Интегрированная система электронного документооборота, архива и управления потоками работ Пермского края АППАРАТ ПРАВИТЕЛЬСТВА ПЕРМСКОГО КРАЯ, АДМИНИСТРАЦИЯ. - презентация

1 Интегрированная система электронного документооборота, архива и управления потоками работ Пермского края АППАРАТ ПРАВИТЕЛЬСТВА ПЕРМСКОГО КРАЯ, АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА ПЕРМСКОГО КРАЯ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОРГАНЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ПЕРМСКОГО КРАЯ

2 Цели и задачи Интегрированной системы электронного документооборота Задачи, решаемые системой электронного документооборота: Поддержка процессов создания, обработки и согласования документов на всех стадиях жизненного цикла. Выдача заданий, поручений в электронном виде и автоматический контроль их исполнения. Рассылка документов в электронном виде и контроль их местонахождения. Создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов Поиск документов по содержанию и реквизитам. Формирование отчетов по исполнительской дисциплине Ведение единой базы организаций и контактных лиц. Обеспечение территориально-распределенного обмена данными между сотрудниками в ОГВ. Декабрь 2005 г. – начало работы по проекту Издано распоряжение губернатора Пермской области от р «О реализации проекта «Внедрение системы электронного документооборота в администрации и исполнительных органах государственной власти области» Цель: Создание юридически значимого электронного документооборота в органах государственной власти Пермского края 2006 г. – обследование, разработка регламентов процессов 2007 – 2008 г. – опытная эксплуатация системы С 13 апреля 2009 г. – промышленная эксплуатация системы

3 Основные этапы работ по проекту Обследование Описание ситуации «КАК ЕСТЬ» Аудит состояния сетей, серверного оборудования, рабочих станций Описание процессов документооборота Формирование представления «КАК БУДЕТ» Предложения по реорганизации технической инфраструктуры Схемы движения документов в условиях электронного документооборота

4 Основные этапы работ по проекту Разработка и внедрение системы Представители Подрядчика Настройка рабочих мест Разработка регламентов процессов Обучение целевых групп пользователей Консультирование пользователей Целевые группы пользователей (1 сотрудник на 5 пользователей в отделе) Приемка функционала Консультирование пользователей Сбор замечаний Ответственные за процессы Согласование регламентов процессов Приемка процессов в опытную эксплуатацию Контроль за ходом опытной эксплуатации

5 Подготовка к старту ИСЭД Введена в действие система корпоративного обучения Подготовка к старту ИСЭД

6 Система корпоративного обучения

7 ПЕРЕЧЕНЬ УРОКОВ В СКО

8 УРОК «Подготовка внутреннего документа» в СКО

9 Теоретическая часть урока в СКО

10 Контрольные вопросы по уроку в СКО

11 Ход внедрения процессов ИСЭД Подготовка внутреннего документа Подготовка исходящего документа Регистрация входящего документа 1 очередь Октябрь 2006 г г. Контроль планирования и исполнения работ 2 очередь Подготовка исходящего документа Прикрепление приложения к входящему документу Исполнение документа, резолюции, поручения Подготовка внутреннего документа Регистрация входящего документа Прямое поручение губернатора края Подготовка приказа руководителя Подготовка актов губернатора края Апрель 2006 г. Июнь 2007 г. Июль Ноябрь Май 2008 г. Поручение Подготовка актов Правительства края Продление срока исполнения Работа с обращениями граждан Подготовка договора Контроль исполнения НПА

12 ИСЭД-процессно-ориентированная система 1. Подготовка правовых актов губернатора Пермского края 2. Подготовка правовых актов Правительства и председателя Правительства Пермского края 3. Подготовка приказа руководителя 4. Подготовка исходящего документа 5. Подготовка внутреннего документа 6. Регистрация входящего документа 7. Прикрепление приложения к входящему документу 8. Прямое поручение губернатора 9. Контроль исполнения нормативных правовых и распорядительных документов 10. Контроль планирования и исполнения работ 11. Исполнение документа, резолюции или поручения 12. Продление срока 13. Поручение 14. Подготовка договора 15. Работа с письменными и устными обращениями граждан Регламенты процессов

13 Регистрация входящего документа Прием и регистрация документа Сканирование документа Верификация Исполнение документа Регистрационная карточка документа, документу присвоен регистрационный номер Электронный образ документа связан с карточкой документа

14 Исполнение документа, резолюции или поручения Наложение резолюции Наложена резолюция, документ направлен на исполнение Исполнение резолюции Подготовка исходящего документа Подготовка внутреннего документа Подготовка правового акта Подготовка приказа руководителя Проверка исполнения Документ исполнен и снят с контроля Запрос на продление срока исполнения документа

15 Подготовка исходящего и внутреннего документа Формирование проекта документа Подготовлен проект документа Редактирование Проект документа отредактирован Согласование (последовательное ) Проект документа согласован Выбор индекса дела по номенклатуре дел Для проекта документа указан индекс дела по номенклатуре Подписание Документ подписан в электронном и бумажном виде Сканирование и верификация Электронный образ документа связан с карточкой документа Отправка документа адресатам

16 Подготовка актов губернатора края Формирование проекта акта Юридическая экспертиза юристом органа власти Визирование автором Редактирование в отделе правовых актов Аппарата Юридическая экспертиза в правовом департаменте Согласование (параллельное) Подписание Сканирование и верификация Ознакомление

17 Подготовка приказа руководителя Формирование проекта приказа Редактирование Согласование (параллельное) Подписание Сканирование и верификация Ознакомление

18 Поручение Формирование поручения Исполнение поручения Поручение сформировано и направлено на исполнение Запрос на продление срока исполнения поручения Поручение исполнено, подготовлен отчет об исполнении Проверка исполнения поручения Поручение исполнено, снято с контроля

19 Работа с письменными и устными обращениями граждан Поступило обращение письменное факсом по электронной почте виртуальная приемная устное Регистрация обращения Первичная обработка Запись на личный прием Сканирование и верификация Проведение личного приема Рассмотрение руководителем Исполнение Обработка результатов личного приема

20 Подготовка договора Необходимость в подготовке договора Формирование проекта договора Визирование проекта договора автором Проект договора поступил от контрагента Редактирование Юридическая экспертиза Согласование (последовательное) Подписание и регистрация Сканирование и верификация Ознакомление

21 ОБЩИЙ ВИД ИСЭД

22 Задача – согласовать проект внутреннего документа

23 СВЕДЕНИЯ О ДОКУМЕНТЕ

24 РЕЗОЛЮЦИИ

25 ПРОЦЕССЫ

26 Связанный процесс

27 Содержание номенклатурных папок

28 Основные нормативные документы Указ губернатора Пермского края от 10 апреля 2009 г. 16 «Об интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ». Указ губернатора Пермского края от 10 декабря 2008 г. 73 «Об утверждении Регламента применения ЭЦП в ИСЭД» Постановление Правительства Пермского края от 22 декабря 2006 г. 103-п «Об утверждении Регламента удостоверяющего центра, обеспечивающего использование средств электронной цифровой подписи». Постановление Правительства Пермского края от 21 марта 2008 г. 54-п «Об утверждении Перечня базовых средств аппаратного и программного обеспечения типовых рабочих мест».

29 Внедрение ИСЭД в органах местного самоуправления Пермского края (2010 год) Соглашение об участии в ИСЭД Распорядительный документ главы города о внедрении СЭД Правовое обеспечение

30 Проверка на соответствие рабочих мест пользователей техническим требованиям Установка ИСЭД на рабочих местах Получение сертификатов ключей подписей в Удостоверяющем центре Настройка ЭЦП на рабочих местах Внедрение ИСЭД в органах местного самоуправления Пермского края (2010 год) Техническое обеспечение

31 Создание организационной структуры в ИСЭД Включение пользователей в реестр ИСЭД Обучение сотрудников Дистанционное обучение (система корпоративного обучения) Очное обучение Обучение руководителей Организация опытной эксплуатации СЭД Внедрение ИСЭД в органах местного самоуправления Пермского края (2010 год) Организационное обеспечение

32 Справочник по работе с ИСЭД

33 Ускорение работы с документами 1. Уменьшаются сроки согласования документов (возможность параллельного согласования) 2. Уменьшается время на передачу документов между подразделениями 1. Уменьшаются сроки согласования документов (возможность параллельного согласования) 2. Уменьшается время на передачу документов между подразделениями Прозрачность движения документов 1. Сотрудник видит все документы и поручения, с которыми работает в данный момент. 2. Руководитель на экране видит ход выполнения процесса. 1. Сотрудник видит все документы и поручения, с которыми работает в данный момент. 2. Руководитель на экране видит ход выполнения процесса. Контроль исполнения 1. Формирование единых отчетных форм. 2. Наличие полной информации о местонахождении документа на всех этапах 1. Формирование единых отчетных форм. 2. Наличие полной информации о местонахождении документа на всех этапах Преимущества использования ИСЭД

34 Быстрый поиск документов За счет хранения в единой базе. Унификация и соблюдение требований к оформлению. Преимущества использования ИСЭД Введение единой технологии работы с документами Единое информационное пространство

35 Изменение показателей нарушения исполнительской дисциплины с момента ввода в промышленную эксплуатацию всех процессов ИСЭД Январь 2010 г.: Нарушение исполнительской дисциплины по служебным письмам составляет 0,31%

36 К ИСЭД подключены: -все ОМСУ края -31 городской поселение края -206 сельский поселений края бюджетных учреждения края (федеральных, краевых, муниципальных) -от 1-3 рабочих мест в 25 представительных органах ОМСУ и в 11 КСП ОМСУ -от 1-3 рабочих мест в Управлении Роспотребнадзора по краю, в Управлении Россельхознадзора по краю, в Управлении Росреестра по краю, в прокуратуре города Перми и т.п. Развитие ИСЭД Пермского края гг. Подключение пользователей

37 Возможность формировать отчеты различной сложности и конфигурации параметров Каждый пользователь может создавать и использовать отчеты, решающие уникальные для него задачи Возможность контроля как документов, так и выполнения этапов бизнес-процессов Прозрачность и единообразие информации в отчетах Развитие ИСЭД Пермского края гг. Аналитическая подсистема

38 Для создания отчета используется мастер построения отчета Развитие ИСЭД Пермского края гг. Аналитическая подсистема

39 Отчет «Исполнительская дисциплина» в аналитической подсистеме

40 Мобильный клиент обеспечивает: возможность работы с документами в «одно касание» удобное чтение информации различных форматов (документ виден целиком) возможность мобильной работы с документами при наличии Интернета (из самолета, поезда, автомобиля) оперативная постановка и обработка задач возможность работы с документами в режиме off-line с последующей синхронизацией с серверной частью ИСЭД Развитие ИСЭД Пермского края гг. Мобильный клиент ИСЭД для iPad

41 Клиент содержит два кабинета: Входящие – отображающий текущие задачи пользователя; Обработанные – отображающий задачи, завершенные в клиенте, но еще не синхронизированные с сервером. Развитие ИСЭД Пермского края гг. Мобильный клиент ИСЭД для iPad

42 После выбора кабинета отображается: список задач (в левой части) выбранная задача (в правой части) На форме задачи можно: добавить комментарий (кнопка +) Выполнить действие над задачей (кнопка расположена правее кнопки комментария) Инициировать связанный процесс (кнопка в правом верхнем угле). Развитие ИСЭД Пермского края гг. Мобильный клиент ИСЭД для iPad

43 Для запуска из клиента для iPad доступны процессы: СПД19.23 «Задание» СПД20.1 «Прямое поручение губернатора» СПД20.14 «Поручение». Также в окне запуска процесса можно установить режим «Я недоступен». Развитие ИСЭД Пермского края гг. Мобильный клиент ИСЭД для iPad

44 Развитие ИСЭД Пермского края гг. Процесс «Оказание государственных услуг»

45 Развитие ИСЭД Пермского края гг. Процесс «Оказание государственных услуг» Отчет «Лист рассмотрения заявки»

46 Развитие ИСЭД Пермского края гг. Процесс «Оказание государственных услуг» Отчет по контролю выполнения этапов процесса

47 Спасибо за внимание! Хабарова Эльвира Асхатовна, начальник управления документационного обеспечения Аппарата Правительства Пермского края Т ел. (342)