Плеханова Елена Ивановна Главный аналитик Продуктовая линия «Финансово-хозяйственная деятельность» Бизнес решение ЦФТ «Оформление командировок и контроль. - презентация

1 Плеханова Елена Ивановна Главный аналитик Продуктовая линия «Финансово-хозяйственная деятельность» Бизнес решение ЦФТ «Оформление командировок и контроль расходов подотчетных лиц»

2 Цели презентации 1.Представить цели и задачи решения. 2.Функциональная архитектура бизнес решения. 3.Бизнес процессы и функциональные возможности решения. 4.Демонстрация ведения справочников: командировочные расходы, ограничения по командировкам и т.д. 5.Формирование заявок на командировку и оформление авансовых отчетов 6.Представить взаимодействие с другими модулями на примере отражения командировок в кадровом учете 7.Показать примеры отдельных функциональных возможностей подсистемы.

3 Цели и задачи решения «Оформление командировок и контроль расходов подотчетных лиц» Цели: oАвтоматизация процесса работы по оформлению командировок сокращение времени на оформление заявок на командировку учет заявок на получение аванса контроль обработки заявки на получение аванса перечисление аванса подотчетному лицу отражение командировок в Кадровом Учете формирование авансового отчета. oИнформирование о предельных суммах командировочных расходов oОтслеживание процесса исполнения заявок на выдачу аванса. oВозможность отражения приказов на командировки в продукте «Управление персоналом» oОформление и обработка заявок на получение подотчетных сумм oОформление о обработка авансового отчета oВозможность информирования ответственных исполнителей. Задачи: oОбеспечение единого пространства для формирования заявок на командировочные расходы и получения авансовых отчетов. oНастройка справочников, облегчающих оформление заявок на выдачу аванса и отнесения сумм на расходы oОбеспечение контроля этапов согласования заявок на командировку. oАвтоматический расчет сумм аванса в зависимости от места назначения и сроков командировки с возможностью ручной корректировки сумм. oВозможность формирования приказов на командировку в продукте «Управление персоналом» oОблегчение процесса формирования авансового отчета. oАвтоматическое формирование платежных документов на выдачу средств подотчетному лицу и отнесения на расходы соответствующих сумм авансового отчета.

4 Функциональная архитектура бизнес решения Заявление на командировку Служебное задание Авансовый отчет Заявление на аванс Расчет сумм аванса с использованием справочника «Ограничения по командировкам» Расчет сумм аванса с использованием справочника «Ограничения по командировкам» Этапы согласования и утверждения Кадровый приказ на командировку Кадровый приказ на командировку Установка ссылок на справочник «Хозяйственные операции» Установка ссылок на справочник «Хозяйственные операции» Расчет сумм аванса с использованием справочника «Ограничения по командировкам» Расчет сумм аванса с использованием справочника «Ограничения по командировкам» Платежные документы на перечисление средств подотчетному лицу Платежные документы на перечисление средств подотчетному лицу Платежные документы отнесения подотчетных сумм на расходы. Отчетная форма АО-1. Платежные документы отнесения подотчетных сумм на расходы. Отчетная форма АО-1. Печать документов (Т10, Т9 и т.д. ) Печать документов (Т10, Т9 и т.д. )

5 1.назначение пользователей, ответственных за формирование приказов и проводок. 2.настройка справочника видов командировочных расходов; 3.настройка справочника ограничений по командировкам; 4.настройка справочника расходов с указанием конкретных финансовых счетов 5.настройка справочника хозяйственных операций с указанием бизнес-операций на выдачу подотчетных средств и отнесение сумм на расходы; Бизнес процессы и функциональные возможности решения «Оформление командировок и контроль расходов подотчетных лиц» Настройки и справочники Учет заявок на командировку процесс обработки служебного задания Обработка заявок на аванс Контроль авансовых отчетов заведение заявки на командировку пользователем; 2.учет служебных записок о внесении изменений в заявку; 3.заполнение служебного задания и заявки на аванс; 4.отслеживание этапов обработки заявки на командировку; 5.заполнение и обработка авансового отчета; 6.автоматическое закрытие заявки, когда завершены работы по служебному заданию, заявке на аванс и авансовому отчету 1.утверждение и согласование служебного задания; 2.назначение ответственных на этапе обработки служебного задания; 3.контроль отказов и причин отклонения служебного задания; 4.возможность формирования кадровых приказов на командировку по подтвержденным служебным заданиям с печатью отчетных форм; 1.согласование и подтверждение заявки на аванс; 2.назначение ответственных на этапе обработки заявок на аванс; 3.контроль отказов и причин отклонения заявок на аванс; 4.автоматическое формирование платежных документов на выдачу подотчетных сумм 1.оформление авансового отчета пользователем; 2.контроль согласования и авансового отчета; 3.обработка авансового отчета бухгалтером, порождение платежных документов; 4.Печать отчета АО-1 4

6 Технологическая схема согласования заявок Руководитель, Куратор Заявка на командировку Заявка на командировку Инициатор Процесса Оформление кадровых приказов по согласованным заданиям, устранение причин отказа Оформление кадровых приказов по согласованным заданиям, устранение причин отказа Ответственный исполнитель (кадровик) Служебное задание Служебное задание Заявка на аванс Заявка на аванс Согласование, утверждение Согласование, утверждение Руководитель, Куратор Согласование, утверждение Согласование, утверждение Отказ, причина отказа Отказ, причина отказа Отказ, причина отказа Отказ, причина отказа Формирование платежных документов на выдачу аванса по согласованным заявкам, устранение причин отказа Формирование платежных документов на выдачу аванса по согласованным заявкам, устранение причин отказа Ответственный исполнитель (бухгалтер) Ответственный исполнитель (подотчетное лицо) Авансовый отчет Авансовый отчет Руководитель, Куратор Согласование, утверждение Согласование, утверждение Отказ, причина отказа Отказ, причина отказа Ответственный исполнитель (бухгалтер) Формирование платежных документов на расходы по утвержденным авансовым отчетам, устранение причин отказа Формирование платежных документов на расходы по утвержденным авансовым отчетам, устранение причин отказа

7 Формирование заявки

8 Пример оформления заявки на командировку

9 Примеры обработки служебного задания

10 Этапы согласования. Пример. Согласование служебного задания

11 Этапы согласования. Пример. Утверждение заявки на получение аванса.

12 Этапы обработки заявки на аванс. Пример. Проверка бухгалтером реквизитов заявки на получение аванса.

13 Этапы обработки авансового отчета. Пример. Заполнение пользователем авансового отчета.

14 Заполнение справочников. Примеры. Заполнение справочников «Ограничения по командировкам», «Виды командировочных расходов».

15 Внедрение решения позволят банкам решить следующие задачи управления: упрощение оформления заявок на командировки отслеживание процесса согласования служебных заданий и заявок на получение аванса возможность отражения командировок в продукте «Управление персоналом» и получение сопутствующих печатных документов автоматическое формирование платежных документов на выдачу подотчетных сумм облегчение оформления авансовых отчетов контроль выполнения служебных заданий и расходования подотчетных сумм; автоматическое формирование платежных документов по отнесению сумм на расходы; повышение наглядности процесса обработки заявок и авансовых отчетов Бизнес решение «Оформление командировок и контроль расходов подотчетных лиц» - заключение

16 ¢МОСКОВСКИЙ ОФИС: +7 (495) ¢CИБИРСКИЙ ОФИС: +7 (383) ¢УРАЛЬСКИЙ ОФИС: +7 (343) ¢СЕВЕРО-ЗАПАДНЫЙ ОФИС: +7 (812) ¢ЮГО-ЗАПАДНЫЙ ОФИС: +7 (863) ¢АЗИАТСКИЙ ОФИС: +7 (701) Плеханова Елена, Главный аналитик Продуктовая линия «Финансово-хозяйственная деятельность» Спасибо за внимание!