ролевой доступ Оформление заявки на доступ сотрудника к роли Когда роли сформированы, необходимо предоставить сотрудникам доступ к ним. Это происходит по нажатию на соответствующую кнопку. Далее необходимо выбрать тип заявки, после чего открывается форма для заполнения. Создание заявки на доступ сотрудника к ролям

15 22 База данных «Учет командировок» состоит из 2-х разделов: 1. Справочники: Справочник организаций Справочник валют Справочник транспорта Шаблоны отчетов Справочник целей командировок Справочник и стран Справочник маршрутов командиров ок Справочник типов командировок Справочники 2. Документы на командировку: Командировка внутри страны Приказ на изменение командировки Командировка за границу Приказ на отмену командировки Командировки Модуль «Учет командировок»

16 23 Модуль «Учет командировок» Документы на командировку: (создание документа) Новая заявка на командировку создается по соответствующей кнопке на панели инструментов, затем выбирается необходимый Вам тип командировки и заполняется форма документа. Заполнение максимально автоматизировано и интуитивно понятно.

17 26 Модуль «Учет командировок» Документы на командировку: ( после регистрации документа пользователю предоставляется возможность выгрузить командировку в MS Word и, при необходимости, распечатать ) Отчет о командировке Приказ Командировочное удостоверение

18 27 База данных «Должностные инструкции» состоит из 2-х разделов: Модуль состоит из 2-х разделов: 1.Справочники 2.Все документы: должностные инструкции и положения об отделах Справочники служат для создания цикла подписания документов в зависимости от их типа. При формировании самого документа цикл согласования автоматически подставляется из соответствующего справочника. Справочники информация Все документы Должностные инструкции Положения об отделах Модуль «Должностные инструкции»

19 30 возможность определить документы, находящихся на контроле, а также проследить полную историю работы с документом возможность просмотреть документы по участию сотрудников в рассмотрении, а также документы, находящиеся у Вас на рассмотрении Выгоды, которые получают сотрудники от внедрения системы СТ.ДОКУМЕНТООБОРОТ.ИТ:

20 31 архив документов с возможностью сортировки по разным параметрам (по дате создания, по статусу, по получателям, по филиалам и т.д.) в каждом документе имеется протокол работы с документом, по которому можно проследить все действия, которые производили с документом с момента создания Выгоды, которые получают сотрудники от внедрения системы СТ.ДОКУМЕНТООБОРОТ.ИТ:

21 12 лет работы на рынке в области автоматизации банковской деятельности Система внедрена и эксплуатируется в «Приорбанк» ОАО CТ.ДОКУМЕНТООБОРОТ.ИТ. Организация документооборота компании: 32

22 Спасибо за внимание! СООО Системные технологии ул. Академика Купревича, 1/1, Минск, , РБ тел./факс: