Электронный документооборот Практические вопросы организации Центр Маркетинга и Продаж Компании «ЗАО ИнтерТраст» (095) 956-7928 sales@intertrust.ru. - презентация

1 Электронный документооборот Практические вопросы организации Центр Маркетинга и Продаж Компании «ЗАО ИнтерТраст» (095)

2 Цели электронного документооборота ЛюдиПроцессыИнформация ++ Ускорение информационных потоков Сокращение непроизводительных затрат Изменение корпоративной культуры Повышение производительности и прозрачности бизнес-процессов Накопление и использование опыта Повышение качества управленческих решений ПланированиеИсполнениеУправление

3 Типовой процесс

4 Практические проблемы «Неприсутствие» в системе высшего руководства Саботаж руководства среднего уровня Низкая квалификация кадров «Боязнь» прозрачности Неприятие изменений Нежелание учиться Высокая загруженность Недоверие к электронному документу Столкновение интересов разных групп потребителей …

5 Участники документооборота: Делопроизводители Функции: Регистрация документов Ввод образа документа Соотнесение и контроль связанных документов Направление адресату (отметка о доставке) Постановка на контроль, контроль исполнения Формирование дел (отношение к делу) Контроль движения экземпляров и копий Ведение архивов Построение отчетов Степень участия: Высокая Требования к функционалу: Профессиональные

6 Участники документооборота: Исполнители Функции: Подготовка проектов и текстов документов Поиск и использование информации Исполнение документов и поручений Контроль состояния Участие в согласовании Вывод на бланках Степень участия: По мере необходимости Требования к функционалу: Умеренные Простота, интуитивность

7 Участники документооборота: Руководители Функции: Согласование, подписание Поиск и использование информации Выдача резолюций (поручений) Контроль исполнения Степень участия: Высокая Требования к функционалу: Высокая оперативность Минимум операций Мобильность

8 Непосредственное участие в электронном документообороте Выдача заданий (поручений и резолюций) Согласование документов и договоров Утверждение документов (подписание) Контроль факта исполнения и сроков Поиск документов Работа с содержанием документов и договоров Уменьшение бумажной переписки Персональный портал документационного и информационного обеспечения Руководителя Что дает система управления документами Руководителю?

9 Что дает система управления документами Исполнителю? Совместная подготовка документов Направление документов на согласование, подписание, регистрацию Получение документов и заданий по ним Создание отчетов об исполнении Отслеживание сроков исполнения Поиск документов Организация надежного хранения документов в общих папках с ограничением доступа Персональный портал документационного и информационного обеспечения Исполнителя

10 Профили пользователей Степень вовлеченности (Частота использования) Требуемый функционал CM-Mobile CM-WebПортал CM-NotesПортал Notes-Client Число сотрудников

11 Универсальное рабочее место Главная цель: Ускорение движения управленческой информации (документов) в внутри организации Усиление и персонификация контроля за исполнением документов и поручений Работа всех категорий управленческого персонала организации с СОДЕРЖАТЕЛЬНОЙ частью документов Поиск и создание информации В КОНТЕКСТЕ РЕШАЕМЫХ СОТРУДНИКОМ ЗАДАЧ. Метод достижения: унификация способов доступа к информации и методики работы сотрудников c документами поступающими на их рабочие места из различных модулей CompanyMedia Простота интерфейса и удобные, средства для коллективной работы с проектами документов

12 Рабочее место предметного специалиста Участие в документообороте Сквозной поиск документов по всем базам данных Работа с очередями поступивших и выданных документов Согласование и подписание документов Получение списков контрольных заданий Выдача и получение заданий (поручений) Создание отчетов об исполнении Подготовка документов Check-in/Check-out Ведение версий документов Создание документов по шаблонам Циклы, обсуждения, ознакомления и согласования, рассылка уведомлений Передача готовых документов во внешние системы Каталогизация документов

13 Вопрос: Контроль исполнения ? Каждое задание может быть поставлено на контроль > создается контрольная карточка Пользователь СЭД может сам работать со списками контрольных заданий Контроль сроков исполнения с управляемой системой уведомлений Поиск и получение отчетов по исполнению

14 Вопрос: Совместное управление электронными документами? Корпоративное хранилище документов Настраиваемая система каталогов Централизованная навигация по всему хранилищу документов Сквозной поиск по словам, фразам, папкам, типам документов и пр. Поддержка "живой" структуры организации Коллективная подготовка документов Check-in/Check-out Ведение версий документов Создание документов по шаблонам Циклы, обсуждения, ознакомления и согласования, рассылка уведомлений Передача готовых документов во внешние системы…

15 Вопрос: Защита информации ? Защита информации от несанкционированного доступа Штатные и встроенные сертифицированные средства криптозапщиты информации Гибкие механизмы администрирования и настраиваемое управление доступом к документам Протоколирование и мониторинг всех действий пользователей в отношении документов и баз данных системы, как в центральном Аппарате так и в любом территориальном филиале Автоматическое ограничение доступа на чтение по указываемым атрибутам документа "вижу только те документы, к которым имею отношение" Автоматическое ограничение доступа на редактирование по указываемым атрибутам документа "не все, что вижу, могу редактировать" Доступ руководителей подразделений к любым документам, созданным сотрудником его подразделения Автоматическое отслеживание доступа при изменениях в оргструктуре, передаче дел при переводе, увольнении и т.п. Делегирование полномочий по работе с документами (режим замещающих)

16 Универсальней, функциональней мобильней! Совершенствование УРМ (подключение новых БД СМ, совершенствование пользовательского интерфейса) Новый WorkFlow "движок" Поддержка трехуровневая структуры управления: Организационно-штатное расписание функциональная иерархия матричное управление Специализированные версии AF Server 3 OS/400, SUN и Linux Мобильные рабочие места (КПК и м.телефон). Главная цель КПК как интерфейс для приложений СМ Интеграция с ПО других фирм XML-обмен между организациями по стандарту Гильдии и по ЭР. (После перехода на обмен через Шлюз)

17 CompanyMedia. Внедрение Проверенная временем методология ведения проектов внедрения систем электронного документооборота Организационная, методологическая и нормативная база внедрения: Программы-методики организации проекта, Операграммы типовых бизнес-процессов Программы-методики испытаний, Комплекты организационно-распорядительных документов и т.п.). Предваряющие - опросные листы, анкеты; Сопровождающее схемы ЭД, настроечные таблицы; Эксплуатационные политика администрирования системы, замены версий, разбор конфликтных ситуаций, управление доступом и т.п. Восемь специализированные учебных курсов для все категорий пользователей системы и технических специалистов. Учебная и методическая литература Упрощенные схемы для пилотных внедрений и развертывания системы в филиалах Дистанционное обучение

18 Спасибо за внимание !!! Центр Маркетинга и Продаж Компании «ЗАО ИнтерТраст» (095)