Деловые коммуникации Методика и тактика проведения деловой беседы и совещания. - презентация

1 Деловые коммуникации Методика и тактика проведения деловой беседы и совещания

2 Проведение деловой беседы Основные этапы деловой беседы: Подготовительные мероприятия Начало самой беседы Информирование всех присутствующих Завершение деловой беседы

3 Подготовительные мероприятия Выбор места для проведения беседы: Оно должно быть спокойным, уединенным, но не интимным Договориться об удобном для всех времени встречи Составить план деловой беседы Собрать всю необходимую информацию о второй стороне

4 Положение собеседника за столом Положение сотрудничества Данная позиция подходит, если стороны переговоров разделяют одну и ту же точку зрения Это наиболее удачная позиция для выработки совместных решений

5 Положение собеседника за столом Круглый стол Создает атмосферу дружеской неформальной беседы

6 Положение собеседника за столом Оборонительно- соревновательное положение Участники делового разговора сидят за прямоугольным столом друг напротив друга Стол является барьером и создается атмосфера конкуренции Подходит для проведения переговоров

7 Положение собеседника за столом Угловое положение Данное положение выбирают люди, находящиеся в дружеских отношениях Такая позиция хороша для привлечения нового покупателя

8 Положение собеседника за столом Независимое положение Данную позицию занимают люди, которые не хотят сотрудничать друг с другом Обычно так садятся в кафе, библиотеках, парках и т.д.

9 НАЧАЛО БЕСЕДЫ На начало беседы отводится обычно до 10-15% времени Приемы начала беседы: Прием снятия напряженности – комплименты собеседнику Прием «зацепки» - в процессе изложения проблемы найти зацепку и начать разговор Прием прямого подхода – сразу сообщается цель разговора и переход к обсуждению проблемы

10 Информирование присутствующих Для изменения мнения (или частичного изменения мнения) собеседника, смягчения противоречия существует аргументирование: доказательная аргументация – когда необходимо что-либо обосновать Контраргументация – опровержение доводов собеседника, спор

11 Логические методы аргументирования Фундаментальный – собеседника знакомят с фактами и сведениями, которые лежат в основе вашего доказательства Метод извлечения выводов – четкая аргументация, которая выводится шаг за шагом посредством частичных выводов Метод «да, но…» - сначала Вы соглашаетесь с деловым партнером, но потом даете противоположное мнение

12 Спекулятивные методы игнорирования (уловки в деловых разговорах) Техника изоляции – выдергивание отдельных фраз из выступления и их пересказывание с противоположным смыслом Техника изменения направления – собеседник переходит к другому вопросу, которые не имеет отношения к делу Техника ввода в заблуждение – деловой партнер собирает разную информацию, которая запутана и пытается ее перемешать

13 Ступени процесса аргументации Ступень главных аргументов – приподносятся в процессе аргументации Ступень вспомогательных аргументов – подкрепляют главные аргументы Ступень фактов – доказательства для вспомогательных и главных аргументов

14 Методы убеждения Метод положительных ответов – построить вопросы так, чтобы на первые из них собеседник смог дать положительные ответы Метод классической риторики – сначала Вы соглашаетесь с собеседником, а потом неожиданно опровергаете информацию

15 Завершение деловой беседы Условия завершения деловой беседы: Беседа направлена в нужное русло Все приведенные аргументы убедили собеседника Собеседник получил от Вас ответы на все вопросы Вы получили всю необходимую информацию и сделали выводы Создание благоприятной атмосферы для завершения деловой беседы

16 Деловое совещание Совещание - коллективное обсуждение тех или иных вопросов. Существуют различные виды деловых совещаний: диктаторские (начальник говорит, остальные слушают) автократические (руководитель задает вопросы каждому участнику и они отвечают) сегрегативные (доклад руководителя и некоторых подчиненных) дискуссионные (свободный обмен мнениями) свободные (совещания без председателя и четкой повестки дня)

17 Подготовка к проведению совещания Сначала принимается решение о его проведении, составляется повестка дня (все обсуждаемые вопросы), дата и время начала Целесообразно указать продолжительность совещания, состав участников, подготовить помещения для проведения совещания Состав участников – на совещание приглашаются те участники, присутствие которых необходимо, и которые вовлечены в решение рассматриваемых вопросов Необходимо также подобрать правильное время для проведения заседания Выступающим участникам необходимо заранее подготовить доклад

18 Проведение совещания Один из участников совещания ведет протокол Ведущий, как правило, в начале совещания за короткое время оповещает еще раз о его цели, повестке дня, выработке возможных решений и порядке ведения протокола Вопросы в повестке дня формируется по степени важности и сложности. Первым лучше обсуждать недискуссионный вопрос, чтобы создать благоприятный психологический климат Выбирается стиль ведения совещания

19 Проведение совещания Чтобы деловое совещание было плодотворным ведущий должен уметь правильно организовать дискуссию Необходимо проявлять к участникам дискуссии деликатность, выслушивать их мнение Спор между участниками должен иметь временные границы и не должен переходить на личность. В процессе спора необходимо убедить, а не уязвить, т.е. обидеть оппонента. Также к спору или дискуссии следует подготовиться, т.е. в свою защиту приводить весомые доказательства (факты, аргументы)

20 Психологические типы участников совещания позитивист спорщик словоохотливый расспрашивающий Также существуют и другие типы участников: агрессор – характеризуется тем, что критикует всех подряд удалившийся – не склонен обсуждать вопросы, перескакивает на личные темы адвокат дьявола - заведомо задает такие вопросы, которые ведут в тупик

21 Принятие решений на совещаниях Каждое деловое совещание завершается принятием тех или иных решений Этапы принятия решений: Создание благоприятной атмосферы для проведения совещания Определение проблемы Определение целей делового совещания Выработка альтернатив Выработка совместного решения После принятия решений участникам совещания раздают поручения или ставят определенные задачи

22 Завершение заседания В завершении любого совещания всегда подводят итоги. Ведущему обобщает все положения, называет принятые решения Завершать заседание рекомендуется в четко назначенное время. Участники совещания должны уйти оттуда с чувством удовлетворения выполненной работы (их мнения выслушали, приняли во внимание, выработали коллективное решение) Все поручения, которые раздаются участникам совещания заносятся в протокол

23 Протокол совещания наименование учреждения название документа (протокол) дата заседания место заседания председатель (лицо, проводящее совещание) секретарь (лицо, которое ведет протокол) список присутствующих повестка дня (перечень рассматриваемых вопросов) текст (слушали-приняли) результаты голосования (необходим кворум) необходимые подписи