АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОГОВОРНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Е.Г. Юсипова Эксперт Гильдии Управляющих Документацией. - презентация

1 АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОГОВОРНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Е.Г. Юсипова Эксперт Гильдии Управляющих Документацией

2 Информационные системы Сегодня использование информационных систем в бизнесе приобретает огромные масштабы: полным ходом идет внедрение систем электронного документооборота, включая электронный документооборот договоров, ERP-систем (систем управления ресурсами предприятия), ЕСM-систем, переход на заключение сделок в электронном виде. Сегодня использование информационных систем в бизнесе приобретает огромные масштабы: полным ходом идет внедрение систем электронного документооборота, включая электронный документооборот договоров, ERP-систем (систем управления ресурсами предприятия), ЕСM-систем, переход на заключение сделок в электронном виде.

3 «Бизнес в стиле фанк. Капитал пляшет под дудку таланта» Нордстрем Кьел А., Риддерстрале Йонас «Инфраструктура, электронная нервная система… станет важнее любой инфраструктуры. Организации со слабой инфраструктурой будут выглядеть, как 65-летняя легкоатлетка, пытающаяся пробежать Олимпийский марафон на высоких каблуках и в вечернем платье.» «Инфраструктура, электронная нервная система… станет важнее любой инфраструктуры. Организации со слабой инфраструктурой будут выглядеть, как 65-летняя легкоатлетка, пытающаяся пробежать Олимпийский марафон на высоких каблуках и в вечернем платье.»

4 Два основных подхода к решению От документооборота От документооборота Согласование и визирование Согласование и визирование Электронная подпись Электронная подпись Контроль исполнения Контроль исполнения От учетных систем (ERP,CRM) От учетных систем (ERP,CRM) Управленческий учет Планирование Бюджетирование И все равно остается за бортом: И все равно остается за бортом: Создание текста договора Создание текста договора Переговоры с контрагентом Переговоры с контрагентом Жизненный цикл Жизненный цикл

5 Понятие «сделка», «договор» Сделка - это действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей в соответствии со ст. 153 ГК РФ. Сделка - это действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей в соответствии со ст. 153 ГК РФ.

6 Виды сделок (ст.154 ГК РФ) Завещание Доверенность, отказ от исполнения договора Односторонняя сделка Договор, контракт Соглашение Двухсторонние или многосторонние сделки

7 Форма оферты и акцепта На практике можно встретить и такую нетрадиционную форму заключения договора, как договор-счет. Фактически в этом случае имеет место направление оферентом потенциальному контрагенту проекта договора. При его подписании акцептантом договор будет считаться заклю- ченным и, одновременно, этот документ будет выполнять роль счета для оплаты клиентом оговоренной в нем суммы.

8 Заключение договора Порядок заключения договора предполагает, что одна из сторон направляет другой предложение о заключении договора (именуемое офертой), а другая сторона, получив оферту, принимает предложение заключить договор (осуществляет акцепт). Эти две стадии являются обязательными для всех случаев. При этом стороны, заключающие договор, принято называть, соответственно, оферентом и акцептантом.

9 Заключение договора Порядок заключения договора предполагает, что одна из сторон направляет другой предложение о заключении договора (именуемое офертой), а другая сторона, получив оферту, принимает предложение заключить договор (осуществляет акцепт). Эти две стадии являются обязательными для всех случаев. При этом стороны, заключающие договор, принято называть, соответственно, оферентом и акцептантом.

10 Пример оферты ОФЕРТА ОФЕРТА Москва 21 сентября 2011 г. Москва 21 сентября 2011 г. 1…. 1…. 2…. 2…. 3…. 3…. ОФЕРЕНТ: ОАО «БИЗНЕС» ОФЕРЕНТ: ОАО «БИЗНЕС» р Генеральный директор р Генеральный директор Ив Иванов Г.П. Иванов Ив Иванов Г.П. Иванов ОАО «БИЗНЕС»

11 Форма оферты и акцепта Письмо На практике письма – довольно распространенный способ документального оформления оферты и акцепта.

12 Пример письма

13 Форма оферты и акцепта

14 Гарантийное письмо По гарантийному письму автор документа принимает на себя определенные обязательства. Они могут быть реализованы при наступлении условий, оговоренных в письме. Но чтобы гарантийное письмо было признано именно офертой, оно должно содержать все существенные условия, предусмотренные законодательством для данного вида договора. Так, в приведенном в Примере гарантийного письма все существенные условия излагаются в заявке, оформленной в виде приложения.

15

16 Форма оферты и акцепта Заявка Документом, играющим роль оферты, может являться и некая узкоспециальная форма. Довольно часто используют заявку, например, на участие в выставке (Пример ). Акцептом в данном случае может служить подтверждение заявки (Пример) или выставление счета на оплату. Итак, мы продемонстрировали, как можно заключить договор путем оформления двух документов: заявки на участие в выставке, подписанной оферентом, и подтверждения заявки, подписанного акцептантом.

17

18

19 Форма оферты и акцепта Счет Рассмотрим случай, когда счет будет выступать в роли оферты. Для этого он должен содержать существенные условия договора, например, наименование, количество, ассортимент товара, его цену. Оплата же выставленного счета не позднее установленного в нем срока будет свидетельствовать, согласно ст. 438 ГК РФ, о заключении договора.

20 Форма оферты и акцепта На практике можно встретить и такую нетрадиционную форму заключения договора, как договор-счет. Фактически в этом случае имеет место направление оферентом потенциальному контрагенту проекта договора. При его подписании акцептантом договор будет считаться заклю- ченным и, одновременно, этот документ будет выполнять роль счета для оплаты клиентом оговоренной в нем суммы.

21 Преимущества электронного документооборота договоров значительно ускоряется процесс согласования договоров; значительно ускоряется процесс согласования договоров; осуществляется генерация сопроводительных документов к договору; осуществляется генерация сопроводительных документов к договору; осуществляется управление доступом; контроль версий, ведение истории изменений; осуществляется управление доступом; контроль версий, ведение истории изменений; осуществляется контроль состояния договора; осуществляется контроль состояния договора; планирование работ по договорам и контроль их исполнения; планирование работ по договорам и контроль их исполнения;

22 Преимущества электронного документооборота договоров возможность формировать различные отчеты; возможность формировать различные отчеты; наличие оперативной и прозрачной информации по договорам; наличие оперативной и прозрачной информации по договорам; создание электронной базы договоров; создание электронной базы договоров; значительно уменьшается количество предоставляемых копий в структурные подразделения ввиду наличия договоров в электронной базе; значительно уменьшается количество предоставляемых копий в структурные подразделения ввиду наличия договоров в электронной базе;

23 Преимущества электронного документооборота договоров ускоряется поиск договоров; ускоряется поиск договоров; уменьшается количество запросов по представлению информации по договорам; уменьшается количество запросов по представлению информации по договорам; создается единая база контрагентов. создается единая база контрагентов.

24 Два основных подхода к решению От документооборота От документооборота Согласование и визирование Согласование и визирование Электронная подпись Электронная подпись Контроль исполнения Контроль исполнения От учетных систем (ERP,CRM) От учетных систем (ERP,CRM) Управленческий учет Планирование Бюджетирование И все равно остается за бортом: И все равно остается за бортом: Создание текста договора Создание текста договора Переговоры с контрагентом Переговоры с контрагентом Жизненный цикл Жизненный цикл

25 Внедрение СЭД в России (по данным DSS Consulting, 2009 год) 35 % внедрения СЭД в России заканчивается неудачей: 35 % внедрения СЭД в России заканчивается неудачей: СЭД была выбрана, но не внедрена; СЭД была выбрана, но не внедрена; СЭД была внедрена, но не используется; СЭД была внедрена, но не используется; СЭД используется, но не удовлетворяет требованиям. СЭД используется, но не удовлетворяет требованиям.

26 17 конференция выставка по электронному документообороту и автоматизации управления DОCFLOW май 2011 г. Шульц Клаус (Manager Product Marketing EMEA) Шульц Клаус (Manager Product Marketing EMEA) «по экспертной оценке IDC с 2009 по 2020 годы рост информации увеличится в 44 раза»

27 Подход «от документа» ПЛЮСЫ 1. Поддержка самых ранних фаз жизненного цикла договора 2. Поддержка любых процедур согласования, как с контрагентом, так и внутри организации 3. Обработка договоров любых типов, в т.ч. работа с уникальными договорами; 4. Базовые понятия - документ, согласование, контроль, исполнение легко воспринимаются всеми сотрудниками МИНУСЫ 1. Слабая поддержка стадий исполнения договора (платежи, логистика, работы) 2. Работа со структурированной информацией (карточки, таблицы, справочники) организована не всегда удобно.

28 Успешное внедрение электронного документооборота договоров Четкое определение задач, стоящих перед системой. Четкое определение задач, стоящих перед системой. Следует избегать неконкретной постановки задачи или непонимание конечной целей проекта. Следует избегать неконкретной постановки задачи или непонимание конечной целей проекта. Определение четких требований к системе со стороны высшего руководства. Фактор руководства – самый важный. Отсутствие воли руководителей может привести к последствиям разного уровня тяжести. В худшем случае СЭД может быть не внедрена. Одна из причин двойственного отношения к внедрению СЭД руководителя организации и руководителей разных уровней в иерархии является боязнь прозрачности собственной деятельности как для руководства, так и для подчиненных, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота. Определение четких требований к системе со стороны высшего руководства. Фактор руководства – самый важный. Отсутствие воли руководителей может привести к последствиям разного уровня тяжести. В худшем случае СЭД может быть не внедрена. Одна из причин двойственного отношения к внедрению СЭД руководителя организации и руководителей разных уровней в иерархии является боязнь прозрачности собственной деятельности как для руководства, так и для подчиненных, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

29 Успешное внедрение электронного документооборота договоров Есть еще так называемый фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. Руководители такого типа предпочитают иметь дело с живыми людьми, постоянно вызывая их к себе на контроль, а не с документами, в содержание которых необходимо вникать. Есть еще так называемый фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. Руководители такого типа предпочитают иметь дело с живыми людьми, постоянно вызывая их к себе на контроль, а не с документами, в содержание которых необходимо вникать.

30 Успешное внедрение электронного документооборота договоров Создание системы договорной работы, т.к. хаос автоматизировать нельзя. Создание системы договорной работы, т.к. хаос автоматизировать нельзя. Осуществление выбора компании, оценка перспективности выбранных технологий, предлагаемых данной компанией. При выборе компании следует обратить внимание на наличие уже отработанного на других крупных предприятиях решения для построения документооборота договоров и пользователей, эксплуатирующих эту систему в течение ряда лет. Как правило, серьезные компании предлагают свои системы на тестирование. Предусмотреть выбор не одной, а двух компаний. Осуществление выбора компании, оценка перспективности выбранных технологий, предлагаемых данной компанией. При выборе компании следует обратить внимание на наличие уже отработанного на других крупных предприятиях решения для построения документооборота договоров и пользователей, эксплуатирующих эту систему в течение ряда лет. Как правило, серьезные компании предлагают свои системы на тестирование. Предусмотреть выбор не одной, а двух компаний.

31 Успешное внедрение электронного документооборота Учет опыта и профессионализма работников, отвечающих за данное направление, а также стоимость этих работников. Чрезмерная ротация кадров в группе, внедряющей электронную систему, отрицательно влияет на реализацию проекта. Одним из сложных для преодоления таких факторов являются постоянные структурные изменения в организации и, как следствие, слабая формализация бизнес-процессов. Однако сказанное вовсе не означает, что внедрение СЭД в таких случаях невозможно вообще. Учет опыта и профессионализма работников, отвечающих за данное направление, а также стоимость этих работников. Чрезмерная ротация кадров в группе, внедряющей электронную систему, отрицательно влияет на реализацию проекта. Одним из сложных для преодоления таких факторов являются постоянные структурные изменения в организации и, как следствие, слабая формализация бизнес-процессов. Однако сказанное вовсе не означает, что внедрение СЭД в таких случаях невозможно вообще.

32 Успешное внедрение электронного документооборота договоров Соответствие стоимости системы возможностям предприятия, соотношение цены и качества (функциональных возможностей) системы. Обеспечение достаточного и стабильного финансирования. Соответствие стоимости системы возможностям предприятия, соотношение цены и качества (функциональных возможностей) системы. Обеспечение достаточного и стабильного финансирования. «Скупой платит дважды» - пословица «Скупой платит дважды» - пословица Бенжамин Франклин: «Кто покупает лишнее, Бенжамин Франклин: «Кто покупает лишнее, в конце концов продает необходимое». в конце концов продает необходимое». Стоимость лицензий СЭД и других необходимых компонентов (аппаратное обеспечение, СУБД) Стоимость лицензий СЭД и других необходимых компонентов (аппаратное обеспечение, СУБД) Стоимость внедрения и стоимость поддержки Стоимость внедрения и стоимость поддержки

33 Успешное внедрение электронного документооборота Учет увеличения количества расходуемой бумаги и расходных материалов. Учет увеличения количества расходуемой бумаги и расходных материалов. Определение необходимости использования ЭП при подписании договоров в рамках законодательства. Определение необходимости использования ЭП при подписании договоров в рамках законодательства. Разработка четкого (реального) плана внедрения СЭД Разработка четкого (реального) плана внедрения СЭД Перестроить психологию сотрудников, которые привыкли работать с бумажными документами Перестроить психологию сотрудников, которые привыкли работать с бумажными документами

34 Успешное внедрение электронного документооборота Возможность расширения системы за счет дополнительных модулей и интеграции с другими продуктами, соблюдения принципа «открытости системы» Возможность расширения системы за счет дополнительных модулей и интеграции с другими продуктами, соблюдения принципа «открытости системы»

35 Успешное внедрение электронного документооборота Информационная безопасность Информационная безопасность Используемая платформа и технологии Используемая платформа и технологии Функциональная полнота Функциональная полнота

36 Успешное внедрение электронного документооборота Обеспечение правовой основы внедрения электронного документооборота договоров: Обеспечение правовой основы внедрения электронного документооборота договоров: - Приказы о разработке и принятии в эксплуатацию информационной системы, в рамках которой должен осуществляться электронный документооборот, включая электронный документооборот договоров, с перечислением задач и функций этой системы; - План ввода в промышленную эксплуатацию СЭД

37 Успешное внедрение электронного документооборота - Положение о порядке электронного согласования договоров (включая разграничение системы доступа); - Номенклатура дел организации; - Инструкция по делопроизводству предприятия; - Должностные инструкции работников; - Руководство пользователей информационной системы; - Концепция информационной безопасности КИС предприятия.

38 Этапы внедрения СЭД и последовательности необходимых мероприятий 1. Предпроектное обследование организации-заказчика; а) предпроектная подготовка организации к этапу автоматизации; а) предпроектная подготовка организации к этапу автоматизации; 2. Разработка функциональных и технических требований к СЭД; 3. Анализ рынка программных продуктов и внедрений первоначальный отбор решений под задачи Заказчика; а) отбор и сводный анализ СЭД б )тестирование СЭД в) интервьюирование пользователей отобранных СЭД;

39 Этапы внедрения СЭД и последовательности необходимых мероприятий 4. Экспертный анализ отобранных систем; 5. Подготовка конкурсной документации. 6. Проведение конкурса. 7. Выбор СЭД и организации поставщика; 8. Пилотный проект; 9. Аудит внедренной СЭД на предмет соответствия требованиям; 9. Аудит внедренной СЭД на предмет соответствия требованиям; 10. Внедрение и реализация СЭД в полном объеме.

40 Транзакция Транзакцией (применительно к ИТ) называется группа операций с данными, представляющая собой единую логическую единицу. Особенностью транзакции является работа по принципу "все или ничего", то есть, если все операции, входящие в состав транзакции, выполняются успешно, то и сама транзакция считается успешной, и все изменения в данных сохраняются. Транзакцией (применительно к ИТ) называется группа операций с данными, представляющая собой единую логическую единицу. Особенностью транзакции является работа по принципу "все или ничего", то есть, если все операции, входящие в состав транзакции, выполняются успешно, то и сама транзакция считается успешной, и все изменения в данных сохраняются. Термин "транзакция" также часто используется в банковской отрасли. Здесь он обозначает преимущественно набор операций, необходимых для перевода денежных средств с одного счета на другой. Термин "транзакция" также часто используется в банковской отрасли. Здесь он обозначает преимущественно набор операций, необходимых для перевода денежных средств с одного счета на другой.

41 Подход «от транзакции» ПЛЮСЫ 1. Наследует логику ERP- системы, тесная связь с другими учетными модулями (финансы, бюджетирование, логистика) 2. Данные системы легко понимаются и интерпретируются руководством 3. Система эффективна при большом потоке однотипных документов и стандартизуемых процессах обработки МИНУСЫ 1. Не учитывает ранние фазы работы по договору, начиная от переговоров 2. Отсутствует функциональность (или недостаточность) по работе с текстами договоров и другими документами 3. Трудности при работе с нестандартными документами

42 Формы отчетности по договорной деятельности организации Расчеты с контрагентами по договорам Расчеты с контрагентами по договорам По указанному контрагенту собираются все действующие обязательства за период. Отчет содержит: По указанному контрагенту собираются все действующие обязательства за период. Отчет содержит: Сумму всех обязательств; Сумму всех обязательств; Исполненные платежи (стоимость выполненных поставок); Исполненные платежи (стоимость выполненных поставок); Дебиторскую задолженность( стоимость непоставленных товаров) Дебиторскую задолженность( стоимость непоставленных товаров)

43 Формы отчетности по договорной деятельности компании График платежей График платежей На основании На основании срока действия договора и условий оплаты формируется график платежей по дням; срока действия договора и условий оплаты формируется график платежей по дням;

44 Формы отчетности по договорной деятельности компании Просроченные договоры Просроченные договоры Отчет показывает в разрезе договоров неисполненные финансовые обязательства, срок действия которых истек; Отчет показывает в разрезе договоров неисполненные финансовые обязательства, срок действия которых истек;

45 Формы отчетности по договорной деятельности компании Исполнение договоров Исполнение договоров Текущие данные об исполнении договоров в следующих аналитических разрезах: Текущие данные об исполнении договоров в следующих аналитических разрезах: - по подразделению, за которым числятся договоры (по ЦФО); - по отв. исполнителям; - по статьям планирования;

46 Тенденции развития Доминирование подхода «от документа» Доминирование подхода «от документа» Переход от уникальных заказных решений к типовым Переход от уникальных заказных решений к типовым Специализация решений Специализация решений Расширение функциональности Расширение функциональности Рост платежеспособного спроса Рост платежеспособного спроса

47 Справочник «Контрагенты» справочник, в который заносится информация о Контрагентах Предприятия для учета взаиморасчетов с ними и оформления соответствующих документов. справочник, в который заносится информация о Контрагентах Предприятия для учета взаиморасчетов с ними и оформления соответствующих документов.

48 Регламент определяет порядок и ответственных за ведение и синхронизацию справочника-классификатора «Контрагенты» в информационной системе порядок и ответственных за ведение и синхронизацию справочника-классификатора «Контрагенты» в информационной системе Действие Регламента распространяется на подразделения Центрального офиса и Филиалов, осуществляющие ведение и синхронизацию справочника-классификатора «Контрагенты» в информационной системе Действие Регламента распространяется на подразделения Центрального офиса и Филиалов, осуществляющие ведение и синхронизацию справочника-классификатора «Контрагенты» в информационной системе

49 ПЛАТЕЖИ Служебные записки Счета (без договоров) Договоры

50 РЕГЛАМЕНТ Ведение Справочника «Контрагенты» по всем договорам, заключаемым подразделениями Центрального офиса Предприятия, относится к ответственности и компетенции определенного отдела. Ведение Справочника «Контрагенты» по всем договорам, заключаемым подразделениями Центрального офиса Предприятия, относится к ответственности и компетенции определенного отдела.

51 Справочник «Контрагенты» Добавление записей в Справочник «Контрагенты» по счетам и платежам, осуществляемым по служебным запискам, поступившим в ЦА Предприятия, относится к ответственности и компетенции Казначейства. Добавление записей в Справочник «Контрагенты» по счетам и платежам, осуществляемым по служебным запискам, поступившим в ЦА Предприятия, относится к ответственности и компетенции Казначейства.

52 Справочник «Контрагенты» Ведение Справочника «Контрагенты» по договорам, заключаемым подразделениями Филиалов, относится к ответственности и компетенции Филиалов. Ведение Справочника «Контрагенты» по договорам, заключаемым подразделениями Филиалов, относится к ответственности и компетенции Филиалов. 1. Ведение Справочника « Контрагенты » по договорам, заключаемым подразделениями Филиалов, относится к ответственности и компетенции Филиалов.

53 Справочник контрагенты Ведение Справочника «Контрагенты» по счетам, поступившим на Филиалы, относится к ответственности и компетенции Филиалов. Ведение Справочника «Контрагенты» по счетам, поступившим на Филиалы, относится к ответственности и компетенции Филиалов.

54 Справочник «Контрагенты» Хранение файла справочника «Контрагенты» осуществляется постоянно Хранение файла справочника «Контрагенты» осуществляется постоянно

55 Создание нового контрагента Заполнение полей в закладке «Контрагент» Заполнение полей в закладке «Контрагент» наименование наименование полное наименование полное наименование ИНН ИНН КПП КПП ОКПО ОКПО юридический адрес юридический адрес фактический адрес фактический адрес расчетный счет расчетный счет -наименование счета -наименование счета -валюта -валюта - счета - счета -банк -банк

56 Создание нового контрагента Расчетный счет наименование счета наименование счета валюта валюта счета счета банк банк

57 Заполнение полей в закладке «Места доставки» Наименование Наименование место доставки (предварительно просмотрев информацию в лицензиях контрагентов) место доставки (предварительно просмотрев информацию в лицензиях контрагентов) КПП КПП

58 Создание нового договора Заполнение полей: срок действия срок действия Номер Номер внутренний номер внутренний номер Контрагент Контрагент тип договора тип договора дата договора дата договора

59 Создание нового договора валюта (заполняется в случае, когда цена и оплата по договору выражены в разной валюте) валюта (заполняется в случае, когда цена и оплата по договору выражены в разной валюте) исполнитель исполнитель подразделение подразделение направление договора направление договора

60 Создание нового договора условия предоплата условия предоплата ЦФО (центр финансовой ответственности) ЦФО (центр финансовой ответственности) ограничения на реализацию ограничения на реализацию

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74 ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ Изменения касаются полей, отличных от поля «ИНН\КПП» Изменения касаются полей, отличных от поля «ИНН\КПП» Изменяет значения соответствующих полей записи по Контрагенту в ИС Изменяет значения соответствующих полей записи по Контрагенту в ИС

75

76 ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ Изменения касаются поля «ИНН\КПП» Изменения касаются поля «ИНН\КПП» Создает новую запись по Контрагенту в Информационной системе Создает новую запись по Контрагенту в Информационной системе

77 Защита информации Одной из причин необходимости защиты информации стали и Одной из причин необходимости защиты информации стали и компьютерные преступления, которые развиваются устрашающими темпами. компьютерные преступления, которые развиваются устрашающими темпами.

78 Факты: В журнале «Секьюрити Уорлд» опубликованы результаты опроса представителей компаний и корпораций. Две трети из них считают, что основную угрозу деловому миру представляют «электронные преступления». В журнале «Секьюрити Уорлд» опубликованы результаты опроса представителей компаний и корпораций. Две трети из них считают, что основную угрозу деловому миру представляют «электронные преступления». Страной, впервые предусмотревшей ответственность за компьютерные преступления, бала Швеция (1973 г.) Страной, впервые предусмотревшей ответственность за компьютерные преступления, бала Швеция (1973 г.) В 1979 г. на конференции Американской ассоциации адвокатов в г. В 1979 г. на конференции Американской ассоциации адвокатов в г. Далласе были сформулированы составы компьютерных преступлений, воспроизведенные в последующем в уголовных кодексах штатов. Далласе были сформулированы составы компьютерных преступлений, воспроизведенные в последующем в уголовных кодексах штатов.

79 Вопросы??? Вопросы???