Деловое администрирование Логинова Л.А.-заведующая отделом координационной работы ГОУ РК ИПКРО. - презентация

1 Деловое администрирование Логинова Л.А.-заведующая отделом координационной работы ГОУ РК ИПКРО

2 2 Руководитель ОУ – эффективный менеджер Минимальность напряжения и максимальность повторяемости успеха – основные показатели профессионализма

3 3 Содержание модуля Эффективное управление организацией; Постановка задач, организация, координация и контроль деятельности персонала; Принятие управленческих решений; Мотивация деятельности коллектива; Система организационного общения; Формы делового общения; Информационные потоки в организации.

4 4 Эффективное управление организацией модуль 1 Понятие «управление»; Управление заинтересованными сторонами; Роли менеджера; Делегирование полномочий

5 5 Что такое УПРАВЛЕНИЕ? Управление - особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективно функционирующую группу. (П. Друкер)

6 6 Что такое УПРАВЛЕНИЕ? В социологической и управленческой литературе сложились различные подходы к управлению. Управление как наука представляет собой систему знаний в виде концепций, теорий, принципов, способов, форм и школ управления. Управление как искусство -- это способность умело и эффективно применять на практике теоретические основы управления, разработанные в рамках научного знания. Управление как функция может рассматриваться как целенаправленное воздействие на сознание и поведение людей, осуществляемое с целью направить их действия на достижение желаемых целей. Управление как процесс -- это совокупность управленческих действий, направленных на достижение поставленных целей. Управление как аппарат -- совокупность структур и людей, обеспечивающих использование и координацию всех ресурсов социальных систем для достижения определенных целей.

7 7 Эффективное управление организацией Предпосылка профессионализма заключена в наличии профессиональной системы требований к осуществляемой деятельности. Достаточной предпосылкой выступает наличие образцов реальной деятельности, соответствующих этим требованиям

8 8 Уровни требований к деятельности К конечному результату деятельности; К процессу получения результата; К организации процесса получения результата; К критериям организации процесса получения результата

9 9 Профессионализм деятельности – это качественная характеристика представителя данной профессии, определяемая мерой владения им современным содержанием, современными средствами решения профессиональных задач, продуктивными способами её осуществления.

10 10 как точка пересечения ЗАДАЧИ или ситуации со СПОСОБНОСТЯМИ человека КОМПЕТЕНТНОСТЬ… как точка пересечения ЗАДАЧИ или ситуации со СПОСОБНОСТЯМИ человека является не стабильным преимуществом, продуктом взаимодействия а динамичным событием, т.е. продуктом взаимодействия вызова, ответственности, творчества и самого процесса решения проблемы. Клаусс Д. Экк Компетенции – совокупность профессиональных характеристик, требований, которым должен отвечать человек в профессиональной деятельности проявляющаяся в

11 11 КОМПЕТЕНЦИИ КОМПЕТЕНТНОСТЬ И С ПОЗИЦИИ СИСТЕМНО-ДЕЯТЕЛЬНОСТНОГО ПОДХОДА Объектный «полюс» деятельности ОБЪЕКТНЫЙ «полюс» деятельности Субъектный «полюс» деятельности СУБЪЕКТНЫЙ «полюс» деятельности Компетентность – это «заслуга» самого человека, развивающего свои личностные и профессиональные качества, и проявляющего их в деятельности и активной жизненной позиции ДЕЯТЕЛЬНОСТЬДЕЯТЕЛЬНОСТЬ Компетенции выступают как фактор, влияющий на качество и эффективность деятельности

12 12

13 13 Компетенции и компетентность Компетенции – совокупность профессиональных характеристик, требований, которым должен отвечать человек в профессиональной деятельности Компетентность включает в себя как содержательный (знание), так и процессуальные (умение) компоненты. Иными словами, компетентный человек должен не только понимать существо проблемы, но и уметь решить ее практически, т.е. обладать методом («знания плюс умение») решения. Причем в зависимости от конкретных условий решения проблемы компетентный человек может применить тот или иной метод, наиболее подходящий к данным условиям компетентность мобильность знаний гибкость метода критичность мышления Чошанов М.А.

14 14 Условия труда и материально- материально- техническое техническое обеспечение Финансово-экономическое Финансово-экономическое обеспечение Нормативно-правовое Нормативно-правовое обеспечение Мотивационное Мотивационное обеспечение совместной деятельности Образовательная Образовательная деятельность Кадровое Кадровое и программно- технологическое обеспечение Управленческая Управленческая деятельность Компетенции и компетентность

15 15 Область ПРАВОВЫХ КОМПЕТЕНЦИЙ обеспечивает реализацию нормативно-правовых актов федерального, регионального и муниципального уровней, касающихся функционирования и развития образовательной организации осуществляет руководство нормативным обеспечением деятельности образовательной организации и соблюдает требования к наличию, содержанию и оформлению организационных, организационно-распорядительных и распорядительных документов обеспечивает соблюдение требований к ведению делопроизводства и документооборота согласно номенклатуре дел образовательной организации

16 16 Область финансово-экономических КОМПЕТЕНЦИЙ обеспечивает организацию системы деятельности образовательной организации в соответствии с государственным (муниципальным) заданием как бюджетополучателя совместно с органами, исполняющими бюджет и распорядителем бюджета в части анализа, планирования и расчета объема поступающих бюджетных ассигнований, организации поступления и учета поступающих бюджетных ассигнований, контроля за расходованием бюджетных средств и организацией отчетности учреждения как бюджетополучателя и налогоплательщика обеспечивает организацию системы внебюджетного финансирования образовательной организации за счет некоммерческой предпринимательской деятельности, обеспечивает организацию анализа, планирования и расчета объема внебюджетных средств, организации поступления и учета поступающих внебюджетных средств, контроля за их расходованием и организацией отчетности образовательной организации обеспечивает организацию системы внебюджетного финансирования ОУ за счет поступления благотворительных средств, обеспечивает общественно-государственное управление благотворительными средствами, контроля за их расходованием и организацией отчетности образовательной организации

17 17 Область эргономических КОМПЕТЕНЦИЙ обеспечивает надлежащую организацию и неукоснительное соблюдение работниками образовательной организации требований к выполнению условий труда и безопасности; организации питания и медицинского обслуживания обучающихся обеспечивает надлежащую организацию и неукоснительное соблюдение санитарно-гигиенических требований к функционированию здания, помещений и территории образовательной организации обеспечивает надлежащую организацию материально- технической базы образовательной организации в части соблюдения требований к оснащению технологическим и учебным оборудованием, и системы ее учета, хранения и использования

18 18 Область кадровых и методических КОМПЕТЕНЦИЙ осуществляет руководство кадровой политикой образовательной организации в части подбора, приема и расстановки кадров, обеспечивает надлежащую организацию аттестации руководящих и педагогических кадров образовательной организации, своевременное и качественное повышение квалификации работников определяет основные направления методической и инновационной деятельности образовательной организации обеспечивает соблюдение государственных стандартов в учебной документации образовательной организации и выполнение образовательной программы организации

19 19 Область организационных КОМПЕТЕНЦИЙ обеспечивает организацию учебного процесса, отвечает за формирование контингента обучающихся (приема обучающихся и формирование структуры классов), утверждает текущий режим, сроки начала и окончания учебных периодов, обеспечивает организацию и надлежащий уровень контроля за реализацией основных образовательных программ в рамках ступеней, в системе индивидуального обучения; обеспечивает организацию всех уровней аттестации обучающихся, несет ответственность за соблюдение требований к организации итоговой аттестации обучающихся обеспечивает организацию комплексной системы дополнительного образования с учетом возможностей образовательной организации и потребностей обучающихся определяет основные направления и приоритеты в развитии социально-воспитательной деятельности образовательного учреждения

20 20 Область психолого-педагогических КОМПЕТЕНЦИЙ обеспечивает организацию результативного и творческого взаимодействия педагогического сообщества в образовательной организации, формирование благоприятного психологического климата в педагогическом коллективе, развивает инициативность работников и включенность педагогов в коллегиальные формы деятельности, реализующие разработанные в образовательной организации подходы к анализу и оценке результативности педагогического труда определяет основные направления развития образовательной среды, обеспечивающей развитие обучающихся, их социализацию в ученическом сообществе и взаимодействии с педагогами образовательной организации, формирование благоприятного психологического климата в ученическом сообществе определяет основные направления взаимодействия педагогов, родителей и обучающихся, способствующих удовлетворению социального запроса через индивидуальные формы взаимодействия педагогов и родителей в вопросах индивидуальных характеристик результативности образовательного процесса и коллегиальные формы включенности родителей в организацию образовательной среды учреждения

21 21 Область управленческих КОМПЕТЕНЦИЙ определяет основные направления стратегического развития образовательного учреждения, осуществляет разработку, утверждение и внедрение долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных программ развития образовательной организации обеспечивает организацию системы тактического управления через реализацию и взаимодействие административных, общественно- профессиональных и общественно-государственных органов управления образовательной организации, осуществляет руководство деятельностью педагогического совета и администрации учреждения обеспечивает надлежащую организацию и неукоснительное соблюдение требований к качеству функционирования образовательной организации, соблюдает выполнение сроков и требований к лицензированию и аккредитации образовательного учреждения предоставляет возможность экспертной оценки деятельности образовательной организации по вопросам качества организации нормативного правового, финансового, материально-технического, учебно- методического и информационного обеспечения образовательной организации, результативности образовательного процесса и качества организации управления в образовательной организации; обеспечивает организацию системы оценки качества

22 22 Руководитель (директор, заведующий, начальник) образовательного учреждения Заместитель руководителя (директора, заведующего,начальника) Руководитель (заведующий, начальник, директор, управляющий) структурного подразделения Старший мастер ДОЛЖНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ

23 23 Психологические особенности управленческой деятельности Большое разнообразие видов деятельности на разных уровнях управленческой иерархии; Неалгоритмический, творческий характер деятельности, осуществляемый при недостатке информации и в условиях противоречивой обстановки; Ярко выраженная прогностическая природа решаемых управленческих задач; Значительная роль коммуникативной функции; Высокая психическая напряжённость, вызываемая большой ответственностью за принимаемые решения.

24 24 Функции управления Четыре основные функции управления: Планирование - выбор целей и плана действий по их достижению. Организация - распределение задач между отдельными подразделениями или работниками и установление взаимодействия между ними. Руководство – мотивирование исполнителей к осуществлению запланированных действий и достижению поставленных целей. Контроль – соотнесение реально достигнутых результатов с запланированными.

25 25 Уровни профессионализма управленца Уровни профессионализма управленца – - это степени соответствия менеджера требованиям профессиональной деятельности Уровень решения управленческих задач; Уровень решения управленческих проблем;

26 26 Задача и проблема в управлении ? Деятельностная задача Деятельностная проблема Управленческая задача Управленческая проблема

27 27 Деятельностная задача -Это ситуация наличия нормы и требований к её реализации в конкретных условиях. -Решение задачи сводится к реализации нормы в конкретных условиях этой деятельности

28 28 Деятельностная проблема - Это отсутствие необходимой нормы при наличии требований к конечному продукту. - Решение сводится к формулировке деятельностной задачи (т.е к созданию нормы, позволяющей получить продукт в изменившихся условиях)

29 29 Управленческая задача Состоит в наличии управленческого решения и необходимости его выполнения. Управленческая проблема Состоит в отсутствии готового управленческого решения и отсутствии представления о том, как разрешить ситуацию.

30 30 Уровни решения управленческих задач Успешная реализация конкретного управленческого решения; Успешная реализация типового управленческого решения; Успешная реализация типового управленческого решения с самокоррекцией своих действий; Успешная реализация типового управленческого решения с тактической коррекцией.

31 31 Уровни решения управленческих проблем Участие в решении управленческих проблем, поставленных и снятых другими; Самостоятельная постановка и снятие проблемы; Полная рефлексивная самоорганизация.

32 32 Управление заинтересованными сторонами Заинтересованные стороны Деловая внешняя среда Конкурентная внешняя среда Профессионально- общественная внешняя среда Макроокружение

33 33 Ближнее окружение (влияние) Внутреннее Окружение (контроль) Дальнее окружение (реагирование)

34 34 Дальнее внешнее окружение Это социальные, технологические, экономические и политические факторы, на которые управленцы не могут оказывать влияние, но сами факторы значительно влияют на показатели деятельности школы

35 35 Ближнее внешнее окружение Представлено потребителями, поставщиками, конкурентами, инфраструктурой, обеспечивающей деятельность необходимыми ресурсами. Руководитель может оказывать на неё влияние, но не может контролировать

36 36 Политические факторы Изменения в законодательстве; Расстановка политических сил; Правительственные расходы; Федеральные выборы; Размеры бюджетов; Государственное регулирование; Введение ЕГЭ; Децентрализация управления; Диверсификация моделей образования и ОУ; Расширение участия общества в управлении образованием.

37 37 Экономические факторы Уровень инфляции в стране; Структура потребления и её динамика; Изменение спроса на образовательные услуги; Темпы роста в отрасли; Налоговая политика; Изменения в издержках; Формирование системы государственного контроля над внебюджетными средствами школы; Общее недофинансирование отрасли; Развитие экономической автономии ОУ; Низкий уровень оплаты труда работников; Расслоение уровня платёжеспособного спроса на образовательные услуги; Тенденции в сфере спроса на образовательные услуги

38 38 Социальные факторы Демографические факторы; Доходы семьи; Образовательные стандарты; Отношение к труду; Социальное благосостояние; Миграция населения; Социальное расслоение общества; Рыночно-потребительское отношение родителей к образованию; Снижение численности учащихся; Тенденция к повышению статуса квалифицированного специалиста с высшим образования; Повышение возрастного уровня преподавательского состава; Дисбаланс между спросом и предложением; Влияние негативных социальных процессов (алкоголизация, наркомания, криминогенность)

39 39 Технологические факторы Новые знания и глобальные информационные технологии; Мультимедийные технологии обучения; Ресурсосберегающие технологии; Развитие открытого (дистанционного образования); Информационная неоднородность; Развитие и совмещённость различных форм образования Активная компьютеризация школ; Новые виды досуга молодёжи

40 40 Ключевые факторы успеха на рынке образовательных услуг Благоприятный имидж и репутация ОУ; Многопрофильность; Способность к инновациям; Компетентность в управлении; Первоклассные информационные системы; Способность быстро реагировать на изменяющиеся рыночные условия; Инновации в контроле качества; Ценовая политика; Гарантия качества образования - главное преимущество ОУ.

41 41 Роли менеджера

42 42 5 важных качеств управленца Способность видеть и формулировать цели; Стимулирование окружающих; Способность руководить изменениями; Умение добиться результатов; Ориентация на потребителя;

43 43 Правила игры в руководителя 1.Подчинённым необходимо давать ясное понимание их работы и полномочий; 2. Руководитель должен быть решительным; 3. Правила и стандарты важны и не могут игнорироваться; 4. Взаимодействие с различными структурными подразделениями – основа для принятия правильных управленческих решений

44 44 Роли менеджера Межличностные; Информационные; Роли принятия решений Роль-это набор определённых поведенческих правил, соответствующих конкретному учреждению или конкретной должности.

45 45 Межличностные роли Вытекают из полномочий и статуса руководителя в организации и охватывают его сферу взаимодействий с людьми Делают руководителя пунктом сосредоточения информации и центром обработки информации

46 46 Межличностные роли Менеджер является главой организации, выполняет обычные обязанности правового или социального характера; Менеджер является лидером и отвечает за мотивацию и активизацию подчинённых, набор и подготовку сотрудников; Менеджер обеспечивает работу сети внутренних и внешних контактов и источников информации

47 47 Информационные роли Менеджер определяет приоритетность информации; Менеджер собирает информацию; Менеджер распространяет информацию; Менеджер представляет информацию

48 48 Роли принятия решений Менеджер – инициатор деятельности, контролирует разработку проектов, изыскивает возможности организации; Менеджер- «устранитель проблем» - отвечает за необходимую корректировку планов и действий; Менеджер- «распределитель ресурсов», отвечает за распределение возможных ресурсов и принятие решений; Менеджер- «ведущий переговоры», представляет интересы организации во всех внешних структурах.

49 49

50 50 Делегирование полномочий и ролей Делегирование включает распределение между людьми заданий и предоставление им необходимых средств для выполнения этой работы. Для того чтобы стать СУПЕРРУКОВОДИТЕЛЕМ, необходимо научиться делегировать рано и часто

51 51 Делегирование Не освобождает от ответственности и подотчётности вышестоящему руководителю; Даёт более высокие результаты, оставляя время для более важной работы; Создаёт знающих подчинённых; Улучшает инициативность, квалификацию и уверенность подчинённых; Позволяет наблюдать подчинённых в действии и обучать их по мере необходимости; Усиливает мотивацию подчинённых; Расширяет сферу ответственности сотрудников, что повышает их ценность в организации.

52 52 Правила эффективного делегирования Давайте чёткие инструкции подчинённым и описывайте ожидаемый результат; Предоставляйте достаточные полномочия для работы; Правильно расставляйте людей; Держите линии коммуникации «открытыми» для двустороннего потока информации; Создайте правильную систему контроля, чтобы быть информированными о прогрессе подчинённого; Стимулируйте тех, кто выполняет делегированные задания.

53 53 Главное правило делегирования Давая подчинённому то или иное задание, надо непременно наделить его, во - первых, полномочиями, необходимыми для выполнения данной работы, а во-вторых, ответственностью за её результаты и последствия.

54 54 Условия успешного делегирования полномочий Опыт и знания исполнителей; Заинтересованность исполнителей; Благоприятный морально-психологический климат в коллективе, взаимопонимание и доверие между руководителями и исполнителями; Делегирование преимущественно новых обязанностей; Оптимизация объёмов заданий и их равномерное распределение; Недопустимость излишнего вмешательства со стороны руководителя; Поощрение самостоятельности и инициативы; Ориентация на более молодые кадры.

55 55 Причины отказа от делегирования полномочий Со стороны руководителя: Непонимание важности и отсутствие чёткой политики организации; Авторитарные традиции; Неуверенность руководителя в себе, недостаточная компетентность, неумение определить объект делегирования; Боязнь потерять власть, любимое дело; Неспособность рисковать, неверие в способности подчинённых, боязнь ответственности за их неудачи; Опасение конфликтов с исполнителями в случае возложения на них дополнительных обязанностей

56 56 Причины отказа от делегирования полномочий Со стороны подчинённых: Нехватка знаний, некомпетентность; Отсутствие веры в себя и руководителя; Страх ответственности за ошибки; Боязнь оказаться умнее руководителя; Перегрузка другими обязанностями; Недостаток информации, ограничивающий реальную возможность что-то сделать Формальный подход к делу со стороны администрации, имеющий форму «фиктивного делегирования».

57 57 Двадцать критериев успешного делегирования Делегируйте заблаговременно; Делегируйте сообразно способностям и возможностям исполнителей; Делегируя, мотивируйте сотрудников; Делегируйте задачу целиком, а не в виде изолированных заданий; Информируйте о длительности делегирования; Однородные задания поручайте одному исполнителю; Убедитесь в желании исполнителя принять задачу; Не поручайте одну и ту же работу двум разным сотрудникам; Вместе с задачей передавайте и компетенцию; Давайте чёткую инструкцию по исполнению; Объясняйте цель и описывайте конечный результат задачи; Крупные и важные задания поручайте приказным путём в письменной форме

58 58 Двадцать критериев успешного делегирования Предоставляйте подчинённому возможность дальнейшего профессионального обучения и служебного роста; Обеспечьте доступ к любой необходимой информации; Не вмешивайтесь в процесс работы без причины; Проявляйте готовность поддержать исполнителя; Договоритесь о сроках и форме информирования о ходе исполнения задания; Контролируйте конечные результаты порученного и немедленно информируйте сотрудника об итогах контроля; Хвалите за успехи и конструктивно критикуйте.

59 59 Двадцать критериев успешного делегирования При выполнении сложного задания применяйте пятиступенчатый метод: Мотивация сотрудника Подробная инструкция Образец работы Наблюдение и корректировка деятельности Контроль результатов

60 60 Типичные ошибки делегирования Неумение инструктировать Фиктивное делегирование Ошибка в выборе делегата Ориентация не на дело, а на личности Делегирование функций и полномочий группе сотрудников без определения индивидуальной ответственности Боязнь уронить авторитет Перепоручение подчинённым объединяющей функции руководства

61 61 Делегирование-это не способ уйти от ответственности, а форма разделения управленческого труда, позволяющего повысить его эффективность. Делегирование облегчает работу руководителя, но не снимает с него обязанности принимать окончательное решение, а именно эта обязанность и делает работника руководителем.