Создание общего центра обслуживания и внедрение системы электронного документооборота ООО «УФС» - презентация

1 Создание общего центра обслуживания и внедрение системы электронного документооборота ООО «УФС»

2 О компании «КЭС-Холдинг» Компания создана в декабре 2002 года для реализации стратегических инвестиционных программ в российской электроэнергетике. Компания занимает 5 место по установленной мощности среди электроэнергетических компаний РФ и является крупнейшим в России производителем тепловой энергии. Компания занимает 5 место по установленной мощности среди электроэнергетических компаний РФ и является крупнейшим в России производителем тепловой энергии. Стратегические направления деятельности компании: производство электроэнергии; развитие генерирующих мощностей; энерготрейдинг; розничные продажи электричества, тепла. Стратегические направления деятельности компании: производство электроэнергии; развитие генерирующих мощностей; энерготрейдинг; розничные продажи электричества, тепла. Компания управляет пятью генерирующими компаниями ТГК-5, ТГК-6, ТГК-9, ВоТГК, Оренбургская ТГК. Компания управляет пятью генерирующими компаниями ТГК-5, ТГК-6, ТГК-9, ВоТГК, Оренбургская ТГК. ООО «УФС»

3 О компании «КЭС-Холдинг» Компания занимает 4-е место по версии Forbes в рейтинге крупнейших непубличных компаний России ООО «УФС»

4 4 «Учетно-финансовый сервис» является поддерживающей компанией КЭС-Холдинга в сфере бухгалтерских услуг и налогового учета. Филиалы ООО «УФС» функционируют в 15 регионах РФ. Численность сотрудников порядка 1100 человек. Филиалы ООО «УФС» функционируют в 15 регионах РФ. Численность сотрудников порядка 1100 человек. ООО «УФС» О компании «УФС»

5 ООО «УФС» Унификация учета Единый план счетов Корпоративная учетная политика и стандарты учета Регламентированные справочники Бухгалтерские системы «SAP Турбина» и «АСБУ-М» Системы по учету персонала «SAP Персонал» и «ЗУП (кэс)»

6 Центры обслуживания Цель ООО «УФС» создание общих центров обслуживания, внедрение системы электронного документооборота Сокращение затрат Улучшение качества услуг Расширение контура обслуживания

7 Выбор программного обеспечения ООО «УФС» «1С:Документооборот 8» - система электронного документооборота электронного документооборота на базе 1С:Предприятие 8.2 на базе 1С:Предприятие 8.2 Легкая интеграция с другими продуктами Легкая интеграция с другими продуктами на платформе «1С:Предприятие 8» на платформе «1С:Предприятие 8» Возможность создания СЭД и в небольших, Возможность создания СЭД и в небольших, и в крупных, территориально-распределенных и в крупных, территориально-распределенных организациях организациях Возможность работы в удаленном режиме Возможность работы в удаленном режиме Возможность настроек системы под потребности конкретного Возможность настроек системы под потребности конкретного сотрудника без необходимости привлечения ИТ специалистов сотрудника без необходимости привлечения ИТ специалистов Создание графических бизнес-процессов Создание графических бизнес-процессов Встроенные инструменты для создания отчетов любых видов Встроенные инструменты для создания отчетов любых видов Небольшие затраты на внедрение и владение системой Небольшие затраты на внедрение и владение системой Налаженная система обучения пользователей Налаженная система обучения пользователей

8 Выбор программного обеспечения ООО «УФС» ABBYY FlexiCapture 10 - решение для потокового ввода документов и данных Автоматизирует извлечение информации из всех Автоматизирует извлечение информации из всех типов документов и сохраняет данные в типов документов и сохраняет данные в информационной системе предприятия. информационной системе предприятия. Технология FlexiCapture позволяет извлекать Технология FlexiCapture позволяет извлекать необходимые данные из полуструктурированных и необходимые данные из полуструктурированных и неструктурированных многостраничных документов неструктурированных многостраничных документов в автоматическом режиме. в автоматическом режиме. Масштабируемая система для различных проектов: от небольших компаний до крупных корпораций. Масштабируемая система для различных проектов: от небольших компаний до крупных корпораций. Простота использования как в процессе настройки, Простота использования как в процессе настройки, так и в ежедневной эксплуатации. так и в ежедневной эксплуатации. Возможность интеграции в пользовательские приложения. Возможность интеграции в пользовательские приложения.

9 ООО «УФС» Проект «Документооборот УФС» 1 Этап – Централизация учетных функций Из 20 филиалов выделены 3 центра обслуживания: Москва, Нижний Новгород, Екатеринбург Из 20 филиалов выделены 3 центра обслуживания: Москва, Нижний Новгород, Екатеринбург 2 Этап – Определение структуры центров обслуживания и фронт-офисов Наделение управленческими функциями ЦО, разграничение ответственности Наделение управленческими функциями ЦО, разграничение ответственности 3 Этап – Внедрение единого электронного архива (ПО «1С:Документооборот») 4 Этап – Выделение центра верификации (ПО «ABBYY FlexiCapture») Создание группы верификаторов в Перми, Екатеринбурге, Кирове. Регламент взаимодействия Создание группы верификаторов в Перми, Екатеринбурге, Кирове. Регламент взаимодействия 5 Этап – Введение системы штрихкодирования 6 Этап – Интеграция между учетными системами и СЭД 7 Этап – Возможность просмотра печатных форм из учетных систем

10 ООО «УФС» Схема документооборота «УФС» Фронт-офис Москва Фронт-офис Нижний Новгород Фронт-офис Киров Фронт-офис Самара Фронт-офис Ижевск Фронт-офис Иркутск Фронт-офис Пермь Фронт-офис Оренбург Центры обслуживания Единый центр верификации Центр верификации «ABBYY FlexiCapture» Архивная папка «Фронт-офис» на сетевом ресурсе Хранилище распознанных документов по видам на сетевом ресурсе ПО «1C:Документооборот» Сканирование первичных документов Импорт первичных документов Экспорт обработанных документов Загрузка документов по видам Доступ к систематизиро- ванной первичной документации Фронт-офис Екатеринбург Фронт-офис Сыктывкар

11 ООО «УФС» Проект «Документооборот УФС» График ввода АСКЭД по обслуживаемым компаниям Месяц ввода Компании УФС, Юнис КЭС, КЭС-Энергосбыт, УК ЭСС, ЕЭС-Гарант, ОЛК, ОЛК-энергетика Оренбургская ТГК ТГК ТГК-5, ТГК-9

12 ООО «УФС» Проект «Документооборот УФС» ТЕХНИЧЕСКИЙ ПАСПОРТ ПРОЕКТА Информационная система СЭД: «1С:Документооборот» (клиент- серверный вариант) серверный вариант) Информационная система распознавания: Abbyy FlexiCapure 10 (распределенный вариант) (распределенный вариант) Типы документов: учетно-финансовые, расчетные, кадровые, договоры, внутренняя корреспонденция договоры, внутренняя корреспонденция Количество видов автоматически распознаваемых документов: 30 Количество видов импортируемых документов из СЭД в учетные системы: 2 Количество пользователей: свыше 1000 Количество документов на :

13 ООО «УФС» Проект «Документооборот УФС» Нормирование трудозатрат на заполнение электронного архива Способ обработки Время подготовки и сканирования одного документа, мин Время заполнения основных реквизитов карточки документа, мин Время заполнения реквизитов архива карточки документа, мин Итого ручной 1214 верификация

14 ООО «УФС» Проект «Документооборот УФС» Нормирование трудозатрат на подготовку комплекта документов по встречной проверке за квартал

15 ООО «УФС» СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! Капралов Дмитрий Викторович Начальник информационно-аналитического управления ООО «УФС» Красногогорский р-н, 26 км автодороги «Балтия», комплекс ООО «Вега Лайн», стр. 3 +7(495)