Ce projet est financé par lUEet mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH Accounting – art. 16 GC Cистем учета – cт. 16 ОY Estonia-Latvia-Russia ENPI. - презентация

1 Ce projet est financé par lUEet mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH Accounting – art. 16 GC Cистем учета – cт. 16 ОY Estonia-Latvia-Russia ENPI CBC Programme Программа ЕИСП ПГС Эстония-Латвия-Россия Seminar for Auditors and Financial managers Pskov,

2 Ce projet est financé par lUEet mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH 2 Accounting system requirements Art of General Conditions (annex II to the contract): The Beneficiary and partners shall keep accurate and regular accounts of the implementation of the project, using an appropriate accounting and double-entry bookkeeping system. The system: May be either part of the beneficiarys and partners regular system or an adjunct to that system Shall be run in accordance with the accounting and bookkeeping policies and rules that apply in the country concerned Accounts, expenditure and revenue relating to the project must be identifiable and verifiable Details on interest accruing on funds paid by EC have to be provided

3 Ce projet est financé par lUEet mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH 3 Требования к системе учета Ст Общих условий (приложение II контракта): Бенефициарий и партнёры должны проводить точный и регулярный учёт осуществления проекта, используя соответствующие средства учета и систему двойных бухгалтерских счетов (дебит-кредит). Система: Может быть либо частью постоянной системы бенефициария и партнёров или же приложением к этой системе Должна работать в соответствии с политикой учета и бухгалтерии, а также правилами страны, в которой ведётся Учет, расходы и приходы, относящиеся к проекту, должны быть легко узнаваемыми и проверяемыми Необходимо предоставлять информацию о процентах, полученных на средства, выплаченные ЕС

4 Ce projet est financé par lUEet mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH 4 What is an accounting system? Accounting IS NOT a list of expenditure and revenue. An excel file is not an accounting system. General definition of accounting The systematic recording, reporting and analysis of the financial transactions of an entity. Common provisions on accounting by Financial Regulation (Article 132 of EC Regulation 1605/2002) 1.The institutions accounting system is the system serving to organise the budgetary and financial information in such a way that figures can be input, filed and registered 2.The accounts shall consist of general accounts and budgetary accounts

5 Ce projet est financé par lUEet mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH 5 Что такое система учета? Учет – ЭТО НЕ список расходов и приходов. Файл Эксель – это не система учёта. Общее определение учёта Систематическая запись, отчет и анализ финансовых операций субъекта. Общие положения об учёте по Финансовому регламенту (статья 132 регламента ЕС 1605/2002) 1.Система учёта организации – это система, служащая для организации бюджетной и финансовой информации таким образом, что значения могут быть введены, сгруппированы и зарегистрированы 2.Счета должны включать общие счета и бюджетные счета

6 Ce projet est financé par lUEet mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH 6 General requirements on accounting All partners need to have a general accounting in conformity with national rules The project accounting has to be organised as a budgetary accounting in all partners The project accounting has to be kept in the national currency, as the translation to Euro will only be necessary for the financial report to JMA/JTS.

7 Ce projet est financé par lUEet mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH 7 Общие требования к учёту Всем партнёрам необходимо иметь систему учета в соответствии с национальными правилами Учёт в проекте должен быть организован как бюджетный учёт у всех партнёров Учёт в проекте должен проводиться в национальной валюте, так как перевод в евро будет необходим только при подаче финансовых отчётов в СОУ/СТС.

8 Ce projet est financé par lUEet mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH Use of exchange rates in the project Conversion: PurposeWhich exchange rate Bank transferActual rate applied by bank Reimbursement of subsistence costs to staff National bank daily rate Payment of invoices in foreign currencyActual rate applied by bank Translation: PurposeWhich exchange rate ReportingAverage of monthly rates for the reporting period from Inforeuro Decision on procurement procedure (verification of threshold) Inforeuro rate of the month of launch of the procedure uro/inforeuro_en.cfm

9 Ce projet est financé par lUEet mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH Использование обменных курсов в проекте Перевод: ЦельКакой обменный курс Банковский переводТекущий курс банка Возмещение средств на персоналЕжедневный курс национального банка Оплата счетов в иностранной валютеТекущий курс банка Translation: ЦельКакой обменный курс ОтчётностьСредний месячный курс за отчетный период с сайта Inforeuro Решение о процедурах обеспечения (проверка и подтверждение порогов) Курс с Inforeuro на месяц начала процедуры uro/inforeuro_en.cfm

10 Ce projet est financé par lUEet mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH 10 What is double-entry bookkeeping? Definition of double-entry bookkeeping An accounting technique which records each transaction in at least two different accounts, as a credit and as a debit. Credit entries represent the sources of financing, while debit entries represent the use of this financing. Lets see an example of expenditure in a project-dedicated accounting: The debit will indicate to which category of expenditure the invoice has to be imputed The credit will indicate if the invoice was paid by the beneficiary or a partner. In case of non-dedicated bank accounts, the entry should also indicate which one was used.

11 Ce projet est financé par lUEet mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH 11 Что такое система двойных счетов в бухгалтерии? Определение бухгалтерии двойных счетов Техника бухгалтерии, которая записывает каждую операцию как минимум на двух разных счетах, по дебету и кредиту. Записи по кредиту показывают источники финансирования, а по дебету – использование средств. Давайте рассмотрим пример расходов в учета проекта: Дебет покажет, к какой категории расходов относится счёт Кредит покажет, был ли счет оплачен бенефициарием или партнёром. В случае «непривязанного», запись также покажет, какой из них был использован.

12 Ce projet est financé par lUEet mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH 12 Reconciliation with reports Article of General Conditions also indicates that: The financial report has to be properly and easily reconciled to the accounting and bookkeeping system and to the underlying accounting and other relevant records. For this purpose, the beneficiary shall prepare and keep appropriate reconciliations, supporting schedules, analyses and breakdowns for inspection and verification.

13 Ce projet est financé par lUEet mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH 13 Согласование с отчётами Статья Общих условий также указывает, что: Финансовый отчёт должен быть должным образом и легко согласован с системой учёта и бухгалтерии, основным учётом и другим соответственным учётом. Для этого, бенефициарий должен подготовить и проводить необходимые сверки, вспомогательные графики, анализ и разбивку для проверки и подтверждения.

14 Ce projet est financé par lUEet mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH 14 Setting up the accounting system Ensure that it is in conformity with the requirements of art of General Conditions Design it to provide the necessary information for the interim and final reports Use it periodically to allow a proper follow-up of the project budget and enable you to identify any major deviations beforehand Ensure that there is shared understanding by all partners. If it is a separate system, use the same for all the partnership; if it is included in the partners accounting, check its adequacy Ask support to the auditors on the conformity of the system by all partners several months before the first reporting

15 Ce projet est financé par lUEet mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH 15 Создание системы учёта Обеспечьте, чтобы она соответствовала требованиям ст Общих условий Спроектируйте её таким образом, чтобы она выдавала необходимую информацию для промежуточных и окончательных отчётов Периодически используйте её для надлежащего следования бюджету проекта и определения основных отклонений заранее Обеспечьте общее понимание всеми партнёрами. Если это отдельная система, используйте такую же для всех партнёрств; если она включена в систему учёта партнёров – проверьте её адекватность Попросите о помощи аудиторам по соответствию системы от всех партнёров за несколько месяцев до первого отчёта

16 Ce projet est financé par lUEet mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH 16 Archiving of supporting documents Requirements of your archiving system All transactions in accounting are referred to the necessary supporting documents (see presentation on eligible expenditure) The originals of the supporting documents have to be kept by each partner institution, but copies (either scanned or physical) are easily available by the Beneficiary in order to facilitate the financial controls by authorized bodies. A web-based document repository shared by all partners may be very useful for this purpose. The documents have to be archived in a way that they are easily accessible after the project closure. (7 years after receiving the balance payment)

17 Ce projet est financé par lUEet mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH 17 Архивация подтверждающих документов Требования к системе архивирования Все операции в учёте ссылаются на необходимые подтверждающие документы (см. презентацию о приемлемых расходах) Оригиналы подтверждающих документов должны храниться каждой организацией-партнёром, но копии (отсканированные или физические) доступны бенефициарию для облегчения финансового контроля уполномоченными органами. Хранилище документов, основанное на ресурсах Интернета с доступом всех партнёров, может быть очень полезна ля этой цели. Документы должны быть архивированы таким образом, чтобы они были легко доступны после окончания проекта. (7 лет после получения балансового платежа)