Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 года 01- 51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» Государственный. - презентация

1

2 Письмо Минобразования РФ от года /64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» Государственный стандарт РФ ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от г. 65- ст). Положения общеобразовательных учреждений об организации делопроизводства

3 Общие положения Документирование управленческой деятельности образовательного учреждения Прием и регистрация документов Контроль за сроками исполнения документов Составление номенклатуры и формирование дел Подготовка документов к передаче в архив Приложения (в количестве 24)

4 Область применения Состав реквизитов документов Требования к оформлению реквизитов документов Требования к бланкам документов

5 Общие положения Цели и задачи делопроизводства Принципы делопроизводства Функции делопроизводства Классификация документов Требования к оформлению документов Организация документооборота Номенклатура дел Отбор документов Требования к хранению и применению печати Перечень документов школы, подлежащих утверждению директором

6 Письмо Минобразования РФ от г /64 предлагает Примерную номенклатуру дел Примерная номенклатура дел является основой для составления номенклатуры дел конкретного общеобразовательного учреждения, способствует правильному формированию дел, служит унификацией ведения делопроизводства, ускоряет процесс обработки документов для передач их в архив В номенклатуре дел общеобразовательного учреждения отражаются все документы, возникающие в делопроизводстве школы, в том числе и не предусмотренные Примерной номенклатурой дел.

7 В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки и распределения исполненных документов в дела, индексации дел, определения сроков их хранения. Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения. При формировании дел требуется определять состав документов, включенных в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из газет и журналов и документов, подлежащих возврату, не допускается. Документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела.

8 Включает 9 блоков: 01 – канцелярия 02 – учебно-воспитательная работа 03 – кадры 04 – финансово-хозяйственная деятельность 05 – медицинская документация 06 – охрана труда и техника безопасности 07 – пожарная безопасность 08 – электробезопасность 09 – документы по гражданской обороне и действиях в чрезвычайных ситуациях

9 ______________________________________________________________________ (название вышестоящей организации) ______________________________________________________________________ (наименование учебного заведения) Дело N_____ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ (заголовок дела) Начато: ______________ 200 ____г. Окончено: ___________ 200 ____ г. На __________ листах Хранить _____________________

10 в дело помещаются только исполненные документы; документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями (запрещается подшивать в дела черновики, проекты документов и пр.); в дело включается один экземпляр документа; приложения помещают вместе с основными документами; документы разных сроков хранения формируются в разные дела; в деле группируются документы одного календарного года. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несет, в первую очередь, руководитель образовательного учреждения, который может делегировать эту функцию сотрудникам (заместителю, секретарю)

11 01-01Устав общеобразовательного учрежденияпостоянно 01-02Свидетельство о государственной регистрации и постановке на учет в ИНС постоянно 01-03Лицензия на право ведения образовательной деятельности и документы к ней постоянно 01-04Свидетельство об аттестации общеобразовательного учреждения и документы по аттестации учреждения постоянно Свидетельство об аккредитации общеобразовательного учрежденияпостоянно Свидетельства о государственной регистрации права оперативного управления зданиями и земельным участком постоянно 01-07Приказы департамента образования о работе общеобразовательного учреждения на период действия Программа развития общеобразовательного учрежденияпостоянно 01-09Нормативно-правовые документы о деятельности общеобразовательного учреждения на период действия Приказы директора общеобразовательного учреждения по основной деятельности и основания к ним (подлинники) 5 лет 01-11Протоколы производственных совещаний общеобразовательного учреждения 5 лет

12 01-12 Протоколы совещаний при директоре5 лет Коллективный договорпостоянно Правила внутреннего трудового распорядка1 год Должностные инструкции3 года Технический паспорт учрежденияпостоянно Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководствапостоянно Журнал регистрации входящей корреспонденции3 года Журнал регистрации исходящей корреспонденции3 года Номенклатура дел общеобразовательного учреждениядо замены Личные дела обучающихся3 года Алфавитная книга записи обучающихся50 лет

13 01-23 Книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей 50 лет Книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании50 лет Книга учета выдачи похвальных листов «За отличные успехи в учении»15 лет Книга учета выдачи похвальных грамот «За отличные успехи в изучении отдельных предметов» 15 лет Книга учета выдачи дипломов победителям школьного этапа всероссийской олимпиады школьников 15 лет Журнал регистрации пропусков на ЕГЭ и выдачи свидетельств о результатах единого государственного экзамена постоянно Журнал регистрации заявлений об участии в едином государственном экзаменепостоянно Журнал ознакомления обучающихся 9-х классов с результатами итоговой аттестации в новой форме 15 лет Журнал ознакомления обучающихся 11-х классов с результатами итоговой аттестации в формате ЕГЭ 15 лет

14 01-26 Документы (справки, заявления, выписки из протоколов и др.)5 лет Заявления, жалобы граждан и документы, связанные с их рассмотрением5 лет Переписка по административно-хозяйственным вопросам общеобразовательного учреждения 3 года Переписка по учебно-воспитательным вопросам общеобразовательного учреждения 3 года Акты проверок вышестоящими организациями3 года Договора общеобразовательного учреждения о сотрудничестве с различными организациями на срок действия Акты, заявления передачи и использования денежных средств и имущества, передаваемых в виде благотворительной помощи 5 лет Акты готовности общеобразовательного учреждения к новому учебному году5 лет План работы и протоколы заседаний Совета школыпостоянно

15 02-01 План работы на год 5 лет Учебный план постоянно Учебные программы до минования надобности Расписание занятий 1 год Протоколы заседаний педагогического совета школы и документы к ним 5 лет Протоколы заседаний экзаменационных комиссий 10 лет Статистические отчеты о работе общеобразовательного учреждения (формы ОШ-1, ОШ-3, ОШ-6, ОШ-9, 3-фк) 5 лет Классные журналы 5 лет Протоколы заседаний совета по профилактике и материалы к ним 3 года Журнал учета пропущенных и замещенных уроков 5 лет Журнал группы продленного дня 5 лет Журнал факультативных занятий 5 лет Журнал учета кружковой работы 5 лет Экзаменационные работы обучающихся 1 год Документы по совместной с правоохранительными органами работе с детьми 3 года Протоколы совещаний при заместителях директора 5 лет

16 03-01 Приказы директора общеобразовательного учреждения по личному составу 75 лет Приказы об отпусках, командировках, поощрениях, наложении взысканий, дополнительной оплате и др. 3 года Личные дела сотрудников школы 75 лет Личные карточки по форме Т-2 75 лет Книга учета личного состава педагогических работников школы 75 лет Трудовые книжки до востребования или 50 лет после ухода с работы Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним постоянно Документы по аттестации педагогических работников школы (планы, протоколы, характеристики) 5 лет Документы к приказам по личному составу (заявления, справки, акты и др.) 1 год

17 Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: заявление о приеме на работу; направление или представление; анкета; листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; аттестационный лист; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (в ред. Постановления Правительства РФ от г. 51) Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от г. 69)

18 04-01Штатное расписание общеобразовательного учреждения10 лет 04-02Смета доходов и расходов общеобразовательного учреждения5 лет 04-03Тарификационные списки педагогических работников75 лет 04-04Хозяйственные договоры о сотрудничестве с различными организациями5 лет 04-05Главная книга (ф )5 лет 04-06Технические паспорта на приборы и оборудование постоянно до списания 04-07Акты инвентаризации имущества (сличительная ведомость)3 года 04-08Табеля учета рабочего времени (ф )1 год 04-09Карточка-справка по лицевым счетам о начислении заработной платы (ф ) 75 лет 04-10Бухгалтерские отчеты общеобразовательного учреждения5 лет 04-11Кассовая книга5 лет 04-12Журнал операций расчетов по платежам из бюджета с организациями исполняющими бюджет по целевым средствам 3 5 лет 04-13Журнал операций по начислению заработной платы 55 лет

19 04-14Журнал операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками 6 5 лет 04-15Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (основные средства) 9 (бюджет, внебюджет) 5 лет 04-16Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (материалы) 13 5 лет 04-17Журнал операций справки по безвозмездному поступлению основных средств 16 5 лет 04-18Журнал операций расчетов по платежам из бюджета с организациями исполняющими бюджет 17 5 лет 04-19Журнал операций по амортизации основных средств 18 5 лет 04-20Журнал операций по кассовым расходам 15 лет 04-21Акты приема передач основных средств ОС-15 лет

20 04-22Оборотная ведомость по нефинансовым активам (ф ), бюджет5 года 04-23Оборотная ведомость по нефинансовым активам (ф ), внебюджет5 года 04-24Отчёт по столовой5 лет 04-25Карточки количественно-суммового учёта материальных ценностей (ф ) 5 года 04-26Книга учёта материальных ценностей (ф )5 лет 04-27Листки нетрудоспособности3 года 04-28Справки на получение льгот по налогам и другие3 года 04-29Карточки учёта материальных ценностей (ф )5года 04-30Книга выдачи доверенностей5 лет 04-31Книга регистрации боя посуды (ф )5 лет 04-32Книга учёта бланков строгой отчётности (ф )5 лет 04-33Реестр депонированных сумм (ф )5 лет 04-34Книга аналитического учёта депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий (ф ) 5 лет 04-35Авансовый отчёт (ф )5 лет

21 04-36Карточка учёта средств и расчётов (ф )5 лет 04-37Многогранная карточка (ф )5 лет 04-38Инвентарная опись наличных денежных средств (ф )5 лет 04-39Акты сверок с предприятиями5 лет 04-40Журнал регистрации бюджетных обязательств5 лет 04-41Сведения и заключении и исполнении (о прекращении действия) муниципальных контрактов 5 лет 04-42Договора о материальной ответственностипостоянно 04-43Инвентарные списки и карточки по основным средствам5 лет 04-44Реестр закупок для муниципальных нужд5 лет 04-45Муниципальные контракты на поставку товаров, оказание услуг, выполнение работ 5 лет 04-46Ведомость основных средств, переданных в эксплуатацию стоимостью до 1000 рублей, по нефинансовым активам 5 лет

22 05-01Медицинская карта ребенка – форма 026/Упостоянно 05-02Журнал для регистрации амбулаторных больных – форма 074/У 5 лет 05-03Журнал учета инфекционных заболеваний – форма 060/У 3 года 05-04Книга для записи санитарного состояний учреждений – форма 308/У 3 года 05-05Экстренное извещение об инфекционном заболевании, пищевом, остром отравлении, необычной реакции на прививку – форма 058/У 1 год 05-06Журнал учета санитарно-просветительской работы – форма 038/У 3 года 05-07Вкладной лист на подростка к медицинской карте амбулаторного больного – форма 025-1/У 5 лет 05-08Журнал учета профилактических прививок – форма 064/У 05-09Журнал здоровья1 год

23 05-10Медицинская справка школьника, отъезжающего в пионерский лагерь – форма 079/У 1 год 05-11Журнал регистрации медицинской помощи, оказываемой на занятиях физической культуры и спортивных мероприятиях – форма 061/У – для регистрации спортивных травм 5 лет 05-12Медицинская справка (врачебное профессионально- консультативное заключение) заполняется на абитуриентов, поступающих в высшие и средние учебные заведения, ПУ; на подростков, поступающих на работу – форма 086/У 5 лет 05-13Журнал готовой продукции (бракеражный журнал)3 года 05-14Журнал по контролю за скоропортящимися продуктами, поступающими на пищеблок 1 год 05-15Документы (акты, переписки и др.) о получении и расходовании медикаментов 3 года 05-16Документы (планы, справки, карточки, списки, графики, переписка) о периодических медицинских осмотрах и прививок обучающихся 3 года

24 06-01Положение о комиссии по охране труда в общеобразовательном учреждении5 лет 06-02Вводный инструктаж по охране трудапостоянно до замены новым 06-03Инструктаж по охране труда на рабочем местепостоянно до замены новым 06-04Инструкции по охране труда и технике безопасностипостоянно до замены новым 06-05Соглашение по охране труда между администрацией и профсоюзным комитетом общеобразовательного учреждения 1 год 06-06Планы организационно-технических мероприятий по улучшению условий охраны труда в общеобразовательном учреждении 1 год 06-07Планы и программы обучения работников по охране труда1 год 06-08Планы мероприятий по предупреждению детского дорожно-транспортного травматизма 1 год 06-09Протоколы заседаний комиссии по проверке знаний по ОТ работников общеобразовательного учреждения 3 года 06-10Журнал административно-общественного контроля по охране трудапостоянно

25 06-11Журнал регистрации вводного инструктажа45 лет 06-12Журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте 45 лет 06-13Журнал учета инструкций по охране труда45 лет 06-14Журнал выдачи инструкций по охране труда45 лет 06-15Акты о несчастном случае с воспитанником (форма Н-2)45 лет 06-16Акты о несчастном случае на производстве45 лет 06-17Журнал регистрации несчастных случаев с воспитанниками45 лет 06-18Журнал регистрации несчастных случаев на производстве45 лет 06-19Акты проверки выполнения соглашения по охране труда между администрацией и профсоюзным комитетом общеобразовательного учреждения 5 лет

26 07-01Инструкция о мерах противопожарной безопасности5 лет 07-02План противопожарных мероприятий1 год 07-03План эвакуации по этажамдо замены 07-04Приказ о противопожарном режиме в учреждении (4 раза)1 год 07-05Приказ о создании добровольной пожарной дружины1 год 07-06Приказ о назначении ответственных лиц за пожарную безопасность 1 год 07-07Инструкция о порядке действий персонала по обеспечению эвакуации в случае пожара 5 лет 07-08План проведения тренировки по эвакуации людей при пожаредо замены 07-09Журнал учета первичных средств пожаротушения45 лет 07-10Журнал регистрации противопожарного инструктажа45 лет

27 08-01Приказ о назначении ответственного лица за электрохозяйство 1 год 08-02Должностная инструкция отвечающего за электрохозяйство общеобразовательного учреждения 5 лет 08-03Инструкция для проведения инструктажа по первой квалификационной группе электробезопасности 5 лет 08-04Положение об организации обучения и проверки знаний по электробезопасности учреждения 5 лет 08-05Журнал проверки знаний по ТБ персонала с первой квалификационной группой электробезопасности 45 лет 08-06Приказ о разграничении персонала по квалификационным группам электробезопасности 1 год 08-07Типовые программы обучения персонала второй и четвертой квалификационных групп электробезопасности 5 лет 08-08Перечень работ, выполняемых в порядке текущей эксплуатации электроустановок постоянно

28 09-01Паспорт социально опасного объектапостоянно 09-02Списки детей по группам с адресами и телефонами родителейпостоянно 09-03Схемы оповещения сотрудников общеобразовательного учрежденияпостоянно 09-04Расчет укрытия личного состава в защитных сооруженияхдо замены новым 09-05Обязанности дежурного по общеобразовательному учреждениюдо замены новым 09-06Примерный план эвакуации учреждениядо замены новым 09-07Ведомость на выдачу имущества ГО личному составу5 лет 09-08Журналы учета учебных занятий, курсов ГО5 лет 09-09Программа подготовки рабочих и служащих по ГО, материалы курсов, учебные вопросы 3 года 09-10План действий при возникновении чрезвычайной ситуациидо замены новым 09-11Программы обучения при возникновении чрезвычайной ситуации3 года 09-12Схемы оповещения при возникновении чрезвычайной ситуациидо замены новым