Microsoft Excel 2003 Irina Kisseljova 2009 a. Темы Понятие списка данных Меню Data Data- Form Data- Sort Data- Filter. - презентация

1 Microsoft Excel 2003 Irina Kisseljova 2009 a

2 Темы Понятие списка данных Меню Data Data- Form Data- Sort Data- Filter

3 Понятие списка данных Список данных (Data List) - набор строк таблицы, содержащий связанные данные. Каждая строка, которую называют записью (record) имеет одинаковую структуру. Список - это набор строк таблицы Excel, хранящий связанные данные.

4 Меню Data Для работы со списками данных Excel имеет специальные средства, которые можно найти в меню Data.

5 Меню Data(2) Data/Form... -для просмотра, редактирования, добавления данных а также составления запросов; Data/Sort… - упорядочить (сортировать) данные по одному или нескольким полям Data/Filter…- делать выборку (фильтрацию) данных Data/Subtotal…- составлять промежуточные отчёты Data/Pivot /Table…- создавать сводные таблицы

6 Меню Data(3) Для выполнения перечисленных действий таблица (база данных) должна соответствовать следующим условиям: Все столбцы (поля) должны иметь заголовки (имена) Таблица должна быть отделена от других данных по меньшей мере одной пустой строкой или столбцом При выборе действия активная ячейка должна находится в области базы данных.

7 Подменю Form (Data->Form) Создание списка Построить аккуратный список можно за три шага: Сформируйте заглавную строку. В каждом столбце этой строки введите название соответствующего поля записи.

8 Data->Form (2) Щелкните на любой из ячеек заглавной строки, а затем из меню Date (Данные) выберите команду Form (Форма).

9 Data->Form (3) Вводите данные в каждую графу диалогового окна. Для перехода из графы в графу можно пользоваться клавишей Tab. Закончив ввод, щелкните на кнопке New (Добавить). После этого можно вводить следующую запись. Затем снова щелчок на кнопке New (Добавить) - и еще одна запись помещена в список.

10 Подменю Sort (Data->Sort) Сортировка строк и столбцов списка Для упорядочения и анализа данных в списке применяется команда Sort. Sort позволяет переставлять записи в определенном порядке на основании значений одного или нескольких столбцов или переставлять столбцы на основании значений в строках.

11 Data->Sort (2)

12 Data->Sort(3) Существуют три типа сортировки: в возрастающем порядке в убывающем порядке в пользовательском порядке

13 Data->Sort(4) Сортировка списка по возрастанию означает упорядочение списка в порядке: от 0 до 9, пробелы, символы, буквы от А до Z или от А до Я, Сортировка списка по убыванию - в обратном порядке.

14 Data->Sort(5) Пользовательский порядок сортировки задается пользователем в окне диалога Options

15 Подменю Filter(Data-> Filter) Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор временно скрывает.

16 Data-> Filter (2) К средствам фильтрации относятся: Автофильтр Расширенный фильтр

17 Data-> Filter->AutoFilter Перед применением команды AutoFilter выделите ячейку в диапазоне списка. Далее выполните команду Data-> Filter->AutoFilter, справа от заголовков (подписей) столбцов появятся кнопки со стрелками автофильтра (раскрывающиеся списки команд автофильтра).

18 Data-> Filter->AutoFilter(2) Если щелкнуть стрелку автофильтра, отображается список различных вариантов фильтрации и сортировки по возрастанию и убыванию. Список команд автофильтра и их назначение: All- все записи будут отображаться на экране Top откроется окно диалога Top 10 AutoFilter в том случае, если данные в столбце являются числами. С помощью этого окна можно быстро просмотреть до десяти наибольших или наименьших чисел в столбце.

19 Data-> Filter->AutoFilter(3) Custom... - откроется окно диалога "Пользовательский автофильтр". С помощью этого окна можно отсортировать записи, удовлетворяющие одному или двум условиям

20 Data-> Filter->AutoFilter->Custom В окне диалога "Пользовательский фильтр" можно выбрать следующие операторы: равно = equals не равно = does not equal больше =is geater than больше или равно = is geater than or equal to меньше =is less than меньше или равно is less than or equal to начинается с=begin with не начинается с = does not begin with заканчивается с = ends with не заканчивается с= does not begin with

21 Data-> Filter->AutoFilter(4) Уникальные имена - это список неповторяющихся записей в ячейках столбца. Если щелкнуть левой кнопкой мыши на одном из уникальных имен, то редактор скроет строки, которые не содержат выбранных данных

22 Data-> Filter-> Advanced Filter Команда Advanced Filter используется для фильтрации по более сложным условиям отбора записей,по нескольким условиям отбора в одном столбце, по нескольким условиям отбора в нескольких столбцах или для отбора записей по условиям отбора с помощью формулы.

23 Data-> Filter-> Advanced Filter (2) Перед применением команды Advanced Filter необходимо подготовить условия отбора (вспомагательная таблица) После создания диапазона условий отбора, можно применить к списку команду Advanced Filter.

24 Data-> Filter-> Advanced Filter (2)

25 Excel teaching.com/excel/lsn027.html teaching.com/excel/lsn027.html