Учет движения документов и отчеты в СЭД Работу выполнила Студентка группы ПИ-51 Хижун О.В. - презентация

1 Учет движения документов и отчеты в СЭД Работу выполнила Студентка группы ПИ-51 Хижун О.В

2 Документ основная единица информации, и все существование системы документооборота посвящены хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности

3 Учет движения документов– одна из необходимостей учета в организации. Позволяет отслеживать : движение документов, изменения в документах, сроки исполнения документов, контролировать все версии.

4 Регистрация документов Основная цель – придание документу юридической силы Так же позволяет обеспечить Учет контроль возможность поиска документов

5 Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.

6 Основной принцип регистрации – однократность Входящие документы – в день поступления Внутренние и исходящие документы – в день подписания или утверждения.

7 Электронная карточка Обязательный состав реквизитов: автор документа; название вида документа; дата документа; индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию; заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа; номер дела по номенклатуре дел

8 Регистрация в DocsVision

9 Резолюция резолюцией определяется дальнейший путь движения документа, время его получения подразделением и исполнителем в состав данного реквизита входят ФИО исполнителя (ей) содержание поручения сроки исполнения подпись руководителя дата.

10 Форма р езолюци и

11 Окно просмотра резолюции

12 ОТЧЕТ - составленные по определенной форме сведения, данные о деятельности организации, компании за определенный прошедший период. Оперативные. Аналитические.

13 Завершающиеся работы по исполнителям Сводный отчет по подразделениям организации Сводный отчет по контрагентам Оперативные отчеты сводныеиндивидуальные

14 Аналитические отчеты выдают информацию о проделанной работе за определенный период времени Примеры таких отчетов: Исполненные документы по исполнителям Исполненные документы по номенклатуре

15