ESCOM.DOC v.1.5 ЗАО «Евроменеджмент», 2006 г. Работа с документом «Входящее письмо» - презентация

1 ESCOM.DOC v.1.5 ЗАО «Евроменеджмент», 2006 г. Работа с документом «Входящее письмо»

2 Регистратор зарегистрировал входящее письмо и отправил его Директору на рассмотрение Директор ознакомился с документом и сформировал резолюцию Секретарь разослал документ Секретарь сформировал задания исполнителям Исполнители подготовили ответ…. … и отметили задания как исполненные Секретарь проверил наличие отчетов и отметил документ как исполненный

3 Ролевой состав Утверждающий - Генеральный директор Утверждающий - Генеральный директор Секретарь Секретарь Регистратор Регистратор Исполнитель - Руководители служб Исполнитель - Руководители служб

4 Этап 1. Регистрация документа

5 Регистратор создает в системе карточку документа …

6 … заполняет указанные поля … и выполняет действие «Приступить к регистрации».

7 Система проверяет наличие в базе ранее зарегистрированного документа с таким же входящим номером… … и если такого документа нет, то присваивает новому документу регистрационный номер

8 После того, как документ сохранен и зарегистрирован, Регистратор заполняет остальные поля карточки документа…

9 Указывает получателя документа Сканирует бумажный оригинал или прикрепляет к карточке файл документа … и отправляет документ Получателю для формирования резолюции.

10 Система проверяет корректность заполнения карточки документа и доставляет документ сотруднику, указанному в поле

11 Этап 2. Формирование резолюции

12 На компьютере Получателя появляется уведомление, сопровождаемое звуковым сигналом Щелчок «мышью» по гиперссылке приводит к открытию карточки документа

13 Получатель знакомится с содержанием документа …

14 … формирует текст резолюции … … и отправляет документ в работу

15 Если документ адресован не корректно, то документ переводится в состояние «Ошибочный адрес» После чего Регистратор исправляет получателя и отправляет ему документ

16 Документ доставляется Секретарю

17 Этап 3. Подготовка к исполнению документа

18 Система уведомляет Секретаря о поступлении нового документа

19 Секретарь принимает документ в работу

20 На этом этапе Секретарь может выполнить рассылку документа сотрудникам для ознакомления Либо передать документ на исполнение

21 Секретарь помещает документ в дело… … указывает плановый срок исполнения… … включает режим контроля

22 Секретарь формирует список рассылки… … и выполняет рассылку документа

23 Этап 4. Ознакомление с документом

24 Система уведомляет сотрудников о поступлении нового документа

25 Сотрудник знакомится с содержанием документа и выполняет действие «Ознакомлен»

26 Этот сотрудник ознакомился с содержанием документа

27 После того, как всем, кому разослан документ с ним ознакомятся, документ автоматически перейдет в состояние «Исполнение»

28 Этап 4. Исполнение

29 Все сотрудники ознакомились с документом… … и документ автоматически перешел в состояние «Исполнение»

30 Секретарь формирует задания по исполнению документа

31

32 Процедуры создания, исполнения и делегирования заданий описаны в презентации «Задания и контроль исполнения»

33 В документе Отображается иерархия созданных заданий по исполнению документа и их состояния Задание можно открыть в отдельном окне для детального просмотра

34 Оперативно отслеживается изменение состояния заданий

35 В соответствии с маршрутом в данном состоянии можно запустить подпроцесс: «создать ответ»

36 Создание связанного документа – ответа на входящее письмо

37 Создан связанный документ «Исходящее письмо»

38 Секретарь отмечает исполнение документа

39 Документ готов к архивному хранению

40 В журнале регистрации событий фиксируются все события работы с документом

41 Процедуры архивного хранения описаны в презентации «Архивное хранение документов»

42 Дополнительные возможности: Текстовое и звуковое уведомления участников процесса Текстовое и звуковое уведомления участников процесса Открытие документа из уведомления по гиперссылке Открытие документа из уведомления по гиперссылке Поиск документов по ключевым словам Поиск документов по ключевым словам Отображение документа в папках, соответствующих этапам работы Отображение документа в папках, соответствующих этапам работы Отображение информация о текущем состоянии документа Отображение информация о текущем состоянии документа

43 Стоимость системы ESCOM.DOC Программное обеспечение: 860 у.е. Программное обеспечение: 860 у.е. Лицензия на 1 подключение: 15 у.е. Лицензия на 1 подключение: 15 у.е.

44 Контакты ЗАО «Евроменеджмент» г. Москва ул. Верхняя д.34 оф. 707 ЗАО «Евроменеджмент» г. Москва ул. Верхняя д.34 оф. 707 Тел. (495) Тел. (495) Факс (495) Факс (495) icq: (Филатов Максим Сергеевич) icq: (Филатов Максим Сергеевич)