II Тренинг Силламяэского Клуба Волонтёров 09.02.2013 Проект: Волонтёры для общины Написание проектов и их руководство ( Теория и практика ) - презентация

1 II Тренинг Силламяэского Клуба Волонтёров Проект: Волонтёры для общины Написание проектов и их руководство ( Теория и практика )

2 ПРОГРАММА СЕМИНАРА 1. Проекты, программы и проектное ходатайство ( понятия ) 2. С чего начинается хорошее проектное ходатайство ? 3. Описание проблемы 4. Определение целевой группы и бенефициариев ( выгодоприобретателей ) 5. Составление программы деятельности 6. Планирование структуры руководства проекта 7. Составление бюджета проекта 8. Описание ожидаемых результатов проекта 9. Определение возможных индикаторов оценки результатов проекта 10. Опасные ошибки при составлении ходатайства проекта, и какие проекты не финансируются Проект: Волонтёры для общины

3 Проект – что это такое ? Проект: Волонтёры для общины

4 Понятие проекта Новый Одноразовый Временное ограничение Нужда в необходимых ресурсах Интердисциплинарный Сложно планировать Сложно руководить Опасность риска Конфликтность Значимость Временное одноразовое задание, в котором чётко обозначены конечные цели, затраты и время проведения Проект: Волонтёры для общины

5 Проект - понятие Проект - ( в случае проекта некоммерческого / общественного сектора ) документ, который рассматривает следующие темы : ходатайствующий, цель, целевая группа, причина, связь с программами развития, описание действий, метод, устойчивость, бюджет, партнёрство, приграничное сотрудничество, структура управления, технические / технологические аспекты, юридическое основание, гласность / открытость, риски (SWOT), оценивание и т. д. По объёму проект обычно несколько десятков страниц. Проект: Волонтёры для общины

6 Понятие программы Программа это – сборников проектов, которые связаны одной общей стратегической целью. Или – одна или несколько сильных ясно различаемых тем ( общая технология, ресурсная или клиентская база ), которая требует совместную структуру управления. Проект: Волонтёры для общины

7 Понятие программы Проект: Волонтёры для общины

8 Понятие ходатайства проекта Независимо от финансирующего института ходатайство проекта включает в себя всегда следующее : Описание проблемы или ситуации в данный момент Цели Программу деятельности Бюджет Описание команды проекта и системы управления Описание ожидаемых результатов Проект: Волонтёры для общины

9 Почему, Как и Когда надо писать проекты ? Почему ? – Проект это реальная деятельность, целью которой является решение / изменение ситуации. Как ? – Написание проекта зависит от условий, которые предусмотрены конкурсом / программой. Когда ? – Желательно писать проект за 1 месяц до окончания срока, в случае большого проекта желательно начинать за 6/12 месяцев до окончания срока. Проект: Волонтёры для общины

10 Для совершенствования планирования проекта : P.A.R.C Planning – Планирование Action – Деятельность Reflection – Рефлекция / обратная связь Celebration – Празднование S.M.A.R.T. Specific – Специфические Measurable – Измеримые Achievable – Досягаемые Realistic – Реалистичные Time – bound – Придерживаются временных рамок Проект: Волонтёры для общины

11 Управление проектом Руководство проектом это использование знаний, умений, средств и техники так, чтобы было возможным осуществить необходимые действия для достижения проектных целей. Проект: Волонтёры для общины

12 10 основных принципов управления проектом Оценивание нужды Приоритизация нужды Сбор команды и обзор умений её членов Мозговой штурм и выбор проекта Составление бюджета и программы, а также обзор денежных источников Построение партнёрских отношений – выбор руководителя проекта Сбор финансовых средств и ресурсов Реализация проекта – управление проектом = руководство персоналом, временем, деньгами, и эффективное руководство Внешний мониторинг проекта и его оценивание Составление отчёта должно быть обдуманным, просмотренным, а также должна быть оценка Проект: Волонтёры для общины

13 S.M.E.A.C. Situation – опиши специфические нужды своей общины Mission – что мы должны делать, чтобы исполнить нужды Execution – как вы реализуете проект ( Когда ? Где ? Как ? Какие материалы ? и т. д.?) Administration – кто что делает ? Роль каждого члена команды ? Communication – как доставить информацию о проекте в общество Проект: Волонтёры для общины

14 СТРУКТУРА ХОРОШЕГО ПРОЕКТА Проект: Волонтёры для общины

15 Составление описания проблемы Всё равно, с какой стороны мы это сделаем, в любом случае тут должно выясниться то, почему этот проект нужно проводить Чем больше можно принести цифровых обозначений в необходимости проекта, тем лучше Если необходимость основывается на каком - нибудь исследовании, то это будет очень сильным аргументом и этот пункт проекта будет высоко оценён NB! Все утверждения должны быть правдивы и доказаны Проект: Волонтёры для общины

16 Определение целевой группы и бенефициариев Бенефициарии Учреждение, организация или группа людей, в чьих интересах проект проводится или кто получает пользу от результатов проекта Целевая группа Целевой группой являются те учреждения, организации или ЛЮДИ, кто будет использовать продукцию проекта Проект: Волонтёры для общины

17 Лицо, предлагающее решение Владелец финансов Владелец проблемы Проект: Волонтёры для общины Заказчик Исполнитель Бенефициарий

18 Основные стороны участия в проекте Проект: Волонтёры для общины ИНФОРМАЦИЯ Владелец проблемы Владелец финансов Лицо, предлагающее решение ЗаказчикИсполнитель Результат Время Цена

19 Бенефициарии и целевые группы Кто инициировал проект ? На кого направлен проект ? Заинтересована ли целевая группа проекта в самом проекте ? Кто бенефициарий ? Дойдёт ли польза до целевой группы ? Является ли партнёр бенефициарием ? и т. д. Один из важнейших пунктов при оценивании NB! Кто делает проект и для кого ? Кто получит пользу – ходатайствующий, партнёры, целевая группа или общество ? Связывающие группы Проект: Волонтёры для общины

20 Составление программы деятельности Программа действий это А и Б проекта Программа действий должна быть понятной, конкретной и объединённой с другими частями проекта, включая бюджет ! Программу действий можно представить в виде таблицы При составлении программы укажи время проведения, лиц, которые отвечают / проводят до цели Действия ведут к целям Проект: Волонтёры для общины

21 Структура руководства проекта Член группы проекта Лицо, которое выбрано командой проекта из - за своих профессиональных умений, а также в обязательства которого входит выполнение конкретных задач в ходе проекта Структура руководства проекта Показывает то, как члены группы проекта сгруппированы, какие сферы ответственности у них и какая субординация Проект: Волонтёры для общины

22 Руководитель проекта БухгалтерКоординатор Руководитель по коммуникациям Ассистент Проект: Волонтёры для общины

23 Структура руководства проекта От руководителя зависит успех проекта, ищи опытных людей ! Руководитель проекта должен быть причастен к разработке бюджета и самого проекта Не делай руководство проектом сложным и громоздким, эксперт должен тоже понимать ваши мысли ! Не переадминистрируй ! Проект: Волонтёры для общины

24 Составление бюджета проекта Наличие плана расходов важно для : финансирующему проект руководству организации руководителю проекта Планирование расходов даст финансирующему проект возможность вовремя обеспечить материальными средствами Наличие плана расходов это одно из важнейших оснований для принятия решений для руководства организации или финансирующего фонда Для руководителя проекта бюджетные расходы это инструмент контроля и проектного надзора Проект: Волонтёры для общины

25 Составление бюджета проекта Каждое действие в проекте может быть связано : С зарплатой для исполнителей работы С расходами на нужные материалы для исполнения работы С расходами на средства для проведения деятельности С расходами на аутсорсинговые услуги ( субподрядные расходы ) С расходами на капитал и т. д. Проект: Волонтёры для общины

26 Статьи расходов при составлении бюджета проекта Расходы на рабочую силу Заказанные работы и услуги Расходы конторы Мероприятия Транспортные расходы Информирование Инвестиции Другие прямые расходы Организационная деятельность и / или расходы на развитие ( форма бюджета KÜSK) Проект: Волонтёры для общины

27 БЮДЖЕТ : прямые и косвенные расходы ПРЯМЫЕ РАСХОДЫ это те расходы, которые можно документально доказать, и которые для проведения проекта напрямую необходимы КОСВЕННЫЕ РАСХОДЫ это те расходы, которые невозможно точно фиксировать, часто их называют общими расходами Проект: Волонтёры для общины

28 Составление бюджета Деятельность должна быть связана с бюджетом Бюджет должен быть так детализирован, чтобы его мог понять и обычный человек Бюджет должен отвечать следующим требованиям : Расходы, связанные с руководством проекта Разрешённые и НЕРАЗРЕШЁННЫЕ расходы Доля своего и софинансирования Доля денежного и неденежного финансирования И другие условия, написанные в руководстве по написанию проекта Стоимость должна быть обоснована / реалистична Ценовые предложения должны быть согласованы с бюджетом Проект: Волонтёры для общины

29 Основные ошибки при составлении бюджета В заработных платах забываются налоги Денежную и денежноизмеримую часть показывают в бюджете неправильно В бюджет накачивается « воздух » и ненужные расходы Указываются затраты, что сделаны до официального начала проекта В бюджет записываются затраты, несвязанные с проектом Скупятся Проект: Волонтёры для общины

30 Составление бюджета проекта NB! При составлении бюджета проекта : Начинай составление бюджета заранее, будь основателен ! Принимай предложения, считайся с ними ! Делай реальный бюджет ! Не закачивай « воздух » и не скупись ! При долгосрочном проекте считайся с инфляцией ! Следи за перечнем неподходящих расходы ! Планируй своё финансирование точно, соответствуя инструкциям по написанию проекта ! Проект: Волонтёры для общины

31 Описание предполагаемых результатов Квантитативные и ( количественные величины ) Число участников Тираж печатных изданий Число страниц Килограммы, метры и т. д. Квалитативные результаты ( возможно осуществить в ходе исследований ) Рост чувства защищённости Увеличение удовлетворения Рост информированности И т. д. Проект: Волонтёры для общины

32 Описание предполагаемых результатов В каждом проекте есть квантитативные результаты и их надо выставлять конкретными цифрами ( участвовало 400 человек, напечатано 500 справочников и т. д.) Чем больше их можно выставить, тем лучше. При квалитативных результатах надо предвидеть как в программе проекта, так и в бюджете исследования до и после проекта. Проект: Волонтёры для общины

33 Описание предполагаемых результатов Оценочная комиссия или эксперт сравнивает полученный и обещанный результат с формой ходатайства. Ожидаемый результат надо описать. Комиссия или эксперт не делают сами выводов. Результат это не деятельность ! Проект: Волонтёры для общины

34 Распространение результатов Целью распространения результатов проекта является : чтобы результаты могли использовать как можно большее количество заинтересованных групп, которые получают пользу от информации, связанной с проектом ; кому могла бы принести какую - нибудь пользу информация, связанная с проектом ; как эта информация могла бы до них дойти ( постер, новостное письмо, брошюра, веб - страница, инфосеминар и т. д.); какой должна быть главная идея / смысл, доведённая до заинтересованных сторон ; Каким было бы лучшее время для доведения главной мысли / идеи. Проект: Волонтёры для общины

35 Устойчивость Прямая устойчивость проекта после реализации проекта следует описание организованной / проведённой деятельности со стороны заявителя и партнёров, планируемая стоимость, источники финансирования, денежное покрытие расходов ( покрытие текущих расходов после окончания проекта ), прямые доказательства устойчивости Косвенная устойчивость проекта созданные во время реализации проекта предпосылки для последующего развития, прогнозы ( проект создаст заявленные предпосылки для частного инвестора, прогнозируется создание рабочих мест в заявленные сроки ). Проект: Волонтёры для общины

36 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ Почему пишутся проекты ? Какие цели у S.M.A.R.T.? Кто такой бенефициарий и целевая группа ? Какая разница между прямыми и косвенными расходами ? Что такое квантитативные и квалитативные результаты ? Проект: Волонтёры для общины