СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА НАУЧНОЙ БИБЛИОТЕКИ КАК ИНСТРУМЕНТ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ НАУЧНЫХ ИССЛЕДОВАНИЙ Г.Ю. Кудряшова, директор Зональной. - презентация

1 СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА НАУЧНОЙ БИБЛИОТЕКИ КАК ИНСТРУМЕНТ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ НАУЧНЫХ ИССЛЕДОВАНИЙ Г.Ю. Кудряшова, директор Зональной научной библиотеки УрФУ, канд. пед. наук г. Екатеринбург, 2014

2 Изменения внешней среды «Проблемы начинаются там, где возникают изменения. Чем выше уровень изменений, тем больше проблем. Система менеджмента – это умение справиться с проблемами, которые возникают при изменениях». Ицхак Азизес, мировой эксперт в сфере менеджмента Для развития библиотечно-информационного обслуживания и развития научных библиотек имеют значение изменения внешней среды : институциональные тренды развития науки и технологий в мире, в частности интеграция образовательной и научной деятельности, мировые тенденции интеграции и укрупнения вузов, активный процесс трансформации Российской системы высшего образования за счет проведения слияний (присоединений) университетов.

3 Инновационные изменения в высшем образовании Создание по указу Президента РФ федеральных университетов в различных регионах страны, в том числе и на Урале. В системе высшего профессионального образования России УрФУ позиционируется как один из системообразующих лидеров ВПО, обеспечивающий расширенное воспроизводство кадрового и интеллектуального капитала, университет мирового уровня. Уральский Федеральный университет должен войти в элиту мировой высшей школы, а значит существенно изменить образовательные методы работы, активизировать научные исследования, использовать возможности информационно- коммуникационных технологий, в том числе и в библиотечно- информационном обслуживании. Изменения во внешней среде влияют на библиотечно- информационное обеспечение научно-исследовательского и учебного процессов, видоизменяют систему менеджмента библиотеки.

4 Оптимизация системы менеджмента ЗНБ Цель: оптимизация связей между ЗНБ и внешней средой и связей между процессами внутри объединенной ЗНБ. Участие в реализации проектов Программы развития УрФУ как университета мирового уровня. Принцип политики университета в области организационного развития - установка на централизацию функций в университете, на целевые индикаторы Программы развития УрФУ, как одного из системообразующих лидеров ВПО.

5 ЗНБ УрФУ: статус зонального методического центра для 52 библиотек государственных вузов Уральского региона Зональная научная библиотека УрФУ является одним из крупнейших информационно-библиотечных центров высших учебных заведений России, одним из ключевых узлов информационной сети Екатеринбурга, Уральского региона и страны в целом.

6 Структура системы менеджмента в ЗНБ

7 Характеристика элементов системы менеджмента в ЗНБ УрФУ Реализация деятельности на основе методов СМК, как отражение мировой тенденции к стандартизации менеджмента. Стратегическое планирование организационных действий и управляющих подходов. Завершается разработка Стратегии развития ЗНБ до 2020 г, проведена стратегическая сессия как форма работы, направленная на разработку и принятие стратегических решений, в которую были вовлечены сотрудники ЗНБ, руководство вуза и партнеры ЗНБ. Научные подходы, функции, методы менеджмента «Кто не идёт вперед, тот идёт назад …»

8 Компоненты Стратегии развития ЗНБ до 2020 года 1)Систему целей как измеримых показателей качества деятельности ЗНБ (карта целей). 2) Комплекс взаимосвязанных проектов в виде "портфеля" проектов, включающих дорожные карты по достижению поставленных целей. В основу целевого ориентира «Стратегии развития ЗНБ» заложена сервисная философия услуг, ставящая во главу угла эффективность и качество, идея видоизменения библиотечного обслуживания в «информационный сервис», которая относится к разряду современных концепций развития библиотечного дела.

9 Основа для построения сервисной модели – сервисный треугольник Ф.Котлера Компания ПотребительПерсонал Внутренний маркетинг- мотивация, обучение сотрудников Внешний маркетинг – традиционные виды маркетинга Интерактивный маркетинг - критерии качества взаимодействия Стороны сервисного треугольника отражают идею взаимодействия субъектов.

10 Сервисная модель ЗНБ УрФУ (по Ф.Котлеру) Персонал- стратегия Мотивация, обучение сотрудников, создание команды Сервис-стратегия Исследование рынка, реклама, ценообразование Контент-стратегия Коммуникационная политика, система качественных услуг Библиотека ПользовательПерсонал ИТ-стратегия Обеспечение технического и функционального качества услуги и процесса Целостная модель ЗНБ как сервисной организации построена на основе четырехкомпонентной сервисной модели организации сферы услуг - «сервисный треугольник Котлера».

11 Матрица услуг К. Лавлока Содержит данные об особенностях деятельности конкретной сервисной организации по восьми компонентам. Идеи К.Лавлока: для построения модели сервисной организации необходимо и достаточно дать четкие ответы по восьми позициям (матрица услуг К.Лавлока) Принятие управленческих решений осуществлять с учетом стратегических приоритетов.

12 Видоизменение целевой подсистемы ЦЕЛЕВАЯ подсистема ЦЕЛЕВАЯ подсистема СТРАТЕГИЯ РАЗВИТИЯ ЗНБ УрФУ до 2020 года Персонал-стратегия. Содержит материалы для реализации задач внутреннего маркетинга Сервис- стратегия. Отражает способы решения задач традиционного (внешнего) маркетинга Контент-стратегия. Предлагает технологии для регламентации интерактивного (двухстороннего маркетинга) ИТ-стратегия. Предназначена для технико-технологической поддержки стратегических планов

13 Элементы управляющей подсистемы менеджмента УПРАВЛЯЮЩАЯ подсистема Разграничение деятельности отделов библиотеки Введение должностей заместителей директора по направлениям деятельности ЗНБ Обеспечение формальными правилами разделения функций, полномочий и ответственности с целью структурно- функциональной согласованности (Например, оргструктура ЗНБ обеспечена нормативными документами приказом по университету, должностными инструкциями и положениями об отделах) 1. Обеспечение компетентностной деятельности отделов

14 Элементы управляющей подсистемы менеджмента - информирования сотрудников ЗНБ, создания корпоративной культуры общения - создания комплексной системы по обеспечению контроля над информационными потоками, определение форм предоставления информации от сотрудников руководству, и наоборот - обеспечения постановки задач сотрудникам с учетом уровня их компетенций Поддерживается обеспечивающей подсистемой - внутренней информационной политикой ЗНБ в целях: УПРАВЛЯЮЩАЯ подсистема 2. Оперативное управление, разработка управленческих решений

15 Элементы управляющей подсистемы менеджмента Выстраивается с позиций «управление с фактами на руках», разработана оценочная шкала компетенций библиотечного работника, модель компетенций для каждой должностной позиции работников ЗНБ. Определение требований к персоналу содержится не только в обязательных официальных правовых документах (должностных инструкциях), но и в паспорте должности - документе, определяющем и подтверждающем квалификацию, полномочия и компетенции работника, выполняющего определенные должностные обязанности. В отличие от традиционно принятого планирования кадрового резерва, которое предусматривает ориентацию на отдельного перспективного сотрудника, персонал-стратегия нацелена на управление «пулом талантов», что позволит выделить профессиональные компетенции, необходимые для качественной реализации всего комплекса производственных процессов в ЗНБ. УПРАВЛЯЮЩАЯ подсистема 3. Управление персоналом

16 16 Цели разработки паспорта должности Выработка результативного инструмента библиотечного менеджмента. Оптимизация найма персонала и ротации кадров посредством создания эталонной модели профиля должности. Создание оценочной шкалы компетенций библиотечного работника. Использование сотрудниками ЗНБ в качестве унифицированной формы самоотчета для составления личностного профиля сотрудника. Создание базовой основы для проведения аттестации, составления планов развития персонала, программ по обучению и повышению квалификации. Щербинина Г.С. Паспорт должности: быть или не быть в библиотеке / Г.С. Щербинина, И.Г. Воронская // Справочник руководителя учреждения культуры. – – 3. – С. 75–84Справочник руководителя учреждения культуры.

17 Элементы управляемой подсистемы менеджмента УПРАВЛЯЕМАЯ подсистема Восприятие и реализация принятых и транслируемых управленческих решений Организационно-технологическое обеспечение процессов на базе ИКТ Поддержка и развитие информационных систем ЗНБ Управленческие решения в соответствии с целями Стратегии развития ЗНБ

18 Элементы обеспечивающей подсистемы менеджмента Методическое обеспечение Ресурсное обеспечение процессов ЗНБ Правовое и экспертное обеспечение деятельности ЗНБ Внутренняя информационная политика Обеспечива ющая подсистема Обеспечива ющая подсистема Технико- технологическая поддержка

19 «ДОСТУП»: цели проектов Стратегии развития ЗНБ Достижение мирового уровня обеспечения информационными ресурсами научного, инновационного и образовательного процессов. Ориентация информационного обслуживания на приоритетные направления, предусмотренные Программой развития УрФУ, информационные потребности разных групп пользователей. Сервисный подход к организации информационно-библиотечного обеспечения научно-исследовательского и образовательного процессов. Технологические решения по созданию единого информационного пространства УрФУ, Уральского Федерального округа, России. Управление информационными потребностями пользователей, использование библиометрических методов оценки научных исследований и исследователей. Продвижение ресурсов и сервисов пользователям ЗНБ; создание, размещение и хранение электронных ресурсов в общероссийских и мировых информационных системах, международное сотрудничество.

20 Информационные системы ЗНБ УрФУ

21 Информационные системы ЗНБ УрФУ: общая характеристика АБИС «РУСЛАН» и система управления контентом, взаимодействия с пользователями (САЙТ), выполняющие функции сбора, хранения и обработки информации о пользователях и доступных ресурсах, учета и контроля использования библиотечных фондов. «КАРТА УЧЕБНОГО ПРОЦЕССА» - результат интеграции с общеуниверситетской системой UNI (контингент, учебные планы, расписание) и модулем книгообеспеченности АБИС «Руслан» «КАРТА НАУКИ УРФУ» - информационная система, обеспечивающая агрегацию данных о публикационной активности и цитируемости сотрудников УрФУ из четырех источников: Scopus, WOS, РИНЦ, отчеты сотрудников (кафедр). ИТ-ПРОЕКТЫ ЗНБ, ориентированные на внешних потребителей в т.ч. модуль экспорта и подготовки данных для ЭКБСОН, сводный каталог и разрабатываемый сервис МБА в рамках регионального консорциума Consensus Omnium.

22 Из комплекса проектов «ДОСТУП» Цель Аналитическая поддержка проекта УрФУ по стимулированию публикационной активности ученых университета в международных журналах, индексируемых в базах данных Web of Science, Journal Citation Reports (платформа Web of Knowledge) компании Thomson Reuters и Scopus издательства Elsevier. Задача Экспертиза статей авторов УрФУ, подготовка аналитических справок для НИЧ и институтов о публикационной активности ученых УрФУ. Развитие Создание сервиса «Личный библиограф», обеспечивающего отдельных сотрудников или целые научные коллективы оперативной библиографической и наукометрической информацией. Задача Содействие реализации положения «Комплекса мероприятий на 2013–2015 гг., направленные на увеличение к 2015 г. доли публикаций российских исследователей в общем количестве публикаций в мировых научных журналах до 2,44%», -Проект: «КАРТА НАУКИ УРФУ»

23 Из комплекса проектов «ДОСТУП» Цель: В процессе библиотечно-информационного обслуживания очевидна необходимость согласования позиций лицензионных договоров, определяющих права библиотек-подписчиков, т.к. типовой договор может содержать ограничения или неоднозначно трактуемые формулировки. Результат Лицензионные договоры, составленные с учетом потребностей библиотеки, предоставляющей доступ к ресурсам, позволяют расширить полномочия библиотеки при работе с подписными электронными ресурсами. Развитие Расширение легитимных возможностей для удовлетворения информационных потребностей пользователей при работе с электронными ресурсами, не нарушая норм ГК РФ и положений заключенных договоров. Повышение уровня правовой, информационной культуры сотрудников ЗНБ и пользователей. Позиционирование ЗНБ центром эффективного сотрудничества между агрегаторами электронного контента и потребителями информации. оь Проект: «Правовое обеспечение уровня сервисов и услуг, предоставляемых в ЗНБ в соответствии с положениями договоров и лицензий, заключаемых на электронные ресурсы между вузом и агрегаторами электронного контента»

24 Анализ договоров и лицензий (выявление полномочий библиотеки и пользователей, сравнение с полномочиями библиотек по ГК РФ) ГК РФДОГОВОР п. 2. ст ГК РФБД QUESTEL Договор на возмездное оказание услуг по подключению и обеспечению доступа к электронным ресурсам / (Приложение 4 - СОГЛАШЕНИЕ О СУБЛИЦЕНЗИИ НП «НЭИКОН» с УрФУ) в случае, когда библиотека предоставляет экземпляры произведений, правомерно введенные в гражданский оборот, во временное безвозмездное пользование, такое пользование допускается : без согласия автора или иного правообладателя и без выплаты вознаграждения. При этом выраженные в цифровой форме экземпляры произведений, предоставляемые библиотеками во временное безвозмездное пользование, в том числе в порядке взаимного использования библиотечных ресурсов, могут предоставляться только в помещениях библиотек при условии исключения возможности создать копии этих произведений в цифровой форме делать на местах электронные копии всех или части Лицензируемых материалов при условии, что такое использование отвечает всем условиями настоящего Соглашения; прил. 4, предоставлять единичные экземпляры распечатанных или электронных копий отдельных статей отдельным Управомоченным пользователям по их просьбе; прил. 4, разрешать Управомоченным пользователям осуществлять электронное копирование частей Лицензируемых материалов; прил. 4, разрешать Управомоченным пользователям распечатывать единичные копии частей Лицензируемых материалов; прил. 4, делать такое количество копий материалов, используемых в рамках сетевого обучения, которое может потребоваться в целях использования Лицензируемых материалов в соответствии с настоящим Соглашением. прил. 4, предоставлять управомоченным пользователям другой библиотеки, расположенной только в стране Сублицензиата, единичную бумажную копию электронного оригинала отдельного документа (по почте, факсу или с использованием электронных средств связи по защищенным сетям с помощью программы Ariel или аналогичной ей, обеспечивающей удаление электронного файла сразу же после его распечатки); прил. 4, Осуществлять запись и хранение отдельных частей электронного ресурса в память ЭВМ в архивных, учебных и исследовательских целях. дог

25 «Перечень рекомендаций по предоставлению услуг и сервисов пользователям при работе с подписными базами данных для отделов обслуживания»

26 Предварительные выводы 1. Необходимо определить позицию УрФУ на предоставление доступа к подписным ЭР третьим лицам (внешние пользователи), если в договоре прописано, что данное решение остается за вузом. 2. Вариативность понятия «пользователь библиотеки» (расширенное толкование и узкое). 3. Ориентация в договорах на права пользователей и отсутствие описания прав на действия библиотеки в интересах пользователя.

27 Структура «портфеля» стратегических проектов ЗНБ Приоритетными избраны элементы «продукт» и «процесс», то есть в основе проектов заложены идеи расширения ассортимента библиотечно- информационных услуг и совершенствования процесса их реализации.

28 Заключение Необходимость оптимизации системы менеджмента появляется не только при исключительных изменениях внешней среды. Первый сигнал это неудовлетворенность пользователя. Осознать существующие проблемы в системе менеджмента, мешающие развитию, возможно с помощью мониторинга и анализа бизнес-процессов библиотеки. Система менеджмента способствует развитию библиотечно-информационных процессов и информационной поддержке приоритетных направлений науки и образования.

29 Спасибо за внимание! Кудряшова Галина Юрьевна