Оформление управленческих документов Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, - презентация

1 Оформление управленческих документов Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации На основе законодательных, нормативных и нормативно- методических документов каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами На основе законодательных, нормативных и нормативно- методических документов каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами

2 ГОСТ Р 6.30 – 2003 ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3 Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми Требования стандарта являются рекомендуемыми

4 СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ Реквизит – обязательный элемент оформления документа 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа

5 Каждый конкретный вид документа содержит свой набор обязательных реквизитов Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

6 Форматы бумаги Формат Формат (от лат. formo - придаю форму) размер страницы книги, листа, карточки и т.п. Максимальный размер изделия, которое может быть получено или обработано на той или иной машине Работа по упорядочению и унификации форматов бумаги была проведена в 1920-х гг. Площадь основного формата А0 (841 мм х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам Ряд А Ряд В Ряд С А 0 841*1189 В *1414 С 0 917*1287 А 1 594*841 В 1 707*1000 С 1 648*917 А 2 420*594 В 2 500*707 С 2 452*648 А 3 297*420 В 3 353*500 С 3 323*458 А 4 210*297 В 4 250*353 С 4 229*324 А 5 148*210 В 5 176*250 С 5 162*229 А 6 105*148 В 6 125*176 С 6 114*162 А 7 74*105 В 7 88*125 С 7 81*114 А 8 52*74 В 8 62*88 С 8 57*81 А 9 37*52 В 9 44*62 А 10 26*37 В 10 31*44 А 11 18*26 В 11 22*31 А 12 13*18 В 12 15*22 А 13 9*13 Помимо форматов серии А, используются форматы серий В и С Форматы серии В используются в полиграфии, для выпуска книг, конвертов и паспортов Серия C используется только для конвертов B 4> С 4 > A 4 Практический смысл этого в том, что лист A4 можно вложить в конверт C4, а конверт C4 можно вложить в плотный конверт B4. (мм.)

7 Виды бланков организационно-распорядительных документов для организации 1. общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма) 2. бланк письма 3. бланк конкретного вида документа (кроме письма) 4. должностной бланк 5. гербовый бланк 6. бланк на двух языках

8 Требования к бланкам Виды бланков должны быть утверждены Виды бланков должны быть утверждены Бланки структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи Бланки структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210×297) и А5 (148×210) Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210×297) и А5 (148×210) Бланки документов должны иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее Бланки документов должны иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее Бланки изготавливаются с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся с помощью компьютера непосредственно при изготовлении конкретного документа Бланки изготавливаются с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся с помощью компьютера непосредственно при изготовлении конкретного документа

9 Требования к бланкам ГОСТом предусмотрено два способа расположения реквизитов на бланке 1. Угловое расположение Все реквизиты бланка располагаются в левом верхнем углу

10 Требования к бланкам ГОСТом предусмотрено два способа расположения реквизитов на бланке 2. Продольное расположение Все реквизиты бланка располагаются в верхней части страницы по центру

11 Реквизиты общего бланка Герб РФ, субъекта РФ или муниципального образования Герб РФ, субъекта РФ или муниципального образования Наименование организации Наименование организации Место составления или издания документа Место составления или издания документа ограничительные отметки для следующих реквизитов: Дата документа Дата документа Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа

12 Реквизиты бланка письма Герб РФ, субъекта РФ или муниципального образования Герб РФ, субъекта РФ или муниципального образования Наименование организации Наименование организации Справочные данные об организации Справочные данные об организации Код организации Код организации Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) ограничительные отметки для следующих реквизитов: Дата, номер документа Дата, номер документа Ссылка на регистрационной номер и дату документа Ссылка на регистрационной номер и дату документа

13 Реквизиты бланка конкретного вида документа Герб РФ, субъекта РФ или муниципального образования Герб РФ, субъекта РФ или муниципального образования Наименование организации Наименование организации Вид документа (кроме письма) Вид документа (кроме письма) Место составления или издания документа Место составления или издания документа ограничительные отметки для следующих реквизитов: Дата, регистрационный номер документа Дата, регистрационный номер документа

14 Реквизиты должностного бланка Должностной бланк может разрабатываться как на основе общего Должностной бланк может разрабатываться как на основе общего бланка, так и на основе бланка письма организации. Стандартные реквизиты бланка письма и общего бланка дополняются наименованием должности Стандартные реквизиты бланка письма и общего бланка дополняются наименованием должности

15 Бланк на двух языках Может применяться в субъектах РФ, в которых наряду с русским принят второй государственный язык

16 Реквизиты бланка

17 Реквизит 01. Государственный Герб Российской Федерации Реквизит 01. Государственный Герб Российской Федерации Государственный Герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом О Государственном гербе Российской Федерации (от с изм. от ) Предусмотрено 3 варианта изображение Герба РФ на бланках документов 1. Многоцветный вариант 2. Одноцветный вариант на геральдическом щите 3. Одноцветный вариант без геральдического щита

18 Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках: федеральных конституционных законов и федеральных законов; указов и распоряжений Президента Российской Федерации; постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; решений Конституционного Суда Российской Федерации; решений Верховного Суда Российской Федерации; решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; Президента Российской Федерации; Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; Правительства Российской Федерации; Конституционного Суда Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации; Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

19 Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках: Администрации Президента Российской Федерации; полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах; федеральных органов исполнительной власти; Генеральной прокуратуры Российской Федерации; Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации; Счетной палаты Российской Федерации; Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; Центрального банка Российской Федерации. Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках: Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации; органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации; федеральных судов; - органов прокуратуры Российской Федерации; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

20 Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации Согласно закону Республики Карелия «О Государственном гербе Республики Карелия» от 5 октября 2000 года Государственный герб Республики Карелия помещается на: бланках законов Республики Карелия, постановлений и распоряжений Законодательного Собрания Республики Карелия и его палат, Председателя Правительства Республики Карелия, Правительства Республики Карелия, постановлений Конституционного суда Республики Карелия официальных бланках Законодательного Собрания Республики Карелия, его палат и Аппарата, официальных бланках депутатов Законодательного Собрания Республики Карелия, официальных бланках Председателя Правительства Республики Карелия, органов исполнительной власти Республики Карелия, Конституционного суда Республики Карелия; официальных изданиях органов государственной власти Республики Карелия

21 Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации) Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования Федерального закона от 23 сентября 1992 г "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров" Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований Федерального закона от 23 сентября 1992 г "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров"

22 Реквизит 04. Код организации Реквизит 04. Код организации Проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов Проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов Реквизит используется для изготовления бланков Реквизит используется для изготовления бланков

23 Общероссийские классификаторы технико- экономической и социальной информации В РФ сформирована Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) ЕСКК включает в себя совокупность общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭИ), систему их ведения и комплекс нормативных документов, устанавливающих единые методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации Общероссийские классификаторы приравнены к ГОСТам Ведение общероссийских классификаторов обеспечивают: Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Ростехрегулирование), Федеральная служба государственной статистики (Росстат), федеральные органы исполнительной власти, обеспечивающие разработку, ведение и применение общероссийского классификатора Основанием создания и работы по поддержанию в актуальном состоянии Общероссийских классификаторов являются: Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. 184-ФЗ «О техническом регулировании» Постановление Правительства Российской Федерации от 10 ноября 2003 г. 677 «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области» (c изменениями от 4 августа 2005 г. 493) Распоряжение Правительства Российской Федерации от 23 ноября 2006 г р, в соответствии с которым перечень общероссийских классификаторов, предусмотренный предыдущим постановлением дополняется Общероссийским классификатором территорий муниципальных образований Правила стандартизации ПР "Основные положения и порядок проведения работ по разработке, ведению и применению общероссийских классификаторов" Применение общероссийских классификаторов является обязательным при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов, а также при межведомственном обмене информацией и в других случаях, установленных законодательством Российской Федерации. Общероссийские классификаторы используются в правовых актах в социально- экономической области для однозначной идентификации объектов правоотношений В настоящее время действует 34 общероссийских классификатора по основным видам технико-экономической и социальной информации, в том числе по продукции, услугам, основным фондам, валютам, странам мира Все классификаторы в зависимости от содержания разделяются на три группы: Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях: 1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях: – Общероссийский классификатор стандартов (ОКС); – Общероссийский классификатор продукции (ОКП); – Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД); – Общероссийский классификатор валют (ОКБ); – Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ); – Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) и др. Классификаторы информации об организационных структурах: 2.Классификаторы информации об организационных структурах: – Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ); – Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО); – Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР); – Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ); – Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др. Классификаторы информации о населении и кадрах: 3.Классификаторы информации о населении и кадрах: – Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН); – Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО); – Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); – Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.

24 Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер юридического лица(ОГРН) Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) ОГРН - государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г. ОГРН относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

25 Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами ИНН/КПП относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица Код причины постановки на учет (КПП) используется только для учета организаций КПП – это 9-тизначный номер, присваиваемый организации при регистрации ее в налоговых органах Содержит следующую информацию: Код причина порядковый налогового постановки номер постановки органа на учет на учёт по соответствующей причине NNNN PP XXX

26 Реквизит 07. Код формы документа Реквизит 07. Код формы документа Проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) служит для: – – ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи – – сокращения количества возможных ошибок является: – – элементом идентификации документа – – одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации Код состоит из 7 цифр и контрольного числа Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: – Учредительный договор

27 Реквизит 08. Наименование организации Реквизит 08. Наименование организации Наименование организации являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах Реквизит 08 входит в состав реквизитов, которые используются для создания бланков На бланках обязательно указывается полное наименование организации Все аббревиатуры (ООО, ОАО, ЗАО) расшифровываются Сокращенное наименование организации помещается на бланках только в случае, если оно закреплено в учредительных документах Сокращенное наименование помещается под полным в скобках При наличии вышестоящей организации, ее наименование указывают над наименованием организации Допускается указывать на бланках сокращенное наименование вышестоящей организации без обозначения полного Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации При подготовке бланка должностного лица или бланка структурного подразделения, наименование должности или структурного подразделения помещается под наименованием организации При подготовке документа двумя и более организациями их наименования помещаются одно под другим, в зависимости от уровня управления. Наименования организаций одного уровня управления помещают на одном уровне

28 Полное наименование организации Сокращенное наименование организации Сокращенное наименование вышестоящей организации Обозначение должности

29 Реквизит 09. Справочные данные об организации Реквизит 09. Справочные данные об организации используется для изготовления бланков писем общем бланкена бланке конкретного документа не указывают на общем бланке и на бланке конкретного документа справочные данные не указывают обязательно в состав справочных данных обязательно включается почтовый адрес организации и телефон, все остальные сведения организация указывает по своему усмотрению как правило в составе справочных данных указывается: – – номер факса – – банковские реквизиты – – – – адрес сайта

30 Реквизит 10. Наименование вида документа Реквизит 10. Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа письманикогда не указывается на бланке письма наименование вида документа никогда не указывается пишется прописными буквами (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ)

31 Обязательный реквизит любого документа Датой документа является дата его подписания или утверждения Для протокола – дата заседания Для акта – дата события Относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки Оформление: 1. Цифровой способ – Словесно-цифровой – 05 апреля 2008 Реквизит 11. Дата документа Реквизит 11. Дата документа Дата официального документа Дата официального документа – это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования

32 Реквизит 12. Регистрационный номер документа Реквизит 12. Регистрационный номер документа Регистрация Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация, Регистрация, в числе прочих условий, придает документу юридическую силу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Регистрацияучетконтроль справочная работа Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам. входящие, исходящие и внутренние документы организации Регистрации подвергаются входящие, исходящие и внутренние документы организации регистрационный номер Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер Регистрационный номер документа это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации Регистрационный номер Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации любыми другими индексами, которые приняты в организации Порядок регистрацииструктура регистрационных номеров Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации совместно двумя и более организациями Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки

33 Отдельные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам Отдельные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам Регистрационный номер приказов и протоколов состоит из порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива Регистрационный номер приказов и протоколов состоит из порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива Регистрационный номер письма может состоять из нескольких частей: Регистрационный номер письма может состоять из нескольких частей: -индекс отдела - номер дела по номенклатуре дел - порядковый номер поступающего (отправляемого) документа 01-13/159

34

35 Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа - включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ Реквизит оформляется преимущественно в письмах-ответах Сведения в реквизит переносятся из поступившего документа и соответствуют его дате и регистрационному номеру На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом: На от

36

37 Реквизит 14. Место составления или издания документа Реквизит 14. Место составления или издания документа Место составления или издания документа "Наименование организации""Справочные данные об организации" Место составления или издания документа - указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации" Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления Могут использоваться только общепринятые сокращения Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: «Петрозаводский государственный университет» В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего не ставится буква "г." "бург""град" Москвой При указании места составления не ставится буква "г." перед наименованиями городов, оканчивающихся на "бург" и "град", а также Москвой Место составления или издания документа относится к реквизитам, используемых для изготовления бланков

38 Реквизит 15. Адресат Реквизит 15. Адресат В качестве адресата могут выступать: учреждение должностное лицо физическое лицо При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией Расположение Расположение На угловом бланке

39 На продольном бланке Генеральному директору ЗАО «Термика» Оформление Адресование учреждению Адресование учреждению 1. Муниципальное учреждение «Муниципальный архив г.Петрозаводска» 2. Администрация г. Петрозаводска Комитет по вопросам ЖКХ 3. Петрозаводский государственный университет пр. Ленина, д. 33, г. Петрозаводск, Республика Карелия, Адресование должностному лицу Адресование должностному лицу 1. Главе Петрозаводского городского округа В.Н. Маслякову 2.Директору МУ «МАП» Е.А. Евсеевой 3. Администрация г.Петрозаводска Комитет по вопросам ЖКХ Начальнику управления жилищного хозяйства П.В. Гармашу

40 Адресование физическому лицу Адресование физическому лицу Сидорову Л.К. ул. Парфёнова, д. 4, кв. 5 г. Петрозаводск, Адресование однородным адресатам Адресование однородным адресатам Администрации районов Московской области Директорам школ Сегежского района Документ не должен содержать более четырех адресатов Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают При большем числе адресатов составляют список рассылки документа

41 Реквизит 16. Гриф утверждения документа Реквизит 16. Гриф утверждения документа Гриф утверждения Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Проставляется в правом верхнем углу Документ может утверждаться 2 способами: 1. Должностным лицом УТВЕРЖДАЮ Глава Петрозаводского городского округа Личная подпись В.Н.Масляков Специально издаваемым документом УТВЕРЖДЕНО Постановлением Главы Петрозаводского Постановлением Главы Петрозаводского городского округа городского округа от Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО

42 Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству Государственной системы документационного обеспечения управления Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приводится в приложении 4 Государственной системы документационного обеспечения управления

43 Некоторые из видов документов, подлежащих утверждению: акты акты (проверок и ревизий; списания; экспертизы; передачи дел; и т.д.); инструкции инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.); планы планы (производственные; строительно-монтажных, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; ученого совета и т.д.); положения положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.); стандарты стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия); структура и штатная численность структура и штатная численность; тарифные ставки тарифные ставки; уставы уставы (государственных предприятий (объединений), входящих в состав объединений и т.д.); формы унифицированных документов формы унифицированных документов; штатные расписания и изменения к ним штатные расписания и изменения к ним.

44 Реквизит 17. Резолюция Реквизит 17. Резолюция Резолюция документа Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение Резолюция состоит из следующих элементов: 1.Фамилии и инициалы исполнителей Если указывается несколько исполнителей, то ответственным считается тот, чья фамилия названа первой 2. Содержание поручения Что сделать и к какому сроку 3. Личная подпись 4. Дата проставления резолюции Резолюция пишется руководителем от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте На документе не должно быть более четырех резолюций

45 Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 В этом случае основные элементы резолюции дополняются указанием даты и регистрационного номера документа, к которому она относится ПОРУЧЕНИЕМ Оформленная на отдельном листе резолюция называется ПОРУЧЕНИЕМ Поручение подшивается в дело вместе с документом, к которому оно относится

46 Реквизит 18. Заголовок к тексту Реквизит 18. Заголовок к тексту Заголовок к тексту Заголовок к тексту - реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Является поисковым признаком документа Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? о чем (о ком)? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)? чего (кого)? Например: Должностная инструкция ведущего эксперта Располагается под реквизитами бланка, отступив от них 2-3 межстрочных интервала Печатается через один межстрочный интервал от границы левого поля без абзаца Пишется с прописной («большой») буквы Не должен занимать более пяти строк

47 В конце заголовка точка не ставится Заголовки не подчеркиваются и не выделяются кавычками Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать

48 Реквизит 19. Отметка о контроле Реквизит 19. Отметка о контроле Отметка о контроле Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения "К" "Контроль" Отметку о контроле обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль" Проставляется в верхнем правом углу первого листа документа

49 Реквизит 20. Текст документа Реквизит 20. Текст документа Текст официального документа Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации двух частей Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения) Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту Например: Во исполнение Указа Президента Чувашской Республики от 25 ноября 2008 года 121 «О Годе земледельца»

50 приказ, распоряжение В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу") В документах коллегиальных органов В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил") В совместных документах В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили") Текст протокола Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили") положение, инструкция акт, справка В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила") В письмах используют следующие формы изложения В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным« Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный интервал

51 Реквизит 21. Отметка о наличии приложения Реквизит 21. Отметка о наличии приложения Отметка о наличии приложения Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющий основной документОформление - после текста письма Отметку о приложении проставляют после текста письма, отступая от него на 2-4 интервала - - Отметка проставляется от границы левого поля без абзаца - под Реквизит «Подпись» оформляется под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2-4 межстрочных интервала -Отметка о наличии приложения проставляется в ПИСЬМАХ, СПРАВКАХ, ДОКЛАДНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ и СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСКАХ -Отметка о наличии приложения не проставляется в ПРОТОКОЛАХ и распорядительных документах (ПРИКАЗАХ, РАСПОРЯЖЕНИЯХ, УКАЗАНИЯХ, ПОСТАНОВЛЕНИЯХ, РЕШЕНИЯХ)

52 - ГОСТом предусмотрено 2 варианта оформления реквизита «Отметка о наличии приложения»: 1. Приложение названо в тексте документа. Приложение: на 5 л. в 2 экз. 2. Приложение не названо в тексте документа. Приложения : 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. -Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают: Приложение: ГОСТ Р «Унифицированная система…» в 1 экз. -Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: Письмо АКБ «Кредит» от /1 и приложение к нему, всего на 10 л. - Если приложения направляются только некоторым из указанных адресов (в случаях, когда в одном письме указаны несколько адресатов) Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес. Приложение:ГОСТ Р «Унифицированная система…» в 1 экз. в первый адрес. Приложение: ГОСТ Р «Унифицированная система…» в 1 экз. в первый адрес.

53 Документы - приложения могут быть трех видов: - утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); - поясняющие или дополняющие содержание другого документа; - направляемые с письмом в другие организации На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу пишут «Приложение …» с указанием наименования, даты и номера документа, к которому относится приложение Приложение 1 к письму ЗАО «Термика» от /03-06 ИЛИ ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к письму ЗАО «Термика» от /03-06 Надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять: 1.Когда отправляется самостоятельный документ, не имеющий адресной части с сопроводительным письмом. 2.На документе, который утверждается распорядительным документом. Таким образом, надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера, проставляется в случае, если 1.Приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для письма 2.если приложение носит справочный или аналитический характер

54

55 Реквизит 22. Подпись Реквизит 22. Подпись Подпись Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица Является одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу Право подписания документов должностными лицами предоставляется следующими документами: -Учредительными документами организации (устав, положение, учредительный договор) -Распорядительными документами о делегировании полномочий -Доверенностями на выполнение определенных действий от имени организацииОформление. В состав реквизита входят следующие элементы: 1. Наименование должности - Полное, если документ составлен не на бланке организации - Сокращенное, если документ составлен на бланке 2. Личная подпись 3. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) ДолжностьЛичная подписьИ.О. Фамилия - Проставляется от левого поля, без абзаца, через 2-4 интервала после текста (или отметки о наличии приложения).

56 Варианты подписания документов ДиректорЛичная подпись Е.А.Евсеева Главный бухгалтер Личная подпись А.С.Салова Директор МУ «МАП» Директор МУППЭС Личная подпись Е.А.Евсеева Личная подпись С.И.Костин Председатель комиссии Личная подпись Ю.И.Дмитриев Члены комиссии Личная подписьО.В.Ломакина Личная подписьЕ.В.Онищенко Личная подписьЕ.В.Онищенко Личная подписьЛ.В.Шерстнёва Личная подписьЛ.В.Шерстнёва

57 Основные правила подписания документов Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку Протокол подписывает председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь Документы информационного, справочного или аналитического характера подписываются исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц Документы денежного, материального или кредитного характера, подписывают руководитель организации и гл. бухгалтер (бухгалтер) Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, руководителям структурных подразделений

58 Если должностное лицо, подпись которого требуется на документе, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель Обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам") Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности Если документ оформляется на бланке должностного лица, то из реквизита «Подпись» убирается наименование должности

59 Реквизит 23. Гриф согласования документа Реквизит 23. Гриф согласования документа Гриф согласования внешнее согласование Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием (т.е. им оформляется внешнее согласование документа) СОГЛАСОВАНО Министр финансов Республики Карелия Личная подпись А.С.Колесов СОГЛАСОВАНО Письмо министра финансов Республики Карелия от /567 Документ может быть согласован: 1. Должностным лицом2. Другим документом Гриф состоит из следующих элементов: 1.Слово «СОГЛАСОВАНО» 2.Полное наименование должности 3.Личная подпись, расшифровка 4.Дата Гриф состоит из следующих элементов: 1.Слово «СОГЛАСОВАНО» 2.Вид документа и наименование органа, его принявшего 3. Дата, номер

60 Проставляется ниже (на 2-3 интервала) реквизита "Подпись» в левом нижнем поле документа Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается» Если к документу имеются замечания, то гриф согласования не подписывается ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО "Термика" Генеральный директор ЗАО Торговый дом "Амур" Личная подпись А.Г. ЦицинЛичная подпись В.Е. Афанасьев Дата СОГЛАСОВАНО Президент Интер-Траст Лтд.Председатель Правления Банка "Прогресс" Личная подпись Н.М.ТитовЛичная подпись А.С. Лунев Дата

61 Согласование документа осуществляется в следующей последовательности: с должностными лицами федеральных органов исполнительной власти; с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе; с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа; при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями; с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов

62 Реквизит 24. Виза согласования документа Реквизит 24. Виза согласования документа Виза официального документа Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа (т.е. визой оформляется ВНУТРЕННЕЕ согласование документа) Включает в себя: Если к документу нет замечаний:При наличии замечаний: 1.Должность лица, визирующего документ 2.Личную подпись, расшифровку 3.Дату проставления визы Начальник нормативно-правового управления Личная подпись О.В.Ломакина Предложение «Замечания прилагаются» 1.Должность лица, визирующего документ 2.Личную подпись, расшифровку 3.Дату проставления визы Замечания прилагаются Начальник нормативно-правового управления Личная подпись О.В.Ломакина

63 Проставление визы Для документа, подлинник которого остается в организации в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа Для документа, подлинник которого отправляется из организации в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа

64 Реквизит 25. Оттиск печати Реквизит 25. Оттиск печати Относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу Относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу Заверяет подлинность подписи должностного лица на: Заверяет подлинность подписи должностного лица на: - служебных удостоверениях - договорах - доверенностях - других документах, предусмотренных действующим законодательством - других документах, предусмотренных действующим законодательством Печать «Для документов» заверяет: Печать «Для документов» заверяет: - копии документов - выписки - размноженные экземпляры На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ Наименование должности, все элементы и слова печати и личная подпись должностного лица должны быть хорошо читаемы Наименование должности, все элементы и слова печати и личная подпись должностного лица должны быть хорошо читаемы

65 Инструкция по применению печатей Для упорядочения использования печатей, в организации разрабатывается Инструкция по применению печатей Разделы: перечень печатей, используемых в организации; места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями; порядок пользования печатями

66 Реквизит 26. Отметка о заверении копии Реквизит 26. Отметка о заверении копии Отметка о заверении копии Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа Проставляется ниже реквизита «Подпись» Состоит из: 1.Слова «Верно» 2.Должности лица, заверяющего документ, личной подписи и расшифровки 3.Даты проставления отметкиВерно СекретарьЛичная подписьЗ.Ф. Иванова Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.) Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами

67 Реквизит 27. Отметка об исполнителе Реквизит 27. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа Включает в себя: 1. Инициалы и фамилию исполнителя документа 2. Номер его телефона Располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу В.А. Иванов Может дополняться наименованием должности исполнителя, имя и фамилия могут писаться полностью

68 Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ личную подпись должностного лица, проставившего отметку дату проставления Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ Отправлен факс от В дело Личная подпись Дата

69 Проставляется в нижнем левом углу документа

70 Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты) Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа

71 Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации