ФУНКЦИЯ КОНТРОЛЯ. КОНТРОЛЬ И КОНТРОЛЛИНГ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА Главные инструменты выполнения контрольной функции наблюдение, - презентация

1 ФУНКЦИЯ КОНТРОЛЯ

2 КОНТРОЛЬ И КОНТРОЛЛИНГ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА Главные инструменты выполнения контрольной функции наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. Контроль за неопределенностью одно из наиболее часто используемых понятий в современной организационной теории, характеризующее условия доступа к власти в организации, работающей в условиях высокой неопределенности и слабой предсказуемости. Под контролем за неопределенностью подразумевается способность индивида, группы или подразделения снижать степень непредсказуемости и неопределенности в сфере организационных и межорганизационных отношений и обеспечивать контроль в сфере деловых отношений и взаимодействий. Контроллинг новое явление в теории и практике современного управления, возникшее на стыке экономического анализа, планирования, управленческого учета и менеджмента. Контроллинг это функционально обособленное направление экономической работы на предприятии, связанное с реализацией финансово-экономической комментирующей функции в менеджменте для принятия оперативных и стратегических управленческих решений. Контрольные функции: контроль целей (оценка правильности постановки целей, корректности «дерева целей» предприятия, а также насколько адекватно количественные критерии отражают качественные цели предприятия); контроль прогнозов (анализ реалистичности, обоснованности, информативности прогнозов); контроль ограничений (определение внешних и внутренних условий, ограничивающих достижение целей предприятия, тенденции изменения этих условий); контроль планов (оценка оптимальности планов предприятия с точки зрения достижения его целей, непротиворечивости планов друг другу); бюджетный контроль (контроль над затратами подразделений предприятия путем разработки бюджетов); контроль и мониторинг внешней среды предприятия; мониторинг внутренней среды (с целью раннего обнаружения проблем); контроль выполнения планов (расчет отклонений фактических значений от плановых, анализ причин этих отклонений).

3 ВИДЫ КОНТРОЛЯ В ОРГАНИЗАЦИИ Контроль можно классифицировать по следующим признакам: стадия жизненного цикла объекта контроль на стадии маркетинга, производства, подготовки объекта к функционированию, эксплуатации и т.д.; объект контроля цели (стандарты), результаты, процесс, объект в целом, отдельные параметры и т.д.; стадия производственного процесса входной, операционный контроль, контроль готовой продукции, транспортирования и хранения; исполнитель самоконтроль, менеджер, отдел технического контроля, государственный контроль, международный контроль; принимаемое решение активный (предупреждающий) и пассивный (по отклонениям) контроль; способ получения и обработки информации расчетно-аналитический, статистический, регистрационный; обязательность выполнения по уставу, по закону, по договоренности; форма осуществления внутренний и внешний контроль; степень охвата объекта контролем сплошной и выборочный контроль; периодичность выполнения контрольных операций непрерывный и периодический контроль. В свою очередь, по периодам проведения контроль делится на стратегический, тактический и оперативный; место в процессе управления предварительный, текущий, заключительный контроль.

4 Рассмотрим характеристики некоторых видов контроля: Внутренний контроль. Система контроля организуется предприятием самостоятельно. Внешний контроль контроль со стороны контрольных органов, вышестоящей организации, государственных органов и т.д. Сплошной (или полный) контроль. Строится как целостная система, постоянно функционирующая в принятой организационной структуре. Выборочный контроль. Организуется как разовое мероприятие, имеющее целевой характер: проверка качества продукции, соблюдение нормативных требований, научно-технического уровня продукции и т.п. Стратегический контроль ставит задачу оценки и регулирования деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой; тесно связан со стратегическим планированием и управлением. Этот вид контроля наиболее сложен, так как непредсказуемость внешней среды усложняет разработку стандартов и параметров на длительный период, а следовательно, и проведение контроля их выполнения. Тактический (или административный) контроль нацелен на анализ выполнения тактических планов организации; осуществляется как в целом по организации, так и по ее ключевым подсистемам. Главная задача своевременное выявление отклонений от стандартов и целевых установок и проведение корректирующих мероприятий. Оперативный контроль осуществляется ежедневно и по периодам, характерным для оперативного планирования. Он включает контроль выполнения работ и методов, используемых для производства продукции (услуг) и выполнения всех видов процессов организации. Оперативный контроль процессов в организациях принято подразделять на три вида: предварительный, текущий (или производственный) и заключительный (последующий).

5 Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ по трем видам ключевых ресурсов: человеческим, материальным и финансовым. По существу, это контроль на входе процесса, который направлен на достижение максимального соответствия стандартам и нормам ресурсов, вводимым в процесс: в области человеческих ресурсов контроль осуществляется за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. в области управления материально-сырьевыми ресурсами контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения проверок соответствия, поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита; в области финансовых ресурсов осуществляется путем анализа финансового состояния через бюджет (финансовый план), который предусматривает предельные ассигнования по статьям затрат. Текущий контроль осуществляется в процессе исполнения принятых решений (плановых заданий); позволяет своевременно выявлять проблемы, устанавливать причины их возникновения, разрабатывать и внедрять предложения и таким образом минимизировать или полностью ликвидировать наметившееся отклонение от стандарта. Базой для текущего контроля является система обратной связи. Заключительный (или последующий) контроль осуществляется после реализации решения для проверки правильности его исполнения. Производится путем сравнения полученных результатов с заданными. Заключительный контроль обеспечивает руководство необходимой информацией дня планирования аналогичных процессов в будущем и разработки систем мотивации, направленных на повышение заинтересованности в улучшении результатов.

6 В литературе существует целый ряд подходов к выделению форм контроля. Практически все они основываются на классификации работ по контролю по различным функциональным областям (производство, маркетинг, финансы и учет, персонал) в зависимости от структуры организации. В качестве объектов контроля используются ключевые показатели по каждой из этих сфер: производственный контроль включает следующие функции: маршрутизация (разработка последовательности операций), загрузка (распределение работ), производственные графики, предварительная оценка стоимости выполнения работ и т.п. Объекты контроля качество, затраты времени на единицу продукции, удельные издержки, мощность оборудования и уровень его использования и т.д.; маркетинговый контроль базируется на анализе возможностей сбыта, доли рынка, соотношения между затратами на маркетинг и сбытом, отношения клиентов. Объекты контроля объем продаж, торговые издержки, продажи в кредит, затраты на рекламу, удовлетворенность потребителей; в области персонала контролируются: количество прогулов, потери времени из-за трудовых споров, болезней, уровень и состав заработной платы, вопросы безопасности труда, социальные выплаты и т.д.; финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности прибыль и ее распределение, расходы на покупку оборудования, капитальные вложения, ликвидность, запасы, издержки, денежная наличность и т.п. Финансовый контроль осуществляется через подразделения на разных уровнях управления; включает: бюджеты, анализ рентабельности, анализ относительных показателей деятельности, отдачу инвестиций. В процессе контроля используются различные методы, способы, приемы, позволяющие эффективно проводить работу на всех этапах контрольного процесса. Статистический учет базируется на методах сбора, обработки и интеграции данных за определенный период времени, бухгалтерский учет на методах, обеспечивающих ежедневные данные о движении финансовых средств, материалов, продукции, труда и т.д., оперативно-производственный учетна информации о состоянии производственной деятельности участков, цехов и других подразделений.

7 ЭТАПЫ ПРОЦЕССА КОНТРОЛЯ Являясь составной частью процесса управления, контроль обладает всеми процессными характеристиками и может быть представлен в виде составляющих его этапов) 1.На первом этапе устанавливаются параметры организации, по сравнению с которыми будет оцениваться ее деятельность и направления дальнейшего развития. В специальной управленческой литературе они рассматриваются как стандарты, нормы, планы, критерии или, обобщенно, как конкретные цели, динамика которых поддается измерению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации. Стандартом устанавливается результат, который должен быть получен в течение определенного периода времени. Большое значение имеет решение вопроса о том, кто должен устанавливать стандарты. Чтобы реально воздействовать на поведение людей, стандарты должны быть напряженными, но достижимыми. Как правило, такие стандарты мотивируют людей, нереальные же (слишком завышенные или, наоборот, заниженные и легко достижимые) расхолаживают, вызывают неприязнь и отрицательно сказываются на результатах. 2.На втором этапе процесса контроля осуществляется измерение достигнутых показателей работы организации. Основное условие качественного выполнения этого элемента процесса выбор таких показателей, которые реально отражают движение организации по пути достижения поставленных перед ней целей. Это означает, что: измерение должно быть выборочным; измерение должно соответствовать составу стандартов, норм и плановых заданий. Для измерений необходимо выбрать единицу, соответствующую виду контролируемой деятельности, причем такую, которую можно преобразовать в единицы стандарта. Так, если установленный стандарт это прибыль, то измерение следует вести в рублях или процентах, в зависимости от формы выражения стандарта. Общее правило стандарт в специфической форме предопределяет те величины, которые впоследствии должны быть измерены. Стоимость проведения измерений зачастую является наиболее крупным элементом затрат во всем процессе контроля.

8 3.Третий этап осуществление сравнения фактически достигнутых данных с запланированными, что дает возможность установить наличие отклонений в ту или иную сторону, выявить факторы и условия и перейти к следующему, последнему, этапу контроля. Деятельность, осуществляемая на третьем этапе контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба допустимых отклонений и основывается на принципе исключения. Метод управления по принципу исключения состоит в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов и что те действия, которые изначально имеют совершенно тривиальный характер, не следует даже и измерять. Одна из характерных черт хорошего стандарта системы контроля состоит в том, что в нем содержатся реалистические допуски параметров цели. Например, если целью было получить в наступающем году прибыль в размере 10 млн. руб. в месяц, а предприятие получило прибыль в размере 9,8 млн. руб., то отклонение составит 2%. Это отклонение от установленного стандартного уровня незначительно, однако руководство должно заблаговременно установить величины допустимых отклонений, в пределах которых отклонение результатов от намеченных целей не должно вызывать тревоги. 4. На четвертом этапе производится окончательная оценка полученных результатов, и предпринимаются действия по корректировке. По параметрам, оцениваемым в процессе контроля, могут быть получены результаты трех видов: положительные, когда фактические параметры лучше запланированных. В этом случае корректировочные действия направляются на усиление мер, приведших к такому результату, например, увеличиваются размеры поощрений, инвестиции, расширяются производственные мощности и т.д.; отрицательные, когда фактические данные оказались хуже запланированных. Выявленные в процессе анализа факторы позволяют определить направление мер по исправлению положения, например, по усилению руководства, повышению уровня квалификации работников, а иногда и пересмотру самих стандартов; нейтральные, когда организация функционирует в соответствии с планом и никаких корректировочных действий не требуется. Последнее, однако, не означает прекращение процедуры оценки, так как баланс между стандартами и фактическими показателями может быть нарушен в любой момент времени.

9 ХАРАКТЕРИСТИКИ ЭФФЕКТИВНОЙ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ Функция контроля действует на принципах: всесторонности, непрерывности, убедительности, гласности, массовости, эффективности. Эффективная система контроля характеризуется: стратегической направленностью. Стратегическая направленность контроля является одним из главных условий его эффективности. Контролироваться должны результаты деятельности организации по стратегическим направлениям на основе количественных оценок. ориентацией на результаты. Конечная цель контроля не сбор информации, не стандарты и выявление проблемы, а решение задач, стоящих перед организацией. соответствием контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля может маскировать, а не выявлять важную информацию. Это может маскировать убытки, так как высокий уровень сбыта может достигаться за счет слишком низких цен; своевременностью. Значение наиболее подходящего временного интервала между проведением измерений или оценок определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. гибкостью. Гибкость контроля, как и гибкость планов, необходима для приспособления к происходящим изменениям. экономичностью и простотой. Как правило, наиболее эффективный контроль это простейший контроль: простейшие методы контроля более понятны людям, требуют меньше усилий и более экономичны.

10 Выделим наиболее важные факторы, предопределяющие эффективность проведения контроля: организационные объекты контроля (что должно контролироваться), субъекты контроля (кто контролирует), место контрольной функции в организационной структуре управления (кому подчиняется, права, ответственность, полномочия); масштабы контроля количество и точность контролируемых параметров, частота и скорость проведения контроля; контрольная информация объем, частота, точность и своевременность необходимой для контроля информации; затраты на контроль средства, связанные с организацией контрольной функции и ее информационным обеспечением.

11 РЕГУЛИРОВАНИЕ: ПОНЯТИЕ, ВИДЫ, МЕСТО В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ Регулирование это управленческая деятельность, направленная на ликвидацию отклонений от заданного режима функционирования и приведение объекта управления в требуемое состояние. Задача регулирования обновление плановых заданий, нормативов, стандартов с целью обеспечения своевременного и эффективного достижения целей организации В зависимости от содержания проблемы (выявленного отклонения) и способа выработки регулирующего воздействия различают два вида регулирования: реактивное осуществляется, когда не достигнуты стандарты. Направлено на сглаживание отклонений от стандартов; упреждающее проблема рассматривается как потенциальная возможность. Направлено на улучшение деятельности или извлечение наибольшей выгоды из представившихся возможностей. Различают три типа регулирования: регулирование посредством устранения из окружения системы того фактора, который выводит систему из нормального или желаемого состояния (компенсационный тип). Например, применение штрафных санкций потребителя к поставщикам; регулирование посредством воздействия органа управления (регулятора) на управляемую систему. Например, работа диспетчера; регулирование посредством изоляции системы от возмущений (например, создание на предприятии различных страховых запасов).