Education and Culture Name Education and Culture Project Management Training J. Gutierrez (EACEA A4) R. Mc Cabe (EACEA A4) C. Mondino (EACEA A3) - презентация

1 Education and Culture Name Education and Culture Project Management Training J. Gutierrez (EACEA A4) R. Mc Cabe (EACEA A4) C. Mondino (EACEA A3)

2 Управление международным проектом From theory to practice

3 Содержание Руководство командой Институциональное участие Управление проектом Методы обеспечения качества Работа со студентами Работа с EACEA

4 РУКОВОДСТВО КОМАНДОЙ

5 Руководство командой Команда проекта состоит из индивидуумов которые действуют от имени и при полной поддержке своих вузов. Вера и доверие между людьми необходимо, но недостаточно. Задания и ответственность должны быть оформлены и утверждены в комплексном ДОГОВОРЕ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ

6 Руководство командой – Договор о Сотрудничестве (1) Подписан на самом высоком уровне (не координаторами!) Совместный (один документ, подписанный всеми партнерами) или Двусторонний (партнер A + координирующий вуз) Полным, комплексным: охватывать все аспекты проекта, напр.: Роль и ответственность партнеров (/права и обязанности); Финансы (распределение бюджета, со-финансирование, механизм выплат и т.д.) Роль, состав, график встреч (заседаний) и т.д. Органа Управления (Совета). Средства и каналы Коммуникаций QA: механизмы оценки и мониторинга (/отчетности) mechanisms; Вопросы, относящиеся к студентам (принимающий вуз, тьюторство, признание, присуждение степени и т.д.) Процесс принятия решений Механизм разрешения конфликтов Другое

7 Обязательно для проектов по сотрудничеству (/мобильности) E+ Повышение Потенциала и Совместные Магистерские Степени Соглашение о Партнерстве должно быть представлено на начальном этапе проекта. Кредитная Мобильность Меж-Институциональное Соглашение должно быть представлено на начальном этапе проекта. Образцы, которые могут/должны быть адаптированы с учетом особенностей и потребностей партнерства, доступны на сайте ЕАСЕА. Руководство командой – Договор о Сотрудничестве(2)

8 ? Руководство командой – Координатор (1) Важно для успешной реализации проекта Обычно – это человек, который участвовал в разработке проектной заявки Участие в разработке успешной заявки не делает вас автоматически успешным координатором ! Успешный координатор обладает хорошими управленческими и коммуникационным навыками, получить полномочия вуза-участника и пользоваться доверием у партнеров.

9 Руководство командой – Координатор (2) Центральный пункт коммуникаций (/мониторинга) с -Проектными партнером (ами) -Поддержка/услуги на горизонтальном уровне в координирующем вузе -EACEA -Студенты, участвующие в мобильности -Другие/внешние заинтересованные стороны Нет предписанных формул в плане -Централизации vs Делегирования ответственности -Академического vs Административного персонала

10 Руководство командой– Коммуникации Определитесь со средствами, каналами & частотой ( , Skype, видеоконференция, интранет с защищенным паролем, с инструментами по загрузке и пересылке информации и т.д.); Избегайте двусторонних коммуникаций. Коммуникации должны быть как можно более прозрачными и включать всех заинтересованных партнеров. Учитывайте межкультурные различия. Что будет наиболее эффективным в данном культурном контексте? Встречи членов консорциума «лицом к лицу» (мин. каждые шесть месяцев). Бюджет для поездок координатора при необходимости разрешения конфликтов (/мониторинга процесса реализации проекта) Все решения, принимаемые во время встреч должны документироваться (протоколы д.б. подтверждены участниками / органами принимающими решения)

11 Руководство командой – Разрешение Спорных Вопросов (1) Разногласия могут возникать, но они не должны приводить к спорам (ссорам). Снижайте риск возникновения спор Команда партнеров, которые знают/доверяют друг другу Подробный и полный Договор о Сотрудничестве Активность в предупреждении потенциально конфликтных вопросов. Хорошие коммуникационные / межличностные навыки. Статьи по Принятию Решений (напр., путем голосования членов консорциума/членов совета) и Разрешению Конфликтов должны быть включены в Соглашение о Сотрудничестве EACEA не будет вмешиваться во внутренние дела партнерства!

12 ВОВЛЕЧЕНИЕ ВУЗОВ УЧАСТНИКОВ

13 Институциональное участие - Ответственность -Проектный менеджмент- это не "шоу одного человека(/многих людей)«, а институциональная ответственность -Полагаться только на отдельных людей – рецепт провала: -Реализации проекта -Ожидаемого воздействия (/использования) и устойчивости результатов. -Важно -Иметь необходимую институциональную поддержку на уровне отделов/департаментов с самого начала, -Проводить с ними регулярные встречи и предоставлять им регулярную информацию (обратная связь)

14 Институциональное участие – Ключевые службы (1) Офисы Международных Отношений Обеспечивают согласованность со стратегией вуза по международному сотрудничеству Обладают необходимыми техническими и людскими ресурсами Обеспечивают институциональную узнаваемость /помогают в распространении результатов Финансовый департамент Вузы несут юридическую ответственность за использование гранта Необходимо обеспечивать выполнение правил EU (/E+), национальные /институциональные правила и положения. НЕ ОСТАВЛЯЙТЕ ИХ НА ПОТОМ Организуйте встречи между представителями финансовых департаментов вузов партнеров 14

15 Студенческие организации Продвижение мобильности Подготовка «Руководства для Студентов" для прибывающих /уезжающих Помощь в оказании услуг (проживание, социальные и медицинские вопросы, спорт и т.д.) Связь со студенческими союзами/ассоциациями Службы по Академическим вопросам Решение о программах Утверждение систем признания & трансферта кредитов Решение о новых степенях Обспечение качества (QA) Дополняет (/признает приемлемость) проектных мер по QA Необходимо, но недостаточно. Институциональное участие – Ключевые службы (2)

16 Коммуникации/Информация / IT Стратегия визуализации и продвижения Развитие и поддержка сайта проекта (/интранет) Разработка и поддержка специальных инструментов коммуникации (видео-конференции, общие репозитории, приложения и т.д.) Разработка модулей e-Learning Выход на социальные сети т.д. Институциональное участие– Ключевые Службы (3)

17 УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ

18 Управление проектом – инструменты В интернете много инструментов, которые можно использовать для -Оценки выполнимости вашего проекта (SWOT анализ, ЛСМ и др.) -Определения и мониторинга выполнения рабочих пакетов (планы действия, графики и т.д.) -Коммуникаций / обмена информацией с партнерами (Интранет, совместные репозитории, видео-конференции, др.) -Распространения информации, напр., Руководство Информационного Центра Стран Восточного Партнерства: info.eu/mainmed.php?id=480&id_type=9&lang_id=450http:// info.eu/mainmed.php?id=480&id_type=9&lang_id=450 Отдельные средства доступны на сайте EACEA -Комплект документов по финансовым вопросам: pdf pdf -Раздел для бенефициаров с ЧАВО, описанием успешного опыта, рекомендациями и т.д.

19 Управление проектом – Управление грантом Только Грантовое Соглашение (включая приложения к нему) Когда, как, с кем, для чего вы можете использовать грант? Тесное сотрудничество с финансовыми отделами вузов Они могут предоставить информацию & обеспечить соответствие между правилами ЕС и вуза Два основных метода выделения гранта ФАКТИЧЕСКИЕ РАСХОДЫ на основе документов, подтверждающих расходы. Разрешенная сумма может отличаться и определяется в зависимости от того, разрешены ли те или иные расходы СТОИМОСТЬ ЕДИНИЦЫ основанная на подтверждении проведения мероприятия. Разрешенная сумма является фиксированной и принимается (/не принимается) в зависимости от того, разрешено ли мероприятие ЕСЛИ ЕСТЬ СОМНЕНИЯ … СНАЧАЛА СПРОСИТЕ!!