Современные офисные технологии. Документационное обеспечение управления в учреждениях здравоохранения К.м.н., доц. Максимова С.И. Кафедра УЭЗиФ ИПО Лекция. - презентация

1 Современные офисные технологии. Документационное обеспечение управления в учреждениях здравоохранения К.м.н., доц. Максимова С.И. Кафедра УЭЗиФ ИПО Лекция 1

2 Цель: Сформировать современные подходы к документированию управленческой деятельности

3 План : 1.Изучить классификацию управленческих документов 2.Овладеть навыками оформления управленческих документов в соответствии с ГОСТ Р УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4 Литература: 1.Кузнецова И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник /И.Н. Кузнецова. - М.: Изд-во Юрайт; ИД Юрайт, – 576 с. 2.Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций: учебное пособие. – М.: ТК Велби. Изд-во Проспект, – 240 с. 3.Кирсанова М.В. Деловая переписка: учебн-практ. пособие /М.Ю. Рогожин, Н.Н. Юдина, Ю.М. Аксенов – 3-е изд. – М.: Инфра-М, – 136 с.

5 Управленческая деятельность любой организации базируется на информации Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98%), используемой в управлении, оформляется в виде документов. Это необходимо для осуществления контроля управления, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности.

6 Документ Это информация о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека, записанная любым способом, на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом.

7 Документ используется для передачи информации во времени и расстоянии. В управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и как результат труда.

8 Документ выполняет следующие функции: Информационную Организационную Коммуникативную Юридическую Воспитательную

9 Воспитательная функция Документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает культуру управленческой деятельности как руководителя учреждения, так и учреждения в целом.

10 Создание документа включает стадии: Изучение существа дела Сбор необходимой информации Подготовка проекта документа Согласование проекта Подписание документа

11 Движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять контроль исполнения, называется документооборотом.

12 Законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности), определяется порядок формирования, хранения, учета и использование архивных документов.

13 В настоящее время, создан ГОСТ Р УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

14 Классификация деловых документов

15 Все документы, обращающие в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: Видам деятельности Наименованию Способу фиксации информации Месту составления Степени сложности Степени гласности (секретности) Срокам исполнения Юридической силе Стадиям создания Происхождению Срокам хранения Степени обязательности Степени унификации Характеру содержания

16 По видам деятельности (или назначению): Документы подразделяются на: -Научно-технические -По личному составу -Нормативные -Организационно-распорядительные -Финансово-расчетные -По изобретениям и открытиям -Социальному обеспечению и др.

17 По наименованию существует множество разновидностей: Приведем, лишь некоторые: отчеты, протоколы, уставы, инструкции, записки, деловые письма, акты, факсы, телеграммы, анкеты, схемы, чертежи, графики и т.д.

18 По способу фиксации информации документы бывают: Письменные (рукописные, машинописные, типографские, копировальные, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

19 По месту составления документы подразделяются на: Документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

20 По степени сложности: Документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных - несколько вопросов.

21 По степени гласности различают: Документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

22 По юридической силе: Документы подразделяют на подлинные и подложные. Среди подлинных, в отличие от подложных, выделяют действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

23 По срокам исполнения классифицируются: Документы на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

24 По стадиям подготовки: Документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинник – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными нормами. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа подлинника.

25 Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

26 По происхождению, документы классифицируют: На служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, организациях и личные - письма граждан с изложением жалоб, предложений и просьб.

27 По срокам хранения: Документы делятся на: постоянного хранения. временного хранения. Со сроком хранения до 10 лет Со сроком хранения свыше 10 лет

28 По степени обязательности, бывают: Документы информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической и технической нормы

29 По степени унификации: Различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы. Рассмотрим каждый из этих видов:

30 Индивидуальные документы По содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком. Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовые правила внутреннего распорядка, типовой технологический процесс.

31 По характеру содержания: Документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

32 Характеристика документов управленческой деятельности Устав- свод правил, положений, устанавливающий порядок деятельности учреждения, организации.

33 Положение о структурном подразделении учреждения – нормативный документ, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права, обязанности, ответственность подразделения, взаимоотношения, связи, организация работы.

34 Штатное расписание – документ, в котором отражается должностной и численный состав учреждения с указанием фонда заработной платы. Составляется на бланке учреждения, подписывается заместителем, согласовывается с главным бухгалтером, юристом и утверждается главным врачом. Изменения в штатное расписание вносятся приказом главного врача.

35 Правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) - нормативный акт, определяющий трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях. Должностные инструкции - документ, которым определяется правовое положение работников учреждения. Должностная инструкция устанавливает задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

36 Договор – соглашение двух или более лиц (сторон) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (заем, купля-продажа, подряд). План – в нем фиксируются намеченные к выполнению работы или мероприятия, их последовательность, объем (в определенных показателях), сроки выполнения, исполнители. Отчет – в него входят сведения о выполнении плана или поручений руководства, а также о выполнении определенных мероприятий. Он предназначается для представления вышестоящему лицу или учреждению.

37 Письмо – наиболее распространенный вид служебной документации, используемый для обмена информации между учреждениями всех уровней государственного аппарата (запросы и ответы, разъяснения, отзывы и сообщения). Разновидностями письма являются заключения и извещения. Заключения – документ, содержащий мнение учреждения, комиссии или отдельного лица по какому-либо вопросу. Извещение – сообщение заинтересованному учреждению или лицу о предстоящем мероприятии (конференции, заседании, совещании) с предложением принять в нем участие.

38 Докладом – называется документ, содержащий изложение определенных вопросов с выводами и предложениями. Он предназначен для устного прочтения. Справка – описание или констатация каких-либо фактов. Например, справка о выполнении планового задания, о численности штата, о зарплате. Сводка - является разновидностью справки. Она содержит определенную сумму сведений, полученных от различных организаций и лиц. Оптимальным вариантом оформления сводок являются таблицы и графики.

39 Докладная записка - в отличие от справки, составляется в том случае, если необходимо кроме перечисленных фактов отразить мнение организации или должностного лица по определенному вопросу и дать конкретные предложения. Как правило, докладная записка представляется в вышестоящую организацию или должностному лицу для принятия определенного решения. Пояснительная записка – является введением (предисловием) к какому-либо основному документу: плану, отчету, проекту. От нее следует отличать объяснительную записку, составленную сотрудником по требованию администрации в случае серьезных нарушений трудовой дисциплины.

40 Обзор – краткое сообщение, содержащее информацию для подведомственных и сторонних организаций о работе в той или иной области или о деятельности учреждения за определенный период. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения какого-либо вопроса любым коллегиальным органом (временным или постоянным) и принятые им решения. Он является одним из информативных управленческих документов.

41 Акт – документ коллегиального характера, в котором в отличие от протокола, группой лиц подтверждается определенный факт или событие. Например, акт может подтверждать завершение какой - либо работы, уничтожение дел и др. Приказ – является основным распорядительным документом, издаваемым руководителем учреждения, действующего на основе единоначалия. В приказах должны отражаться основные вопросы деятельности учреждения.

42 Оформление реквизитов документов

43 Формуляр документа- совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности на листе бумаги. Состав реквизитов различных видов документов неодинаков, он зависит от содержания документа, его назначения и способа обработки. Каждый документ состоит из отдельных элементов, называемых реквизитами занимающих определенное место в документе.

44 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 – иденфикационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 – код формы документа; 08 - наименование организации; 09 – справочные данные об организации; 10 – наименование вида документа документа; 11 - дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 – место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 – гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле; 20 – текст документа; 21 – отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 – гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 – оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнители; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело 29- отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. Реквизитами управленческих организационно-распорядительных документов являются:

45 ГБОУ ВПО КРАСНОЯРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ имени профессора В.Ф. Войно- Ясенецкого Министерства здравоохранения и социального развитияРФ КрасГМУ Минздравсоцразвития РФ , г. Красноярск – 22, ул. Партизана Железняка, 1тел. (3912) , факс (3912) ГБОУ ВПО КРАСНОЯРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ имени профессора В.Ф. Войно- Ясенецкого Министерства здравоохранения и социального развитияРФ КрасГМУ Минздравсоцразвития РФ , г. Красноярск – 22, ул. Партизана Железняка, 1тел. (3912) , факс (3912) Угловое расположение реквизитов Продольное расположение реквизитов

46 Основные требования к оформлению документов: Оформление документов предполагает обязательное соблюдение ряда правил, которые обеспечивают их юридическую полноценность и способствуют оперативности исполнения документов. При оформлении служебной документации указываются следующие сведения: название учреждения-автора документа, наименование вида документа, заголовок (краткое обозначение содержания), адрес, дата, а также проставляются отметки о его согласовании, прохождения и исполнении. Документ обязательно должен быть завершен удостоверением, т.е. подпись, гриф утверждения, оттиск печати.

47 08. Наименование организации Обязательный реквизит. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ними может указываться еще и вышестоящая инстанция, в систему которой входит данная организации (министерство, ведомство – для государственных организаций). Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

48 Наименование организации, полное и сокращенное, должно соответствовать установленным требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы и в строгом соответствии с наименованием (Гражданский Кодекс Российской Федерации, ч.1, ст. 54). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещается сокращенное наименование ниже полного. ГБОУ ВПО КРАСНОЯРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ имени профессора В.Ф. Войно-Ясенецкого Министерства Здравоохранения и социального развития РФ КрасГМУ Минздравсоцразвития РФ Пример:

49 09. Справочные данные об организации Данный реквизит включает на сегодняшний день следующее: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номер телетайпа, номер телефона номер факса, номер электронной почты, если указывается расчетный счет в банке, то адрес становится юридическим.

50 Пример « Справочные данные об организации» : ГБОУ ВПО КРАСНОЯРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ имени профессора В.Ф. Войно-Ясенецкого Министерства Здравоохранения и социального развития РФ КрасГМУ Минздравсоцразвития РФ , г. Красноярск – 22, ул. Партизана Железняка, 1 тел. (3912) , факс (3912)

51 10. Наименование вида документа Обязательный реквизит. Он позволяет выделять, искомый документ из всей огромной массы документов, дает самое первое общее представление о нем. Оформляется, как правило, прописными буквами, кроме документов, написанных от руки. Этот реквизит обязателен для всех документов, кроме деловых писем (исключение составляют информационные и гарантийные письма). В них имеются только заголовки к тексту. Наименование регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

52 Пример «Наименование вида документа»: заменить !!!!!!!! Городская детская стоматологическая поликлиника 1 ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА г. Красноярск О введении Инструкции по делопроизводству В целях совершенствования работы с документами в учреждении и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: Всем структурным подразделениям и сотрудникам ЛПУ с руководствоваться правилами работы в документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Главный Врач С.Т. Борисов Верно: Секретарь-референт А.И. Иванова

53 11. Дата документа Обязательный реквизит. Дат в документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документами. Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов – приказов, справок и т.п. – датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправления. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов - планов, инструкций и т.п. - датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения. Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

54 Дата оформляется арабскими цифрами. На нее отводится восемь знаков - шесть цифр и две разделительные точки. Если число однозначное, то перед ним обязательно ставится ноль. Но год может писаться полностью Словесно-цифровой способ оформления дат применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, а иногда и в протоколах, актах, приказах декабря 2005 г.

55 15. Адресат Обязательный реквизит. Адресование производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные...), передаваемых в структурные подразделения (указания, распоряжения...). Данный реквизит может состоять из максимального количества элементов: 1.наименования организации (в Им. пад.); 2.наименования структурного подразделения (в Им. пад.); 3.указания должности получателя (в Дат. пад.); 4.фамилии и инициалов получателя (в Дат. пад.); 5.почтового адреса. Каждая из указанных составных частей размещается с новой строки, знаки препинания в конце каждой строчки не ставятся. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничиваться правой границей текстового поля.

56 Но с 1 января 1998 г. в соответствии с новыми Почтовыми правилами Россия перешла на международную систему написания адреса: номер дома, название улицы (площади, шоссе и т.п.); название города и почтовый индекс; название страны. Почтовый адрес не проставляется в документах, направляемых в правительственные учреждения, учреждения своей системы и постоянным корреспондентам. И-ский государственный университет Зав. кафедрой английского языка д.п.н. проф.Д.К. Игнатьеву При адресовании документа лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией.

57 Пример «адресат»: Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации Департамент организации медицинской помощи населению или Российская Академия медицинских наук Управление кадров или КГУЗ «Краевая клиническая больница» ул. П.Железняка д.3 Г. Красноярск, Начальнику отдела кадров И.О. Фамилия

58 Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже; например: ОАО "Медицинская техника" Планово-экономический отдел Старшему экономисту А.А. Петровой Генеральному директору СП «Медицинское оборудование» И.И. Иванову При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

59 Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно, например: Внештатным специалистам Агентства здравоохранения и лекарственного обеспечения администрации красноярского края или Главным врачам центральных районных больниц

60 16. Гриф утверждения документа Данный реквизит состоит из: слова УТВЕРЖДАЮ; наименования должности лица, утверждающего документ (в Им. пад.); личной подписи, ее расшифровки; даты. Если документ составлен не на бланке, то в наименование должности входит наименование учреждения УТВЕРЖДАЮ Главный врач КГУЗ ККБ Маштаков Б.П.Маштаков

61 18. Заголовок к тексту Каждому служебному документу, независимо от вида, содержания и назначения дается заголовок. Заголовок располагается в левом верхнем углу документа под обозначением его номера и даты. Заголовки, как правило, начинаются с предлога «О», «ОБ». «О дополнительном финансировании ЛПУ края в 2001 г.» Заголовок к документу дает возможность обеспечить поиск документа, заполнение регистрационной карточки, систематизацию дел. «О внедрении системы оценки качества медицинской помощи в ЛПУ» Примеры:

62 20. Текст документа Обязательный реквизит. Это главный реквизит ради которого составляется и оформляется весь документ. Текст документа делится на абзацы – простейшие компоненты, состоящие из одной или нескольких фраз (не больше 2-3 предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. С абзаца начинается каждая новая мысль. Тексты документов сложных, больших по объему (обзоров, отчетов и т.д.) разделяются на части, которые нумеруются арабскими цифрами: 1. Раздел (или глава) подраздел Пункт подпункт.

63 17. Резолюция Это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ в документе. Резолюция состоит из следующих элементов: текста; подписи; даты. На документах, порядок исполнения которых уже известен и не требует никаких дополнительных указаний, в резолюции могут быть указаны только исполнитель и срок исполнения.

64 По своему характеру текст резолюции может быть двух видов: 1. Содержащий решение вопроса ("3ачислить", "Отказать", "Выделить 200 р....). 2. Содержащий указание на порядок подготовки вопроса. В этом случае текст резолюции содержит: Ф.И.О. исполнителя; характер и порядок решения вопроса; срок исполнения; подпись составившего резолюцию (без ее расшифровки); дату составления. Резолюция пишется разборчивым подчерком под углом по отношению к тексту документа на отведенном ГОСТом месте; если имеются другие резолюции, они пишутся на свободных местах лицевой стороны документа. Пример:

65 21. Отметка о наличии приложений Отдельные документы имеют приложения. Ими могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. Это могут быть инструкции, правила, различные таблицы, справки и т.д. Если приложения упомянуты в тексте, то оформляются они по следующей форме: Приложение на 5л. в 2 экз.

66 22. Подпись Обязательный реквизит. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в организациях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Данный реквизит включает в себя: 1.наименование должностного лица, подписывающего бланк (полное, если документ оформлен не на бланке и сокращенное, если документ оформляется на бланке организации). На бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. 2.личную подпись; 3.расшифровку личной подписи (ставится на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией)

67 Если лицо, подпись которого требуется, отсутствует, подписывает документ лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (заместитель или И.О. и его фамилия). Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом путем проставления предлога «За» или косой черты перед наименованием должности подписавшего, не разрешается. В Вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Главный врачКротов А.Д. Кротов Гл. бухгалтерИванова К.П. Иванова

68 23. Гриф согласования документа Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными организациями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Согласование проводится внутри организации и вне ее. Гриф внешнего согласования имеет два варианта: 1.Согласование с конкретным должностным лицом. 2.Согласование с коллегиальным органом. В первом варианте после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и дата.

69 24. Виза согласования документа - визирование документа является формой его внутреннего согласования в пределах конкретного учреждения Обязательный реквизит. Это подпись, подтверждающая факт ознакомления с документом. Данный реквизит включает в себя: 1.должность (при необходимости); 2.личную подпись; 3.ее расшифровку; 4.дату. В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе. В этом случае делается пометка "Замечания прилагаются". СОГЛАСОВАНО Внештатный специалист Агентства здравоохранения и лекарственного обеспечения ___________Н.Ф. Крутяков "___"_________200_г.

70 Место расположения грифа согласования ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне документа. При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0 и 40 знаков. Согласованный документ направляется для подписания. Гриф внутреннего согласования оформляется визой. СОГЛАСОВАНО Протокол заседания координационного совета от

71 19. Отметка о контроле Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка в вида буквы "К" (контроль) или контрольной даты на левом поле документа. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким карандашом, фломастером.

72 25. Печать Для придания юридической силы ряду документов необходимо заверить их печатью. В организациях печати бывают, как правило, двух видов - гербовая (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Печать ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расхода денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение герба, а по окружности указывается полное название организации. Гербовая печать проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения.

73 Письма, выполняемые на бланках, не требуют удостоверения печатью. Оттиск печати проставляется таким образам, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Директор Завьялов В.И. Завьялов М.п. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица

74 Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать Акты (приема оборудования; списания...). Доверенности (на веление дел в арбитраже...). Договоры (о поставках, аренде помещений; о производстве работ...). Задания (на оборудование, изобретение...). Заявления (на аккредитив...). Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в ВАК (высшую аттестационную комиссию). Исполнительные листы. Командировочные удостоверения. Нормы расхода на драгоценные металлы. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово- хозяйственных операций. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг...). Поручения (банковские, пенсионные; платежные...). Положения о министерствах (ведомствах). Протоколы (согласования планов поставок...). Реестры (чеков; бюджетных поручений, предоставляемых в банк...). Сметы расходов (на капитальное строительство; на калькуляцию к договору...). Справки (лимитные; о выплате страховых сумм...). Спецификации (изделий, продукции...). Титульные списки. Штатные расписания и изменения к ним. Документы, удостоверяющие личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом…).

75 26.Отметка о заверении копии Данный реквизит состоит из: 1.заверительной надписи "Верно"; 2.наименования должности сотрудника, завершившего копию; 3.его личной подписи; 4.ее расшифровки; 5.даты При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки за верительную надпись удостоверяют печатью, в этом случае копия имеет силу оригинала. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. Верно Секретарь-референт Краснова Ю.И. Краснова

76 27. Отметка об исполнителе Эта отметка является особенно важной на документах, исходящих их крупных организаций. Она позволяет быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы дела. Располагается данный реквизит с левой стороны на нижнем поле как на лицевой, так и на оборотной стороне последнего листа документа. Ниже иногда указывается индекс машинистки (например, первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания. В случае необходимости, в числе в документах, имеющих гриф ограничения доступа, после индекса машинистки и даты печатается количество экземпляров с указанием адресатов Иванов В.П. Тел

77 28. Отметка об исполнении документа и направлении его дело Обязательный реквизит. Этот реквизит может включать в себя: 1.краткую справку об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; 2.при наличии такого документа – ссылку на его дату и номер; 3.слова "В дело"; 4.индекс дела, в которое будет подшит документ; 5.дату направления документа в дело; 6.подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя.

78 Проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, и направления ответа. Свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. В дело Чернова Отвечено /ГЗ от В дело. Петров

79 29. Отметка о поступлении документа в организацию, учреждение Является обязательным реквизитом для всех входящих документов. Включает порядковый номер и дату поступления документа. Для данного реквизита часто изготавливается штамп. Вход Дата

80 30. Идентификатор электронной копии документа Это отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу последней страницы документа, размером не менее 6 и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в учреждении. Зона расположения этого реквизита: doc/11-01.doc

81 АО "ПОЛЯНКА"Конфиденциально Экз , Москва Ордынка, 34 р/с в Конверсбанке тел факс (095) Директору АО «ХРАСТ» А.Г Траубе , Москва Краснопресненская, На от О возобновлении поставок товаров народного потребления АО "ХРАСТ" Дата ____________ Вх. ___________ Уважаемый Иван Иванович! Сообщаем вам, что оплата партии ТНП 8 была произведена нашей фирмой в день поступления товара в Москву. Для подтверждения оплаты направляем Вам копию платежного поручения от Мы рассчитываем на продолжение нашего сотрудничества в ближайшее время. Приложение: копия платежного поручения – на 1л., в 1 экз. Исполнительный директор Антонов И.И. Антонов Серова Мария Альбертовна КН Составлен в 2-х экз.: экз. 1 – в адрес; экз. 2 – в дело 01-03