Встраивание инструментов контроля экономической эффективности в методологию управления ИТ проектом Павел Алферов, Директор Департамента знаний, информации. - презентация

1 Встраивание инструментов контроля экономической эффективности в методологию управления ИТ проектом Павел Алферов, Директор Департамента знаний, информации и методологии АНО «Оргкомитет «Сочи 2014» ноябрь 2011

2 Содержание ПРОЕКТНАЯ МЕТОДОЛОГИЯ ГОСТ Р «ПРОЕКТНЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ. ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ПРОЕКТОМ» ПРИМЕР ТНК-ВР ПРИМЕР ВР

3 Методология

4 Что должна содержать методология Глоссарий Основные термины и определения Определение проекта, признаки выделения проекта Классификацию проектов Жизненный цикл проекта Описание основных ролей Документы проекта Встречи и совещания Процессы управления проектом Система отчетности Шаблоны документов Где должна найти отражение тема оценки эффективности

5 Вне проекта Проект 1 Контроль результатов Проект 2 Проект 3 Проект 4 Контроль экономической эффективности не может быть только частью проекта. Он должен стартовать в рамках проекта и иметь продолжение вне его Работы по оценке эк.эффективности

6 PMO Наиболее мощный и универсальный механизм контроля экономической эффективности в рамках проектного упралвение – создание проектного офиса (Project management office, PMO) 6 ЛЮДИ (найм, управление, развитие) ПРОЦЕССЫ (контроль и аудиты, методологии, шаблоны) ТЕХНОЛОГИИ (внедрение ИС управления проектами)

7 ГОСТ Р «ПРОЕКТНЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ. ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ПРОЕКТОМ»

8 Национальная стандартизация Международные стандарты Стандарты V-Modell APMBOK Hermes ICB IPMA C-PMBOK PRINCE2 NASA Project Management P2M США Китай США Япония Германия Швейцария Великобритания на основе ряда европейских стандартов PMBOK ® ГОСТы по управлению проектами, программами и портфелями Разработаны и переданы в федеральное агентство по техническому регулированию Ожидается выход в 2011 г.

9 О стандарте Стандарт устанавливает требования к управлению проектом для обеспечения эффективного достижения целей проекта Требования настоящего стандарта распространяются на управление любыми проектами и могут быть применены для проектов, реализуемых юридическими или физическими лицами. Проекты могут осуществляться на договорной основе или быть реализованы внутри организации.

10 Типичные роли Проектный подход подразумевает в обязательном порядке выделение отдельной организационной структуры для управления проектом Она может в значительной степени различаться в зависимости от специфики и окружения проекта, но в каждом проекте должны быть определены следующие роли: –заказчик проекта - физическое или юридическое лицо, которое является владельцем результата проекта и, соответственно, формулирует требования к нему –куратор проекта - лицо, ответственное за обеспечение проекта ресурсами и осуществляющее административную, финансовую и иную поддержку проекта – команда проекта – совокупность лиц, групп и организаций, объединенных во временную организационную структуру для выполнения работ проекта –руководитель проекта - лицо, осуществляющее управление проектом и ответственное за результаты проекта

11 Общая схема

12 12 Группы процессов управления Управление проектом включает совокупность процессов инициации, планирования, организации исполнения, контроля и завершения проекта.

13 13 Активность процесса Процесс инициации Жизненный цикл проекта Процесс организации исполнения Процессы планирования Процессы организации контроля Процесс завершения Активность процессов управления в жизненном цикле

14 Все процессы проекта по ГОСТ Процесс инициации проекта Процессы планирования проекта 1. Планирование содержания 2. Разработка расписания 3. Планирование бюджета 4. Планирование персонала 5. Планирование закупок 6.Планирование реагирования на риски 7. Планирования обмена информацией 8. Планирование управления изменениями Процесс организации исполнения проекта Процесс контроля исполнения проекта Процесс завершения проекта

15 Пример BP/ТНК-ВР

16 Процесс CVP

17

18 Пример ВР

19 Digital & Communications Technology Slide 19 DCT Benefits Management – Process Overview 12 th May 2004

20 Benefits Management - Objectives Assure delivery of benefits by: –Aligning benefits and costs with program deliverables –Identifying the owner accountable to deliver each benefit –Showing the assumptions made to estimate the benefits –Showing how expected benefits can be measured –Planning the actions needed to ensure benefits are realised –Ensuring costs to realise benefits are in the budget –Periodically ensuring that benefits are [still] realisable –Identifying additional opportunities as subject expertise grows Slide 20

21 Benefits Management - Identification CategoryValue$Harvest Direct, Hard, Tangible Measurable $ value or units, e.g. reductions in operations costs $20m Indirect, Soft, Intangible Subjective $ value e.g. License to operate, improved performance, improved security, faster rollout of ERP systems, Disaster Recovery, improved SLA and KPI measures… $50m? High Value Opportunities Executive level e.g. Speed of integrating acquired company or new organisation model… $bn? EMDC Example:

22 Benefits Process (1) Benefit Identification Benefit Category Low (OC) Medium (WI) High (WC) High Medium Low Deliverability Potential Value Data Gathering GroupingAppraise Benefits Identify Deliverables & Program of Work A B B C C D D Project 1... Project 2... Project 3... Project 4... Manage Program AB A E F Program Project Benefit PM MDC EMDC A,C, F,D,B PC MDC USMDC A,C, F,E KH MDC AMDC A,C,F,D,E TBC F E 2

23 Benefits Process (2) Assess benefits identified as part of DSP process at Appraise Stage Gate Reality check benefits against TOR deliverables and business case as part of DSP process at Select Stage Gate Complete the Benefits Register and Actions to confirm the benefits Realisation Plan Confirm Alignment of the benefits with the deliverables in the TOR and refine the business case 2 1 Collect supporting benefits data for the business case Confirm Actions & Metrics to be used to measure realisation Appraise SelectDefine Collect data to define metrics & KPIs to baseline benefits and be able to measure at delivery… Prepare the Business Case Confirm the cost of each deliverable and associated benefits

24 Benefits Process (3) Confirm which Benefits will be measured for realisation, how and by whom (Default is SPA) Merge actions with overall project plans Review benefits as part of DSP process at Define Stage Gate Ensure benefits are still realisable as part of DSP Process at Execute Stage Gate Complete project close out and assessment of any additional value and allocate harvesting actions Collect more accurate data and expertise to assure benefits realisation naturally as project progresses 3 Complete actions required to ensure benefits are harvested Allocate actions to realise benefits Define ExecuteOperate Periodic review of benefits to ensure still realisable Project Status Report Confirm acceptance criteria, ownership and budget to harvest benefits in Operate Confirm outstanding benefits are realised, how and by whom, at Operate Stage post project review Record lessons learned

25 ПРИЛОЖЕНИЕ. Процессы ГОСТ

26 Процесс инициации проекта Цель процесса: формальное открытие проекта. Выходы процесса: определены и документированы следующие параметры проекта: –наименование проекта; –причины инициации проекта; –цели и продукты проекта; –дата инициации проекта; –заказчик проекта; –руководитель проекта; –куратор проекта.

27 Процессы планирования. 1. Процесс планирования содержания проекта Цель процесса: определение требований проекта и состава работ проекта. Выходы процесса: –требования к проекту со стороны заказчика, других заинтересованных сторон проекта, а также законодательства и нормативных актов определены, проанализированы на предмет возможности их выполнения, согласованы с заказчиком проекта и документированы; –определены, согласованы с заказчиком и документированы ключевые данные по продукту проекта, а именно: a)назначение, свойства и характеристики продукта; b)критерии и методы приемки продукта проекта и его составных частей; c)допущения и исключения, касающиеся продукта проекта; –определены, согласованы с заказчиком и документированы работы проекта, а также допущения и исключения, касающиеся работ проекта

28 Процессы планирования. 2. Процесс разработки расписания проекта Цель процесса: определение дат начала и окончания работ проекта, ключевых событий, этапов и проекта в целом. Выходы процесса: –определены взаимосвязи между работами проекта; –проведена оценка длительности работ проекта; –определен и утвержден график привлечения ресурсов, необходимых для выполнения проекта в срок; –определено и документировано расписание* проекта; –утвержден базовый календарный план проекта * расписание проекта (календарный план): Плановые даты исполнения работ и контрольных событий проекта.

29 Процессы планирования. 3. Процесс планирования бюджета проекта Цель процесса: определение порядка и объема обеспечения проекта финансовыми ресурсами. Выходы процесса: –определена и документирована структура статей бюджета проекта, позволяющая контролировать затраты на проект в ходе его реализации; –определена плановая стоимость всех ресурсов проекта (материальных и людских) с учетом всех известных ограничений на их использование; –определена стоимость выполнения работ проекта; –утвержден базовый бюджет проекта; –определен и документирован порядок поступления денежных средств в проект.

30 Процессы планирования. 4. Процесс планирования персонала проекта Цель процесса: определение порядка обеспечения проекта человеческими ресурсами. Выходы процесса: –определены и документированы роли участников проекта, их функции и полномочия; –определен численный и квалификационный состав команды проекта, а также требования к условиям труда; –персонально определены основные члены команды проекта.

31 Процессы планирования. 5. Процесс планирования закупок в проекте Цель процесса: определение порядка и объема обеспечения проекта продукцией и услугами, приобретаемыми у сторонних организаций. Выходы процесса: –проведен анализ необходимости закупки продукции и услуг для достижения целей проекта; –в случае, если по результатам анализа принято решение о целесообразности закупок продукции и/или услуг в проекте, то: a)определены требования к закупаемой продукции (услугам), в том числе ограничения по стоимости и срокам поставки; b)определены требования к приемке закупаемой продукции (услугам); c)запланированы мероприятия по выбору и оценке поставщиков на основе определенных критериев.

32 Процессы планирования. 6. Процесс планирования реагирования на риски Цель процесса: определение основных рисков проекта и порядка работы с ними. Выходы процесса: –выявлены и документированы риски проекта; –проведены оценка и ранжирование по вероятности и степени влияния на результат проекта всех идентифицированных рисков; –разработаны мероприятия по изменению вероятности и степени влияния наиболее значимых рисков, а также созданы планы реагирования на случай возникновения таких рисков; –учтены результаты разработки упреждающих мероприятий по реагированию на риски в связанных с ними планах.

33 Процессы планирования. 7. Процесс планирования обмена информацией Цель процесса: определение порядка обмена информацией между лицами, участвующими в реализации проекта и заинтересованными в результатах проекта. Выходы процесса: –определены все участники информационного обмена, а также их потребности в информации; –определены методы и средства распространения информации по проекту; –определена процедура разработки, согласования, утверждения, распространения проектных документов; –определены место и правила хранения информации по проекту.

34 Процессы планирования. 8. Процесс планирования управления изменениями Цель процесса: определение порядка работы с изменениями в проекте. Выходы процесса: определен и документирован процесс работы с изменениями в проекте, а именно: –выявление изменений; –согласование и утверждение изменений; –организация учета версий документов и продуктов проекта; –доведение информации об изменениях до заинтересованных сторон.

35 Процесс организации исполнения проекта Цель процесса: организация выполнения проекта согласно разработанным планам. Выходы процесса: –выполнены запланированные работы; –получены продукты проекта; –изменения осуществлены согласно принятым в проекте правилам; –выполнены намеченные корректирующие и предупреждающие действия; –актуализированы документы по управлению проектом.

36 Процесс контроля исполнения проекта Цель процесса: проверка соответствия процессов и продукта проекта установленным требованиям Выходы процесса: –документированы результаты регулярной проверки состояния проекта, в частности, отклонения от планов, и проанализированы с целью определения причин отклонений; –произведена оценка соответствия продукта проекта требованиям к нему; –сформированы корректирующие и предупреждающие действия по результатам проверки; –отчеты о выполнении работ проекта соответствуют утвержденной системе отчетности по проекту.

37 Процесс завершения проекта Цель процесса: формальное закрытие проекта. Выходы процесса: –проведена и документально оформлена приемка продукта проекта заказчиком; –проведено закрытие всех договоров по проекту (в случае их наличия); –документировано окончание проекта; –сформирован архив проекта; –команда проекта и основные заинтересованные стороны проинформированы об окончании проекта.