31.10.2014 Гайнутдинов Р.М. канд. психологических наук 1 Тайм-менеджмент «Если не знаешь цену своему времени, не ожидай, что его будут ценить другие» (Дэн. - презентация

1 Гайнутдинов Р.М. канд. психологических наук 1 Тайм-менеджмент «Если не знаешь цену своему времени, не ожидай, что его будут ценить другие» (Дэн Кеннеди)

2 Гайнутдинов Р.М. канд. психологических наук 2 Тайм-менеджмент Тайм-менеджмент (ТМ) – комплексная система управления своим временем и своей деятельностью; Тайм-менеджер – человек осознанно и ответственно строящий свою жизнь, ставящий осмысленные цели и достигающий их. Основной инструмент наших успехов - наша личность, чтобы состояться мы прежде всего должны знать особенности этого «инструмента» и стремиться к его постоянному развитию, но Если человек знает о пользе утренних зарядок, то это вовсе не означает, что он ее каждый день будет делать. ТМ - это прежде всего труд и упражнения, направленные на собственное физическое, психическое, духовное развитие.

3 Гайнутдинов Р.М. канд. психологических наук 3 Время - деньги?! Время, в отличие от других ресурсов, в т.ч. денег: Необратимо; Нельзя умножить; Нельзя накопить; Нельзя передать или занять; Проходит безвозвратно Значит время дороже, чем деньги - это сама жизнь!!!

4 «Лестница» тайм-менеджмента 3-х-уровневая модель управления личным ТМ: 1. Личная жизненная философия (определение личных ценностей); 2. Личная жизненная стратегия (определение личной стратегии и долгосрочных целей); 3. Управление личной эффективностью (управление сроками, задачами, ресурсами времени, производительностью труда…) – основной материал краткого модуля по ТМ Модель позволяет связать мировоззренческий и оперативный уровни в деятельности и управлении личным временем

5 Гайнутдинов Р.М. канд. психологических наук 5 Принцип Паретто Принцип Паретто (1897 г.) - применительно к организации деятельности людей «принцип наименьших усилий» означает, что 20% приложенных человеком усилий порождают 80% результата. Лишь 1/5 нашей работы обычно протекает эффективно, а 4/5 характеризуются в 16 раз меньшей эффективностью.

6 Формула структуры рабочего дня: 20:80; 60:20:20; 20:60:20; 40:40:20; 20:20:60

7 Гайнутдинов Р.М. канд. психологических наук 7 Общие рекомендации Планирование времени должно приводить к выигрышу времени, ищите оптимальный объем планирования, поскольку чрезмерная педантичность сама по себе отнимает много времени; Тот, кто регулярно, в течение 10 мин. готовит план своего рабочего дня, может ежедневно экономить до 2-х часов рабочего времени; Не планируйте все рабочее время: 60%; 20% оставляйте на спонтанные действия, например на творчество; и 20% резервируйте на незапланированные действия; На работу уходит, как правило, столько времени, сколько на нее выделено; Определяйте приоритеты; Делегируйте.

8 Гайнутдинов Р.М. канд. психологических наук 8 Дела - «слоны» Любое объемное и трудновыполнимое дело можно сравнить со слоном, которого необходимо съесть. Слона можно съесть, разделив на бифштексы. С любым делом можно справиться, определив ежедневную «ПОРЦИЮ РАБОТЫ». Типичные примеры дел-слонов: написание стратегии развития; внедрение новой технологии; проведение ремонта; подготовка годового отчета; изучение иностранного языка, изменение к лучшему физической формы…

9 Гайнутдинов Р.М. канд. психологических наук 9 Дела - «лягушки» Все люди сталкиваются с необходимостью выполнять мелкие рутинные дела, которые нас совершенно не вдохновляют Типичные дела - «лягушки»: наведение порядка в архиве/базе данных; звонок неприятному лицу; оформление отчета; получение справки в какой- нибудь «конторе»; посещение зубного врача... Главные признаки: а) выполнение этой задачи вызывает у вас неприятные эмоции; б) трудно найти причину, которая позволит вам относиться к этому делу с энтузиазмом; в) объективно (если выключить ваши эмоции) дело не слишком сложное

10 Гайнутдинов Р.М. канд. психологических наук 10 И как с ними справиться: Поедание одной «лягушки» каждое утро повышает продуктивность вашей работы на 50%, т.к. вы весь день ходите бодрый и радостный. Про остальных»лягушек» вы не вспоминаете – они остались на следующие дни. Если утром её не съесть – она будет весь день маячить где-то на горизонте вашего сознания и отравлять вашу жизнь; При планировании недели составьте список из 10-ти дел-лягушек; Съедайте по одной из них в течение дня и записывайте, сколько времени заняло выполнение этой задачи;

11 Гайнутдинов Р.М. канд. психологических наук 11 Лень - это не всегда плохо Часто это нормальная защитная реакция организма. Её причинами могут быть: Переутомление, объективная растраченность физических, энергетических, эмоциональных ресурсов; Несоответствие нашего «должен» нашему «хочу» - когда мы тратим время своей жизни на дела, не являющиеся для нас желанными; Интуитивное ощущение ненужности выполняемой в данный момент задачи; Возможно, что ваше подсознание дает вам сигнал: «подожди, не суетись, очисти душу от мелких текущих мыслей, дай место рождению чего-то нового». Часто именно в таком состоянии приходят лучшие идеи и творческие озарения.

12 Гайнутдинов Р.М. канд. психологических наук 12 Правила творческой лени Если уж лениться, то на 100%, не пытаясь делать в это время что-то еще. Чистая лень – это чистое ощущение полноты бытия и всеобщей гармонии мироздания; Сознательно принимать решение: «хочу лениться и буду это делать». Без колебаний и угрызений совести. Перед творческой ленью загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени!

13 Гайнутдинов Р.М. канд. психологических наук 13 Принцип Эйзенхауэра Задачи типа Б Установить срок выполнения (или поручения) (важные и несрочные) Это приоритетные, стратегические дела Задачи типа А Выполнять без промедления (важные и срочные) Стресс - надо сокращать за счет акт. дел группы Б Задачи типа Г Забыть о них и ничего не предпринимать (неважные и несрочные) Задачи типа В Поручить (неважные и срочные)

14 Гайнутдинов Р.М. канд. психологических наук 14 Рекомендации рациональной организации труда лучше начинать с важной, но достаточно простой задачи, чтобы в результате ее выполнения повышалось настроение - весь день прошел не зря, даже если с чем-то сложным справиться не удастся не возникнет фрустрации; важный прием «уплотнения» времени - составление перечня мелких (10-15 минут) дел - для переключения, заполнения пауз; учитывайте инд. график работоспособности: «совы», «жаворонки»

15 9 советов управления временем Как говорил Лао-Цзы (библиотекарь государственной библиотеки во времена династии Чжоу - более 2,5 тыс.лет назад - основатель даосизма), «побеждающий других силен, а побеждающий самого себя могущественен»

16 Время было и остается наиболее ценным ресурсом Жаль людей, которые не получают удовольствия от того, чем они занимаются или с удовольствием делают то, что не приносит им результата. Жаль тех, кто неэффективно работает над правильными задачами и тех, кто эффективно идет к бесполезным целям.

17 Совет первый. Будьте уверены и позитивны Самооценка человека во многом определяет, кто он есть и чего сможет добиться. «Они могут, потому что думают, что могут», – говорил Вергилий два столетия назад; «Каковы мысли в душе его, таков и он», – это уже из библии. «Нет смысла делать то, что вы любите, следует любить то, что вы делаете» У.Черчилль. Актуально моральное состояние в любом деле: «Первое условие бизнеса состоит в том, что он не должен быть скучным и нудным. Надо радоваться жизни. Если работа не доставляет радости, то вы просто попусту растрачиваете свою жизнь», – пишет Том Питерс.

18 Совет второй. Определитесь с приоритетами Найди дело для души и тебе не придется работать ни дня», – говорил Конфуций более 2.5 тыс. лет назад Спросите себя: занимались бы вы тем же чем сейчас, если бы имели стабильный ежемесячный рентный доход в $10 т.? Нет? А что бы вы делали? Выпишете основные жизненные приоритеты. Попробуйте вести дневник, записывая два самых ярких события прошедшего дня. Через некоторое время можно будет выделить область основных приоритетов. Расширяете кругозор: сделайте то, что еще не делали, сходите туда, где еще не были, изучите новую область знаний, много читайте; и еще больше общайтесь.

19 Совет третий. Определитесь с целями «Все планы совершенно бесполезны. А вот без планирования просто не обойтись» (Д.Эйзенхауэр). По мнению Брайана Трейси, не менее 80% успеха зависит от абсолютной ясности того, что вы пытаетесь достичь. Запишите три главные цели на закладке вашего ежедневника, расскажите о них максимальному числу друзей. Это мотивирует. Декомпозируйте долгосрочные цели и распишите свои среднесрочные (что необходимо сделать для достижения долгосрочных целей?). Составьте на их основании список краткосрочных целей. Установите временные рамки их достижения, ведите и еженедельно обновляйте этот список. Обязательно имейте перечень самых приоритетных дел на день (5-7 позиций; лучше составлять накануне, либо с утра), ведь «жизнь – это серия вдохновенных глупостей, где трудность заключается в том, чтобы понять, какие из них стоит делать» (Бернард Шоу).

20 Совет четвертый. Определите существенное, удалите лишнее и сфокусируйтесь В экономике и бизнесе широко известен принцип Паретто или принцип 80/20 (20% вложений дают 80% результата). Поощрение продуктивности, а не интенсивности. Проявление избирательности, а не стремление использовать все имеющиеся возможности. Стремление к совершенству в немногих вещах, а не к удовлетворительному исполнению многих. Выполнение работы, которая дает наибольший результат и приносит максимальное удовольствие Постоянный поиск тех 20% временных затрат, которые дают 80% пользы.

21 А вы работаете продуктивно или просто активно? «Что в нашей власти сделать, то в нашей власти и не сделать» (Аристотель). Но если вы решили это сделать, то делать это надо вкладывая в дело самого себя. Присутствуйте в том, чем вы занимаетесь. Как наставлял Р.Эмерсон: «Мне нечего делать с прошлым, нечего с настоящим. Я живу сейчас».

22 Помните, что сконцентрированные и направленные усилия намного более продуктивны. Только сфокусированная деятельность будет по-настоящему эффективна (Стив Джобс): Начинайте утро с самых важных задач и не переключайтесь, пока они не будут выполнены. Группируйте задачи (проверка почты, работа с документами, телефонные звонки, написание текстов, просмотр интересных сайтов, чтение книг и проч.). Будьте информационно воздержанными. Когда вы работаете над группой задач, отключите все раздражители: Интернет, телефон (если не ждете срочных звонков), телевизор. Держите рядом с собой блокнот для записи идей и планов. Выкидывайте все, что не нужно. Корзина для мусора – один из самых полезных инструментов управления временем (БП). У Омара Хайяма есть замечательное стихотворение: «Не оплакивай, смертный, вчерашних потерь/ Дел сегодняшних завтрашней мерой не мерь/ Ни прошедшей, ни грядущей минутам не верь/ Верь текущей минуте, будь счастлив теперь!»

23 Совет пятый. Ставьте временные рамки и не откладывайте Закон Паркинсона: «Задача прибавляет в значимости и сложности соразмерно времени, которое на нее отпущено». И действительно, наличие твердых временных сроков стимулирует активную работу, в то время как их отсутствие поощряет возможность отвлекаться на ненужные мелочи, потому что «работа занимает все отведенное на нее время» (еще один закон Паркинсона). В мире мало людей знает слово «прокрастинация», но еще меньше людей свободны от нее. Прокрастинация – это состояние откладывания на потом серьезных дел. Придумываете ли вы себе мелкие занятия для избегания крупных дел? Близкий дэдлайн позволяет от этого избавиться, ибо «В суетливости нет усердия» (Сенека). Дедлайн крайний срок (дата и/или время), к которому должна быть выполнена задача.

24 Совет шестой. Научитесь грамотно управлять рабочим процессом Сбор. Необходимо наладить грамотный процесс работы с входящей информацией. Собирайте входящие материалы в минимальное число хранилищ (блокнот, почта, папка с входящими бумагами). Заведите списки текущих задач, текущих проектов, делегированных задач, неприоритетных задач и полезной информации. Списки можно вести в бумажном виде, на КПК, в электронном блокноте Google и проч.). Идентификация и структурирование. Во-первых, регулярно (раз в день) обрабатывайте материалы и принимайте решения о дальнейших действиях: выкинуть, отложить, выполнить. Выполнение может подразумевать: выполнить немедленно (если выполнение займет менее 5 минут), делегировать (добавив в список делегированных задач), либо выполнить позже (добавив в список задач). Если одного действия для выполнения задачи недостаточно, то создайте новый проект. Во-вторых, регулярно оставляйте себе время, чтобы спокойно подумать о новых планах и задачах, которые следует немедленно внести в соответствующие списки. Выполнение. Принимайте решения о конкретных действиях на основе текущих возможностей и приоритетов. Да, и не забывайте зачеркивать выполненные дела – это приятный процесс.

25 Совет седьмой. Избегайте потерь времени Первым делом, необходимо провести аудит своего времени: в течение нескольких дней ведите учет расхода времени. Необходимо произвести анализ видов деятельности и расхода времени, составить листок «дневных помех». Фиксировать расходы времени нужно сразу вплоть до 15-ти-минутных занятий. В результате получится ясная картина того, куда оно у вас уходит.

26 Не путайте плохой менеджмент с судьбой! «Запараллеливайте» простые задачи: слушайте книги и аудиокурсы, пока готовите или гладите, учите иностранные слова пока находитесь в транспорте. Чаще говорите «Нет» на неудобные просьбы. Цените свое время! Кто, если не вы, будет это делать? Не тратьте время на незначительные решения: купить ли йогурт за 30 рублей или за 35. Многие люди долго настраиваются, прежде чем сделать неважный телефонный звонок. Просто действуйте! Структурируйте: создайте и соблюдайте иерархическую структуру папок на компьютере, распределяйте нужные материалы по подписанным папкам, складывайте одежду в заранее определенных местах…

27 Превратите автомобиль в университет на колесах. Слушайте образовательные программы, изучайте иностранные языки (но не забывайте о безопасности!) Откажитесь от телевизора. Попробуйте хотя бы на месяц – будете в шоке от количества свободного времени. Найдите привычки, ворующие у вас время, и помните, что «побороть дурные привычки лучше сегодня, а не завтра» (Конфуций). И, самое главное, сядьте на интернет-диету: работайте над важными творческими задачами с выключенным Интернетом, записывая необходимые для поиска слова. Никакого поиска в Интернете, кроме абсолютно необходимого. 56% процентов пользователей Интернета чувствуют нервозность при невозможности проверки почты. Не уподобляйтесь им, проверяйте свой регулярно, но не постоянно (от двух раз в день до двух раз в неделю, в зависимости от специфики работы).

28 Совет восьмой. Ускоряйтесь Скорость важный компонент продуктивности. На какие действия вы тратите много времени? А что будет, если делать эти вещи быстрее? Вам приходится много читать? Освойте технику быстрого чтения Вам приходится много печатать? Освойте технику слепой печати, печатайте в 10 раз быстрее Вам приходится многое осваивать? Поймите, через какие каналы восприятия вы лучше усваиваете информацию: аудиал, визуал или кинестетик. Вам приходится много ходить? Двигайтесь быстро или возьмите велосипед. Вам приходится много работать? Делегируйте задачи и постройте эффективную систему коммуникаций, пресекая попытки обратного делегирования со стороны подчиненных. Вам приходится многое держать в голове? Освойте мнемотехнику запоминания. Вам приходится много переписываться по электронной почте? Эффективно работайте с электронной почтой «Жить легко очень трудно» (Пшекурий).

29 Совет девятый. Отдыхайте БСЭ: «В физиологическом смысле отдых состояние особой деятельности, когда клетка, оставаясь свободной от работы, восстанавливает свой нормальный состав». Мозг формирует 2% массы тела человека, но потребляет четверть кислорода, поступающего в организм - больше гуляйте. Физические упражнения способствуют снабжению мозга кислородом и кровью, а также стимулируют выделение нейротропных факторов, кот. предотвращают разрушение клеток мозга. Больше тренируйтесь. Мозг наращивает силу при активном использовании. Больше получайте разносторонних знаний. Мозг восстанавливает энергию во сне, но: при времени сна меньшем 4-х часов смертность возрастает в 2,5 раза, а когда человек спит больше 10 часов, смертность становится в 1,5 раза выше. Спите оптимальное время.

30 Гайнутдинов Р.М. канд. психологических наук 30 Источники дополнительных сведений Теория и практика менеджмента Психология личности, социальная психология Тренинги, деловые, инновационные игры Спорт, искусство, общение Книги, электронные источники Сама Жизнь во всех ее проявлениях

31 Гайнутдинов Р.М. канд. психологических наук 31 Список рекомендованной литературы: Архангельский Г.А. Организация времени Питер Резник С.Д., Удалов Ф.Е.,...Персональный менеджмент. Учебник. М Л. Зайверт Ваше время - в ваших руках. М. «Экономика», 1990 Б. Пирсон, Н. Томас Магистр делового администрирования. М., Альпина, 2000 Дэн Кеннеди Жесткий тайм-менеджмент. М.:Альпина Паблишер., с. Секреты умелого руководителя. Сост. Липсиц И.В., М.,Экономика, 1991

32 Спасибо за внимание! Пока слушатели во время лекции поглядывают на часы, все в порядке. Страшно, когда они начинают удивленно подносить часы к уху.