Поддубская Людмила Андреевна Заведующий отделом формирования архивного фонда ГКУ РО « ГАРО » Поддубская Людмила Андреевна Заведующий отделом формирования. - презентация

1 Поддубская Людмила Андреевна Заведующий отделом формирования архивного фонда ГКУ РО « ГАРО » Поддубская Людмила Андреевна Заведующий отделом формирования архивного фонда ГКУ РО « ГАРО »

2 п / п Наименование организации Согласование ЭПК комитета Примечание Законодательное соб ­ рание Ростовской областиВ процессе работы 2 Избирательная комиссия Ростовской области Представлен на согласование 3 Правительство Ростовской области Разработан Распоряжение правительства от Министерство жилищно - коммунального хозяйства Ростовской области В процессе работы 5 Министерство здравоохранения Ростов ­ ской области Согласован в 2014 г. 6 Министерство имущественных и земельных отношений, финансового оздоровления предприятий, организаций Ростовской области В процессе работы 7 Министерство информационных технологий и связи Ростовской области Согласован в 2014 г. 8 Министерство культуры Ростовской областиВ процессе работы 9 Министерство общего и профессионального образования Ростовской области Согласован в 2014 г. Работа над проектами перечней в организациях - источниках комплектования госархива Ростовской области в 2014 году

3 Министерство по физической культуре и спорту Ростовской области Согласован в 2014 г. 12 Министерство транспорта Ростовской области Согласован в 2014 г. 13 Министерство труда и социального развития Ростовской области Согласован в 2014 г. 14 Министерство фи ­ нансов Ростовской области Представлен на согласование 15 Министерство экономического развития Ростовской области В процессе работы 16 Департамент по делам казачества и кадетских учебных заведений Ростовской области Согласован в 2014 г. 17 Управление ветеринарии Ростовской области Представлен на согласование 18 Управление государственной службы занятости Ростовской области Согласован в 2014 г. 19 Управление записи актов гражданского состояния Ростовской области Ростовской области Согласован в 2013 г. 20 Комитет по управлению архивным делом Ростовской области Согласован в 2012 г.

4 - Министерство промышленности и энергетики Ростовской области ( потенциальный источник комплектования ); - Министерство строительства, архитектуры и территориального развития Ростовской области ( потенциальный источник комплектования ); - Департамент по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций Ростовской области ; - Департамент по обеспечению деятельности мировых судей Ростовской области ; - Департамент потребительского рынка Ростовской области ; - Государственная жилищная инспекция Ростовской области ; - Административная инспекция Ростовской области.

5 Наиболее типичные ошибки при составлении проектов перечней и рекомендации по их устранению Рекомендуем не включать в проект перечня документы со сроками хранения постоянно и с отметкой ЭПК 1 Поручения начальника управления государственной службы занятости населения Ростовской области и заместителей начальника управления структурным подразделениям ; документы ( справки, докладные, служебные записки ) по их выполнению 5 лет ЭПК ст.7 2 Переписка управления с органами исполнительной власти Ростовской области, муниципальными образованиями и подведомственными государственными казенными учреждениями Ростовской области об исполнении правовых актов Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области 5 л. ЭПК ст Протоколы планерных совещаний Административной комиссии Ростовской области Пост. ст Включаются документы со сроком хранения - постоянно и 5 лет ЭПК, что противоречит пунктам 2.4 и 2.5 методических рекомендаций

6 2. Включаются все документы, создаваемые в электронном виде, а не те, которые создаются в системе « Дело » Рекомендуем : включать в проект перечня только те документы, которые создаются в системе « Дело ». В номенклатуре дел к их заголовкам в графе « примечания » проставлять отметку « ЭД ». К прочим документам, ведущимся в электронном виде, проставлять отметку в примечании - « ведутся в электронном виде ». 1. Журнал учета поступления и выдачи бланков с изображением Герба Ростовской области 3 г. ст. 259 г 2. Дела об административных правонарушениях объектов капитального строительства 5 л. ЭК Некорректный заголовок 3. Книга регистрации вызовов спортсменов на соревнования 5 л. ст.258

7 3. Не всегда правомерно используются статьи Перечня. Убирается произвольно отметка « ЭПК » или наоборот проставляется там, где это не предусмотрено перечнем Рекомендуем : при определении сроков хранения руководствоваться Перечнем. 1. Документы управления ( справки, доклады, отчеты переписка ) о выполнении приказов, распоряжений, постановлений 5 л. ст. 21 Пропущена отметка к сроку хранения ЭПК 2. Переписка с государственными органами РФ, государственными органами субъектов РФ, органами местного самоуправления по вопросам долевого строительства 5 л. ст.32 Пропущена отметка к сроку хранения ЭПК 3. Материалы по труду и заработной плате 5 л. ЭПК ст.414 Отметка ЭПК по этой статье не предусмотрена, заголовок в перечне Переписка о выплате заработной платы

8 4. К срокам хранения не проставлены статьи по перечня Рекомендуем : проставлять к срокам хранения документов статьи по Перечню.

9 5. Некорректно составлены заголовки : представлены заголовки не отдельных дел в соответствии с номенклатурой дел, а целые фрагменты из Перечня Рекомендуем : включать конкретные заголовки дел, которые создаются и используются в системе « Дело ». 1. Карточки, реестры, журналы регистрации и контроля : а ) поступающих и отправляемых документов, в том числе по электронной почте 5 л. Не проставлены статьи б ) контроля исполнения документов 3 г.3 г. в ) обращений граждан 5 л. г ) телеграмм, телефонограмм, факсов 3 г. и т. д. до буквы ж

10 6. Неправомерно используется термин « Документы ». Рекомендуем : вместо термина « Документы » применять термин « Переписка ».

11 7. Неправомерно используется термин « База данных » это всеобъемлющее понятие и не может быть использовано при межведомственном документообороте. Нужно указывать конкретные виды документов. Рекомендуем : не включать в Перечень документы с заголовком « Базы данных ».

12 ВЫПИСКА ИЗ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ _______________ _____ г. Ростов - на - Дону на 2014 год Наименование должности и подпись составителя ________________ Протокол ЭК от Наименование организацииУТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя ____________ « ___»_____________2014 г. Индекс дела Заголовок дела Кол-во дел Срок хра­нения и статьи по перечню Примечание ЭД

13 Контактные телефоны отдела формирования Архивного Фонда Российской Федерации ГКУ РО « ГАРО »: заведующий отделом, кураторы кураторы

14 Спасибо за внимание !