Документационное обеспечение управления в образовательной организации ТОИПКРО. - презентация

1 Документационное обеспечение управления в образовательной организации ТОИПКРО

2 ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ Делопроизводство (документационное обеспечение управления - ДОУ, Управление документами) – деятельность по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство - важнейший инструмент эффективного управления. Документооборот - это движение и учёт документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка). Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства информационным обеспечением деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации. Системы электронного документооборота- СЭД

3 Нормативная правовая база ДОУ 1.Постановление Правительства РФ от «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» 2.Приказ Росархива от «Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (приложения). 3.Приказ Министерства культуры РФ от «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 4.Унифицированные формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» 5.ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по его применению и внедрению. 6.ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» 7.ГОСТ Р «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Формы, размеры, технические требования»

4 Нормативная правовая база ДОУ 8. Приказ Минздравсоцразвития России от н «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования» 9. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и др. служащих, утвержден Постановлением Правительства РФ от (ред. от ) 10. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК , утвержденный Постановлением Госстандарта России от Основные правила работы ведомственных архивов (М., 1985г, Приказ Главархива СССР от г), одобренные Коллегией Росархива от Федеральный закон от ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». 13. Закон Томской области «Об архивном деле в Томской области» от ОЗ

5 Нормативная правовая база ДОУ 14. Федеральный закон от ФЗ «О персональных данных» 15. Федеральный закон от ФЗ, приказ Минздрасоцразвития РФ от (о страховом стаже) 16. Постановление Правительства РФ от «О трудовых книжках (ред. от ) 17. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от ) 19.Постановление Правительства РФ от «Об упорядочении изготовления, хранения и уничтожения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» 20. Приказ Минтруда России от н «Об утверждении профессионального стандарта «Педагог»

6 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ Существуют различные виды классификации документов: 1. по месту формирования: - поступающая корреспонденция (входящие док.); - направляемая корреспонденция (исходящие док); - внутренние документы (протоколы, приказы, положения, акты, договоры и т.д.) 2. по функциональному назначению: - организационные (Уставы, Положения, свидетельства о регистрации, лицензии и пр.); - локальные нормативные акты (коллективный договор, структура и штатное расписание, Правила ВТР, Положения об оплате труда, должностные инструкции и пр.); - распорядительные (приказы, распоряжения) - информационно-справочные (протоколы, планы, отчеты, письма, акты и пр.) 3. по наименованию; 4. по сроку исполнения; 5. по значимости (секретные, ДСП,..) ; и пр.

7 РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ В Инструкции по делопроизводству устанавливается, какие бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники. В Инструкции по делопроизводству может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов образовательного учреждения: бланк приказа; бланк распоряжения; бланк протокола, акта; бланк письма К обязательным реквизитам относятся: - наименование организации (автор документа); - дата документа; - регистрационный номер (или индекс) документа; - текст документа; - подпись. Если в документе отсутствует или неправильно оформлен один из этих реквизитов, документ становится недействительным, лишается юридической силы.

8 Разработка стандартных бланков Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги А4 (210х297мм) и А5 (210х148мм), меньший формат предусмотрен для документов небольшого (до семи строк) объема. Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. Муниципальное образовательное учреждение Средняя общеобразовательная школа 32 Зеленая ул., д. 8, г. Борисов, Тел./факс: (454) ОКПО , ОГРН ИНН/КПП / ___________ ______________ На ______ от _____________ Муниципальное образовательное учреждение Средняя общеобразовательная школа 32 Зеленая ул., д. 8, г. Борисов, Тел./факс: (454) ОКПО , ОГРН ИНН/КПП / ___________ _______________ На ______ от _______________

9 Муниципальн ая образовательн ая организация Средняя общеобразовательная школа 32 Зеленая ул., д. 8, г. Борисов Тел./факс: (454) ОКПО , 0ГРН , ИНН/КПП / _____ _ ___ ___________ Н а от ____________ Директору музея О проведении экскурсий Е.Ю. Карповой Уважаемая Елена Юрьевна! В соответствии с нашей договоренностью подтверждаем проведение экскурсии учащихся школы, запланированной на 30 сентября 2013 года с до Просим Вас выделить экскурсовода для проведения экскурсии по экспозиции музея, посвященной истории города с учениками 7 класса. Количество учащихся 30 человек. Приложение: Список учащихся на 1 л. в 1 экз. Директор школы _________________________ А.А.Петров (личная подпись) Петрова Ирина Юрьевна (8 2826)

10 Муниципальное образовательное учреждение Средняя общеобразовательная школа 32 ПРОТОКОЛ Заседания педагогического совета г. 12 г. Борисов Председатель - A.M. Кротов Секретарь - О.М. Дятлова Присутствовали: 15 педагогов (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1.Об итогах работы за 2008/09 учебный год. Выступление заместителя директора по учебной работе А.К. Караваева. 2.0 разработке учебного плана на 2009/10 учебный год. Выступление заместителя директора по методической работе М.Т. Петрова. 1. СЛУШАЛИ: А.К. Караваев - изложение основных показателей работы школы в 2008/09 учебном году (краткое содержание выступления). ВЫСТУПИЛИ: А.И. Егоров - (краткое содержание выступления). Г.Е. Иванов - (краткое содержание выступления). ПОСТАНОВИЛИ: 1.Утвердить отчет об учебной работе. 2. СЛУШАЛИ: М.Т. Петров - изложение основных учебных программ (краткое содержание выступления). ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. Утвердить учебный план Распределить учебную нагрузку педагогов. Приложение: 1. Список присутствующих. Список присутствующих на заседании на 1 л. в 1 экз.

11 Краткая форма протокола Наименование общеобразовательного учреждения Протокол N 00 заседания педагогического совета Томск Председатель А.И.Егоров Секретарь Ю.И.Краснова Присутствовали: ____________________________________________________ (должность, ф., и., о. присутствующих) 1. Об итогах работы школы за I полугодие 2013 г. (Иванов, Потапов, Сазонов) Постановили: 1.1. Утвердить Принять О.... (...) Постановили: Председатель Подпись Расшифровка подписи Секретарь Подпись Расшифровка подписи

12 ПРИКАЗЫ ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности образовательного учреждения. Приказы по функциональному назначению делятся на два вида – приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Сроки хранения приказов. Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении, можно условно разбить на 4 блока: организация УВП Финансово-хозяйственная деятельность Личный состав учащиеся

13 ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы: Достоверность и объективность описываемой ситуации; Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер; Краткость и лаконичность; Нейтральность и наличный характер изложения; Безэмоциональная оценка ситуации и фактов; Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения; Следование нормам официально-делового стиля речи. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа: Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

14 КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО 1. штатное расписание; 2. правила внутреннего трудового распорядка; 3. коллективный договор; 4.положение об оплате труда работников; 5. должностные инструкции на каждого работника; 6. приказы по личному составу (прием, переводы, увольнение); 7.приказы о поощрениях; 8. приказы о командировках, отпусках, взысканиях; 9. приказы по основной деятельности предприятия; 10. личная карточка на каждого работника; 11. трудовой договор на каждого работника; 12. личные дела работников; 13.протоколы аттестационной, конкурсных комиссий; 14. график отпусков; 15. документы, являющиеся основанием к приказам на поощрение; 16. документы, являющиеся основанием к приказам о командировании, отпусках, взысканиях; 17. трудовые книжки; 18. книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; 19.документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области. 20. журналы регистрации.

15 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации (учреждении), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Порядок формирования, согласования, утверждения и хранения. Примерная номенклатура образовательного учреждения. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПОРЯДОК работы руководителя образовательной организации с документами

16 ЗАКЛЮЧЕНИЕ ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА: 1.Делегирование полномочий - непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству - приказ. 2. Подготовка и утверждение инструкции по делопроизводству в ОО. 3. Издание приказа о возложении ответственности за ведение и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним. 4. Ежегодное издание приказа об утверждении номенклатуры дел на календарный год. 5. Утверждение состава экспертной комиссии 6. Ведение архива ОО