Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе, г.Ростов-на-Дону, 2014. - презентация

1 Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе, г.Ростов-на-Дону, 2014 Новый уровень ECM. Комплексная система управления документами и бизнес-процессами EOS for SharePoint Осипов Александр Вячеславович Заместитель начальника управления маркетинга ЭОС

2 Базовые возможности EOS for SharePoint Согласование Входящие Контроль Хранилище iPAD Удобство Исходящие Подписание СОГУ Утверждение Шифрование Поручения WorkFlow Приказы Рабочие процессы Сканирование ЭЦП Договора Гибкость Факс Планшеты Поиск Gosuslugi.RU Рабочее место Исполнение Маршруты Внутренние Производительность Надёжность Интеграция Мобильные приложения

3 Типичные задачи современного предприятия Бизнес Управление документами Офисные заявки Управление совещаниями Работа HR Управление проектами ИТ-заявки Файловое хранилище База знаний …. или что-то специализированное

4 Два пути решения задачи 1 Новая задача = новая программа 2 ECM платформа-конструктор

5 Не плодите ИТ-зоопарк систем! Без конструктора никак! Иначе будет свой зоопарк!

6 Преимущества ECM-конструктора Единое информационное пространство для сотрудников Более простое обслуживание Доработка и развитие системы силами вашего ИТ-специалиста Повышение эффективности работы сотрудников, скорости реагирования ИТ-службой на потребности бизнеса, экономии на поддержке, минимизации кадровых рисков и пр.

7 Microsoft SharePoint – лучшая ECM-платформа!

8 =

9 ECM EOS for SharePoint – больше, чем просто СЭД! EOS for SharePoint - комплексная система управления документами и процессами на платформе Microsoft SharePoint 2010/2013 Microsoft SharePoint + Экспертиза ЭОС = EOS for SharePoint

10 EOS for SharePoint - это СЭД АРХИВ УПРАВЛЕНИЕ СОВЕЩАНИЯМИ ГОС.УСЛУГИ ECM-КОНСТРУКТОР МОБИЛЬНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ

11 Присмотритесь к ECM EOS for SharePoint Вы сможете использовать нашу систему как конструктор для решения других бизнес-задач, в процессе которых используются: совместная подготовительная работа/ согласование/ утверждение исполнение задач и поручений по документам и без контроль их исполнения хранение документов поиск по документам дополнительное к SharePoint разграничение прав доступа, типы контента, настройки интеграция с другими системами электронная подпись или шифрование файлов и др.

12 EOS for SharePoint VS не платформенная СЭД 1. Ещё большая гибкость системы и простота обслуживания силами штатного системного администратора; 2. Кастомизация интерфейса системы под требования и дизайн клиента; 3. Полная интеграция с пакетом Microsoft Office; 4. Мультиязычность (русский, украинский, английский и французский языки). Возможность перевода на другие языки; 5. Возможность решения других бизнес-задач: хранилище, корп. портал, офисные заявки и др. 6. Возможности объединить данные из разных ИТ-систем: ERP, CRM, Project и т.д.

13 EOS for SharePoint VS другие СЭД на SharePoint 1. Полноценная СЭД на SharePoint с учётом всей специфики управления документами в России 2. Готовое коробочное решение, что подразумевает минимум доработок 3. Высокое быстродействие и масштабирование 4. Наличие клиентов как для iPAD, iPhone, так и Windows («толстый» клиент) 5. Лицензии ФСБ (ФСТЭК) 6. Поддержка бесплатного SharePoint Foundation 7. Опыт внедрения и использование данного решения как в коммерческих, так и государственных структурах 8. Полный комплект документации и обучающих видео-уроков 9. Более 260 партнёров по России и СНГ 10. Доступная цена и выгодные условия поставки.

14 Функциональные модули Справочники Картотеки документов Персональное рабочее место Подготовка и согласование Отчеты Исполнение и контроль Политики доступа Поточное сканирование Сканирование АРМ Руководителя ЭП и шифрование iEOS Архивное дело Управление совещаниями EOS for SharePoint

15 Управление архивным фондом предприятия

16 Удобная работа с данными 1. Отдельная подсистема для Windows 7/8 2. Удобна в работе для руководителей 3. Работает OFFLINE! 4. Безопасность данных: защищённый канал связи (https), шифрование документов и электронная подпись (усиленная квалифицированная) 5. Удобное и простое рассмотрение документов/согласование/подписание документов 6. Работа с поручениями: резолюции по документу, инициативные поручения, утверждение проектов резолюций, контроль исполнения поручений, отчёты 7. Поиск по тексту документа и по реквизитам документа АРМ Руководителя 7

17

18 Удобная работа с данными 1. Отдельная подсистема для Windows 8 2. Современный интерфейс Modern UI (Metro UI) 3. Работает OFFLINE! 4. Безопасность данных: защищённый канал связи (https), шифрование документов и электронная подпись (усиленная квалифицированная) 5. Удобное и простое рассмотрение документов/согласование/подписание документов 6. Работа с поручениями: резолюции по документу, инициативные поручения, утверждение проектов резолюций, контроль исполнения поручений, отчёты 7. Поиск по тексту документа и по реквизитам документа АРМ Руководителя RT

19

20 Удобная работа с данными 1. Приложение для iPAD 2. Удобное и простое рассмотрение документов/согласование/подписание документов 3. Работа с поручениями 4. Работает OFFLINE 5. Безопасность данных: защищённый канал связи (TLS/SSL), электронная подпись: усиленная квалифицированная, нет привязки к версии iOS, СКЗИ от Алладин, один ключ как для iEOS, так и для СЭД iEOS

21

22 Управление архивным фондом предприятия 1. Отдельная подсистема 2. Поиск документов и дел 3. Формирование дел 4. Классификация документов 5. Топографирование архива 6. Учёт и контроль движения дел 7. Контроль сроков хранения 8. Экспертиза ценности 9. Выделение дел к уничтожению 10. Веб-доступ к архиву 11. Поточное сканирование и штрих-кодирование 12. Передача на гос. хранение в систему «АРХИВНЫЙ ФОНД» Архивное дело

23 Dashboard в EOS for SharePoint 2013

24 Рабочий стол пользователя в EOS for SharePoint 2013

25 Рабочий стол пользователя в EOS for SharePoint 2010

26 Карточка поручения в EOS for SharePoint 2010

27 Уведомления по

28 Органам гос. и муниципал. власти

29 Проверенное решение Система EOS for SharePoint идеально подходит для автоматизации документооборота государственных и муниципальных органов власти. Наличие готовых опций и решений: Оказание услуг в электронном виде (СМЭВ) Взаимодействие с МЭДО Обращения граждан Автоматизация зак.собраний

30 Управление совещаниями

31 Автоматизация жизненного цикла совещания Планирование Оформление Проведение Исполнение Календарь совещаний Оповещение участников Протокол совещания Поручения по совещанию Автоматизация жизненного цикла совещания

32 «Управление совещаниями» обеспечивает соблюдение установленных регламентов, а также прозрачность и управляемость всех работ по подготовке и проведению совещаний. Состав работ, проводимых на каждом этапе, может быть настроен под конкретные процессы организации. О модуле

33 Календарь совещаний

34 Карточка совещаний

35 Работа в Microsoft Outlook

36 Протокол совещания в MS Word

37 Протокол совещания в MS Excel

38 Вкладка поручения

39 Исполнение поручений

40 Автоматическая рассылка приглашений на совещания существенно ускоряет и упрощает процесс их подготовки; Функции автоматической генерации файлов протокола, отчета, экономят время за счет ликвидации рутинных операций по документальному оформлению результатов совещания; Автоматическая генерация заданий по решениям, принятым на совещании значительно сокращает промежуток времени от момента проведения совещания до получения задания исполнителем. Временные затраты на исполнение поручения уменьшаются; Файлы протокола, отчета генерируются по настраиваемым шаблонам, появляется дополнительная возможность настройки представления информации; Работа с поручениями по совещаниям становится более оперативной и эффективной; Интеграция с СЭД, использование единых принципов при работе с задачами, возможность на «Рабочем столе» пользователя просматривать совещания позволяют удобно работать в единой информационной среде. Преимущества модуля «Управление совещаниями»

41 Примеры из жизни

42 Лишь только некоторые клиенты EOS for SharePoint

43 ПРОЕКТ: ГК «Термекс» О компании: ГК «Термекс» – ведущий специализированный производитель водонагревателей в Европе. В 2009 году компании «Термекс» исполнилось 60 лет. Сегодня «Термекс» входит в тройку мировых лидеров, производя 2 млн водонагревателей в год и реализуя их в 160 странах мира. Масштабы: 100 рабочих мест

44 ПРОЕКТ: ГК «Термекс» 1. Автоматизация других бизнес-задач на корп.портале 2. Расширение количества пользователей Основные задачи: 1. Согласование большого количества разных документов 2. Канцелярия (входящие, исходящие, внутренние) 3. Организация корпоративного портала 4. Заявки в ИТ Особенности: 1. Интеграция с 1С 2. Использование базового функционала СЭД для автоматизации самых разных бизнес-процессов В планах:

45 Автоматизированный процесс по ИТ-заявкам Создание заявки по техподдержке и внесению изменений в конфигурацию 1С Согласование заявки на корп.портале со всеми службами Заявка поступает в ИТ-отдел на реализацию Уточняющие вопросы от ИТ- отдела по реализации к бизнес-заказчику. Создание подчиненных задач и их исполнение Реализация заявки на доработку 1С Используются средства коллективной работы EOS for SharePoint – от момента её создания и согласования, до момента регистрации заявки и её исполнения

46 Другие автоматизированные бизнес-задачи в «Термекс» Центр документов сертификаты на продукцию, типовые договоры, регламенты, шаблоны и пр Механизм атрибутного поиска Заказчик использовал от системы EOS for SharePoint Интеграция корп.портала с 1С Служба EOS for SharePoint выгружает данные в таблицу обмена MS SQL, а оттуда их забирают в 1С

47 Другие примеры подобного подхода Организация базы знаний нормативно-правовых актов банка Автоматизация проектной деятельности компании Конструктор услуг СМЭВ Автоматизация законотворческой деятельности

48 Как внедрять? 1 Внедряет клиент 2 Внедряют партнёры 3 Внедряет ЭОС

49 СЭД 1 на Microsoft SharePoint

50 Больше информации, демо- версии, описание проектов и многое другое на сайтах