ИБР: Документооборот, подсистема управления договорами на базе «1С:Предприятие 8» © 2014 « Информационные Бизнес Решения» Все права защищены. - презентация

1 ИБР: Документооборот, подсистема управления договорами на базе «1С:Предприятие 8» © 2014 « Информационные Бизнес Решения» Все права защищены

2 Каталог профессиональных сервисов Содержание 2 1. Программы ИБР 2.Введение: основные вопросы 3. Интерфейсы системы 3.1. Рабочий стол 3.2. Договоры 3.3. Претензионно - исковая работа 3.4. Контроль исполнения задач 4. Отчеты системы 5. Режимы работы платформы 5.1. Толстый клиент 5.2. Тонкий клиент 5.3. Web – клиент 6. Сервисные функции 6.1. Управление доступом 6.2. Потоковое сканирование 6.3. Печать документа в шаблон 6.4. Электронная почта, мессенджер 7. Необходимость комплексных решений ИБР: «Документооборот»

3 Каталог профессиональных сервисов 1. Программы ИБР 2 1. Программы семейства ИБР – разработаны в управляемых приложениях на базе платформы «1С: Предприятие 8». 2. Назначение – наши системы предназначены для целей автоматизации управленческого учета в следующих областях: технологические присоединения - ИБР: Управление технологическими присоединениями (УТП); управление договорами и канцелярским документооборотом – ИБР: Документооборот; управление бюджетированием - ИБР: Бюджетирование; управление денежными средствами – ИБР: Казначейство. (подробнее о решениях можно познакомиться на сайте компании: 3. Взаимодействие с типовыми/нетиповыми конфигурациями 1С (1С: УПП; 1С: КА, 1С: Бухгалтерия и т.д.) – программы ИБР объединяются на базе разработки ИБР: Бесшовная интеграция. (Подробнее с ИБР: Бесшовная интеграция можно познакомиться на сайте компании 4. Развитие информационной системы Заказчика – осуществляется по принципу «конструктора (кусочного дополнения/замещения)». ИБР: «Документооборот»

4 Каталог профессиональных сервисов 3 ИБР: «Документооборот» 1.1. Для чего предназначена подсистема «Договоры» системы «ИБР: Документооборот»? Система предназначена для: сокращения трудоемкости создания, согласования и регистрации договорных документов; ускорения процесса согласования документов; повышения контроля над процессом согласования документов и исполнительской дисциплиной; обеспечения режима конфиденциальности доступа к документам; ускорения поиска информации ; снижения риска потерь документов Что включает подсистема «Договоры» системы «ИБР: Документооборот»? Система состоит из трех функциональных блоков: «Договора», «Претензионно-исковая работа», «Контроль исполнения задач» Что в результате внедрения получит организация? В части исполнительской дисциплины: повышения контроля над процессом согласования документов и исполнительской дисциплиной; контроль рабочего времени сотрудников в соответствии с загрузкой. В части документации: единое хранилище документов (договоров, дополнительных соглашений и спецификаций к договорам, претензионно-исковых документов и т.д.); единые стандарты обработки документов Для чего предназначена подсистема «Договоры» системы «ИБР: Документооборот»? Система предназначена для: сокращения трудоемкости создания, согласования и регистрации договорных документов; ускорения процесса согласования документов; повышения контроля над процессом согласования документов и исполнительской дисциплиной; обеспечения режима конфиденциальности доступа к документам; ускорения поиска информации ; снижения риска потерь документов Что включает подсистема «Договоры» системы «ИБР: Документооборот»? Система состоит из трех функциональных блоков: «Договора», «Претензионно-исковая работа», «Контроль исполнения задач» Что в результате внедрения получит организация? В части исполнительской дисциплины: повышения контроля над процессом согласования документов и исполнительской дисциплиной; контроль рабочего времени сотрудников в соответствии с загрузкой. В части документации: единое хранилище документов (договоров, дополнительных соглашений и спецификаций к договорам, претензионно-исковых документов и т.д.); единые стандарты обработки документов. 2. Введение: основные вопросы.

5 Каталог профессиональных сервисов 4 ИБР: «Документооборот» 1.4. Сколько времени потребуется на освоение Системы «неподготовленными» сотрудниками? Для освоения системы достаточно 2-х часового практического занятия Сколько времени потребуется на развертывание и настройку Системы? Развертывание и настройка Системы осуществляется в течение 2 дней и состоит из следующих работ: развертывание на сервере Клиента; развертывание на рабочих станциях Клиента; настройка справочников; настройка маршрутов и сценариев обработки документов; тестирование Системы Какие ресурсы потребуется от компании на поддержку Системы ИБР: «Документооборот»? Аппаратные требования не превышают требований к поддержке программного обеспечения бухгалтерского учета и может осуществляться теми же сотрудниками Каковы основные сервисные функции реализованные в Системе? В Системе предусмотрена поддержка версионности документов, цифровая подпись, удовлетворяющая требованиям законодательства в рамках компании, сканирование (в том числе поточное), печать документов в шаблоны (утвержденные бланки организации), прикрепление неограниченного количества файлов документов Системы (экономические расчеты и т. д.), работа через удаленный веб-доступ Сколько времени потребуется на освоение Системы «неподготовленными» сотрудниками? Для освоения системы достаточно 2-х часового практического занятия Сколько времени потребуется на развертывание и настройку Системы? Развертывание и настройка Системы осуществляется в течение 2 дней и состоит из следующих работ: развертывание на сервере Клиента; развертывание на рабочих станциях Клиента; настройка справочников; настройка маршрутов и сценариев обработки документов; тестирование Системы Какие ресурсы потребуется от компании на поддержку Системы ИБР: «Документооборот»? Аппаратные требования не превышают требований к поддержке программного обеспечения бухгалтерского учета и может осуществляться теми же сотрудниками Каковы основные сервисные функции реализованные в Системе? В Системе предусмотрена поддержка версионности документов, цифровая подпись, удовлетворяющая требованиям законодательства в рамках компании, сканирование (в том числе поточное), печать документов в шаблоны (утвержденные бланки организации), прикрепление неограниченного количества файлов документов Системы (экономические расчеты и т. д.), работа через удаленный веб-доступ. 2. Введение: основные вопросы.

6 Каталог профессиональных сервисов 5 ИБР: «Документооборот» 1.8. Какова лицензионная политика? Лицензионная политика нашей компании соответствует политике компании 1С: Система (конфигурация) поставляется совместно с платформой 1С:Предприятие 8., при этом отдельных лицензий на конфигурацию не требуется. Число пользователей Клиента ограничено количеством клиентских лицензий на платформу Где внедрена данная Система и осуществляется ли поддержка Системы? Система внедрена на ряде предприятий: ООО «Биолайн», ОАО «Королевская Электросеть», ОАО «Одинцовская Электросеть», ООО «Тобольск Полимер», ООО «Тобольск-Нефтехим», ОАО «МОЭСК», ООО «РДО», ОАО ТЭК «Гарант-Траст» и других организациях. Поддержка осуществляется путем выпуска обновлений (релизов) Какова лицензионная политика? Лицензионная политика нашей компании соответствует политике компании 1С: Система (конфигурация) поставляется совместно с платформой 1С:Предприятие 8., при этом отдельных лицензий на конфигурацию не требуется. Число пользователей Клиента ограничено количеством клиентских лицензий на платформу Где внедрена данная Система и осуществляется ли поддержка Системы? Система внедрена на ряде предприятий: ООО «Биолайн», ОАО «Королевская Электросеть», ОАО «Одинцовская Электросеть», ООО «Тобольск Полимер», ООО «Тобольск-Нефтехим», ОАО «МОЭСК», ООО «РДО», ОАО ТЭК «Гарант-Траст» и других организациях. Поддержка осуществляется путем выпуска обновлений (релизов). 2. Введение: основные вопросы.

7 Каталог профессиональных сервисов 3. Интерфейсы системы 6 ИБР: «Документооборот» Рабочий стол системы Меню задач Журнал задач Область реквизитов документа Область статуса документа

8 Каталог профессиональных сервисов 3.1. Договоры 7 ИБР: «Документооборот» Договоры Основные возможности по работе с договорами: Формирование и ведение карточки договорного документа на протяжении всего жизненного цикла, от стадии заключения до завершения действия договора; Формирование и ведение реестра договоров компании; Автоматизированная процедура получения фактических данных об исполнении договора; Формирование графика поставок и графика платежей в разрезе каждого договора; Формирование отчетных форм в различных аналитических разрезах. Контроль исполнения задач Претензионно е-исковая работа

9 Каталог профессиональных сервисов Преддоговорная работа. Создание проекта договора 8 ИБР: «Документооборот» Формирование этапов договора Формирование графика платежей Электронная цифровая подпись, лист согласования Добавление файлов Согласование договора Договоры Контроль исполнения задач Претензионно -исковая работа Создание проекта договора Область навигации Отчеты Журнал документов Карточка договора Основные возможности: планирование и исполнение этапов, работ; планирование и отражение факта платежей; согласование договора по заложенному маршруту с цифровыми подписями; связь с бюджетом; создание заявок на оплату; пред настроенные аналитические отчеты. Основные возможности: планирование и исполнение этапов, работ; планирование и отражение факта платежей; согласование договора по заложенному маршруту с цифровыми подписями; связь с бюджетом; создание заявок на оплату; пред настроенные аналитические отчеты. Перейдем к формированию этапов

10 Каталог профессиональных сервисов Преддоговорная работа. Формирование этапов договора 9 ИБР: «Документооборот» Создание проекта договора Формирование графика платежей Электронная цифровая подпись, лист согласования Добавление файлов Согласование договора Договоры Контроль исполнения задач Претензионно -исковая работа Формирование этапов договора Сформируем плановый этап Укажем зависимости выполнения Формирование факта осуществляется на стадии выполнения договора Факт формируется на основании плановых данных Подбор осуществляется двойным нажатием курсора по соответствующей строке Перейдем к планированию платежей

11 Каталог профессиональных сервисов Преддоговорная работа. Формирование графика платежей 10 ИБР: «Документооборот» Создание проекта договора Формирование этапов договора Электронная цифровая подпись, лист согласования Добавление файлов Согласование договора Договоры Контроль исполнения задач Претензионно -исковая работа Формирование графика платежей Планирование платежей осуществляется на основании плановых данных по этапам договора Подбор осуществляется двойным нажатием курсора по соответствующей строке

12 Каталог профессиональных сервисов Преддоговорная работа. Добавление файлов 11 ИБР: «Документооборот» Создание проекта договора Формирование этапов договора Электронная цифровая подпись, лист согласования Формирование графика платежей Согласование договора Договоры Контроль исполнения задач Претензионно -исковая работа Добавление файлов Добавление файлов осуществляется с разделе «Файлы» Основные возможности: добавление любого типа и количества файлов; работа с версиями; сохранение истории изменений; назначение отображения – текстового представления договора Добавление файлов осуществляется с разделе «Файлы» Основные возможности: добавление любого типа и количества файлов; работа с версиями; сохранение истории изменений; назначение отображения – текстового представления договора Сравнение версий Назначение отображения файла договора выделенного курсором К карточке договора применен согласованный финальный вариант текста Договора. Для возвращения к карточке договора необходимо нажать на кнопку вид данные К карточке договора применен согласованный финальный вариант текста Договора. Для возвращения к карточке договора необходимо нажать на кнопку вид данные

13 Каталог профессиональных сервисов Преддоговорная работа. Согласование договора 12 ИБР: «Документооборот» Создание проекта договора Формирование этапов договора Электронная цифровая подпись, лист согласования Формирование графика платежей Добавление файлов Договоры Контроль исполнения задач Претензионно -исковая работа Согласование договора Согласование договора осуществляется по маршрутам: А) заранее утвержденным в регламентах; Б) произвольным маршрутам. Согласование договора осуществляется по маршрутам: А) заранее утвержденным в регламентах; Б) произвольным маршрутам. Предварительно в систему закладываются маршруты. Настройка маршрутов осуществляется в пользовательском режиме. Предварительно в систему закладываются маршруты. Настройка маршрутов осуществляется в пользовательском режиме. Процедура согласования включает установку цифровой подписи Результаты согласования собираются в отдельной таблице, прикреплены к договору и их можно распечатать

14 Каталог профессиональных сервисов Преддоговорная работа. Электронная цифровая подпись, лист согласования договора 13 ИБР: «Документооборот» Создание проекта договора Формирование этапов договора Согласование договора Формирование графика платежей Добавление файлов Договоры Контроль исполнения задач Претензионно -исковая работа Электронная цифровая подпись, лист согласования

15 Каталог профессиональных сервисов 3.2. Претензионно - исковая работа 15 ИБР: «Документооборот» Претензионно – исковая работа Основные возможности при ведении претензионно – исковой работы подоговорам являются: формирование единого информационного пространство для всех участников процесса работы с претензиями, и обеспечиваетавтоматизацию функций регистрации всех данных по претензиям и искам; отслеживание хронологии событий по рассмотрению претензии/иска по каждому договору; поиск информации по претензионно-исковым делам по каждому конкретному договору. Контроль исполнения задач Договоры

16 Каталог профессиональных сервисов 3.3. Контроль исполнения задач 18 ИБР: «Документооборот» Контроль исполнения задач Контроль исполнения задач – система обеспечивает пользователя широкими возможностями в части контроля исполнения задач как с помощью статистических отчетов, отчетов по бизнес-процессам, так и в режиме реального времени. Претензионно -исковая работа Договоры

17 Каталог профессиональных сервисов 4. Отчеты системы 19 ИБР: «Документооборот» Виды отчетов системы ИБР: «Документооборот»: Реестр договоров Реестр договоров для пролонгации Расчеты по договорам План платежей План поставки Отчет по выполнению этапов Поставка – оплата, анализ поставок План – фактный анализ поставок Журнал передачи Реестр претензий.

18 Каталог профессиональных сервисов Примеры отчетов 20 ИБР: «Документооборот»

19 Каталог профессиональных сервисов 5. Режимы работы платформы 5.1. Толстый клиент 21 ИБР: «Документооборот» Толстый клиент Тонкий клиентWeb - клиент Работает в файловом варианте, где вся функциональность исполняется в клиентском приложении. Работает в клиент-серверном варианте, где часть функциональности исполняется на клиенте, а часть – на сервере.

20 Каталог профессиональных сервисов 5. Режимы работы платформы 5.2. Тонкий клиент 22 ИБР: «Документооборот» Тонкий клиент Толстый клиентWeb - клиент Удаленная Online работа через интернет с использованием Web - сервера. Взаимодействие с кластером серверов напрямую, по протоколу TCP/IP. Работа в файловом варианте на компьютере, где в рамках специализированной среды используются: загрузка необходимых для работы системы серверных компонентов; загрузка прикладной конфигурации; другие действия, необходимые для организации работы системы с информационной базой. Взаимодействие между тонким клиентом и специализированной средойвыполняется по тем же протоколам, что и в случае работы в клиент-серверномварианте или через Web -сервер. Таким образом, специализированная среда выступает в роли сервера. С точки зрения операционной системы, даннаяспециализированная среда не выделена в отдельный процесс и выполняется врамках процесса тонкого клиента.

21 Каталог профессиональных сервисов 5. Режимы работы платформы 5.3. Web - клиент 23 ИБР: «Документооборот» Web - клиент Толстый клиент Тонкий клиент Работа 1С:Предприятия в Интернет-браузере без установки системы на компьютер пользователя (в качестве клиентского приложения используетсяинтернет-браузер Microsoft Internet Explorer или Mozilla Firefox ); Многоплатформенность (Использование режима Web -клиента позволяет всем элементам системы работать, под управлением операционной системыLinux и Windows ); Применение особенной техники работы с локальными файлами - для передачи файлов между клиентом и сервером с использованием специальноговременного хранилища; Конфигурация должна полностью одинаково работать в Web -клиенте и в тонком клиенте.

22 Каталог профессиональных сервисов 6. Сервисные функции 6.1. Управление доступом 26 ИБР: «Документооборот» 1. Предотвращение доступа нелегальных пользователей к системе Идентификация каждого пользователя при входе в систему по имени пользователя и паролю Блокировка системы при бездействии пользователя в течение определенного промежутка времени 2. Управление доступом легальных пользователей к системе Каждому пользователю доступны для применения только те возможности системы, которые необходимы для выполнения своих функций Каждый элемент хранилища (документы, папки) имеет свой набор прав доступа, определяющий пользователей, имеющих доступ к элементу, и уровни этого доступа

23 Каталог профессиональных сервисов 6. Сервисные функции 6.1. Управление доступом 27 ИБР: «Документооборот» 1.«НЕТ» - нет доступа к данному элементу 2.«Просмотр» - пользователь может просматривать только свойства элемента, но не его содержимое 3.«Чтение» - пользователь может просматривать содержимое документа 4.«Реакция» - пользователь может снабжать элемент комментариями 5.«Изменение» - пользователь может изменять и записывать новые версии элемента 6.«Запись» - пользователь может изменять и записывать документ, не меняя версии 7.«Удаление» - пользователь может удалять элемент Реквизиты: 1.______ 2.______ 3.______ 4.______ Комментарии: __________________

24 Каталог профессиональных сервисов 6. Сервисные функции 6.2. Потоковое сканирование 30 ИБР: «Документооборот» Потоковое сканирование ( ПС ) производится в полуавтоматическом режиме с большой производительностью. Потоковое сканирование документов оптимально подходит для создания электронного архива большого объема однотипной информации следующего вида: бухгалтерских и финансовых документов договорных документов юридических документов архивных документов каталогов библиотек др.

25 Каталог профессиональных сервисов 6. Сервисные функции 6.3. Печать документа в шаблон 31 ИБР: «Документооборот» Печать документа в шаблон производится в автоматическом режиме и позволяет осуществить экономию рабочего времени и увеличить производительность печати всех видов документов. Печать документов в шаблон может быть осуществлена для: бухгалтерских и финансовых документов договорных документов юридических документов архивных документов каталогов библиотек и любых др.

26 Каталог профессиональных сервисов 6. Сервисные функции 6.4. Электронная почта и мессенджер 32 ИБР: «Документооборот» Система снабжена почтовым клиентом, обеспечивающий создание, отправку, хранение электронных сообщений, а также мессенджером для передачи мгновенных сообщений между сотрудниками компании.

27 Каталог профессиональных сервисов 7. Необходимость комплексных решений 34 ИБР: «Документооборот» Создание единого информационного пространства Минимизация использования бумажных носителей информации Однократный ввод данных Взаимосвязанная модель бизнес-процессов Оптимизация документооборота договоров Оптимизация организационной структуры Использование отработанной технологии внедрения Пример комплексного решения, объединяющего следующие системы: ИБР: Документооборот, ИБР: Бюджетирование, ИБР: Казначейство, ИБР: Делопроизводство, Архив. Пример комплексного решения, объединяющего следующие системы: ИБР: Документооборот, ИБР: Бюджетирование, ИБР: Казначейство, ИБР: Делопроизводство, Архив.

28 Каталог профессиональных сервисов 35 ИБР: «Документооборот» СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ