111 Ретроконверсия существующих бумажных архивов и автоматизация процессов потокового ввода документов на платформе EMC Documentum Владимир Прожогин Директор. - презентация

1 111 Ретроконверсия существующих бумажных архивов и автоматизация процессов потокового ввода документов на платформе EMC Documentum Владимир Прожогин Директор по развитию бизнеса Документум Сервисиз СНГ Часть 1 Обзор требований и представление составляющих элементов решения

2 22 План семинара Проблемы при работе с бумажными документами Требования к решениям для обработки и хранения бумажных документов Представление составляющих элементов решения Примеры заказчиков

3 33 Информация в рамках инновационного процесса на предприятии Заказчики Обслужи- вание Call-центр Веб-сайт Обращения Списки заказчиков Регулирующие органы Подготовка производ- ства Спецификации Чертежи Планы Управление изменениями Субподрядчики Произ- водство Спецификации Контракты Чертежи Поставщики Закупки Портал для поставщиков Предложения по закупкам Каталоги товаров Управление договорами Рекламное агентство Маркетинг и продажи Печатные материалы Веб-страницы Пресс-релизы Предложения Склады Поставки Извещения о доставке Счета Каталог дистрибуторов НИОКР Подрядчики Результаты исследований Коллективные проекты Чертежи

4 44 Отсканиро- ванные документы Факсы Электронные документы Электроннаяпочта Изображения WEBстраницы Заявления клиентов Интернет- канал Интранет- канал CRMприложения Порталы 45,000 /день 5,000 /день 28,000 /день (входящ. + исходящ.) 300,000 /день 1,200,000 /день (входящ. + исходящ.) 50,000 /день 6,000+ страниц Проблемы в управлении бумажными документами 1: Обработка больших потоков входящей информации Почта/Факс Внешние пользователи 15,000 польз-лей Поисковые запросы 250,000/день Заказчики 5,000,000+ D5

5 55 Проблемы в управлении бумажными документами 2: Неэффективность процессов на основе бумажных документов Большой риск несоответствия Нет целостной картины информации Долго, неэффективно и дорого 95% решений принимаются на основе документов Дорогостоящие процессы на основе бумажных документов Задержки в ответах партнерам и заказчикам Большие объемы и разнородность

6 66 Проблемы в управлении бумажными документами 3: Высокая стоимость хранения и неэффективность управления бумажными архивами Стоимость физического хранения Эффективность управления Возможности и скорость поиска Необходимость копирования оригиналов Гарантии сохранности информации Гарантии невозможности несанкционированного доступа к информации

7 77 Проблемы в управлении бумажными документами 4: Выполнение требований регулирующих органов по хранению и предоставлению документации SEC 17a-4 Sarbanes-Oxley Окружающая среда Производство Кадры Финансы GLBA Rev. Proc Гостехкомиссия ОСТ X ISO 9001 Министерство Финансов РФ NASD 3010 КЗОТHIPPA Безопасность Строительные Нормы и Правила GMP eSign Act Министерство Здравоохранения РФ ISO CFR Part 11 DoD FERC Part 125

8 88 Решение проблем с бумажными документами: Создание Потоковое сканирование Распознавание Первичная обработка Классификация Атрибутирование Поиск Виртуальные файлы Workflow / LS Управление областями хранения Физические устройства Правила хранения УправлениеХранение Интеграция с корпоративными приложениями и бизнес-системами Электронное хранилище с возможностями сканирования и назначением правил хранения и миграции

9 99 Требования к аппаратно-программному комплексу 1 Ввод информации (Проще, быстрее, лучше) –Возможность организации централизованного и децентрализованного сканирования документов –Возможность потокового сканирования документов различного типа и сбора из других электронных источников (факс-машины, существующие хранилища) –Возможность автоматического распознавания и преобразования документов –Возможность автоматической идентификации типов документов – Возможность сбора и назначение атрибутов, проверка правильности назначения. –Бесшовная интеграция с системой хранения

10 10 Требования к аппаратно-программному комплексу 2 Управление информацией –Поддержка различных форматов документов –Возможность настройки регистрационных карточек документов различных типов –Возможность иерархического хранения и классификации документов –Интеграция в интерфейс пользовательских приложений, используемых для работы с документами различных типов –Возможность атрибутивного и полнотекстового поиска –Возможность связывания документов по заданным правилам или вручную –Возможность создания и использования шаблонов маршрутов и жизненных циклов документа для его рассмотрения и утверждения, а также определения его статуса –Интеграция с корпоративными информационными системами для автоматического связывания документов в хранилище с объектами данных систем для обеспечения целостности информации.

11 11 Требования к аппаратно-программному комплексу 3 Хранение информации (Надежнее, дешевле, лучше) –Возможность назначения области хранения в соответствии с бизнес-правилами –Возможность миграции документов в зависимости от бизнес- правил по различным типам носителей –Возможность назначения правил хранения и дальнейшей обработки –Целостность –Гибкость средств хранения –Оптимальное соотношение цена/производительность хранилища

12 12 Компоненты решения Полностью интегрированное решение Полностью интегрированное решение Сканирование и распознавание различных типов информации Сканирование и распознавание различных типов информации Автоматизация процессов классификации и помещения в хранилище Автоматизация процессов классификации и помещения в хранилище Службы управления перемещением информации по различным типам носителей Службы управления перемещением информации по различным типам носителей Службы назначения правил и сроков хранения документов Службы назначения правил и сроков хранения документов Полностью интегрированное решение Полностью интегрированное решение Хранение в соответствии с правилами Хранение в соответствии с правилами Система сканирования и распознавания Content Storage Services, Retention Policy Services Content Serv for Centera, Centera Управление очередями, задачами и маршрутами движения Управление очередями, задачами и маршрутами движения Интеграция с другими системами и данными Интеграция с другими системами и данными Управление жизненным циклом Управление жизненным циклом BPM, Workflow & Lifecycle Иерархическое хранение и управление Иерархическое хранение и управление Управление доступом и поиск Управление доступом и поиск Преобразование и доставка по назначению Преобразование и доставка по назначению Платформа EMC Documentum

13 13 Компоненты решения Полностью интегрированное решение Полностью интегрированное решение Сканирование и распознавание различных типов информации Сканирование и распознавание различных типов информации Автоматизация процессов классификации и помещения в хранилище Автоматизация процессов классификации и помещения в хранилище Службы управления перемещением информации по различным типам носителей Службы управления перемещением информации по различным типам носителей Службы назначения правил и сроков хранения документов Службы назначения правил и сроков хранения документов Полностью интегрированное решение Полностью интегрированное решение Хранение в соответствии с правилами Хранение в соответствии с правилами Система сканирования и распознавания Content Storage Services, Retention Policy Services Content Serv for Centera, Centera Управление очередями, задачами и маршрутами движения Управление очередями, задачами и маршрутами движения Интеграция с другими системами и данными Интеграция с другими системами и данными Управление жизненным циклом Управление жизненным циклом BPM, Workflow & Lifecycle Иерархическое хранение и управление Иерархическое хранение и управление Управление доступом и поиск Управление доступом и поиск Преобразование и доставка по назначению Преобразование и доставка по назначению Платформа EMC Documentum

14 14 Сканирование Импорт Обработка Экспорт Трансформация бумажных документов, факсов и микрофильмов в изображения и метаданные, управляемые EMC Documentum Основы массового ввода документов

15 15 Процесс ввода документа РУЧНАЯ ОБРАБОТКА ИМПОРТ УЛУЧШЕНИЕ ИЗОБРАЖЕНИЯ Сверка с БД Ручная проверка OCR Заполнение полей Контраст Очистка И т.д. Сканнер Факс Массовый ввод Сортировка Разделение на документы ИНДЕКСАЦИЯ / ИЗВЛЕЧЕНИЕ ДАННЫХ QA / ПРОВЕРКА ЗАПИСЬ В Documentum Через интеграции

16 16 Централизованное и распределенное сканирование Централизованное сканирование Распределенное сканирование Преимущества: Единый архив бумажных документов Повышение возврата инвестиций в высокопроизводительные сканеры Единый центр ввода Центральное администрирование Недостатки: Затраты на перевозки и задержка обработки Потенциальная возможность потери документов при перевозках Преимущества: Централизованное администрирование Снижение расходов на перевозки и задержку обработки Обработка в режиме реального времени Снижение расходов на персонал Недостатки: Труднее выстроить стандартные процедуры Удаленные офисы Центр сканирования Удаленный офис Распределенное или централизованное индексирование и контроль качества

17 17 Сканирование документов и форм Сканирование документов Неструктурированные документы Хранение образа и метаданных Сканирование форм Структурированные документы Извлечение данных из полей формы и

18 18 Рукопечатные символы Бар-код Печатные символы Пометки Таблицы Возможности распознавания

19 19 Индексация и извлечение данных Изображение Уровни страниц Привязка к ящикам и папкам Documentum Поля индексов Заполняются вручную, автоматически, или через смешанные технологии Capture Zones и Rubber Band OCR. Пример: Captiva InputAccel Index Module

20 20 Обработка форм Возможности: Идентификация форм Извлечение данных Преимущества: Ускорение процесса ввода документов Сокращение затрат Повышение качества Поиск в верхнем углу HUD Альтернатива – поиск бар-кода документа Шаблоны для извлечения по зонам Если это форма HUD, искать в этой зоне Interest Rate и индексировать значение ниже

21 21 Классификация документа Какая из них форма типа HUD? Классификация возможна на основе: Бар-кода Динамическая идентификация (анализ разметки) Полное распознавание страницы (анализ ключевых слов) Преимущества: Автоматическая маршрутизация Ускорение ввода документов

22 22 Пример интеграции: Captiva InputAccel Documentum Platform Модуль экспорта в Documentum Преобразование индексов в атрибуты Documentum Поддержка прав доступа и жизненных циклов Documentum Преобразование уровней документа в ящики и папки Documentum Запуск бизнес-процессов Documentum Экспортирование в различные форматы (TIFF, PDF, JPEG, Word, ASCII, XML) Экспортирование нескольких форматов сразу Экспортирование в разные хранилища Documentum Миллионы входящих документов и факсов

23 23 Ускорение бизнес-процессов с участием бумажных документов Станция индексации Факсы Бумажный документ и форма Удаленные офисы Главный офис Станции сканирования Ввод документов Постоянный архив EMC Documentum Platform Бизнес-процесс Виртуальная папка Пользователи Приложения и информацион ные системы (ERP, CRM) Хранилище EMC

24 24 Компоненты решения Полностью интегрированное решение Полностью интегрированное решение Сканирование и распознавание различных типов информации Сканирование и распознавание различных типов информации Автоматизация процессов классификации и помещения в хранилище Автоматизация процессов классификации и помещения в хранилище Службы управления перемещением информации по различным типам носителей Службы управления перемещением информации по различным типам носителей Службы назначения правил и сроков хранения документов Службы назначения правил и сроков хранения документов Полностью интегрированное решение Полностью интегрированное решение Хранение в соответствии с правилами Хранение в соответствии с правилами Система сканирования и распознавания Content Storage Services, Retention Policy Services Content Serv for Centera, Centera Управление очередями, задачами и маршрутами движения Управление очередями, задачами и маршрутами движения Интеграция с другими системами и данными Интеграция с другими системами и данными Управление жизненным циклом Управление жизненным циклом BPM, Workflow & Lifecycle Иерархическое хранение и управление Иерархическое хранение и управление Управление доступом и поиск Управление доступом и поиск Преобразование и доставка по назначению Преобразование и доставка по назначению Платформа EMC Documentum

25 25 Иерархическая структура хранения

26 26 Классификация документов в архиве Возможность ведения классификаторов документов Возможность отнесения документа к нескольким классификаторам Возможность поиска документа по классификатору

27 27 Пользовательский интерфейс – Desktop Client

28 28 Пользовательский интерфейс (Webtop Client)

29 29 Интеграция с пользовательскими приложениями

30 30 Поддержка любых форматов

31 31 Настраиваемая карточка документа

32 32 Виртуальные «досье» Сканирование Documentum ECM Platform Электронные документы Справка доходах Кредитная история Отчет о проверке Электронные формы Виртуаль- ное досье Связь со структурированными данными Составные документы или папки, состоящие из различных документов или ссылок на них Виртуальные папки (досье) Бумажные документы Заявление о выдаче кредита Кредитный договор Фотография Разрешение Отчеты, сгенерированные приложениями Бизнес- приложения Архив

33 33 Поиск в архиве « Доступ пользователя к архивным документам обеспечивается предоставлением ему справочно-поисковых средств … » (Проект Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации", Статья 24 ) Полнотекстовый и атрибутивный поиск с поддержкой русского языка. Возможность гибкой настройки поисковой карточки. Поиск по классификатору !

34 34 Обеспечение безопасности и защищенного доступа к информации (ААА) Назначение прав доступа на типы документов и отдельные документы Поддержка ролевой модели доступа к документам Интеграция в корпоративную инфраструктуру информационной безопасности Контроль за выполнением любых действий пользователей и администраторов системы Поддержка средств криптозащиты и ЭЦП Контроль за печатью документов

35 35 Авторизация при входе в систему Ограничение логина (по числу неудачных попыток и по времени простоя сессии)

36 36 Гибкая система разграничения прав доступа Read Browse Write Relate Delete None Version Исключение противоречий в правах доступа при больших внедрениях!

37 37 Аудит в Content Server Аудит всех событий в Documentum –Кто, когда и какие действия совершил –Возможность рассылки уведомлений о совершении тех или иных действий Записи журнала аудита – это объекты Documentum –Могут быть доступны через DQL или через службы создания отчетов Documentum Защита записей аудита –Алгоритм хэширования: SHA-1 –Шифрование данных: 3DES-CBC, 192 бита (эффективная длина ключа 168 бит) Аудит настраивается через Documentum Administrator

38 38 Интеграция документов в хранилище с другими информационными системами: Documentum Content Services for SAP Клиент Сотрудник Материал Заказ Интегрирование SAP бизнес- объектов и документов Отчеты Архивируемые данные $ Счета Входящие документы Документы, связанные с бизнес- объектами Documentum

39 39 Автоматическое привязывание поступивших ТТН к соответствующим объектам в системе R/3 Соответствующая ТТН из Documentum Перечень документов, привязанных к объекту в R/3

40 40 Компоненты решения Полностью интегрированное решение Полностью интегрированное решение Сканирование и распознавание различных типов информации Сканирование и распознавание различных типов информации Автоматизация процессов классификации и помещения в хранилище Автоматизация процессов классификации и помещения в хранилище Службы управления перемещением информации по различным типам носителей Службы управления перемещением информации по различным типам носителей Службы назначения правил и сроков хранения документов Службы назначения правил и сроков хранения документов Полностью интегрированное решение Полностью интегрированное решение Хранение в соответствии с правилами Хранение в соответствии с правилами Система сканирования и распознавания Content Storage Services, Retention Policy Services Content Serv for Centera, Centera Управление очередями, задачами и маршрутами движения Управление очередями, задачами и маршрутами движения Интеграция с другими системами и данными Интеграция с другими системами и данными Управление жизненным циклом Управление жизненным циклом BPM, Workflow & Lifecycle Иерархическое хранение и управление Иерархическое хранение и управление Управление доступом и поиск Управление доступом и поиск Преобразование и доставка по назначению Преобразование и доставка по назначению Платформа EMC Documentum

41 41 Управление процессами Автоматическая или ручная маршрутизация (ветвление, вложенные маршруты) Возможность свободной рассылки Изменение состояния объекта внутри ЖЦ Назначение исполнителя или группы исполнителей для каждого действия Выполнение пользовательских процедур и методов Рассылка уведомлений о ходе выполнения Удобный графический редактор В работе Отказ Завершен Приостановлен

42 42 Управление жизненным циклом документов Documentum содержит необходимые инструменты для визуализации и управления жизненными циклами документов

43 43 Управление бизнес-процессами и жизненным циклом определяют правила хранения Создание Согласование Согласование с техн. отделом Согласование с маркет. отделом Опубликование Согласование Выведен из обращения Действующий В разработке Архив Права доступа: World - NONE HR - WRITE Версия: В разработке Правило хранения Нет Права доступа World - NONE HR – READ Managers – RELATE Версия На согласовании Правило хранения 1 год Права доступа: World – READ Действия: PDF Rendition Версия Действующая Правило хранения Пока активен + 3 года Права доступа World – NONE Admin - DELETE Версия: Архивная Правило хранения 3 года начались

44 44 Компоненты решения Полностью интегрированное решение Полностью интегрированное решение Сканирование и распознавание различных типов информации Сканирование и распознавание различных типов информации Автоматизация процессов классификации и помещения в хранилище Автоматизация процессов классификации и помещения в хранилище Службы управления перемещением информации по различным типам носителей Службы управления перемещением информации по различным типам носителей Службы назначения правил и сроков хранения документов Службы назначения правил и сроков хранения документов Полностью интегрированное решение Полностью интегрированное решение Хранение в соответствии с правилами Хранение в соответствии с правилами Система сканирования и распознавания Content Storage Services, Retention Policy Services Content Serv for Centera, Centera Управление очередями, задачами и маршрутами движения Управление очередями, задачами и маршрутами движения Интеграция с другими системами и данными Интеграция с другими системами и данными Управление жизненным циклом Управление жизненным циклом BPM, Workflow & Lifecycle Иерархическое хранение и управление Иерархическое хранение и управление Управление доступом и поиск Управление доступом и поиск Преобразование и доставка по назначению Преобразование и доставка по назначению Платформа EMC Documentum

45 45 Content Server и устройства хранения Файлы содержания Полнотекстовый индекс Таблица атрибутов в СУРБД Content Server Устройства хранения 1 Устройства хранения 2 Устройства хранения n… Content Server can хранит файлы содержания на одном или более устройствах хранения, но конечным пользователям не нужно заботиться об этом. Нашей целью является оптимизация использования устройств хранения.

46 46 Что представляют собой Content Storage Services? Новый механизм политик в Documentum Content Server делает возможным выполнение политик хранения и миграции (включая специальное) по событиям, а также в пакетном режиме Новые инструменты создания политик и управления для определения и изменения политик хранения содержания Новые события для аудита и журналы миграции дают возможности удобной генерации отчетов

47 47 Подсистема электронного хранилища Файлы содержания Полнотекстовые индексы Таблицы СУБД Сервер Documentum с механизмом правил CSS Носитель 1 Носитель 2 Носитель n… Правила управляют размещением по хранилищам Содержание мигрирует между хранилищами на протяжении своего ЖЦ согласно бизнес-правилам Унифицированное хранилище содержания с оптимизированной инфраструктурой хранилищ данных Администраторский интерфейс CSS

48 48 Как это работает? 1.Администраторы систем хранения определяют уровни обслуживания в рамках инфраструктуры хранилищ 2.Администраторы систем хранения и бизнес пользователи работают совместно для определения правил: –Начальный уровень хранилища для каждого типа содержания –Правила миграции содержания для его перемещения между различными уровнями во время работы ЖЦ содержания 3.Администраторы настраивают правила хранения через модуль CSS в приложении Documentum Administrator

49 49 Механизм политик Content Storage Services Атрибуты –Предопределенные атрибуты содержания (заголовок, тема, автор, ключевые слова) –Собственные атрибуты содержания (число предложений, размер займа и т.д.) Политики –Политики назначения определяют первичное размещение в инфраструктуре хранения Например, «Если значение атрибута «content_type» равно «movie», поместить объект в массив 1 «золотого» уровня» –Политики миграции перемещают содержания, реагируя на деловые события Например, «Переместить все объекты, содержащиеся в таком-то виртуальном файле, в массив 3 «серебряного» уровня, когда он достигнет состояния «Одобрено» своего жизненного цикла Режимы исполнения –По событиям, пакетный, специальный

50 50 Объект определенной ценности Объект определенного типа Объект определенного размера Объект определенного формата Размещение на основе политик Автоматическое размещение содержания на соответствующее устройство хранения на основе бизнес-политик Файлы Documentum Platform и CSS Массив среднего уровня Массив верхнего уровня Неизменяемый архив Файловая система

51 51 Содержание, к которому не обращались заданный период времени Содержание меняет своего владельца Объект регистрируется как учетная запись Объект перемещается в другую папку или ящик хранилища Documentum Объект должен быть перемещен как часть делового процесса Объект перешел в новую стадию ЖЦ Объект стал частью виртуального документа, который надо переместить Миграция на основании политик Неизменяемый архив Файловая система Массив среднего уровня Массив верхнего уровня (Распределенная HSM) Documentum Platform with CSS

52 52 Изменение места хранения в зависимости от состояний ЖЦ Изменение ОдобрениеМаршрутизация Списание АрхивированиеСоздание/получение Documentum выполнит миграцию содержания (текущей версии или всех версий) между устройствами хранения, основываясь на ЖЦ объекта и/или задачах технологических или бизнес-процессов. Автономная работа Массив среднего звена Высокопроиз- водительный массив Устройство архивирования

53 53 Переход от управления содержанием к соблюдению регламентов архивного хранения RPS помогает организациям создавать архивы документов, управление которыми будет соответствовать государственным и внутренним регламентам, предлагая механизм настройки и автоматизации этих правил.

54 54 Примеры правил архивного хранения по отраслям ОтрасльТиповой период хранения Ценные бумаги: запись о новом счетеСрок действия счета + 6 лет Фармацевтика: FDA Good Laboratory Practices; записи о создании нового препарата (NDAs) Дата заявки + 5 лет Страхование: информация о правилах Срок действия правила лет Финансы: кредитные делаЖизнь дела лет Здравоохранение: карточка пациентаЖизнь пациента + n лет Правительственные записи20-50 лет, или вечно История работы фабрикиЗакрытие фабрики + 10 лет Записи о правах интеллектуальной собственности Действие права = 95 лет или в соответствии с бизнесом Дела сотрудниковУвольнение лет Медицинские карты сотрудниковУвольнение + 30 лет ДоговораЖизнь договора лет

55 55 Архитектура Retention Policy Services EAI Унаследо ванные системы Внешнее содержание RDBMS ERP,CRM, и т.д. BPI AISECI Область хранения 1 Область хранения 2 Retention Policy Services --- Метаданные --- Службы управления хранилищем CSS Управление Службы управления содержанием Службы управления процессами Расширение Часть платформы Documentum 5.3 –Использование всех функций Documentum ECM –Поддержка любых клиентов 5.3 (Webtop, DAM, DCO, et. al.) Создает таблицы БД внутри хранилища –Нет отдельной базы для хранения учетных записей и правил Управление объектами без содержание –Управление регламентом хранения документов внешних систем

56 56 Конечные пользователи взаимодействуют исключительно с системой управления содержанием, а не RPS –Добавляет к естественной файловой структуре возможность отображения содержания и релевантности документа (больше точности) –Служащие не нуждаются в знании политик соответствия (меньше обучения) –Нет ручного декларирования записей (меньше отвлекающих действий) Политики применяются к папкам и ящикам –Объекты наследуют все политики, примененные к их родительскому контейнеру –Применимо к существующим репозиториям. Необходимости в повторном наполнении нет. Возможности RPS и выгоды от использования

57 57 Управление через клиент Documentum Administrator Не требуется отдельной картотеки Роли RPS разделяют администраторов и пользователей RPS Не требуется установки новых продуктов

58 58 Создавайте правила для соответствия регламентам архивного хранения Industry Segment or RegulatorRetention Policies SEC: Securities broker/dealers: new account records Life of account + 6 years FDA: documents related to new drug applications (NDAs) Submission date + 5 years Life Insurance: policy informationLife of Policy years Financial Services: mortgage loan files Life of Loan years HIPAA: medical recordsLife of patient + 2 years FERC: non-nuclear power plant records Plant retirement + 10 years Настройка правил RPS Примеры правил по отраслям

59 59 Этапы Неограниченное количество этапов Названия этапов соответствуют организационным процессам Оперативное хранение > Структурное подразделение > Архив организации > Центральный архив Industry Segment or RegulatorRetention Policies SEC: Securities broker/dealers: new account records Life of account + 6 years FDA: documents related to new drug applications (NDAs) Submission date + 5 years Life Insurance: policy informationLife of Policy years Financial Services: mortgage loan filesLife of Loan years HIPAA: medical recordsLife of patient + 2 years FERC: non-nuclear power plant recordsPlant retirement + 10 years Создавайте правила для соответствия регламентам архивного хранения

60 60 Создавайте правила для соответствия регламентам архивного хранения Срок жизни Каждая фаза имеет свой срок жизни Можно указывать базовую дату (тип объекта и дата создания) относительно которой будет идти расчет Industry Segment or RegulatorRetention Policies SEC: Securities broker/dealers: new account records Life of account + 6 years FDA: documents related to new drug applications (NDAs) Submission date + 5 years Life Insurance: policy informationLife of Policy years Financial Services: mortgage loan filesLife of Loan years HIPAA: medical recordsLife of patient + 2 years FERC: non-nuclear power plant recordsPlant retirement + 10 years

61 61 Создавайте правила для соответствия регламентам архивного хранения Условия Каждая фаза имеет свои условия Условия должны быть выполнены прежде чем срок жизни начнет свой отсчет Industry Segment or RegulatorRetention Policies SEC: Securities broker/dealers: new account records Life of account + 6 years FDA: documents related to new drug applications (NDAs) Submission date + 5 years Life Insurance: policy informationLife of Policy years Financial Services: mortgage loan filesLife of Loan years HIPAA: medical recordsLife of patient + 2 years FERC: non-nuclear power plant recordsPlant retirement + 10 years

62 62 Создавайте правила для соответствия регламентам архивного хранения Уполномоченные Каждая фаза имеет своего уполномоченного Уполномоченные могут отслеживать процесс контроля (аудита) и ссылки на людей, несущих ответственность или выполняющих инспекцию Industry Segment or RegulatorRetention Policies SEC: Securities broker/dealers: new account records Life of account + 6 years FDA: documents related to new drug applications (NDAs) Submission date + 5 years Life Insurance: policy informationLife of Policy years Financial Services: mortgage loan filesLife of Loan years HIPAA: medical recordsLife of patient + 2 years FERC: non-nuclear power plant recordsPlant retirement + 10 years

63 63 Создавайте правила для соответствия не только регламентам архивного хранения, но и тому, как работаете Вы Указывается правило наследования, как документ должен жить, самостоятельно или в группе Настройка метода перемещения (уничтожения) документа Потребовать подпись уполномоченного лица, чтобы удалить запись о сотруднике Переместить документ во внешнюю систему Автоматически удалить проектные файлы через 8 лет после закрытия проекта Сделать файлы неизменяемыми в период срока его хранения Настроить правила архивного хранения на отдельные форматы файлов

64 64 Выписывать из архива документы по запросу с помощью специальной функции RPS Hold Создавайте и управляйте выпиской для задач аудита, судебных процессов и т.д. Управление датами согласования, утверждения и уполномоченными лицами Функцию можно применить на объект или папку Выписывать один или группу документов из архива

65 65 Компоненты решения Полностью интегрированное решение Полностью интегрированное решение Сканирование и распознавание различных типов информации Сканирование и распознавание различных типов информации Автоматизация процессов классификации и помещения в хранилище Автоматизация процессов классификации и помещения в хранилище Службы управления перемещением информации по различным типам носителей Службы управления перемещением информации по различным типам носителей Службы назначения правил и сроков хранения документов Службы назначения правил и сроков хранения документов Полностью интегрированное решение Полностью интегрированное решение Хранение в соответствии с правилами Хранение в соответствии с правилами Система сканирования и распознавания Content Storage Services, Retention Policy Services Content Serv for Centera, Centera Управление очередями, задачами и маршрутами движения Управление очередями, задачами и маршрутами движения Интеграция с другими системами и данными Интеграция с другими системами и данными Управление жизненным циклом Управление жизненным циклом BPM, Workflow & Lifecycle Иерархическое хранение и управление Иерархическое хранение и управление Управление доступом и поиск Управление доступом и поиск Преобразование и доставка по назначению Преобразование и доставка по назначению Платформа EMC Documentum

66 66 Гарантия сохранности при долговременном хранении Centera – это первая в мире система хранения на основе адресации содержания (Content Addressed Storage System - CAS) Предоставляет оперативный доступ к содержанию, которое не подлежит изменению (Fixed Content), гарантируя подлинность информации, как и оптические носители, и обеспечивая стоимость владения на уровне ленточных хранилищ Хранилище информации, не подлежащей изменению

67 67 Как работает Centera Сервер приложений Four score and seven years ago…. Объект создается или используется приложением Адрес содержания возвращается приложению Centera Объект передается в Centera через Centera API и IP Четыре запроса и семь лет назад…. Centera формирует уникальный адрес содержания Адрес содержания сохраняется для будущего использования

68 битный цифровой ключ Уникальный на глобальном уровне Не привязан к физическому расположению Алгоритм адресации содержания Алгоритм адресации содержания Адресация содержания

69 69 Адресация содержания CENTERA.DOC CENTERA.PPT CA Calc =3C08JM40C8AMMe0N8ATEJHC2DQN =4PJGVL39UEK7ReDN9JM0A2HR3U6 Математически невозможно заменить или перезаписать содержание в Centera (Соответствие регулирующим нормам) Одинаковые объекты хранятся единожды (стоимость владения - TCO) Самоуправляемая, самовосстанавливаемая, самонастраиваемая (Регулирующие нормы и TCO) Заказчики защищены от миграций на другие технологии (TCO) Объекту может быть задан период жизни, который контролируется Documentum и выполняется Centera (Регулирующие нормы) Идеальное решение для компаний, которые зависят от стандартов и регулирующих норм

70 70 Пример задачи - Управление финансовыми документами: Обработка счетов Счета Авторизация оплаты Задачи и утверждение Retention Policy Services Сканирование Documentum ECM Platform Интеграция с другими ИС Процесс обработки счета (workflow) Финансовая система \ ERP система Архивация отсканированно го счета Обработка исключений Аудит Согласование счета и заказа Маршрутизация Управление ЖЦ Уведомление по почте Сканирование Распознавание номера, позиций и суммы Centera CSS Captiva

71 71 Примеры типовых задач связанных с массовым вводом документов ЗадачиОтрасль Обработка входящих инвойсов Управление договорами Управление записями о сотрудниках Управление накладными на товар Ретро конверсия бумажных архивов Горизонтальные приложения ФИНАНСЫ Обработка страховых случаев Обработка кредитной заявки Управление документами при совершении платежных операций Управление сделками при торговле ценными бумагами ГОССЕКТОР Обработка документов при сборе налогов Судебные и следственные записи Лицензии, разрешения, сертификаты Образовательные программы Заявления от граждан ЗДРАВООХРАНЕНИЕ Записи о пациентах Формы с отчетами Документы с результатами клинических испытаний

72 72 Пример решения: Финансовая отрасль О банке: Основан в 1824 году. Занимает 11 место в Европе и 23 место в мире филиалов и более 600 миллиардов евро. Задача: Автоматизация процессов выдачи кредитов Продукты DCTM: Documentum ECM Platform, Captiva Input Accel Проблемы: Проблемы: –Большие объемы документов при подаче заявки на кредит(10-12 документов, разных типов, полученных по разным каналам – бумага, факс, почта) –Разные роли участников процесса верификации и утверждения –Сборка комплекта документов для подписи заявителем –Два центра рассмотрения кредитных дел Решение: Решение: –Совместное решение Captiva + Documentum ECM Преимущества Преимущества –Сканирование страниц в день и кредитных дел в месяц. –Возможность балансировки загрузки между двумя центрами –Ускорение сбора и рассмотрения кредитных дел ABN-AMRO

73 73 Пример решения: Нефтегазовая отрасль О компании: С капитализацией в 18 миллиардов долларов занимает 11 место в мире в нефтегазовой отрасли. Задача: Архив корпоративной информации Продукты DCTM: Documentum ECM Platform, Captiva Input Accel Проблемы: Проблемы: –Перевод в электронный вид корпоративной информации (договора, арендные документы, дела скважин и первичная финансовая документация –Замена существующего файлового хранилища информации (12,4 миллиона файлов) для улучшения поиска –Повышение безопасности при доступе к информации Решение: Решение: –Совместное решение Captiva + Documentum ECM Преимущества Преимущества –Сканирование новых документов каждый день –Перевод существующего файлового архива в хранилище Documentum –Выбор Documentum за возможности по безопасности и легкости в использовании ANADARKO PETROLEUM

74 74 Пример решения: Энергетика О компании: Одна из самых крупных и быстрорастущих компаний в США. Обслуживает более 8 миллионов человек. 33 генерирующие станции, 500 подстанций и миль линий передачи электроэнергии. Задача: Архив корпоративной информации Продукты DCTM: Documentum ECM Platform, Captiva Input Accel, SAP Connector Проблемы: Проблемы: –Перевод в электронный вид документов департамента кадров и счетов (более 3 миллионов страниц) –Необходимо автоматизировать процессы получения и обработки счетов и передача информации из них в SAP Решение: Решение: –Совместное решение Captiva + Documentum ECM + SAP Connector Преимущества Преимущества –Миграция 3 миллионов документов в хранилище Documentum. Уменьшение их количества до 1,5 миллионов после сбора и классификации. –Автоматизация процессов обработки получаемых в бумажном виде счетов и привязка их к SAP через SAP Connector FLORIDA POWER & LIGHT

75 75 Пример решения: Страховая отрасль О компании: Ведущая страховая компания Южной Африки сотрудников и 224 филиала. Задача: Автоматизация процессов сканирования входящих документов и построение корпоративного хранилища Продукты DCTM: Documentum ECM Platform, Captiva Input Accel Проблемы: Проблемы: –Существующее хранилище отсканированных документов на микрофишах (31 миллион документов) –Затратные процессы обработки входящих документов ( в день) –Необходимость хранения документа дважды в бумаге и на микрофише для соответствия требованиям –Проблемы с поиском Решение: Решение: –Совместное решение Captiva + Documentum ECM Преимущества Преимущества –Сканирование страниц в день (ретроконверсия + поток входящих документов) –Время поиска сокращено с 3 часов до 5 секунд –Хранилище соответствует требованиям регулирующих органов и позволяет отказаться от физического хранения бумажного документа Metropolitan Life

76 76 EMC Documentum в России и СНГ Документум Сервисиз СНГ Официальный представитель EMC Documentum в СНГ , Москва, пр. Андропова., д 22. Тел. +7 (095) , Санкт-Петербург, пр. Ю.Гагарина. Тел. +7 (812) , Екатеринбург, ул.Степана Разина, 16а. Тел. +7 (343) , Киев, ул. Печенеговская, 32, Тел. +38 (044)

77 Первая в мире единая платформа для управления содержанием Мировой лидер Enterprise Content Management