Документооборот Лекция-презентация. Цель: изучение движения документов в организации с момента их создания до завершения исполнения или отправки. - презентация

1 Документооборот Лекция-презентация

2 Цель: изучение движения документов в организации с момента их создания до завершения исполнения или отправки.

3 Вопросы для изучения: 1. Понятие и принципы организации документооборота. 2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов. 3. Прохождение исходящих и внутренних документов. 4. Работа с конфиденциальными документами. 5. Работа с письмами и обращениями граждан.

4 Документооборот – движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

5 Основные принципы организации документооборота: оперативность; оправданность; единообразность прохождения и процесса обработки документов; прямоточность.

6 В каждой организации можно выделить следующие потоки документов: поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов; потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы; поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

7 Документопоток характеризуется следующими основными параметрами: содержанием или функциональной принадлежностью; структурой; режимом или цикличностью; направлением; объемом.

8 Документопоток входящих документов составляют: документы вышестоящих организаций, органов власти; документы подведомственных организаций, присылающих отчетно- учетную документацию и различного рода запросы; документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий; жалобы и заявления граждан.

9 В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции: прием входящих документов; первоначальная (экспедиционная) обработка; предварительное рассмотрение и распределение; регистрация; рассмотрение документов руководством; исполнение резолюций; отправка ответных документов.

10 Регистрация документа Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения Регистрация придает юридическую силу документу Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением; справочную работу по документам.

11 Регистрация документа Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

12 Нерегистрируемые документы печатные издания (книги, журналы, бюллетени); информационные материалы, присланные в копии для сведения; поздравительные письма и телеграммы; прейскуранты; пригласительные билеты; программы конференций, совещаний; рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

13 Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется

14 Форма регистрации документов Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

15 Форма регистрационно- контрольной карточки

16 Состав реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

17 Прохождение исходящего документа включает несколько этапов: составление проекта документа, его распечатка; согласование проекта, его визирование в необходимых случаях; подписание (утверждение) документа; регистрация и отправка документа.

18 Организация движения документов внутри организации Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ). Документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий. не рекомендуется передавать документы исполнителям без уведомления руководителей структурных подразделений

19 При использовании в организации автоматизированной системы исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.

20 Контроль исполнения Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. В контроле исполнения документов можно выделить: –контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения; –контроль за сроками исполнения задания.

21 Этапы контроля: постановку документов на контроль; проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие документов с контроля; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

22 Формы контроля: ручная сроковая картотека (или контрольно- справочная картотека); автоматизированная система контроля исполнения документов. В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.

23 Сроки исполнения документов Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно- распорядительным документом или резолюцией Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно- распорядительным документом организации или резолюцией. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления.

24 Информационно-справочная работа Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этого банка данных обязана ответить на вопросы двух типов: у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ; в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

25 Информационно-справочная работа Используя систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота можно быстро производить поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной карточки (включая поручения), так и по текстам самих документов (файлов). При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно, а отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.

26 Организация хранения документов Под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках. Папки в течение дня хранятся на столе исполнителя, а после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф. Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

27 Номенклатура дел номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Существуют три вида номенклатур дел: –типовая; –примерная; –индивидуальная конкретной организации.

28 Номенклатура дел Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах: –Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (раздел 3.4); –Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. (раздел 6.1); –Государственной системе документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. (раздел 3.2.5).

29 При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться: уставом или положением об организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

30 Установление сроков хранения дел Определение сроков хранения документов осуществляется на основании специальных перечней типовых или ведомственных документов. Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. Установленные данными перечнями сроки хранения документов являются обязательными, при этом сроки хранения не разрешается сокращать, а можно лишь, в случаях, вызванных спецификой деятельности организации, – увеличивать.

31 Установление сроков хранения дел В случае если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, то данный срок устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации. Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года

32 Работа с документами ограниченного доступа

33 Основные термины информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства), - сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны

34 Основные термины обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, - лицо, которое владеет информацией, составляющей коммерческую тайну, на законном основании, ограничило доступ к этой информации и установило в отношении ее режим коммерческой тайны; доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, - ознакомление определенных лиц с информацией, составляющей коммерческую тайну, с согласия ее обладателя или на ином законном основании при условии сохранения конфиденциальности этой информации;

35 Основные термины передача информации, составляющей коммерческую тайну, - передача информации, составляющей коммерческую тайну и зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем контрагенту на основании договора в объеме и на условиях, которые предусмотрены договором, включая условие о принятии контрагентом установленных договором мер по охране ее конфиденциальности; предоставление информации, составляющей коммерческую тайну, - передача информации, составляющей коммерческую тайну и зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем органам государственной власти, иным государственным органам, органам местного самоуправления в целях выполнения их функций;

36 Основные термины разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, - действие или бездействие, в результате которых информация, составляющая коммерческую тайну, в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско- правовому договору.

37 Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры; содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности; о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

38 Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно- эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом; о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест; о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

39 Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений; об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности; о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации; о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица; обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.

40 Меры по охране конфиденциальности информации определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну; ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка; учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;

41 Меры по охране конфиденциальности информации регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров; нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа "Коммерческая тайна" с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

42 Работа с обращениями граждан Федеральный закон от N 59- ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» Закон Челябинской области от N 456-ЗО «О рассмотрении обращений граждан» Постановление Главы города Челябинска от N 390-п "О Порядке рассмотрения обращений граждан в Администрации города Челябинска"

43 Основные термины Обращение – изложенное в письменной или устной форме предложение, заявление, жалоба или ходатайство, в том числе коллективное, гражданина, должностного и иного лица. Предложение – обращение должностного лица или гражданина, не связанное с нарушением его прав, направленное на улучшение деятельности органов прокуратуры или других правоохранительных органов. Заявление – обращение гражданина по поводу реализации его прав и свобод, закрепленных в Конституции и законодательстве России.

44 Основные термины Жалоба – обращение гражданина по поводу нарушения его прав и свобод решениями и действиями (бездействием) органа, должностного лица и иных лиц. Ходатайство – изложенное в письменной форме обращение гражданина с просьбой о признании в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, определенного статуса, прав, свобод. Коллективное обращение – обращение двух и более граждан, а также обращение, принятое на митинге или собрании и подписанное организаторами или участниками митинга, собрания.

45 Основные положения Письменное обращение, поступившее в государственный орган или должностному лицу в соответствии с их полномочиями, подлежит обязательной регистрации и рассматривается в сроки, установленные Федеральным законом. Рассмотрение письменных обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав детей, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится не позднее пятнадцати рабочих дней со дня их регистрации в государственном органе. Руководители государственных органов вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных письменных обращений граждан.

46 Требования к письменному обращению Гражданин в письменном обращении должен указать наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество должностного лица, либо должность лица. свои фамилию, имя и отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ либо уведомление о переадресации обращения Обращение излагается гражданином в произвольной, им самим избранной форме и направляется адресату за личной подписью и датой написания обращения.

47 Направление и регистрация письменного обращения направленное гражданином обращение должно рассматриваться тем органом или должностным лицом, в чью компетенцию входит разрешение вопросов, поставленных в обращении регистрация производится в течение трех дней с момента поступления обращение подлежит обязательному рассмотрению

48 Сроки рассмотрения Общий срок - 30 дней со дня регистрации обращения Если после регистрации обращения будет установлено, что поставленные в нем вопросы не входят в компетенцию органа государственной власти, местного самоуправления либо должностного лица, обращение должно быть направлено компетентному органу государственной власти, местного самоуправления либо должностному лицу в течение семи дней с обязательным уведомлением об этом автора обращения.