СОЗДАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПРОЕКТАМИ (ИСУП) СОЗДАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПРОЕКТАМИ (ИСУП) - презентация

1 СОЗДАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПРОЕКТАМИ (ИСУП) СОЗДАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПРОЕКТАМИ (ИСУП)

2 Структура концепции Отраслевое решение и внедрение ИСУП для СМР и ТОиР. 1 Чем необходимо обладать Заказчику для внедрения системы. Основные риски внедрения Результаты внедрения ИСУП. Преимущества получаемые Заказчиком. Информация о компании. Наш опыт работы и значимые проекты. Основные преимущества предлагаемого нашей Компанией решения. Практические задачи, решаемые Системой управления проектами. 2 5 Преимущества программного комплекса Spider Project. Структура Концепции

3 О компании ООО «Стрела Консалтинг» - молодая, динамически развивающаяся компания на белорусском рынке, выполняющая полный комплекс услуг по проектированию и внедрению систем управления проектами, и оказывающая инжиниринговые услуги по реализации отдельных проектов. Цель компании – ускорение развития компетенций в области управления проектами в Республике Беларусь; подготовка высококвалифицированных кадров; помощь предприятиям в переходе на передовые методики работы: повышение уровня производительности труда, управления себестоимостью, максимизации прибыли; успешная реализация проектов наших Заказчиков. Эксперты ООО «Стрела Консалтинг» имеют уникальный опыт работы по управлению проектами на территории стран Таможенного союза в таких отраслях как: капитальное строительство и эксплуатация, техническое обслуживание и ремонты, энергетика, горно- обогатительная промышленность, логистика, ИТ и других направлениях.

4 О компании Более 10 лет с момента бурного старта развития управления проектами в СНГ, эксперты нашей компании активно участвовали в этом процессе развивая методологию проектного менеджмента с такими Заказчиками, как ОК «РУСАЛ», ГК «Газпром», ТОО «Тиолайн», SAP AG, Asstra Associated Traffic AG и другие. В комплекс выполненных работ входили услуги: по созданию и доработке ИСУП; обучение практическому проектному менеджменту в разрезе конкретных отраслей; сопровождение и аудит проектов; подготовка тендерной документации; подготовка планов обоснования банковских инвестиций. Созданная в 2013 году консалтинговая компания в Республике Беларусь, помогает Заказчикам, осознавшим ценность проектных подходов, не ошибиться в выборе оптимального пути. Мы управляем проектами эффективно и достигаем поставленных целей! Наша задача обучить этому Вас!

5 Значимые проекты ООО «Строминвест-М», РФ, г. Москва - организация ОУП, разработка методологии и обучение персонала, разработка портфеля проектов, обоснование стоимости проектов Заказчику и Инвестору, подготовка тендерной документации, сопровождение проектов. Проекты: «Спортивно - оздоровительный комплекс » ( м 2) г. Москва, м. Южная, коттеджные поселки « Горки - 6» (24 владения ) и « Пенино » (56 владений ) и другие. ЗАО « Астиком » РФ, г. Москва – организация ОУП, разработка методологии и обучение персонала. Разработка портфеля проектов, обоснование и оптимизация стоимости проектов Инвестору, привлечение инвестиций из международных финансовых институтов, проведение тендеров. Сопровождение проектов. Проекты : « Строительство и реконструкция квартала 76 в СЗАО г. Москва » ( м 2); стро - во бизнес - центра класса А « Океан плаза », г. Москва, Сущевский Вал, 12. ОК «РУСАЛ», РФ – построение работы распределенного ОУП (г. Москва, г. Санкт- Петербург, г. Красноярска, п. Таежный), доработка корпоративных стандартов, проведение обучения персонала, разработка Плана реализации проекта и защита перед управляющей компанией, подготовка отчетности Руководству ОК «РУСАЛ» и в Правительство РФ. Сопровождение проекта. Проекты : строительство « Богучанского алюминиевого завода », модернизация и ремонты « Хакасского АЗ », строительство « Богучанской гидроэлектростанции ».

6 ОАО «Белтрансгаз», ОАО «ГАЗПРОМ» – организация распределенного в РБ Офиса по управлению проектами, разработка методологии и проектов программ капитального строительства и ТОИР, отчетность Руководству и Наблюдательному совету, отчетность в ОАО « ГАЗПРОМ », разработка, защита и руководство проектом внедрения корпоративной информационной системы Общества. Проекты : инвестиционная программа капитального строительства ОАО « БТГ », внедрение ИСУП, программа технического обслуживания и ремонтов объектов газо - транспортной системы в ОАО « БТГ » и ОАО « ГАЗПРОМ ». ИОАО « МИСК », РБ, г. Минск – разработка плана реализации Проекта, расчет бюджета, оптимизация сроков и стоимости строительства, определение инвестиционных показателей проекта, защита проекта перед инвесторами, проведение тендеров на услуги генерального подряда. Проекты : жилой квартал « Московский », г. Минск, проспект Дзержинского. ТОО « Тиолайн », Республика Казахстан, г. Кокшетау - организация ОУП, разработка методологии, обучение персонала, привлечение инвестиций из финансовых институтов, отчетность для инвесторов, консалтинговое сопровождение проекта. Проекты : строительство, модернизация и ремонты Обуховского горно - обогатительного комбината по производству циркониевых и титановых руд. Значимые проекты

7 Практические задачи, решаемые Системой управления проектами. - Обосновать целесообразность проекта и оптимизировать инвестиции. - Разработать оптимальную схему финансирования работ, поставок материалов и оборудования. - Составить план работ, включающий сроки исполнения работ, потребление ресурсов, необходимые затраты. Эффективно контролировать исполнение составленного плана. - Проанализировать проектные риски. - Анализировать отклонения фактического хода выполнения работ от запланированного и своевременно и обоснованно корректировать плановые показатели. - Моделировать управленческие воздействия на информационных моделях проектов и принимать обоснованные управленческие решения.

8 Практические задачи, решаемые Системой управления проектами. Исполнение Учет исполнения (отчеты, архивы). Подтверждение качества. Мониторинг рисков. Контроль контрактов. Инициация Проекта Характеристики Проекта. Стратегические цели Компании. Критерии выбора. Историческая информация. Принятие решения о старте Проекта. Планирование Целей Проекта. Критериев завершения Проекта. Ресурсов. Материалов и оборудования. Поставок. Контрактов с исполнителями по Проекту (проектировщики, субподрядчики, поставщики,). Качества. Организации управления проектом. Рисков. Стоимости Проекта. План реализации Проекта. Завершение Проекта Закрытие контрактов с исполнителями. Административное завершение Проекта. После проектные отчеты. Анализ Объемов. Сроков. Стоимости. Качества. Рисков. Корректирующие воздействия. Управление Проектом Управление целями Проекта. Управление изменениями. Управление Персоналом и мотивация. Организация работ. Коммуникации с подрядчиками и исполнителями. Управление контрактами. Сроки. Стоимость. Ресурсы. Качество. Риски. План управления Проектом.

9 Практические задачи, решаемые Системой управления проектами. Обеспечение соответствия портфеля проектов стратегическим целям и определение приоритетов при расходовании ограниченных ресурсов. Увеличение объема отдачи от инвестиций за счет создания условий для формирования наиболее правильного в текущих условиях портфеля проектов. Высвобождение и экономия до % от бюджета на проекты за счет экономии издержек, исключения не приоритетных и дублирующихся проектов, отмена проектов необеспеченных ресурсами и проектов с критичным уровнем риска. При этом затраты на внедрение ИСУП из практики Подрядчика, составляют не более 3-4% от бюджета одного среднего Проекта Заказчика. Оптимизация в сторону уменьшения сроков (сокращение ошибок, оптимальное распределение ресурсов и т.д.) реализации проектов в среднем на 15% - 20%. Обеспечение прозрачности бизнеса, эффективное управление ресурсами и понятность для инвесторов при привлечении инвестиций. Увеличение стоимости активов предприятия при оценки международными институтами. Обеспечение комплексного анализа ситуации в любом разрезе показателей, фактически в реальном времени. Поддержка процесса принятия управленческих решений.

10 Отраслевое решение. -Анализ ситуации в Компании Заказчика «КАК ЕСТЬ» и оценка персонала. -Выработка совместно с Руководством Заказчика оптимальной модели ситуации в Компании «КАК НАДО». Формирование ТЗ. - Разработка корпоративных стандартов и справочников. -Закупка программного комплекса Spider Project для автоматизации ИСУП (если он еще не приобретен). -Подбор, обучение вовлечённого персонала внутри компании и помощь в отборе на внешнем рынке. Организация офиса по управлению проектами. -Запуск и реализация пилотного Проекта внедрения. -Запуск портфельного управления проектов Компании. Полностью самостоятельная работа Офиса по управлению проектами Заказчика.

11 Отраслевое решение ИСУП. Разработка методологии. Разработка стандартов по управлению проектами (методики, положения, рабочие инструкции) для Заказчика по СМР и ТОиР: - Положение по терминологии управления проектами в Компании. - Регламент по разработке Иерархической структуры работ проектов и словаря содержания. Регламент групповой работы сотрудников бизнес - процесса УП. - Методика по календарно - сетевому планированию проектов в ИСУП. - Регламент формирования отчетности о ходе реализации проектов. Положение по контролю реализации проектов. - Регламент по управлению рисками проектов. Регламент управления корректирующими и предупреждающими действиями. - Положение по закрытию и архивации проектов. А также необходимые стандарты по интеграции с существующими БП.

12

13

14

15 Отраслевое решение ИСУП. Разработка справочников и фрагментов. Разработка справочников и типовых фрагментов по управлению проектами ТОиР и капитального строительства: - Справочники ресурсов, загрузки и производительности ресурсов на видах работ. Справочники центров и ролей ресурсов, мультиресурсов. -Справочники календарей работ и ресурсов, календарных исключений. -Справочники стоимостей и центров стоимостей, расходов на виды работ. -Справочники материалов, центров и комплектов, расходов на виды работ. -Справочники шаблонов структур, отчетов, сценариев, фильтров и конфигураций. -Типовые фрагменты основных видов работ в компании. -Типовые шаблоны компании Иерархических структур проектов и типовых проектов.

16 Отраслевое решение ИСУП. Обучение и организация подразделения. Обучение персонала Заказчика корпоративной методологии управления проектами и ИСУП. Организация офиса по управлению проектами: - Подбор персонала ( при необходимости ) для организации офиса по управлению проектами ( ОУП ) Заказчика, а также ключевых сотрудников, задействованных в бизнес - процессе ( БП ) по управлению проектам ( УП ). - Обучение Руководителей и ключевых сотрудников Компании, задействованных в реализации проектов : основы управления проектами, лучшие практики управления строительными проектами и ТОиР, ИСУП, корпоративная методология по управлению проектами. - Разработка положений о подразделениях и рабочих инструкций ОУП. - Обучение и аттестация персонала Заказчика для работы в ОУП. Запуск ОУП. - Создание с персоналом Заказчика типовых фрагментов, структур и проектов. - Сопровождение с персоналом Заказчика пилотного проекта внедрения.

17 Пример организационной структуры Офиса по управлению проектами Пояснения Количество задействованного персонала в зависимости от стадии формирования и пиковой загрузки может достигать от 3 до 5 человек. Подрядчик предоставляет ОУП отчетность в требуемом для Заказчика виде. ОУП должен обладать всеми необходимыми полномочиями.

18 Пример ролей и функций Офиса по управлению проектами Инженерно- аналитическая роль Архивная роль документооборот Ведет архивы документации по проектам; Организует библиотеку архивов проектов, готовых для анализа и изучения накопленного опыта; Осуществляет поиск и подготовку нужной информации по проектам; Оптимизирует скорость работы ОУП; Администрирует коммуникации в проектах. Разрабатывает Иерархическую Структуру Работ проектов; Разрабатывает модель проекта со сроками, ресурсами, финансами; Ведет учет в компьютерной модели проектов; Помогает менеджерам проектов в разработке планов, анализе исполнения и принятии решений; Готовит отчетность руководству. Координационная роль Инициирует решение запуска и завершения проектов; Управляет приоритетами портфеля проектов; Предлагает руководству решения по распределению приоритетов проектов с учетом имеющихся ресурсов и финансирования; Разрешает конфликты между проектами исходя из интересов Общества в целом; Закрывает проекты. Методологическая роль Разрабатывает, актуализирует и внедряет корпоративные стандарты управления проектами; Организует обучение; Осуществляет внутренний консалтинг; Разрабатывает и ведет внутренние справочники, базы данных, библиотеки типовых фрагментов, реестр рисков; Проводит аудит.

19 Отраслевое решение ИСУП. Пилотный проект. Реализация пилотного проекта. Подведение итогов. Переход к основной фазе внедрения: - Персонал Заказчика ( спонсор Проекта внедрения ( собственник бизнеса ), руководитель Проекта от Заказчика, ключевые сотрудники бизнеса и ОУП ) совместно с Консультационной Компанией реализуют пилотный Проект согласно Техническому заданию от Заказчика и рекомендаций Подрядчика. - Спонсор проекта еженедельно и ежемесячно информируется о ходе реализации Проекта внедрения и основных достигнутых результатов. - Заказчик и Подрядчик совместно выявляют риски Проекта внедрения и разрабатывают корректирующие воздействия по их ликвидации. - По завершению Пилотного Проекта внедрения в методологию Заказчика, программы обучения и базу ИСУП вносятся необходимые накопленные изменения. - Заказчик и Подрядчик уточняют Техническое задание на тиражирование результатов Пилотного Проекта на требуемые проекты Заказчика.

20 Отраслевое решение ИСУП. Портфельное управление. Организация портфельного управления проектами: - Подрядчик согласно плану и уточненному Техническому Заданию дорабатывает корпоративную методологию и нормативные справочники, а также сопровождает проекты Заказчика. - Заказчик совместно с Подрядчиком проводит необходимые мероприятия ( бизнес - процессов компании, дополнительное обучение персонала ) для запуска консолидированного управления проектами ( выделение по необходимости программ проектов ( ремонты, строительство ), либо объединение всех проектов в единый портфель ). - Подрядчик сопровождает ИСУП Заказчика до оговоренного контрактом периода. - Подрядчик помогает Заказчику разработать план развития ИСУП на дальнейшие периоды и проводит ежеквартальные аудиты. - Подрядчик при необходимости помогает Заказчику в планировании и контроле отдельных критических проектов.

21

22

23 Основные преимущества предлагаемого Нашей компанией отраслевого решения. Заказчик получает ИСУП спроектированную под его конкретные потребности, а также полноценную методологию управления проектами на базе лучших практик управления строительными проектами. С учетом текущих особенностей и уточненного технического задания. В системе созданы справочники ИСУП Spider Project, типовые фрагменты и проекты для быстрого моделирования и запуска проектов. Бизнес-процессы по управлению проектами интегрированы в бизнес- процессы Заказчика. Заказчик получает обученный персонал, как для взаимодействия с ИСУП, и с бизнес-процессами УП, так и для углубленной работы в ИСУП (обученный Офис по управлению проектами). ЗАКАЗЧИК ВОЗВРАЩАЕТ ЗАТРАЧЕННЫЕ НА ВНЕДРЕНИЕ ИНВЕСТИЦИИ ЗА 6-9 МЕСЯЦЕВ ПОСЛЕ ЗАПУСКА СИСТЕМЫ В ЭКСПЛУАТАЦИЮ, ИЛИ РАНЬШЕ. Подрядчик гарантирует и отвечает за результат внедрения при поддержке внедрения Заказчиком, который также совместно с Подрядчиком управляет рисками внедрения ИСУП.

24 Преимущества программного комплекса Spider Project Spider Project выигрывает конкуренцию с зарубежными пакетами за счет отраслевой специфики и уникальной функциональности. Возможность моделирования хода исполнения проекта при ограничении финансов и материалов (данные функции не поддерживаются продуктами аналогами). Корректная работа комплекса по выравниванию ресурсов. Низкая стоимость владения ИСУП, при высоком уровне обратной связи с разработчиком, в отличии от основных ИСУП аналогов. Возможность моделирования процессов проекта через объемы, производительность и загрузку ресурсов, что отсутствует в зарубежных аналогах. Нормальный управленческий учет, а не процент исполнения. Продукт разрабатывался конкретно под строительные организации в условиях хозяйствования на просторах СНГ и учитывает все их особенности. Возможность моделирования доходов наряду с расходами, расчета срока окупаемости, NPV, IRR, учета дисконтирования затрат и инфляции, возможность задания изменения стоимости во времени. Мультивалютность. Мультибюджетность.

25 Чем необходимо обладать Заказчику для внедрения системы. Риски. Корпоративная (информационная) система управления проектами (ИСУП) может быть успешно внедрена только при наличии в организации: -Четко поставленных целей: чего и в какие сроки необходимо достичь в результате внедрения ИСУП. Однозначного технического задания Подрядчику. -ПОДДЕРЖКИ РУКОВОДСТВА ЗАКАЗЧИКА. Наличие реальных полномочий у Руководителя проекта от Заказчика. -Наличие положительных промежуточных результатов проекта путем выделения ПИЛОТНОГО ПРОЕКТА и достижимых в перспективе 1-3 месяцев контрольных точек проекта. -Наличие компетенций ПЕРСОНАЛА для работы в ИСУП и системы мотивации. -Корпоративной методологии, справочников и шаблонов. -Необходимых программных средств автоматизации: SPIDER PROJECT.

26 Результаты внедрения ИСУП Spider Project. Преимущества для Заказчика. ЭКОНОМИЯ БЮДЖЕТОВ ПРОЕКТОВ ДО 15%. СОКРАЩЕНИЕ СРОКОВ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТОВ ДО 20%. ЭФФЕКТИВНАЯ СИСТЕМА КОНТРОЛЯ ПЕРСОНАЛА И СОКРАЩЕНИЕ ХИЩЕНИЙ. МИНИМИЗАЦИЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКОГО ФАКТОРА В ПРОЕКТАХ. ПОВЫШЕНИЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ И КАЧЕСТВА ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЕКТОВ. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ ПЕРСОНАЛА УЖЕ ПОСЛЕ РЕАЛИЗАЦИИ ПИЛОТНОГО ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ. ПОЛУЧЕНИЕ ВОЗМОЖНОСТИ ПРИВЛЕЧЕНИЯ ФИНАНСОВЫХ РЕСУРСОВ ЗА СЧЕТ ПРОЗРАЧНОЙ И ПОНЯТНОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДЛЯ МЕЖДУНАРОДНЫХ ФИНАНСОВЫХ ИНСТИТУТОВ. ПОВЫШЕНИЕ ИНВЕСТИЦИОННОЙ ПРИВЛЕКАТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ.

27 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! ООО «СТРЕЛА КОНСАЛТИНГ»