АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ОАО «МОЭК» Руководитель Аппарата руководства ОАО «МОЭК-Регион» Джума Игорь Олегович Круглый. - презентация

1 АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ОАО «МОЭК» Руководитель Аппарата руководства ОАО «МОЭК-Регион» Джума Игорь Олегович Круглый стол: «Системы электронного документооборота и хранения данных » ОАО «МOСКОВСКАЯ ОБЪЕДИНЕННАЯ ЭНЕРГЕТИЧЕСКАЯ КОМПАНИЯ»

2 ОАО «МОЭК» Создано распоряжением Правительства Москвы от РП Миссия Общества - обеспечение качественного и надежного теплоснабжения потребителей города Москвы наиболее экономичным образом при минимальном негативном воздействии на окружающую среду. Основными целями деятельности ОАО «МОЭК» являются: Качественное и бесперебойное тепло- и электроснабжение потребителей с минимальными издержками; Внедрение современных высокоэффективных технологий, направленных на повышение качества тепло- и электроснабжения; Развитие энергетического хозяйства столицы, модернизация энергообъектов и ввод новых мощностей; Улучшение инвестиционного климата в ТЭК города Москвы. ОАО «МОЭК-Регион» Открытое акционерное общество «МОЭК-Регион» зарегистрировано 25 марта 2008 года. Учредители компании: ОАО «МОЭК» и ООО «МОЭК-Финанс». Целью создания ОАО «МОЭК-Регион» является развитие компании как национального оператора, управляющего муниципальными теплогенерирующими и сетевыми активами, расположенными за пределами города Москвы.

3 ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕПЛОСНАБЖЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ Теплоснабжение города Москвы осуществляется ОАО «МОЭК» совместно с другими организациями. Общая протяженность тепловых сетей города Москвы составляет более 15 тысяч километров, из которых ОАО «МОЭК» обслуживает 10 тысяч километров. Сегодня коллектив ОАО «МОЭК» насчитывает сотрудников, которые обслуживают 8772 центральных и индивидуальных тепловых пунктов (ЦТП/ИТП), 42 районных тепловых станции (РТС), 31 квартальные тепловые станции (КТС) и 110 малых котельных (МК).

4 ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ОАО «МОЭК» В настоящее время ОАО «МОЭК» - это: Центральный аппарат управления; 10 филиалов, эксплуатирующих теплоэнергетическое оборудование, образованных в соответствии с административно-территориальным делением города Москвы; 7 филиалов, централизованно выполняющих специализированные функции: сбытовую; ремонтно-сервисную; материально-технического обеспечения; аварийно-транспортную; социально-бытовую; ремонтно-строительную; информационно-технологичную. 3 дочерних зависимых общества: ОАО «МОЭК-Регион», ОАО «МОЭК-Проект» и ОАО «МОЭК-Генерация».

5 Большой поток деловой переписки со сторонними организациями. Реорганизация ОАО «МОЭК»: создание новых 15-ти филиалов и как следствие резкое увеличение объемов внутреннего документооборота. Недостаточная скорость движения внутренних документов в связи с удаленностью филиалов от Аппарата управления. Проблемы своевременного поиска документов, хранящихся децентрализовано в структурных подразделениях ОАО «МОЭК». Использование несовершенных, устаревших, не связанных между собой средств автоматизации делопроизводства и документооборота, влекущих дублирование документов и ошибки персонала. Длительный процесс согласования документов. Сложность контроля за своевременным и качественным исполнением поручений руководства компании. ПРЕДПОСЫЛКИ СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ

6 Создание единой среды, обеспечивающей коллективную работу с документами компании. Введение в деловой оборот электронных документов, имеющих юридическую силу, с постепенной заменой ими бумажных документов. Повышение качества и оперативности документирования управленческой деятельности и работы с документами в компании с сокращением операционных затрат на делопроизводство. Сокращение времени на доставку документов исполнителям поручений. Усиление контроля исполнения поручений и повышение уровня исполнительской дисциплины в компании. Обеспечение целостности, достоверности и защиты электронных документов от несанкционированного доступа путем применения надежных криптографических систем и отказоустойчивых аппаратных средств. ЦЕЛИ СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ

7 Выбор программного продукта основывался на анализе современных систем автоматизации документооборота, представленных на российском рынке. Главные критерии, повлиявшие на выбор системы: Наличие у подрядчика готового решения. Возможность максимально быстро адаптировать систему при любых изменениях в структуре компании. Наличие механизмов, позволяющих интегрировать программный продукт с имеющимися и внедряемыми в ОАО «МОЭК» автоматизированными системами. Опыт внедрения систем автоматизации документооборота в крупных энергетических компаниях. Возможность поставки требуемого аппаратного комплекса для обеспечения надежного функционирования системы. Оптимальная стоимость предложения. ВЫБОР ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА

8 По результатам проведенного экспертного анализа представленных на российском рынке систем документооборота и делопроизводства Управляющий комитет ОАО «МОЭК» признал победителем ЗАО «ЛАНИТ», предложившее внедрить систему на базе собственного программного продукта LanDocs, отвечающего всем требования ОАО «МОЭК», и поставить оборудование для программно-аппаратного комплекса. В июле 2006 г. между ОАО «МОЭК» и ЗАО «ЛАНИТ» заключен договор на внедрение АС «Делопроизводство». РЕЗУЛЬТАТЫ ВЫБОРА

9 Июль 2006 г. Изучение существующего порядка движения документов в ОАО «МОЭК». Разработка и согласование проектных документов: «Техническое задание на внедрение системы», «Календарный план- график внедрения системы». Сентябрь 2006 г. Реализация пилотного проекта на 50 рабочих местах в Аппарате управления и Филиале 9 «Северо-Западный» ОАО «МОЭК». Ноябрь 2006 г. Опытная эксплуатация системы на 250 рабочих местах в Аппарате управления и Филиалах 1-15 ОАО «МОЭК». Декабрь 2006 г. Проведение испытания АС «Делопроизводство» в соответствии с методикой испытаний. Январь 2007 г. Ввод АС «Делопроизводство» в промышленную эксплуатацию. Март 2007 г. Тиражирование системы на 900 рабочих мест. Январь 2008 г. Введение механизма однократной регистрации документов. ЭТАПЫ ПРОЕКТА

10 Для реализации проекта такого масштаба в столь короткие сроки было обеспечено выполнение следующих мероприятий: Создана Рабочая группа, координирующая все этапы внедрения системы. Установлен и настроен программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий надежную работу системы. Подготовлен на базе ЕИВЦ ОАО «МОЭК» учебный класс на 21 рабочее место. Проведено обучение сотрудников ОАО «МОЭК» по работе в системе, по результатам которого проведено тестирование пользователей. Разработана краткая инструкция для пользователей АС «Делопроизводство». Разработан и утвержден регламент работы в АС «Делопроизводство». Организована «горячая линия» консультаций для пользователей. Для повышения эффективности использования системы, пользователей не имеющих полнофункционального доступа к системе произведена интеграция с Microsoft Office Outlook, в результате которой еще 1090 сотрудникам ОАО «МОЭК» была предоставлена возможность получения документов и поручений по ним в электронном виде. ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ

11 Автоматизация всех этапов работы с документами - от создания проекта документа до списания его в архив. Использование электронных документов – полноценных аналогов бумажных документов. Однократный ввод документов в систему, надежное централизованное хранение документов. Автоматическая регистрация всех действий пользователей в системе с возможностью аудита. Автоматизация контроля исполнения поручений. Обеспечение коллективной работы с документами. Быстрый поиск документов по любым его реквизитам, а также по заданному контексту. Возможность доступа к системе через Интернет. ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ СИСТЕМЫ

12 ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА РЕШЕНИЯ

13 Создана единая система документационного обеспечения управления компанией. Общее количество пользователей составляет 2000 сотрудников ОАО «МОЭК». Автоматизирована работа Центрального архива ОАО «МОЭК». Обеспечен доступ работников компании к архиву корпоративных документов. Обеспечен эффективный сквозной контроль исполнения поручений работниками на всех уровнях подчинения, существенно повышен уровень исполнительской дисциплины Сокращено время доставки документов конечным исполнителям. Значительно повышены надежность хранения и уровень защиты документов путем разграничения доступа и шифрования. ОСНОВНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ

14 На основе проектного опыта разработано отраслевое (ЖКХ) решение высокой степени готовности Комплектность: ПО LanDocs + комплект настроек + прототипы специализированных справочников + руководство по управлению проектом развертывания системы документооборота. Отраслевой адресат: высший и линейный менеджмент сферы управления ЖКХ. РАЗВИТИЕ РЫНКА И ТИРАЖИРОВАНИЕ РЕШЕНИЯ

15 Постоянное внимание к проекту руководства Общества ввиду актуальности решаемых бизнес-задач. Технологическая зрелость и высокий уровень готовности базового кода системы, заложенные в нем возможности гибкой адаптации ПО к задачам проекта. Активное и творческое отношение к задачам проекта всех участников проектной команды (со стороны проектанта и со стороны заказчика). Наличие у проектанта богатой методической базы для решения конкретных задач управления проектом внедрения СЭД (библиотеки прототипов проектных документов). ФАКТОРЫ УСПЕХА ПРОЕКТА

16 Внедрение АС «Делопроизводство» в дочерних зависимых обществах ОАО «МОЭК». Поэтапное увеличение количества рабочих мест (в том числе установка системы на предприятиях и отделениях сбыта). Расширение функциональных возможностей системы. Интеграция с внедряемыми в ОАО «МОЭК» информационными системами. ПЛАНЫ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ И РАЗВИТИЮ СИСТЕМЫ в гг.

17 Руководитель Аппарата руководства ОАО «МОЭК-Регион» Джума Игорь Олегович Спасибо за внимание