Member of METRO Group Безбумажный документооборот для первичных бухгалтерских/налоговых документов Инга Майор, МСС Россия. - презентация

1 Member of METRO Group Безбумажный документооборот для первичных бухгалтерских/налоговых документов Инга Майор, МСС Россия

2 Member of METRO Group 2 METRO Cash & Carry Corporate Presentation, Russia Требования Налогового Кодекса и Закона о Бухучете: Оригиналы первичных документов (счета-фактуры, накладные) должны: Накладная (первичный бухгалтерский документ) должна содержать подписи и печати печати обеих сторон (покупателя и поставщика) Счет-фактура (первичный документ налогового учета) должен содержать подпись поставщика (печать не обязательна) Храниться на бумаге 5 лет Предоставляться налоговой инспекции по запросу Следствия : Архив исходящих документов Метро (2млн документов * 22 магазина =44 млн документов в год в МСС Россия) Бумажный документооборот между компаниями Ручной ввод входящих счетов- фактур (в случае ошибок- с/ф отправляется обратно). 5.5 млн счетов-фактур – архив. Неэффективное управление и контроль, сложность экспансии

3 Member of METRO Group 3 METRO Cash & Carry Corporate Presentation, Russia Цель: Адаптция Налогового Кодекса и Закона о Бухучете с тем, чтобы использовать для учета первичных документов современные технологии : o Электронный архив для хранения o EDI (электронный обмен данными) для обмена сообщениями (счетами-фактурами) между компаниями и с налоговыми органами

4 Member of METRO Group 4 METRO Cash & Carry Corporate Presentation, Russia Метро предлагает: Пилотные проекты: o 1. Электронный архив для исходящих документов ; o 2. Безбумажный обмен счетами –фактурами (посредством EDI) и электронный архив для входящих счетов-фактур Предложение: использовать результаты (отработанные схемы работы) пилотных проектов для адаптации законодательства.

5 Member of METRO Group 5 METRO Cash & Carry Corporate Presentation, Russia Наше предложение по технической реализации: Проект1: Электронный архив исходящих документов -Использование третьей стороны в качестве стороны, верифицирующей трансакции в системе Метро, и подтверждающей целостность и неизменность данных (например, электронный нотариус) -Сертификация ПО, используемого Метро, на предмет целостности и неизменности данных - Использование аналогов ЭЦП Предполагается, что если электронный архив обладает характеристиками целостности и неизменности данных - это означает, что невозможно изменить или удалить данные в системе. Необходимо: придать электронному архиву легальный статус как для налогового учета так и для бухгалтерского учета

6 Member of METRO Group 6 METRO Cash & Carry Corporate Presentation, Russia Проект 2: Входящие счета-фактуры Получение счетов-фактур посредством EDI Юридическая значимость каждой отдельной транзакции (отдельного счета-фактуры) может подтверждаться электронной подписью (след. слайд) Необходим закон об ЭЦП, разрешающий использование ЭЦП в открытых системах Необходима: адаптация налогового кодекса для признания электронного сообщения, подписанного ЭЦП, юридически значимым

7 Member of METRO Group 7 METRO Cash & Carry Corporate Presentation, Russia Счет-фактура по EDI ПоставщикMETRO SP1SP 2 Шаг 1 Поставщик высылает провайдеру файл данных счета-фактуры из ERP системы Файл подписан ЭЦП п-ка (DS1). Шаг 2 A)SP1 (провайдер1) конвертирует файл п-ка в EDI INVOIC Message. B)SP1 подписывает EDI Invoice своей ЭЦП (замещает подпись п-ка соей подписью (DS2), базируясь на контракте, шаг 0) Шаг 0 Контракт между поставщиком и EDI провайдером (SP1): провайдер обязуется получать от п-ка и конвертировать данные счетов-фактур в EDI стандарт ( EDI INVOIC message) без изменения значимых данных. После конвертации провайдер подписывает EDI INVOIC message своей ЭЦП. Подпись означает, что конвертация осуществлена и значимые данные не изменились. Шаг 3 SP2 (возможный другой провайдер со стороны получателя) пересылает EDI INVOIC подписанный провайдером получателю (Metro) Шаг 4 A)Metro получает EDI INVOIC подписанный SP1 и сохраняет в архиве B)EDI INVOIC загружается в ERP систему Metro C)По запросу налоговой инспекции Metro отправляет стандартный документ EDI INVOIC подписанный SP1. Налоговая инспекция загружает документ в свою систему EDI Doc.EDI Doc +DS2 Налоговая инспекция +DS1 Конвертер Загрузка в ERP EDI Doc архив Загрузка в систему НИ EDI Doc +DS2 файл с/ф