Информационные системы управления проектами на базе продуктов Microsoft Опыт внедрения в органах гос. власти Комиссарова Татьяна Алексеевна Руководитель. - презентация

1 Информационные системы управления проектами на базе продуктов Microsoft Опыт внедрения в органах гос. власти Комиссарова Татьяна Алексеевна Руководитель Департамента ИТ решений ГК «Проектная ПРАКТИКА» PMP (PMI), IPMA (кат. B), PME

2 О ГК «Проектная ПРАКТИКА» 2 Более успешно реализованных проектов более специалистов обучено в нашем учебном центре Более лет на рынке управления проектами Консалтинг Обучение Внедрение Аутсорсинг Аккредитация СОВНЕТ (IPMA) Статус Global R.E.P (PMI)

3 Содержание доклада 3 Раздел 1 ИСУП в ОГВ: особенности, типы, функции на разных уровнях управления Раздел 2 Описание системы: функционал, модули, архитектура Раздел 3 Управление проектами, роли, жизненный цикл, документы Раздел 4 Контрольные точки. Календарное планирование, Project Server Раздел 5 Отчеты, аналитика, дэшборды, отчетные мероприятия Раздел 6 Коммуникации: совещания, поручения и пр.

4 ИСУП в ОГВ: особенности, типы, функции систем на разных уровнях управления

5 Проектное управление в ОГВ 5 Приняты ГОСТы в области управления проектами, программами и портфелями проектов Опубликованы метод. рекомендации Минкомсвязи России по организации системы проектного управления мероприятиями по информатизации в государственных органах Создана рабочая группа при Минэкономразвития России по внедрению УП в органах гос. власти Управление проектами – важнейший инструмент реализации гос. инициатив, проектов, программ

6 Из чего состоит любая КСУП?6 Единые для всех правила управления проектами (УП) КТО управляет? КАК управляет? ЧЕМ управляем? Система стратегических целей компании и показателей ИТ-решение, автоматизирующее процессы управления проектами Персонал, компетентный и мотивированный Цель Корпоративной системы управления проектами: создание условий/ инструментов для эффективной реализации проектов (достижения заявленных целей проектов в рамках существующих ограничений по срокам, бюджетам и др.) Объект управленияСубъект управления Процесс управления что считаем проектом типы проектов жизненный цикл проекта вехи, результаты и KPI функции и ответственность участников УП уровни полномочий и принятия решений порядок планирования, отчётности и пр. кто, что, когда, кому, в каком формате предоставляет

7 Функции ИСУП на разных уровнях управления в ОГВ 7 Работа с карточками проектов и контрольных точек, ведение календарных и ресурсных планов, назначение задач и поручений, подготовка отчетов Мониторинг работы с помощью отчетов, личных кабинетов, карточек проектов, проведения совещаний Контроль выполнения по дэшбордам, уведомлениям, отчетам, через Проектные Комитеты Руководство ОГВ Руководители департаментов кураторы проектов Руководители отделов Руководители проектов Проектные офисы Администрато ры проектов Исполнение задач плана проекта, исполнение поручений, выполнение контрольных точек Исполнители, Ответственные, Подрядчики

8 Основные типы ИС и их задачи 8 Портал мониторинга для руководства Специальные системы управления ИС управления портфелем проектов/ программой проектов Управление портфелем проектов и отдельными проектами по контрольным точкам и ключевым параметрам Дополнительные механизмы контроля и управления отдельным проектом: визуальный контроль, картография Верхнеуровневый контроль и координация реализации ключевых проектов и программ. Оценка соответствия проектов целям ОГВ. Системы детального календарного и ресурсного планирования (MS PPM) Детальное управление задачами и ресурсами выделенных проектов Интеграция В зависимости от класса решаемых задач и от потребностей ключевых пользователей, нужно выбирать какой тип ИСУП внедрять и в каком объеме функциональности

9 Примеры внедрения ИСУП в ОГВ 9 Информационно-аналитический портал мониторинга реализации проектов подготовки к Олимпиаде Сочи-2014 (Аппарат пр-ва, Администрация Президента) ИС поддержки планирования, контроля и регулирования проектов ВЭД Минэкономразвития России Информационная система управления портфелем проектов информатизации г. Москвы

10 Примеры внедрения ИСУП в ОГВ 10 Система поддержки управления проектами подготовки к Универсиаде 2013 г. в г. Казань Система планирования и оценки эффективности деятельности Высшего арбитражного суда Система поддержки управления проектами информатизации Пенсионного фонда РФ

11 ИСУП подготовки к Универсиаде-2013 в г. Казань: функционал, модули, архитектура

12 Что такое Универсиада 12 Универсиада – Всемирные спортивные Студенческие игры, второе по значимости и представительству комплексное спортивное мероприятие после Олимпийских игр. XXVII Всемирная летняя Универсиада 2013 года в Казани (6-17 июля 2013) - первая Универсиада и первый мульти-спортивное мероприятие в истории современной России. 64 спортивных объекта, 30 из которых специально построены к Играм, Деревня Универсиады, тестовые соревнования, организация приездов и отъездов, аккредитация, эстафета огня – это лишь малый перечень работ по подготовке и проведению Универсиады

13 Проектно-ориентированная Универсиада 13

14 Жизненный цикл проекта 14

15 Уровни управления и контроля 15

16 Что такое PPM Plus 16 PPM Plus - это информационная система, веб-портал для ведения проектной деятельности, детального планирования, формирования отчетов, мониторинга подготовки Универсиады 2013 Обеспечение удобного планирования, ведения, анализа и управления реестрами активностей и справочников; Автоматизация процессов формирования отчетности; Формирование единой области ведения календарного, ресурсного и финансового планирования; Интеграция проектной информации из различных систем Дирекции Назначение системы

17 Функциональная структура PPM Plus 17

18 Архитектура PPM Plus 18

19 Управление проектами, роли, жизненный цикл проекта, документы

20 Проекты 20 Проект – уникальный комплекс взаимных работ, направленных на достижение заранее определенного общего результата/цели. Проекты выделяются по фиксированным параметрам сроков, финансов, вовлеченности ресурсов и пр.

21 Контроль бизнес-логики 21 Проект обязательно проходит все этапы жизненного цикла, которые могут меняться в зависимости от типа проекта Переход по этапам может зависеть от назначений сотрудников на роли формирования документов заполнения полей завершения контрольных точек Проект не может перейти на следующий этап, пока не будут выполнены обязательные условия перехода

22 Контроль бизнес-логики. Запросы на изменение 22 Все важные изменения идеологии, сроков, ответственности и пр. в проектной работе проходят согласования через запросы на изменение Любой проект должен сопровождаться подготовкой и согласование пакета документов на разных этапах В рамках проектов и контрольных точек формируется ролевая структура управления и ответственности на разных уровнях

23 Назначение сотрудников на роли в проекте 23 На роли в карточке проекта назначаются сотрудники из общего справочника сотрудников. В дальнейшем (на следующих этапах) указанным сотрудникам будут предоставлены соответствующие поля на карточку проекта, будут приходить письма и уведомления об обновлениях в проекте, запросах на изменение и пр. Обязательность той или иной роли в зависимости от типа проекта, его бюджета или стратегической важности вынесена в настройки, которыми может управлять сотрудник со стороны Заказчика

24 Ведение документов 24 В карточке проекта предусмотрена возможность ведения и хранения документов – как обязательных на каждом этапе, так и специфических для каждого проекта. Вложение и изменение наиболее важных документов (например, «Паспорта проекта» )может сопровождаться запросом на изменение

25 Контрольные точки. Календарное планирование MS Project Server

26 Контрольные точки 26 Контрольная точка – ключевое событие проекта, отражающее получение существенных результатов. КТ необходимы для мониторинга хода реализации проекта, выявления отклонений в ходе реализации

27 Календарный план 27 Набор контрольных точек, вех, задач с назначенными исполнителями и взаимными связями формируют календарный план проекта Календарный план создается автоматически из карточки проекта после выполнения всех условий. Детализация плана проводится руководителем или администратором проекта. Изменения в датах в карточке или в плане оперативно обновляют аналитику и отчеты

28 Отчеты Аналитика Дэшборды

29 Мониторинг проекта 29 Базовый мониторинг состояния выполняется в карточке проекта (процесса, мероприятия), в которой на правую панель выводится основная аналитика – статусы контрольных точек, освоение бюджета и пр. Помимо этого, на вкладке «КТ» отображается диаграмма Ганта точек со светофорами состояния дат

30 Регламентированный сбор отчетности 30 Возможен разный сбор отчетов. Например, для поручений предусмотрен постоянный, нерегламентированный сбор отчетов о ходе выполнения, где исполнители указываю комментарии к исполнению Для проектов и КТ предусматривается ежемесячный сбор отчетов в установленной форме за определенный период. На основании собранные данных проводится Проектный Комитет, где принимаются решения по каждому проблемному проекту

31 Аналитические и оперативные отчеты 31 Для всех сфер проектной деятельности предусматриваются те или иные отчеты, которые показывают состояние сроков, финансов, загрузки ресурсов, исполнения стратегических целей, достижения ключевых результатов и пр.

32 Дэшборды 32 Дэшборды – это модули «одного окна», в которых отображается аналитика по всему пулу проектов и их показателям, или по отдельному департаменту Дэшборды предназначаются для ТОП-руководства, которое в оперативном режиме с любого устройства может контролировать исполнение проектов

33 Личные кабинеты 33 Личные кабинеты по каждой отдельной подсистеме – проекты, точки и задачи, поручения, совещания – предусматриваются для каждого пользователя системы и содержат персонализированную информацию и аналитику

34 Коммуникации: Совещания Поручения База знаний

35 Проектные поручения, совещания 35 Для полноценного управления проектами планов и контрольных точек бывает недостаточно, важно иметь единый механизм полной работы в проектами, включая проектные совещания, подготовку периодической отчетности и поручения

36 Общение 36 Для удобства пользователей введены несколько дополнительных модулей под единым названием «Социальные элементы». К ним относятся: Общий чат пользователей системы Like для активностей и контрольных точек Личное сообщение от вице-президента «Написать всем» в ролях карточки Часто задаваемые вопросы Новое в системе Панель уведомлений С их помощью повышается скорость, с которой можно донести необходимую информацию до конечных пользователей системы

37 База знаний 37 База знаний наполняется автоматически – все документы карточек сохраняются в БЗ с автоматическим тегированием по значениям ключевых полей. Но пользователи могут так же сами загружать и тегировать документы, писать об управлении проектами в блог, обсуждать спорные вопросы на формах, оставлять заметки в микроблогах. Вся информация индексируется, предусматривается удобный поиск

38 Рекомендуемый ЖЦ внедрения ИСУП 38 Опытная эксплуатация Разработка и настройка Работа макета, проведение Проектных Комитетов Внедрение макета Разработка регламентов Создание ТЗ Проводится обследование управления проектами, формируются регламенты и положения, составляется Техзадание на разработку ИСУП и требования к макету. Согласование регламентов и ТЗ Разработка и настройка макета ИСУП, обучение сотрудников, внесение данных, заполнение отчетов на Проектный Комитет. Разработан макет, проведено обучение, ПК 1 Поддержка работы пользователей в макете. Разработка ИСУП по согласованному ТЗ. Периодическая отчетность по реализованному функционалу, показы разрабатываемой системы заказчику. Проведение тренингов и семинаров по управлению проектами. Формирование пакета документов на систему, программы испытаний. Проведение приемо-сдаточных испытаний, перенос данных из макета, обучение сотрудников работе в системе PPM Plus разработан в соответствии с ТЗ, приемо- сдаточные испытания выдержаны, сотрудники обучены Работа сотрудников в РPM Plus, внесение и актуализация данных, работа с отчетами и дэшбордами, исправление ошибок. ИСУП успешно функциони- рует, проведен ПК PPM Plus успешно внедрен S (System) – количество месяцев до полноценного функционирования системы управления проектами

39 Контакты 39 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! , г. Москва, ул. Шаболовка, д. 34, стр (495)