Ильмов Владимир DETA +79056324230 vladimir.ilmov@gmail.com Система предварительной записи DETATRAK Ильмов Владимир DETA +79056324230. - презентация

1 Ильмов Владимир DETA Система предварительной записи DETATRAK Ильмов Владимир DETA Возможности системы

2 Архитектура системы DETATRAK Модуль записи Оператор Терминал Интернет Живая очередь Модуль отчётов Управление записями Отчёты Консоль управления Заполнение форм DETA

3 Модуль записи Единый функционал предварительной записи по следующим направлениям: Интернет Оператор (телефон) – обычно система предоставляет расширенные возможности записи через сотрудников подразделения. Терминал (с выдачей чека) Живая очередь Модуль отвечает за предоставление пользователю возможности выбора даты/времени обслуживания, используя его параметры и заданные правила доступности DETA

4 Процесс подбора времени Определяемые пользователем РегионФиз. / Юр. ЛицоЖелаемая услугаКритерии Определяемые системой Оператор системыVIP время Дополнительные услуги Дополнительные критерии Правила доступности ОфисовОбъектовРасписанийСвободное времяУникальностьДругие…. Пользовательский выбор ОфисОбъектДень, время DETA

5 «Живая очередь» Модуль позволяет осуществлять запись на текущие сутки в порядке живой очереди с указанием времени обслуживания и порядкового номера, аналогично системам обслуживания с ожиданием клиентов, применяемым к примеру в офисах «Сбербанка России». Может быть скомбинирован с объектами предварительной записи, и в случае обнаружения свободного времени в объектах предварительной записи модуль будет осуществлять запись в любой доступный объект обслуживания. Пользователь должен ввести минимальное число параметров используя терминал и система выдаст подтверждающий чек с порядковым номером обслуживания и точным указанием времени. DETA

6 Заполнение форм Модуль заполнения форм позволяет пользователям заполнять различные виды документов с целью печати. Модуль позволяет пользователям осуществлять распечатку квитанций на оплату с автоматической подстановкой корректных параметров платежа (ОКАТО, БИК, КПП и другие) в зависимости от офиса оказания услуг. Для печати документов используется кросс-платформенный формат (PDF), с помощью которого можно за короткое время перевести в электронный вид любой печатный документ. На данный момент модуль поддерживает следующие виды документов квитанций для оплаты в Сбербанке России заявления на постановку/снятие на учёт транспортного средства Осуществляется автоматическая валидация данных пользователя и сохраняется для дальнейшей обработки в подразделении, для оптимизации работы применяется bar-коды и штрих-коды. DETA

7 Определяемые пользователем Для работы алгоритма подбора времени пользователь должен задать параметры, определенные администратором системы. 7 Стандартные: Регион Желаемая услуга Физ/Юр лицо Заданные администратором: ФИО Номер ПТС Марка автомобиля Тип транспортного средства Другие… Список может меняться в зависимости от выбранной услуги DETA

8 Определяемые пользователем Параметр «Тип транспортного средства» используется для определения доступности объектов, например, осмотр грузового транспорта возможен только на специально оборудованных линиях. По параметру «Номер ПТС» система определяет и ограничивает число дублирующих записей для предотвращения «мусора», и в случае обнаружения дубликатов не позволит продолжить запись. В этом случае для продолжения пользователь должен будет отменить предыдущую запись. «Желаемая услуга» используется в том числе и для определения количества требуемых записей, например для «Регистрационного действия» требуется осмотр ТС на линии и запись в окно на подачу документов. Система позволяет подтверждать одновременно неограниченное число записей в зависимости от конфигурации DETA

9 Определяемые системой Сотрудник подразделения, осуществляющий запись по телефону имеет расширенные возможности записи Расширенное время записи, на которое пользователи интернет и терминалов не могут быть записаны самостоятельно. VIP время – специально выделенный дополнительный критерий, который доступен для выбора Оператором, открывает дополнительные линии или расширяет расписание существующих. Дополнительные услуги, офисы, объекты запись на которые не может быть осуществлена через интернет или терминалы Привилегии Оператора позволяют отменять записи, просматривать списки зарегистрированных с возможностями поиска по различным полям, например «ФИО», «Номер ПТС» и другим DETA

10 Правила доступности Правила доступности позволяют системе автоматически подбирать время обслуживания клиентов. Офисы Настройка доступности по параметрам пользователя, например, для физических и юридических лиц список доступных офисов обслуживания может отличаться. Объекты Настройка доступности по параметрам пользователя, дополнительным критериям, включающие в себя, например, «Тип транспортного средства». Расписание Зависимость от дня недели, параметров пользователя, параметров определяемых системой - расписание объектов может быть различаться. Учитывается расширенное время для записи через оператора и организация VIP обслуживания DETA

11 Правила доступности Свободное время При выборе объектов учитываются только те объекты на которых осталось свободное время, достаточное для оказания услуги. Применяемые алгоритмы не позволяют пользователям сформировать запись на одинаковое время одной и той же линии. Уникальность Настройка уникальности позволяет ограничить количество записей одного и того же пользователя с целью предотвращения дубликатов. Администратор может установить максимальное количество записей с одинаковым значением данного поля, это может быть любое поле, например, «Номер ПТС» или «Номер паспорта гражданина». Продолжительность оказания услуги (минуты) Продолжительность оказания услуги зависит от параметров пользователя, определяемых системой, линии, офиса DETA

12 Правила доступности Выходные дни, праздники, непредвиденные перерывы в работе подразделений. Правила выходных дней позволяют администратору вносить корректировки в расписание работы офисов или объектов. Даты действия правил доступности. Любые правила доступности содержат в себе дату начала работы правила и дату окончания работы, позволяет организовывать сезонное расписание, временно изменять время обслуживания, срочных обстоятельств или других факторов, оказывающих влияние на процесс. Даты могут быть заданы администратором заранее и система с наступлением определенного срока автоматически начнёт их учитывать. Например можно задать правило, чтобы 1-го июня 2013 года появилась возможность записи в новый объект DETA

13 Пользовательский выбор Система анализирует параметры, правила доступности и формирует для пользователя список доступных ему офисов, объектов, дней и времени возможного для записи. Для Оператора предоставляется возможность выбора времени из всех доступных объектов, для пользователя есть возможность выбора офиса и времени обслуживания, система сама выбирает возможный объект. Для оптимизации обслуживания, алгоритм выбора времени осуществляет запись последовательно до 100% заполнения каждого из объектов офиса. Это позволяет избежать «дыр» в обслуживании DETA

14 Пользовательский выбор Осуществляя запись через терминал, оборудованный устройством печати чеков, система предоставляет подтверждающий документ. Возможность пользователям самостоятельной отмены записи. Уведомление пользователя подтверждением по (если введён) DETA

15 Модуль отчётов Позволяет получать списки записей на конкретный объект и дату, используется подразделениями при невозможность получить состояние очереди через Интернет или внутреннюю сеть. Возможна интеграция с офисной АТС (asterisk) для автоматической рассылки факсов. Возможность управления записями пользователям с правами Оператора. Возможно искать, просматривать, отменять регистрацию. Отчёт сверки позволяет найти совпадение записей с данными внешних систем. Это полезно для анализа и очистки системы от пользователей, которые записались, но уже прошли обслуживание в «живую очередь». Отчёт строится на основании полнотекстового поиска и позволяет находить похожие записи DETA

16 Модуль отчётов Отчёт о текущем состоянии очереди Обычно публикуется над объектом обслуживания и отображает ФИО и время обслуживания для записей в течение следующих 40 минут для отображения и пользователям и сотрудникам подразделения. Статистический отчёт загрузки объектов Необходим для анализа текущей ситуации, позволяет осуществлять планирование записи, отчёт поддержки принятия решений о изменении расписания, расширении или сокращении времени предварительной записи, загрузка системы с группировкой по офисам DETA

17 Консоль управления Модуль позволяет осуществлять управление конфигурацией системы и выполняет следующие задачи Добавление / удаление офисов, объектов обслуживания. Настройка расписания Управления пользователями системы (операторами, администраторами) Управление дополнительными критериями Добавление / удаление услуг, пользовательских параметров. Управление механизмом выходных дней Установка длительности обслуживания DETA

18 Спасибо Ильмов Владимир DETA DETA