Организация автоматизированного контроля функциональной деятельности в Федеральном казначействе Межрегиональное операционное управление Федерального казначейства. - презентация

1 Организация автоматизированного контроля функциональной деятельности в Федеральном казначействе Межрегиональное операционное управление Федерального казначейства Межрегиональное операционное управление Федерального казначейства Руководитель Межрегионального операционного УФК Д.С. Гришин ЕКАТЕРИНБУРГ, 2014

2 2 План Презентации 1. Предпосылки организации дополнительного автоматизированного контроля функциональной деятельности Федерального казначейства 2. Текущая организация ПОВАК в МОУ ФК: 2.1 Планирование ПОВАК 2.2 Разработка и формирование перечня показателей ПОВАК 2.3 Осуществление, оформление и рассмотрение результатов ПОВАК 2.4 Сравнение традиционных способов последующего контроля и ПОВАК 3. Перспективы автоматизации ПОВАК 4. Ожидаемые результаты от внедрения ПОВАК 5. Примерный план действий по внедрению ПОВАК

3 3 1. Предпосылки организации дополнительного автоматизированного контроля функциональной деятельности Федерального казначейства (1) Примеры автоматизированного контроля в Казначействе России 1. Контроль рабочего времени на основании данных СКУД (еженедельно); 2. Контроль соблюдения сроков ответов на письма и исполнения поручений на основании данных ППО АСД «LanDocs» (еженедельно); 3. Контроль за работоспособностью коммутационного и серверного оборудования на основании данных СУЭ (ежедневно); 4. Контроль за ходом выполнения отдельных поручений Федерального казначейства на основании данных чек – листов (с установленной периодичностью); 5. Контроль исполнения SLA МОУ ФК с УИС на основании данных СУЭ (ежемесячно); 6. И т.д.

4 4 1. Предпосылки организации дополнительного автоматизированного контроля функциональной деятельности Федерального казначейства (2) Цель функционирования казначейской системы: обеспечение исполнения федерального бюджета, кассового обслуживания исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, предварительного и текущего контроля ведения операций со средствами федерального бюджета главными распорядителями, распорядителями и получателями средств федерального бюджета (постановление Правительства РФ от ) Межрегиональное операционное УФК является пилотом в части реализации Основного мероприятия 10.2 «Развитие механизмов внутреннего контроля Федерального казначейства» Основных мероприятий на 2014 год по реализации Стратегической карты Казначейства России на 2013 – 2017 гг.

5 1. Предпосылки организации дополнительного автоматизированного контроля функциональной деятельности Федерального казначейства (3) «…Важнейшим направлением контрольной работы Казначейства России должно стать инкорпорирование … проверочных мероприятий в текущий контроль за деятельностью ведомства (путем, например, проверки документов незакрытого операционного дня на основе репрезентативной выборки» Станислав Прокофьев, заместитель руководителя Казначейства России (журнал «Бюджет», август 2007) «…Существенное повышение объективности, оперативности, надежности контрольных мероприятий обеспечивается внедрением … технологического контроля, нацеленного на автоматизированное выявление отклонений от стандартизированных регламентов» Станислав Прокофьев, заместитель руководителя Казначейства России (журнал «Бюджет», август 2007) «…В рамках создания АИС ФК … встроенные модули для обеспечения технологического контроля должны быть внедрены в составе комплекса стандартизированных интерактивных операций на всех уровнях казначейской системы» Станислав Прокофьев, заместитель руководителя Казначейства России (журнал «Бюджет», август 2007) 5

6 1. Предпосылки организации дополнительного автоматизированного контроля функциональной деятельности Федерального казначейства (4) 6 «…Внутренний контроль и аудит должны стать элементом эффективного государственного управления, способствующего достижению целей государственных органов и организаций» Александр Демидов, заместитель руководителя Казначейства России (журнал «Бюджет», май 2010) «…Система внутреннего контроля не может и не должна быть эпизодической, она должна быть ежедневной» Александр Демидов, заместитель руководителя Казначейства России (журнал «Бюджет», май 2010) «…Внутренний технологический контроль является одним из элементов Системы внутреннего контроля и аудита Федерального казначейства» Александр Демидов, заместитель руководителя Казначейства России (журнал «Бюджет», май 2010) «…Основными требованиями к организации и проведению внутреннего контроля и внутреннего аудита являются: в) требование рациональности - внутренний контроль и внутренний аудит организуются таким образом, чтобы исключить осуществление излишних процессов и операций в ходе их проведения» (Приказ Казначейства России от «Об утверждении Положения о внутреннем контроле и внутреннем аудите в Федеральном казначействе»)

7 1. Предпосылки организации дополнительного автоматизированного контроля функциональной деятельности Федерального казначейства (5) Последующий оперативный внутренний автоматизированный контроль П последующий – контроль осуществляется после совершения операций: до завершения опердня (в отделах), на следующий день (ОВКиА) О оперативный – контроль осуществляется постоянно (ежедневно) максимально оперативно непосредственно после совершения операций В внутренний - контроль осуществляется в отношении функциональных процессов и операций, выполняемых работниками органа Федерального казначейства А автоматизированный - контроль осуществляется автоматизировано (в перспективе автоматически) в отношении функциональных процессов и операций, выполняемых работниками органа Федерального казначейства в ППО К контроль – осуществляется начальниками функциональных отделов (уполномоченными начальниками функциональных отделов работниками) и отделом внутреннего контроля и аудита территориальных органов Федерального казначейства 7

8 Не работающие в операционной «АС ФК» отделы МОУ ФК: 100 сотрудников Не работающие в операционной «АС ФК» отделы МОУ ФК: 100 сотрудников Работающие в операционной «АС ФК» отделы МОУ ФК: 103 сотрудника Работающие в операционной «АС ФК» отделы МОУ ФК: 103 сотрудника 2.1. Планирование ПОВАК (1) 51%49% Область применения ПОВАК Сведения о нарушениях, выявленных при проведении контрольных мероприятий в ТОФК в 2013 году (по данным УВК(А)иОЭД) нарушений функциональных отделов ТОФК 3921 нарушений обеспечивающих отделов ТОФК 3921 нарушений обеспечивающих отделов ТОФК 24% 76% 8 42 % против 58% для УФК

9 9 Результаты контрольных мероприятий ОВКиА МОУ ФК Результаты контрольных мероприятий УВК(А)иОЭД Показатели результативности деятельности ГГС, Отделов и МОУ ФК в целом 2.1. Планирование ПОВАК (2) Результаты внешней оценки деятельности МОУ ФК (замечания и предложения) Обзоры нарушений, полученные от Федерального казначейства Выявление наиболее РИСКОЕМКИХ процессов и операций Результаты проверок ТОФК контрольных и надзорных органов

10 Планирование ПОВАК (3) Попроцессный анализ операций и контролей, осуществляемых в ходе функциональной деятельностей Федерального казначейства в ППО «АС ФК»

11 Разработка и формирование перечня показателей ПОВАК (1) 1. Оформление Перечня процессов и операций для ПОВАК 3.2. Формирование перечня Показателей ПОВАК для руководства МОУ ФК 3.1. Формирование Карт внутреннего контроля с показателями ПОВАК для начальников функциональных отделов МОУ ФК 7 карт внутреннего контроля 27 показателей ПОВАК 2. Разработка показателей ПОВАК и технологии их оценки в ППО «АС ФК»

12 Осуществление, оформление и рассмотрение результатов ПОВАК (1) Осуществление ПОВАК в МОУ ФК ППО «АС ФК» ППО АСД «LanDocs»

13 Осуществление, оформление и рассмотрение результатов ПОВАК (2) Рассмотрение результатов ПОВАК 1. Направление информации о результатах руководителю МОУ ФК в соответствии с Перечнем ПОВАК 5. Аудит пояснений и принятых мер 8. Контроль эффективности принятых мер ППО «LanDocs» 2. Направление информации о результатах ПОВАК с поручением пояснить выявленные нарушения и дать предложения по принятию управленческих решений 6. Принятие управленческих решений 3. Направление информации о результатах ПОВАК с поручением пояснить выявленные нарушения и дать предложения по принятию Управленческих решений 7. Принятие управленческих решений 4. Пояснения выявленных нарушений и информация о принятых мерах по недопущению подобного впредь

14 2.3. Осуществление, оформление и рассмотрение результатов ПОВАК (3) ШАГ 2. Устанавливаем фильтр в графе «Статус» – путем копирования из таблицы ПОВАК алгоритма всех неконечных статусов документа 14 ШАГ 4. Сортируем графу «Дата приема» по возрастанию ШАГ 5. Смотрим соответствие «Даты приема» нормативным срокам на своевременность обработки заявок ШАГ 1. Устанавливаем фильтр в графе «Дата приема» Т-3 в соответствии с нормативными сроками ШАГ 3. ФОРМИРОВАНИЕ ЗАПРОСА Ctrl+F11 ШАГ 6. Выявленные нарушения путем экспорта в Excel переносим в соответствующую вкладку таблицы ПОВАК с отображением нарушения на главной странице ПОВАК

15 Осуществление, оформление и рассмотрение результатов ПОВАК (4) Результаты ПОВАК в виде арх.файла направлены ОВКиА руководителю МОУ ФК и заместителям руководителя МОУ ФК посредством ППО АСД «LanDocs»

16 Осуществление, оформление и рассмотрение результатов ПОВАК (5) Арх.файл представляет собой результаты ПОВАК, а именно: - таблицы ПОВАК по открытой базе (файл Excel); - таблицы ПОВАК по закрытой базе (файл Excel); - диагностические отчеты (файлы Word, pdf.)

17 Осуществление, оформление и рассмотрение результатов ПОВАК (6) Показатели ПОВАК Выявленные нарушения за текущий день Вкладки с перечнем показателей ПОВАК Названия функциональных отделов Выявленные нарушения за предыдущий день Подсветка графы « вкладки» на главной странице в соответствии с подсветкой вкладок показателей ПОВАК Примечания ОВКиА в части выявленного нарушения

18 Осуществление, оформление и рассмотрение результатов ПОВАК (7) Фильтр и алгоритм оценки показателя ПОВАК в «АС ФК» Таблица с документами и выявленными нарушениями Пояснения функциональных отделов Показатель 10: своевременность формирования и отправки выписок из л/с ПБС (пункт 160 Порядка, утвержденного приказом Казначейства России 24 н)

19 Осуществление, оформление и рассмотрение результатов ПОВАК (8) Фильтр и алгоритм оценки показателя ПОВАК в «АС ФК» Таблица с документами и выявленными нарушениями Пояснения функциональных отделов Ст Нарушение сроков доведения бюджетных ассигнований и (или) лимитов бюджетных обязательств Несвоевременное доведение до распорядителей или получателей бюджетных средств бюджетных ассигнований и (или) лимитов бюджетных обязательств -влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 тысяч до 30 тысяч рублей. («Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от N 195-ФЗ (ред. от )) Показатель 16: своевременность перевода РР в конечные статусы в ППО «АС ФК» (пункт 3.7 Порядка, утвержденного приказом МФ РФ 104 н)

20 2.4. Сравнение традиционных способов последующего контроля и ПОВАК (1) 20 ДЕНЬ / ГОД I. ТРАДИЦИОННЫЙ СПОСОБ ПОСЛЕДУЮЩЕГО КОНТРОЛЯ (2-3 года) ПЛАН контрольно- проверочных мероприятий 2 раза в год ГРАФИК проведения проверок за 30 дн. до наступления квартала проверки ПРИКАЗ о проведении проверок ПРОГРАММА проверок за 10 дн. до начала проверки ПРОВЕРКА 10 и более раб. дн. АКТ по результатам проверки 1 раб. дн. ОТЧЕТ о результатах проверки не позднее 6 раб. дн. после окончания проверки УСТРАНЕНИЕ выявленных нарушений n – ое кол-во раб. дней ЧАСЫ / ДНИ II. ПОВАК (2 рабочих дня) ПОВАК 9:00 час 1 раб. дн. ОТЧЕТ по результатам ПОВАК около 12:00 час 1 раб. дн. до 12:00 час. на след. раб. день. УСТРАНЕНИЕ выявленных нарушений до 18:00 час. 1 раб. дн. ОТЧЕТ об УСТРАНЕНИИ нарушений ОТЧЕТ об УСТРАНЕНИИ нарушений

21 Традиционный последующий контроль Срок проведения проверок ТОФК – 2-3 года, структурных подразделений ТОФК – 1-2 года, позднее получение информации о наличии нарушения не позволяет предотвратить или оперативно его устранить Оперативное получение информации об отсутствии/наличии нарушений по итогам принятых управленческих решений быстро даст объективную оценку их эффективности Невозможность оперативно сделать вывод об эффективности самоконтроля и контроля по уровню подчиненности Возможность, опираясь на современные программно-технические средства, постепенно сужать сферу применения методов контактного контроля и аудита и расширять методы дистанционного внутреннего контроля и аудита Возможность постоянно повышать эффективность, результативность и внешнюю оценку деятельности ТОФК Возможность внедрения автоконтроля без ощутимого увеличения трудовых, материальных и финансовых затрат 2.4. Сравнение традиционных способов последующего контроля и ПОВАК (2) Оперативное получение информации о наличии нарушения позволит не только устранить нарушение, но и оперативно выявить и снизить имеющиеся риски Оперативное получение информации о наличии нарушения позволит не только устранить нарушение, но и оперативно выявить и снизить имеющиеся риски Отсутствие механизма получения оперативной информации об эффективности принятых управленческих решений Отсутствие методик автоматизированной оценки текущей деятельности ТОФК Проведение проверок требует значительных трудовых, материальных и финансовых затрат Осуществление проверки части предметов внутреннего контроля не позволяет со 100% уверенностью оценить деятельность ТОФК Возможность осуществления сплошной проверки ключевых предметов внутреннего контроля и объективной оценки функциональную деятельность ТОФК Сложно оперативно повышать эффективность, результативность и внешнюю оценку деятельности ТОФК Возможность сделать независимый объективный вывод об эффективности внутреннего контроля, осуществляемого Функциональными отделамиТОФК 21 ПОВАК

22 Пользователи КМ ППО «АС ФК» 3. Перспективы автоматизации ПОВАК (1) Контрольный модуль ППО «АС ФК»: состав и пользователи Руководитель ТОФК Начальник функционального отдела ТОФК Заместитель руководителя ТОФК, курирующий функциональный отдел Работник ОВКиА ТОФК Работник УВК(А)иОЭД Участник группы проверки Работник ОВКиА ТОФК Осуществление камеральных (выездных) проверок функциональной деятельности Уполномоченное начальником функционального отдела лицо Осуществление ежедневных проверок функциональной деятельности Осуществление ежедневных проверок отдельных направлений функциональной деятельности Разделы КМ ППО «АС ФК» 22

23 СУФД Перспективы автоматизации ПОВАК (3) Взаимосвязь автоматизации ПОВАК и автоматизации функциональной деятельности «АС ФК» МОУ ФК Операция приема и обработки Расходных расписаний АРМ СУФД клиентаАРМ СУФД УФК !!!ВАЖНО!!! Работник ТОФК превращается из участника – контролера автоматизированного функционального процесса в контролера автоматического функционального процесса !!!ВАЖНО!!! !!!ВАЖНО!! Иные потенциально автоматические процессы: Формирование и выдача выписок из л/с; Обработка заявок (автосанкционирование, электронное санкционирование, возврат доходов); Ведение НСИ; и т.д. !!!ВАЖНО!! Автоматическая обработка РР и автоматическое наложение ЭП МОУ ФК («электронная печать») Автоматическая обработка РР и автоматическое наложение ЭП МОУ ФК («электронная печать») Осуществляет ежедневный ПОВАК Сотрудник соответствующего функционального отдела

24 4. Ожидаемый от внедрения ПОВАК результат (1) Регулярное получение информации для анализа эффективности функционирования системы управления казначейскими рисками, их оперативное выявление, оценка и выработка рекомендаций по минимизации рисков Оперативное получение информации об отсутствии/наличии нарушений по итогам принятых управленческих решений быстро даст объективную оценку их эффективности Возможность, опираясь на современные программно-технические средства, сузить сферу применения методов контактного контроля и аудита и расширить сферу дистанционного внутреннего контроля и аудита Снижение затрат на организацию и осуществление внутреннего контроля и аудита Объективность и прозрачность показателей результативности и, как следствие, мотивация и повышение результативности деятельности как ГГС, Отделов, так и ТОФК в целом Оперативное получение информации о наличии нарушения позволит не только устранить нарушение, но и оперативно выявить и снизить имеющиеся риски Возможность постоянно повышать внешнюю оценку деятельности Казначейской системы Оперативный контроль более 60 % функциональной деятельности Федерального казначейства и получение объективной информации о результативности и эффективности деятельности Федерального казначейства на разных уровнях руководства для принятия своевременных управленческих решений Снижение нарушений в основной функциональной деятельности Федерального казначейства 24 Создание предпосылок для перевода функциональных процессов из автоматизированных в автоматические Оптимизация численности и изменение организационно – функциональной модели Федерального казначейства Повышение эффективности и результативности деятельности Федерального казначейства

25 5. Примерный план действий по внедрению ПОВАК (1) 1. Одобрение предлагаемых к организации ПОВАК подходов Коллегией Федерального казначейства 2. Разработка ТЗ для Контрольного модуля в ППО «АС ФК» 3. Утверждение приказом Федерального казначейства Стандарта внутреннего контроля (С ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ ВКЛЮЧЕНИЕМ В СТАНДАРТ ФОРМИРОВАНИЯ ФЕДЕРАЛЬНЫМ КАЗНАЧЕЙСТВОМ ТИПОВЫХ ПЕРЕЧНЯ ПРОЦЕССОВ И ОПЕРАЦИЙ И КАРТ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ) 4. Внедрение Контрольного модуля в ППО «АС ФК» в промышленную эксплуатацию Интеграция показателей ПОВАК и показателей результативности и эффективности деятельности ТОФК, отделов ТОФК и ГГС Разработка ТЗ для перехода к автоматическому выполнению процессов в ППО «АС ФК» Переход к автоматическому выполнению процессов в ППО «АС ФК» Внесение изменений в организационно – функциональную модель ТОФК 25

26 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!