Опыт практического применения модуля " Управление деловыми процессами " ПП Парус 8 для контроля исполнительской дисциплины и автоматизации документооборота. - презентация

1 Опыт практического применения модуля " Управление деловыми процессами " ПП Парус 8 для контроля исполнительской дисциплины и автоматизации документооборота ОАО " НИИАА имени академика В. С. Семенихина Журавлев А. И.

2 ОАО " НИИАА имени академика В. С. Семенихина " Основные направления деятельности : Разработка АСУП, ГИС, систем мониторинга и контроля, телекоммуникационных систем и оборудования НИР и ОКР в рамках обозначенных выше направлений Основные заказчики Минпромторг РФ Минобороны РФ ГУСП президента РФ МВД РФ Масштаб более 1000 сотрудников порядка 7- ми научно - технических центров

3 Создание единого информационного пространства учета материальных, технических и финансовых ресурсов Обеспечение полного, своевременного и достоверного учета, повышение оперативности и качества процессов принятия решения Исключение срывов подготовки ответов на запросы контролирующих органов, повышение качества ответов Цели создания информационной системы

4 Управление деловыми процессами Управление финансами Бухгалтерский учет Планирование и учет проектов Управление персоналом и штатное расписание Расчет заработной платы Планирование и учет договоров WEB мониторинг Табельный учет Планирование основной деятельности Обеспечение оперативного учета и бюджетирование Учет трудовых ресурсов Электронный документооборот, контроль исполнения приказов и поручений Доступ к учетным данным системы, аналитическим отчетам Модули АСУП в эксплуатации

5 Подразделения Канцелярия Координационный отдел Аппарат генерального директора Подразделения задействованные в согласовании и исполнении приказов и поручений Процессы Контроль исполнения распорядительной документации Согласование и исполнение приказов и поручений, исходящей корреспонденции Уведомительная рассылка документов Обмен служебными записками между подразделениями Автоматизированные участки и процессы

6 Методологические Технологические Социальные Проблемы автоматизации и их решения

7 Методологические проблемы Проблема : Отсутствие регламентов приспособленных для их использования в качестве основы автоматизированной системы Решение : Разработка соответствующих регламентов и их внедрение сверху - вниз. Система позволят поддержать практически любой регламент прохождения документов. Проблема : Налаживание системы контроля исполнительской дисциплины Решение : Регулярный сбор сведений о нарушениях сроков исполнения документов и поручений и подача их на производственную комиссию

8 Проблемы автоматизации и их решения Технологические проблемы Проблема : Установка клиента системы на большом количестве территориально разрозненных рабочих мест пользователей силами небольшой IT- группы Решение : Большинство пользователей работает с системой через браузер (IE 8+, Chrome) уже имеющийся в ОС Проблема : Необходимость массовой оцифровки большого объема документов Решение : Закупка соответствующего оборудования Проблема : Большой объем тяжелых ( многостраничный TIFF) скан - копий документов Решение : Оптимизация процедуры сканирования ( сканирование в PDF) и горячая реорганизация хранилища ( конвертация TIFF – PDF) без останова системы

9 Проблемы автоматизации и их решения Социальные Проблема : Сложность освоения информационных технологий Решение : WEB- интерфейс, обучение Проблема : Привычка работать с бумажным документом Решение : Внедрение требований – если документа нет в системе, то его нет вообще, если документ в системе не отработан, то сотрудник не выполнил свои должностные обязанности Проблема : Отсутствие привычки всегда работать в АС Решение : Интеграция с Mail- сервером с целью рассылки уведомлений о событиях системы ( направлении документов, смене состояния событий и т. п.) и напоминаний о необходимости выполнения тех или иных действий Проблема : Я этого не делал Решение : Включение тотального аудита действий пользователей в системе ( Журнал регистрации событий )

10 Создан механизм ведения единого формализованного хранилища документов с возможностями регистрации документов, их поиска по учетным характеристикам, просмотра твердых копий электронных документов уполномоченными сотрудниками, ведения архива. Утвержден регламент электронного согласования документов Автоматизирован контроль исполнения поручений, получаемых сотрудниками на основании приказов и указаний руководства, резолюций по входящей корреспонденции. Достигнутые результаты

11

12

13 Статистика использования системы За 2,5 года промышленной эксплуатации : В системе работает 320 пользователей ( около 100 одновременно ) Хранится порядка документов в т. ч. приказов 1240 из них контрольных 60% в т. ч. входящей корреспонденции 7800 в т. ч. различных внутренних документов 2500 Объем хранимых в системе документов ( включая исторические версии и архив ) 38 Гб Системой разослано уведомлений по Зарегистрировано процессов ( в т. ч. завершенных ), связанных с документами 9000 Записей истории изменения состояний процессов Архив документов содержит порядка 2700 записей

14 Развитие функциональных возможностей Функционал постоянно расширяется собственными силами, согласно изменяющимся регламентам бизнес - процессов и потребностям пользователей Например, был доработан WEB- интерфейс : появилась возможность формирования статистического отчета о процессах согласования и исполнения документов

15 Развитие функциональных возможностей

16 Перспективы системы на предприятии

17 Спасибо за внимание Ваши вопросы …