Комплексное управление организацией на основе системы DIRECTUM 17-18 ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 1. - презентация

1 Комплексное управление организацией на основе системы DIRECTUM ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 1

2 Авторизованный партнер компании DIRECTUM в Республике Беларусь. Центр сертифицированного обучения DIRECTUM. Полный цикл по проектированию, внедрению, обучению пользователей и сопровождению. Высокое качество услуг и управляемость процессов, сертифицированная система менеджмента качества (ISO 9001:2008). Отлаженная технология управления проектами, управление рисками на всех этапах. Сертифицированные специалисты по технологиям DIRECTUM, Microsoft, Oracle, ABBYY. Более 20 готовых бизнес-решений для различных сфер бизнеса на основе системы DIRECTUM. ООО "НОВАКОМ ГРУПП". ПРОФИЛЬ КОМПАНИИ ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 2

3 СИСТЕМА DIRECTUM. СОСТАВЛЯЮЩИЕ ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 3

4 Основные модули системы DIRECTUM ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 4

5 Организация хранениядокументов. Возможность быстрого поисканеобходимой информации. Работа с содержаниемдокумента. Соблюдение режимаконфиденциальности доступак документам. Электронно-цифровая подпись. Организация коллективнойработы с документами. УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 5

6 УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 6

7 УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛОВЫМИ ПРОЦЕССАМИ Поддержка процессов согласования и обработкидокументов на всех стадиях их жизненногоцикла (docflow). Выдача электронных заданий и контроль ихисполнения. Взаимодействие между сотрудниками в ходебизнес-процессов. Поддержка свободных и жестких маршрутов(workflow). Анализ данных о выполнении заданий ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 7

8 ПРИМЕР АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕС- ПРОЦЕССА ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 8

9 УПРАВЛЕНИЕ ПОКАЗАТЕЛЯМИ ЭФФЕКТИВНОСТИ Назначение Встроенное средство сключевыми возможностямимногостороннего анализадеятельности предприятия иподдержкой системысбалансированных показателей Возможности: Управление показателями Расчет показателей Визуализация показателей ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 9

10 10 УПРАВЛЕНИЕ ПОКАЗАТЕЛЯМИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 10

11 DIRECTUM: Управление договорами. DIRECTUM: Финансовый архив. DIRECTUM: Классическое делопроизводство. DIRECTUM: Обращения граждан. DIRECTUM: Управление совещаниями. DIRECTUM: Управление взаимодействием склиентами. DIRECTUM: Управление тендерами. DIRECTUM: Проектный документооборот. DIRECTUM: Согласование счетов на оплату. ФИНЭКС: Управление качеством. Akelon: IT.Now (Service Desk). БИЗНЕС-РЕШЕНИЯ НА ПЛАТФОРМЕ DIRECTUM ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 11

12 КАНЦЕЛЯРИЯ Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации. Регистрация документов. Быстрый поиск и анализ информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов. Осуществление контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел. Формирование статистических отчетов по документообороту организации. Обмен электронными документами между системами ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 12

13 КОНТРОЛЬ ПЕРИОДИЧЕСКИХ ПОРУЧЕНИЙ ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 13

14 УПРАВЛЕНИЕ СОВЕЩАНИЯМИ ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 14

15 АРХИВ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 15

16 РАБОТА В DIRECTUM ЧЕРЕЗ ИНТЕРНЕТ ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 16

17 РЕШЕНИЕ DIRECTUM STORAGE SERVICES Единая среда доступа к различным видам документов. Быстрый доступ к оперативным данным. Возможность хранения неограниченного объема архивных документов. Возможность работы с медиа- данными. Настраиваемые политики хранения и работы с документами ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 17

18 СЛУЖБЫ ВВОДА И ПРЕОБРАЗОВАНИЯ DIRECTUM ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 18

19 Опыт использования системы DIRECTUM в банковской сфере ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 19

20 система электронного документооборота и управления взаимодействием Кредитные договоры. Опыт внедрения в ОАО "Нордеа Банк"

21 Задачи Организовать работу по визированию договоров в условиях, когда визирующие подразделения территориально рассредоточены Обеспечить ведение электронного реестра кредитных договоров, включая взаимосвязи между договорами Обеспечить учет местонахождения, движения и хранения документов Интеграция с АБС ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 21

22 Процесс (этапы) БЭК-офис (документ(ы) + задача по ТМ); Контролер БЭК-офиса (проверка + ЭЦП); Юрист (согласование + ЭЦП); ФРОНТ-офис (согласование + ЭЦП); Руководитель БЭК-офиса (утверждение + ЭЦП); БЭК-офис (распечатка пакета документов); Заместитель председателя Правления (утверждение на бумаге); БЭК-офис (сканирование и сдача в архив); Архивариус (оформление в архив). Электронные документы Бумажные документы ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 22

23 Карточка справочника ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 23

24 В результате Сокращение времени согласования на 15-20%; Упорядочивание визирования кредитных сделок согласно регламенту работы Банка; Упрощение отслеживания местонахождения, невозврат документов и их наличие в архиве; Повышение контроля стадии документов\сделок и наличие необходимых виз ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 24

25 система электронного документооборота и управления взаимодействием Кредитные досье. Опыт внедрения в ЗАО "ТрастБанк"

26 Учет кредитных договоров. Возможность быстрого поисканеобходимой информации. Архив скан-образов документов досье. Соблюдение режимаконфиденциальности доступа кдокументам. Организация коллективной работы сдокументами. Контроль местонахождения/хранения. Интеграция с КББ. КРЕДИТНОЕ ДОСЬЕ ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 26

27 КРЕДИТНОЕ ДОСЬЕ ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 27

28 система электронного документооборота и управления взаимодействием Работа с невыясненными платежами на примере решения Западно-Уральского Сбербанка

29 Задачи Формализация работы с невыясненными платежами в соответствии с инструкцией банка; Сокращение ошибок при отправке телеграмм, писем по платежам; Контроль соблюдения сроков окончания переписки; Сокращение времени работников на отправку сообщений ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 29

30 Работа с невыясненными платежами Программа выгрузки в автоматическом режиме выгружает из БИК IBSO данные по платежам. Создает "Дело по переписке" Создает электронные документы Созданные документы связываются с "Дело по переписке". Регистрируются в журнале исходящих документов Отправка дела и электронного документа по предопределенному маршруту. Отправка вновь созданных документов через IBSO, через сервер отправки телеграмм и почтой. Автоматическое закрытие "Дело по переписке" Отчет для контроля отправки документов ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 30

31 В результате Автоматическое формирование "Повторных запросов" и даты "Повторного запроса", а также уведомление исполнителя о наступлении даты "Повторного запроса". Автоматическое формирование уведомления о наступлении окончания срока переписки. Автоматическое и полуавтоматическое создание "Сообщений участнику" определенных типов. Автоматическая регистрация и привязка "Дело по переписке" вновь поступивших "Расчетных документов". Практически полная автоматизация процесса переписки по невыясненному платежу ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 31

32 Новая версия DIRECTUM ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 32

33 Новые, более удобные средства работы пользователей. Обновленные интерфейсы и мобильный доступ. Интеграция с Microsoft Lync и Office. Новые возможности для удаленной и распределенной работы. Специальные интерфейсы для разных категорий пользователей: мобильный и Web-доступ, рабочее место руководителя, почтовый клиент, сервисы обмена документами в рамках сквозных процессов в холдингах. Новые средства конструирования документов и ускорения типичных и редких процедур. Развитие контрольной панели руководителя, новое в организации совещаний. Бизнес-решения «DIRECTUM: Кадровые процессы» и «DIRECTUM: Проектный документооборот». Защита персональных данных с помощью технического решения «Управление персональными данными». НОВОЕ В DIRECTUM ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 33

34 Упрощенный доступ к информации и компонентам системы

35 ОБЛОЖКИ

36 МОБИЛЬНЫЙ ВЕБ-ДОСТУП Разные устройства, разные браузеры Адаптация для работы со стилусом, с пальцем Возможности: выполнение заданий, старт задач, поиск, просмотр, выписка и возврат документов и т.д.

37 37 ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ Обучение администраторов Обучение ведущих пользователей Изучение бизнес-процессов Бизнес-консалтинг Разработка проектных решений Проектирование системы Настройка и модификация системы Тестовая эксплуатация Развертывание системы на рабочих местах Обучение рядовых пользователей Настройка системы Опытная эксплуатация Консультации пользователей и администраторов Аудит качества внедрения Определение показателей эффективности внедрения Опытная эксплуатация ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 37

38 Ваши вопросы? Дерновский Павел Анатольевич, Руководитель проектов. ООО "Новаком Групп" , Минск, ул. Либавороменская, 23, пом. 10, Тел./факс (017) , , , ноября 2010 г. Банк ИТ'2010, Минск. 38