© Калуга, 2007 - 2008 Система автоматизации процесса технологического присоединения ООО «Сенал» - презентация

1 © Калуга, Система автоматизации процесса технологического присоединения ООО «Сенал»

2 © Калуга, © Калуга, 2007 Введение Цели: Повышение эффективности работы различных служб и отделов, участвующих в бизнес-процессе технологического присоединения к электрическим сетям Задачи: Автоматизация процесса формирования пакета документации для заключения договоров об осуществлении технологического присоединения. Автоматизация контроля исполнения договора по технологическому присоединению

3 © Калуга, Для решения первой задачи необходимо использовать объекты позволяющие программно описать бизнес-процесс технологического присоединения. На каждом шаге бизнес-процесса должен использоваться механизм формирования и контроля исполнения задач. Для решения второй задачи необходимо использовать стандартные объекты и механизмы бухгалтерского учета. Информационная система должна работать в многопользовательском режиме для обеспечения доступа пользователей из различных организаций и подразделений. Таким образом, наиболее приемлемым вариантом реализации проекта является использование в качестве платформы для разработки 1С:Предприятие 8.0 (8.1) и конфигурации 1С:Бухгалтерия 1.5 (1.6) на той же платформе. © Калуга, 2007 Обоснование выбора средств реализации

4 © Калуга, Реализация задач подготовки пакета документов технологического присоединения (АППД ТП) Для реализации модуля АППД использован механизм формирования задач и механизм контроля исполнения задач. Такой подход позволил упростить работу исполнителей, которые будут лишь выполнять адресованные им задачи в нужный срок. А система гибкой настройки адресации задач и сроков их исполнения обеспечит своевременное завершение бизнес-процесса в целом. Суть системы гибкой настройки адресации задач состоит в том, что можно привести в соответствие жесткую функциональность маршрута бизнес-процесса с различными регламентами взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц при осуществлении подготовки пакета документов ТП. Таким образом, система не привязана к конкретному регламенту, а лишь решает четыре основные задачи: 1.Регистрирует намерение заявителя присоединиться к электрическим сетям; 2.Формирует заявку на технологическое присоединение; 3.Подготавливает технические условия на технологическое присоединение; 4.Создает проект договора с полным комплектом приложений на технологическое присоединение

5 © Калуга, Проект договора Заявка Технические условия © Калуга, 2007 Основные этапы бизнес-процесса подготовки пакета документов ТП Письмо заявителя Задача 1 Регистрация намерений заявителя присоединиться к электрическим сетям Заявка Технические условия Проект договора Задача 2 Задача 3 Задача 4 Оформление заявки на технологическое присоединение (циклический процесс) Подготовка технических условий (циклический процесс) Создание проекта договора на технологическое присоединение (циклический процесс)

6 © Калуга, Реализация задач контроля исполнения договоров технологического присоединения (АКИД ТП) Для реализации модуля автоматизированного контроля исполнения договоров технологического присоединения использованы стандартные объекты и механизмы бухгалтерского учета. Этот модуль представляет собой комплект дополнительных отчетов, с помощью которых можно контролировать процесс исполнения договоров в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 1.6.

7 © Калуга, Общие функциональные характеристики системы П рограммная система обеспечивает многопользовательский режим работы в архитектуре клиент-сервер. П рограммная система ведет учет технологических присоединений по различным организациям в единой информационной базе. Пользователи модуля АППД имеют собственную регистрацию в системе отличную от пользователей типовой бухгалтерии. Каждый пользователь имеет также определенную роль исполнителя в бизнес-процессе и принадлежит тому или иному подразделению организации. Три измерения: «Подразделение», «Роль исполнителя» и «Сотрудник» в различных сочетаниях определяют адресацию той или иной задачи в бизнес-процессе. Для задач адресованных конкретному исполнителю возможно использование механизма делегирования полномочий от адресата к другому пользователю путем включения его в список доверенных лиц. При передаче полномочий, задача, адресованная одному пользователю, может быть выполнена, сохранена или просмотрена другим пользователем из списка доверенных лиц в зависимости от назначенных прав. Каждый пользователь модуля АКИД регистрируется по правилам регистрации пользователей в конфигурации 1С:Бухгалтерия. Программная система обладает большой гибкостью для адаптации к изменяющимся условиям и требованиям. Есть возможность гибкой настройки: -хранения данных внешних файлов (FTP-сервер, общий файловый ресурс или информационная база); -динамического сжатия данных; -оповещения по электронной почте (SMTP-сервер или почтовый клиент пользователя); -основных расчетных констант (например, пороговой мощности энергопринимающих устройств заявителя для различных внешних контролирующих организаций, например МРСК, СО-ЦДУ и т.д.); -шаблонов адресации основного бизнес-процесса; -адресации текущего (исполняемого) бизнес-процесса

8 © Калуга, Диаграмма основного бизнес-процесса модуля АППД ТП

9 © Калуга, Диаграмма основного бизнес-процесса модуля АППД ТП Диаграмма бизнес-процесса состоит из отдельных действий и ветвлений (желтые прямоугольники – действия, красные – ветвления). Каждое действие генерирует задачу/задачи которая адресована исполнителю. Как видно, карта маршрута бизнес-процесса – это жесткий алгоритм действий, направленный на решение основной задачи модуля АППД т.е. подготовить полный комплект документации для технологического присоединение клиента к электрическим сетям. Однако, при использовании настройки 3-х уровневой адресации точек маршрута можно настроить систему так, чтобы она соответствовала регламенту взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц при осуществлении технологического присоединения. Настройки адресации можно сохранять в шаблоны, а шаблоны относятся к той или иной организации. Т.о. решается задача много фирменного учета технологических присоединений в системе.

10 © Калуга, Основные настройки программы Общие настройки модуля АППД ТП: 1. Настройка места хранения прикрепленных файлов (FTP-сервер, информационная база, общий файловый ресурс ЛВС); 2. Настройка сжатия сохраняемых файлов; 3. Настройка электронной почты (SMTP-сервер, локальный почтовый клиент); 4. Настройка пороговых значений мощности энергопринимающих устройств клиентов.

11 © Калуга, Основные настройки программы Настройки шаблонов адресации задач основного бизнес-процесса модуля АППД ТП: 1.Каждая точка бизнес-процесса типа «Действие» может быть адресована по трем измерениям (Подразделение, Роль исполнителя и Сотрудник); 2.Для каждой точки бизнес-процесса можно указать «Контрольный срок исполнения задачи» (в днях); 3.Для каждой точки бизнес-процесса можно включить оповещение по электронной почте. Тогда при создании задачи (если она адресована сотруднику) будет отправлено почтовое сообщение о новой задаче.

12 © Калуга, Основное окно программы Имеет три закладки: персональные задачи, задачи адресованные текущей роли исполнителя и задачи адресованные подразделению текущего исполнителя. В нижней части окна выведен список, в котором есть текущий исполнитель, и те сотрудники, у которых текущий исполнитель является доверенным лицом. Это нужно для того, чтобы отобразить список задач адресованных доверителям. Красным цветом в списке отображаются задачи, у которых истек срок исполнения. Флажком помечены задачи, которые принадлежат бизнес-процессу со статусом «Важно». Для выполнения задачи необходимо двойным щелчком ее открыть. В открывшейся форме заполнить реквизиты и нажать на кнопку [Выполнить задачу].

13 © Калуга, Основные справочники программы Справочник сотрудников

14 © Калуга, Основные справочники программы Справочник роли исполнителей Справочник подразделений

15 © Калуга, Основные справочники программы Справочник заявители

16 © Калуга, Документы программы Документы в программе создаются, сохраняются и проводятся автоматически при прохождении маршрута основного бизнес-процесса. При проведении они формируют записи в регистрах сведений и накопления. По данным регистров и документов, в дальнейшем, формируются отчеты.

17 © Калуга, Документы программы Письмо заявителя После нажатия на кнопку [Выполнить задачу] программа предложит создать новый бизнес-процесс

18 © Калуга, Документы программы Письмо заявителя Породило новый бизнес-процесс, который создал новую задачу «Зарегистрировать заявку»

19 © Калуга, Документы программы Заявка на технологическое присоединение Оформление заявки на ТП – процесс циклический. Зачастую заявка несколько раз корректируется прежде чем по ней начнется дальнейшая работа. К документу «Заявка» можно прикреплять внешние файлы (сканы документов), как и во всех документах системы.

20 © Калуга, Документы программы Заявка на технологическое присоединение Решение о начале работы по заявке принимает исполнитель которому адресована задача «Проверить заполнение заявки». циклический процесс оформления заявки на карте маршрута БП Решение по заявке

21 © Калуга, Документы программы Технические условия на технологическое присоединение Процесс формирования технических условий начинается в точке маршрута «Выбрать куратора». После выполнения этой задачи автоматически стартует вложенный бизнес- процесс «Разработать ТУ» Создана новая задача для куратора процесса формирования ТУ циклический бизнес- процесс формирования ТУ на технологическое присоединение на карте маршрута БП

22 © Калуга, Документы программы Технические условия на технологическое присоединение Сначала куратор определяет список экспертов для выдачи технических предложений по технологическому присоединению конкретного клиента. Затем создаются задачи «Подготовить технические предложения» для выбранных экспертов, а для куратора создается задача «Мониторинг процесса подготовки технических предложений». На формах этих задач есть область «Лента действий». В этой области в режиме чата могут общаться все члены группы подготовки ТУ. Есть возможность обмениваться прикрепленными файлами.

23 © Калуга, Документы программы Технические условия на технологическое присоединение По окончании процесса подготовки предложений на технологическое присоединение, куратор обрабатывает полученные от экспертов данные и формирует технические условия. Эксперты отчитались о выполнении своих задач. Если куратор согласен с этим, то он может оформить все необходимые документы. Иначе можно снять установку флажка «Задача выполнена» (один, несколько или все флажки). И цикл подготовки технических предложений повторится для тех, кто по мнению куратора не отчитался

24 © Калуга, Документы программы Технические условия на технологическое присоединение После формирования документов ТУ создается задача для контролера, который может согласовать или провести повторный запуск бизнес-процесса «Разработать ТУ». Куратор подготовки ТУ отчитался. Документы ТУ подготовлены. Если контролер подготовки ТУ не согласен, он может заново запустить бизнес-процесс разработки ТУ Все данные введенные в предыдущих задачах отображаются в последующих. Это позволяет ответственным исполнителям принимать взвешенное решение.

25 © Калуга, Документы программы Технические условия на технологическое присоединение После проверки документов ТУ контролером, создается задача для специалиста планово-экономического отдела, который на основе прейскуранта производит расчет суммы собственных затрат.

26 © Калуга, Документы программы Технические условия на технологическое присоединение После расчета суммы собственных затрат специалист управления капитального строительства формирует расчетную смету и определяет сумму стоимости работ. На этом формирование документа технические условия завершается. По нажатию на кнопку [Выполнить задачу] документ проводится.

27 © Калуга, Документы программы Проект договора на технологическое присоединение После завершения формирования технических условий создается задача для куратора бизнес-процесса «Составить проект договора».

28 © Калуга, Документы программы Проект договора на технологическое присоединение С момента появления проекта договора в системе возникает задача «Согласовать проект договора». Это вложенный циклический бизнес-процесс цель которого организовать обсуждение проекта договора рабочей группой и согласовать его. список экспертов на согласование проекта договора

29 © Калуга, Документы программы Проект договора на технологическое присоединение После определения состава экспертов для согласования проекта договора у каждого из них появится задача «Согласовать проект договора». А у куратора появится задача «Мониторинг процесса согласования проекта договора». Куратор договора может принять решение заблокировать процесс согласования, чтобы согласовать за тех кто этого еще не сделал

30 © Калуга, Документы программы Проект договора на технологическое присоединение По завершению процесса согласования проекта договора создается задача по внесению изменений в пакет документов, чтобы учесть корректировки полученные на стадии согласования. Исполнитель прикрепляет исправленный вариант документов на основании проведенного согласования. И вводит скорректированные суммы. Несколько последующих точек маршрута и ветвлений на карте бизнес- процесса отражают корректировки, которые необходимо внести в пакет документов на основании проверки внешними контролирующими организациями (СО-ЦДУ, МРСК)

31 © Калуга, Документы программы Проект договора на технологическое присоединение Отправка проекта договора и приложений к нему в контролирующую организацию. Форма отправки письма. При вводе нового адреса он добавляется в адресную книгу. Список файлов для отправки определяется автоматически.

32 © Калуга, Документы программы Проект договора на технологическое присоединение По окончании корректировки пакета документов на основании ответа от контролирующих организаций пакет документов считается подготовленным и отправляется заявителю для ознакомление и подписания.

33 © Калуга, При получении ответа заявителя бизнес-процесс завершается. Если заявитель подписал договор, то на основании документа «Проект договора» в системе сформируется новый контрагент и договор. В дальнейшем, при отражении хозяйственных операций в бухгалтерии, будет участвовать аналитика «Контрагент» и «Договор контрагента» у которых установлен признак «Технологическое присоединение» (ссылка на документ «Проект договора»). Это дает основание для контроля исполнения договора на технологическое присоединения используя как стандартные отчеты конфигурации «Бухгалтерия», так и дополнительный комплект отчетности системы «АКИД» © Калуга, 2007 Завершение основного бизнес-процесса «Технологическое присоединение»

34 © Калуга, Спасибо за внимание! © Калуга, 2007 ООО «Сенал»