E nterprise O ffice S olution for SharePoint система электронного документооборота и управления контентом Новое решение компании ЭОС. - презентация

1 E nterprise O ffice S olution for SharePoint система электронного документооборота и управления контентом Новое решение компании ЭОС

2 Новое решение компании ЭОС: 1. Подходы к созданию решения 2. Функциональные возможности 3. Структура 4.Бизнес-процессы документооборота 5. Эффективность 6. Направления развития

3 ПОДХОДЫ К СОЗДАНИЮ РЕШЕНИЯ Максимальное использование базовых функциональных возможностей платформы; Использование интеграционных возможностей SharePoint; Приоритет доработок, обеспечивающих наиболее важную и востребованную функциональность; Использование опыта компании «ЭОС» в области автоматизации процессов документооборота; Сочетание «стандартных» и «универсальных» механизмов автоматизации; Возможность дальнейшего наращивания функциональных возможностей продукта Принципы разработки решения:

4 Поисковая система ПОДХОДЫ К СОЗДАНИЮ РЕШЕНИЯ Интеграционная платформа Управление бизнес-процессами Электронное хранилище Портал Контур безопасности Функции автоматизации документооборота и контроля исполнения Политики разграничения доступа к документам и поручениям Структура хранения документов и поручений Поисковые формы для документов и поручений Решение EOS for SharePoint Решение EOS for SharePoint Функции автоматизации документооборота и контроля исполнения ECM-контур Корпоративная система управления контентом и документооборотом организации Платформа Microsoft Office SharePoint Server 2007

5 ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ Управление жизненным циклом документов: Создание распределенной системы хранения документов; Полный цикл работы с документами – ввод, хранение, совместная работа и уничтожение; Персональное рабочее место для работы пользователей с документами и поручениями; Настройка любых метаданных и регистрационных форм (включая работу со сложными регистрационными карточками); Использование справочников для ввода данных; Отслеживание истории работы с документом; Настраиваемый механизм оповещений об изменении важной информации.

6 ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ Документооборот и бизнес-процессы: Регистрация документов с автоматической нумерацией; Автоматическая регистрация документа на основе проекта; Инструменты совместного редактирования с контролем версий; Организация движения документов (с автоматическим ведением журнала пересылки); Настраиваемые процессы согласования и утверждения документов (как параллельного, так и последовательного); Автоматизированная обработка форм; Настройка индивидуальных рабочих процессов (средствами SharePoint Designer)

7 ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ Контроль исполнения документов и поручений: Создание поручений: выданных по документу; самостоятельных; сложных поручений (содержащих набор задач); Автоматическое создание на основе поручения персональных задач для исполнителей и контролеров; Автоматическая рассылка задач на персональные рабочие места; Мониторинг хода исполнения поручений и задач на рабочих местах

8 ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ Обеспечение комплексной безопасности информации: Единая политика управления правами доступа к документам, проектам и поручениям: (автоматическое разграничение прав) на уровне групп документов; по «фигурантам» поручений и проектов документов А также – использование возможностей SharePoint: аутентификации пользователей; управления целевыми аудиториями; аудита событий и действий в системе

9

10

11

12 Л и ч н ы й у з е л пользователя СТРУКТУРА РЕШЕНИЯ Г л а в н а я с т р а н и ц а Г л а в н а я с т р а н и ц а У з е л п о д р а з д е л е н и я Картотека документов Картотека проектов док-в Пору- чения Задачи на исполне- ние Задачи на утвержде- ние «Рабочий стол» Справочники

13 БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА Решение EOS for SharePoint предназначено для автоматизации ключевых бизнес-процессов: Организации централизованного хранения электронных документов; Классического документооборота (обработки входящих, исходящих и внутренних документов); Подготовки проектов документов, включая процессы согласования, визирования и утверждения документов; Специфических для отдельного предприятия процессов обработки документов и форм; Контроля и мониторинга исполнения поручений и документов; Повседневной работы сотрудников с документами и задачами.

14 Контроль исполнения поручений: БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

15 Контроль исполнения поручений и задач: Создание поручения, постановка на контроль (руководитель); Автоматическое создание персональных задач по поручению и их пересылка на рабочие места пользователей; Автоматическое уведомление пользователей по электронной почте при появлении (изменении) записи на рабочем месте; Исполнение задачи (исполнитель); Мониторинг хода исполнения (контролер); Оценка качества исполнения поручения, снятие с контроля задачи и основного поручения (контролер) БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

16 Работа с входящими документами:

17 Работа с входящими документами Регистрация документа (регистратор); Автоматическое присвоение регистрационного номера и прав доступа к документу; Пересылка на рассмотрение (регистратор); Автоматическое уведомление пользователя по электронной почте при появлении новой записи на рабочем месте; Рассмотрение документа и принятие решения по нему (руководитель, ответственное должностное лицо); Создание поручения по документу, постановка на контроль; Исполнение поручения; Мониторинг хода исполнения поручения; Оценка качества исполнения поручения, снятие с контроля; Списание документа в дело (исполнитель) БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

18 Работа с исходящими и внутренними документами:

19 Создание рабочих файлов для проекта документа и индивидуальная работа с ними (исполнитель – автор проекта); Создание РК проекта документа (исполнитель – автор проекта); Автоматическое присвоение проекту документа регистрационного номера и прав доступа; Совместная работа исполнителей с проектом документа; Согласование проекта и утверждение проекта документа (визирующие и подписывающие должностные лица); Регистрация документа на основе проекта (исполнитель – автор проекта); Отправка зарегистрированного документа адресату (исполнитель); Списание документа в дело (исполнитель). БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

20 Автоматизация других процессов работы с документами: Обработка запросов, выдача справок; Обслуживание клиентов; Работа с обращениями граждан; Ознакомление с нормативно- правовыми актами; Работа с персоналом (досье кандидатов, документы по личному составу); Участие в тендерах; Согласование заявок; Бронирование переговорных, заказ билетов и т.п. БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

21 Эффективность работы каждого сотрудника: ЭФФЕКТИВНОСТЬ РЕШЕНИЯ Включение каждого сотрудника в единое информационное пространство организации: Быстрый и удобный доступ к любой информации, включая удаленный и мобильный доступ; Удобный и функциональный веб-интерфейс; Привычная пользовательская среда, работа с документами и поручениями из клиентских приложений MS Office Персональное рабочее место для хранения любого контента; Инструменты взаимодействия с коллегами; Полноценная работа с документами и поручениями;

22 Организация документооборота в соответствии с российской практикой; Универсальная технология контроля и мониторинга исполнения поручений (документов); Автоматизация типовых процессов и обработки форм; Вовлечение всех сотрудников организации в бизнес- процессы и обеспечение единого порядка работы с документами Объединение официального и неофициального контента: централизованное управление всеми корпоративными информационными ресурсами Эффективность всей организации: ЭФФЕКТИВНОСТЬ РЕШЕНИЯ Электронное хранилище Эффективное управление жизненным циклом информации СЭД + Workflow Эффективное управление бизнес-процессами

23 Создание единого информационного пространства; Удаленный и мобильный доступ к данным, решение проблем территориальной распределенности; Организация on-line взаимодействия с сотрудниками, клиентами, партнерами, населением; Новый уровень корпоративной культуры персонала «Единая точка поиска» по всем информационным ресурсам; Общий доступ к обновляемым отчетам; Возможности «управления знаниями» сотрудников ЭФФЕКТИВНОСТЬ РЕШЕНИЯ Эффективное управление коммуникациями Портал Поисковая система Эффективное управление использованием информации Эффективность всей организации:

24 Защита корпоративной информации от несанкционированного доступа; Возможность организации юридически значимого электронного документооборота Контур безопасности Эффективное управление безопасностью информации ЭФФЕКТИВНОСТЬ РЕШЕНИЯ Универсальность и многофункциональность решения; Интеграция данных из различных систем; Построение единой ИТ-инфраструктуры на основе технологий Microsoft Платформа интеграции Эффективное управление интеграцией приложений Эффективность всей организации:

25 ЭФФЕКТИВНОСТЬ РЕШЕНИЯ Платформа Microsoft; Веб-технологии (все преимущества Web 2.0); Преднастроенные типовые рабочие процессы и шаблоны, богатый реквизитный состав ; Настраиваемость и расширяемость платформы, возможность адаптации под конкретные требования; Масштабируемость решения; Гарантированное развитие продукта в будущем: Microsoft – поддержка и развитие платформы; ЭОС – поддержка и развитие решения Эффективность технолгогических решений:

26 Дополнительные функции: Работа с иерархическими поручениями; Печать регистрационных форм; Поточное сканирование документов; Формирование отчетных форм по документам и поручениям; Перенос документов в архивное хранилище; Автоматизация процессов архивного хранения НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ РЕШЕНИЯ Защита информации: Дополнительные возможности разграничения прав доступа; Делегирование прав; Применение ЭЦП для подписания карточек и файлов; Шифрование документов, пересылаемых по электронной почте

27 Автоматизация сложных бизнес-процессов: Настраиваемые шаблоны рабочих процессов (типовые маршруты обработки документов и поручений) НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ РЕШЕНИЯ Удобство настройки и работы с системой: Дополнительные возможности пользовательского интерфейса; Гибко настраиваемые механизмы регистрации, пересылки и согласования документов; Удобные механизмы настройки отдельных параметров системы; Функциональный интерфейс поиска по реквизитам; Дополнительная интеграция с клиентскими приложениями Microsoft Office Создание тиражируемых решений: Создание стандартных решений для специфических видов документации (кадровой, договорной, конкурсной и пр.)

28 ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ Телефон для контактов: (495) Служба маркетинга: Служба поддержки: WebMaster: Москва, Электрозаводская, 52