Внедрение системы электронного документооборота и архивирования Москва, 30 мая 2012. - презентация

1 Внедрение системы электронного документооборота и архивирования Москва, 30 мая 2012

2 О компании Теле2 Tele2 - ведущий альтернативный телекоммуникационный оператор в Европе Миссия компании - предоставлять лучшее соотношение цены и качества услуг на всех рынках Tele2 (The Best Deal) Абонентская база Группы Tele2 насчитывает более 30 миллионов абонентов в 11 странах: Норвегии, Швеции, Хорватии, Эстонии, Латвии, Литве, Казахстане, Австрии, Голландии, Германии и России В Европе компания предлагает своим абонентам услуги как мобильной, так и фиксированной телефонии, а также широкополосного доступа и передачи данных С 1996 года акции Tele2 котируются на Стокгольмской бирже – OMX Nordic Exchange Stockholm В России Tele2 обслуживает около 21 млн. абонентов, предоставляя им услуги мобильной связи Регионы Tele2 находятся в различных стадиях развития – Defenders, Challengers, Newcomers, Greenfield и распределены по 7 макро-регионам

3 Быстрый рост бизнеса и объема документооборота Централизация бухгалтерии (создание ОЦО) 36 операционных компаний + 9 представительств ЦФ Стратегия компании: качество по разумной цене Начало внедрения проекта – апрель 2010 Предпосылки проекта и цели внедрения Сокращение расходов благодаря увеличению производительности труда работников, занятых в документоёмких бизнес- процессах; ЭДО Создание системы для хранения и передачи электронных документов в финансовый центр, систем архивирования для других подразделений. Увеличение скорости информационных потоков, увеличение эффективности взаимодействия между подразделениями компании.

4 Требования к системе Количество пользователей системы не менее 1000 Количество документов до 10 млн в год Количество площадок – около 40 регионов Высокая скорость работы Обмен документами с ОЦО Пакетное сканирование файлов с распознаванием и загрузкой в систему Стандартный функционал (безопасность, согласования-визирования, отчеты, уведомления, группировка, управление учетными записями и правами доступа, оперативный доступ к данным) Гибкий атрибутивный поиск документов Возможность интеграции с другими ИС Компании Интеграция с внешними Информационными системами Возможность постоянного увеличения объёмов хранимых документов и количества пользователей Возможность создавать новые процессы и отчеты без привлечения интегратора Наличие гибкого пользовательского интерфейса в Системе (возможность его изменения без дополнительного программирования) Параметры Функционал Гибкость

5 Этапы проекта Этап 1Хранение документов и обмен с ОЦО Этап 2Визирование, готовность заменить ЭДО в Lotus Notes Этап 3Интеграция с внешними информационными системами Компании, создание отчетности

6 Этапы создания и развития ОЦО Теlе2 / Stage of SSC Tele 2 launching and development Апрель Июль 2010 Июль Июль 2011 Июль Октябрь 2011 Октябрь Май 2012 Май Проектная работа 1 Этап2 Этап3 этап Дальнейшие улучшения, оптимизация Этапы проекта

7 1-й этап внедрения: Электронный архив Хранение и передача документов в ОЦО Пакетное сканирование первичных документов Регистрация сканирования документов с возможностью принять\вернуть на доработку Создание потомков документов для автоматизации процесса создания Миграция документов существующего ЭДО Полнотекстовое распознавание документов Интеграция с финансовой системой Компании Интеграция со справочником контрагентов

8 2-й этап внедрения: Замена электронного документооборота Загрузка Изменение На доработку Утверждение Удаление IBM FileNet Доработка процессов 1-го этапа Создание системы визирования Оповещение по Электронный архив регистрационных форм Абонентской службы Электронный архив документов для Юридической службы

9 3-й этап внедрения: Интеграция с другими системами Доработка процессов 2-го этапа Интеграция с финансовой системой Компании - Получение информации о статусе платежа - Автоматическое добавление номера п/п Расширение функционала визирования - Возможность отзыва документов с визирования - Создание механизма замещений

10 Планируемые доработки: Интегрирование с системой контроля капитальных затрат Создание системы Мониторинга «Тюнинг» процессов Дальнейшая интеграция с финансовой системой Переход на релизный подход к обновлению системы 1 раз в квартал Настройка логирования действий пользователя

11 Ключевые факторы успеха: Четкое понимание цели проекта Назревшая бизнес-потребность Осознание необходимости всеми функциональными подразделениями компании Эффективная система коммуникаций и тренингов Слаженная командная работа (IT, бизнес-пользователей, центральной команды, локальных финансистов)

12 ОЦО сегодня

13 СПАСИБО !!!

14 Back-office Модель Общего центра обслуживания Теle 2 Компании Tele2 Транзакционный центр Функц. Департаменты Получение ПД визирование, присвоение аналитик Специалитсы по документообороту Внесение атрибутов документа в систему, сканирование Контроль качества Транзакционные отделы Формирование транзакций, Главной книги Центр экспертизы Доставка сервиса 1.Уровень. Технологии самообслуживания (Sh P) 2.Уровень. Call-центр ОЦО. 3.Уровень. Центр Экспертизы ОЦО Обработка запросов Взаимодействие с консолидационным центром Методология Консолидацион- ный центр Контроль качества, оценка CSI Формирование отчетности Взаимодействие с контролирующими органами Экспертная поддержка функций Мониторинг продуктивности, KPI Найм/Обучение персонала, система учета рабочего времени

15 Осуществление поддержки системы Локальный ИТЦентральный ИТ Настройка ПК МФУ Консультирование пользователей системы Передача запросов в Центральный ИТ Настройка системы и новых процессов Поддержка аппаратной платформы Передача запросов интегратору Интегратор Исправление ошибок Доработка и модернизация системы Передача запросов вендорам (IBM, ABBYY, Oracle) (ГК АйТи)

16 Основные принципы (зафиксированы в апреле 2011): -Функция выполняет в процессе только те действия, которые связаны с внешней части документооборота (взаимодействие с контрагентом, согласование и подписание договора, приемка и подписание работ/услуг и пр. документы) -Функция указывает только ту аналитическую информацию, которой «владеет» только операционный менеджер (например, принадлежность договора к статье бюджета) -Функция представляет аналитическую информацию только один раз (т.е. либо в системе, либо на документе – в зависимости от документа определен способ указания аналитики)

17 Статус вопросов, зафиксированных в апреле 2011: ФункционалРешениеТекущий статус Наклейка штрих-кода функциями Должен быть возвращен в финансы. Входит в обязанности бухгалтера по ДО Бухгалтер по ДО Сканирование документа для размещения в ЭДА Должен быть возвращен в финансы. Входит в обязанности бухгалтера по ДО Бухгалтер по ДО Запрос кода контрагента у бухгалтера в ОЦО Код контрагента присваивается автоматически при выборе ИНН контрагента из справочника при заведении карточки в ЭДА Контроль за корректностью формата первичного документа Контроль осуществляет бухгалтер по ДОБухгалтер по ДО Формирование реестров расходов/доходов Осуществляет функция как держатель контрактаФункция Присвоение аналитики на документе Распределить зоны ответственности Функция вносит только минимальные реквизиты Двойное занесение договора и счета в ЭДО и в ЭДА Внедрения визирования документов в системе ЭДАВнедрено с Внесение документов в ЭДАРаспределить зоны ответственности Счет и акт – 100% бухгалтер по ДО, функция только карточку договора на визирование Операционный количественный учет запасов на складах компании Осуществляют логисты компанииЛогист