Типовое решение для автоматизации контроля исполнительской дисциплины На базе модуля Управление деловыми процессами ПП Парус 8. - презентация

1 Типовое решение для автоматизации контроля исполнительской дисциплины На базе модуля Управление деловыми процессами ПП Парус 8

2 Структура презентации Сведения о системе Парус 8 Функциональные возможности модуля Управление деловыми процессами Типовое решение для автоматизации контроля исполнительской дисциплины Автоматизируемые процессы Функциональная архитектура Схема отработки документов и формирования потоков задач Описание ключевых процессов Формируемая отчетность

3 Функциональная архитектура системы Процессы и документооборот Управление деловыми процессами Управление финансами Финансовое планирование Бухгалтерский учет, учет по МСБУ Сведение отчетности Управление производством Планирование и учет в проектах Планирование и учет в дискретном производстве Управление ТОиР Маркетинг и логистика Управление ЗСР Управление клиентами Управление автотр-ом Управление имуществом Управление складом Управление персоналом Управление персоналом и штатное расписание Расчет заработной платы Табельный учет Планирование и учет в передельном производстве Аналитика и мониторинг Парус - OLAP Сервис «интерактивной отчетности»

4 Функциональная архитектура системы Единая база данных ( СУБД – Oracle) Централизованная межмодульная НСИ Общесистемное хранилище документов и учетных данных Широкие возможности масштабирования Возможность построения кластерных систем Горячее подключение дополнительного дискового пространства для хранилища Возможность использования дополнительных ресурсов аппаратного обеспечения при их появлении, без переконфигурирования учетной системы Практическое отсутствие ограничений на объем хранимой и обрабатываемой информации Модульный принцип построения системы Централизованные средства администрирования

5 УДП - Ключевые функциональные возможности Ведение электронного хранилища документов Ведение картотеки документов и процессов, связанных с ними Ведение архива картотеки документов Возможность декларативного объявления характеристик учитываемых документов Хранение копии документа с привязкой к электронной карточке документа Учет и настройка маршрутов ( жизненных циклов ) процессов и документов с учетом : Состояний в каждой точке маршрута Временных регламентов для каждой точке маршрута Прав доступа пользователей в каждой точке маршрута Уведомлений пользователей в каждой точке маршрута Проведение процессов по этапам их жизненного цикла и обеспечение контроля на каждом из этапов Согласование документов Контроль и исполнение документов Рассылка документов Ведение произвольных процессов, не связанных с документами напрямую ( например, взаимодействие с контрагентами ) Уведомление пользователей о событиях документооборота Управление логикой бизнес - процессов учетных модулей

6 УДП – Преимущества и особенности Функциональные Интеграция с учетными бизнес - процессами, ведущимися в системе Мониторинг состояния документов и событий УДП из учетных регистров системы Возможность учитывать состояние события или документа УДП, при проведении учетных действий в системе Встроенные средства формирования аналитической отчетности Технологические Возможность организации хранения документов как внутри системы, так и на внешних ресурсах Широкий спектр средств уведомления пользователей Интеграция с почтовыми серверами для обеспечения нотификации пользователей о событиях системы Интеграция с SMS- шлюзами для обеспечения нотификации пользователей о событиях системы Собственные средства уведомления пользователей Возможность работы как через WIN- клиента, так и через WEB- клиента

7 УДП – Преимущества и особенности Интеграция с учетными бизнес - процессами Парус 8 Прочие системы Система автоматизации документооборота Ограничения платформы Учетная система 1 Ограничения платформы Учетная система 2 Ограничения платформы Учетная система N Средства интеграции данных Среда транспорта данных Средства экспорта импорта 1 Средства экспорта импорта 2 Средства экспорта импорта N ТЕХНИЧЕСКИЕ ПРОБЛЕМЫ: НАСТРОЙКА, ВНЕДРЕНИЕ МНОГООБРАЗИЕ СРЕД И ПЛАТФОРМ АДМИНИСТРИРОВАНИЕ МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ПРОБЛЕМЫ: СООТВЕТСТВИЕ НСИ СИНХРОННОСТЬ ПРОЦЕССОВ СИНХРОНИЗАЦИЯ В РЕЖИМЕ RT Единая БД и среда исполнения бизнес - логики Единая НСИ Модуль автоматизации документооборота Хранилище документов Хранилище процессов документооборота Интеграционные расширения на процессном уровне, с применением общесистемного API Учетные модули Учетные данные

8 УДП – Преимущества и особенности Интеграция с учетными бизнес - процессами Система обеспечивает : Бесшовную интеграцию документооборота и учетных бизнес - процессов в режиме реального времени Контроль исполнения учетных действий в зависимости от состояния связанных процессов УДП Единую информационную среду, позволяющую получать дополнительную информацию из учетных регистров для принятия решений по процессам документооборота

9 УДП – Преимущества и особенности Уведомление пользователей ЛВС ГВС Клиент Сервер SMS- шлюз SMTP- сервер (MS Exchange) Фоновый процесс Нарушения временных регламентов, смена состояний документа, появление новых документов и т. п. События системы Очередь уведомлений Состояние отправки модулем рассылки – количество попыток, время отправки, статус доставки Очередь рассылки Опрос очереди с заданной периодичностью и отображение новых уведомлений Доставка уведомления с учетом особенностей выбранного транспорта Модули рассылки

10 УДП – Преимущества и особенности Уведомление пользователей Система обеспечивает уведомление пользователей с возможностью применения одного или нескольких каналов связи : ЛВС организации СМС - шлюзы Социальные сети Система имеет возможность тонкой настройки правил уведомления, с учетом : Типа события Места и времени его возникновения Инициатора события Система может уведомлять пользователей не только о событиях, связанных с процессами документооборота, но и с учетными процессами ( закрытие периода, отработка документа, появление учетных данных, готовность отчетов и т. п.)

11 УДП – Преимущества и особенности Средства формирования аналитической отчетности Встроенный API для формирования произвольных отчетов в MS Word, MS Excel, Crystal Reports Поддержка формирования OLAP- отчетности Настраиваемые и хранимые индивидуальные представления разделов пользователей Поиск данных по любым учитываемым характеристикам электронных документов Возможно включение средств Oracle, обеспечивающих контекстный поиск по содержимому документов Хранимые условия отбора и поиска Открытый WEB- интерфейс, обеспечивающий возможность доработки силами IT- подразделений заказчика, без привлечения специалистов ЦИТК Парус WEB- сервис отчетности – формирование выходных отчетных форм ПП Парус 8 из других систем, мобильных приложений, автоматизация формирования и рассылки отчетов

12 Назначение типового решения Функциональное Автоматизация согласования, контроля исполнения и рассылки документов, выпускаемых руководством Контроль и учет исполнения входящей / исходящей корреспонденции Технологическое Легкий старт Готовые настройки Типы и виды документов Маршруты жизненных циклов Готовые рабочие места Минимум работ по развёртыванию WIN- клиента Большинству сотрудников – готовый WEB- интерфейс, не требующий работ по установке клиентского места

13 Процессы, автоматизируемые типовым решением Ведение картотеки документов Регистрация документов Согласование документов Исполнение порученных задач Контроль исполнения документов Учет входящей / исходящей корреспонденции Уведомительная рассылка документов Ведение архива картотеки документов

14 Документы, обслуживаемые типовым решением Приказ Кадровый Производственный Финансово - экономический Записка Служебная Докладная Указание / поручение Входящая корреспонденция Письмо Телеграмма Телефонограмма Факс Исходящая корреспонденция Письмо

15 УДП Функциональная архитектура типового решения Картотека документов Список задач Типы / виды документов Архив картотеки документов Типы событий Статусы событий Прочие модули Хранилище документов БД Парус Внешнее хранилище ( сетевой ресурс ) Определение процесса, обслуживаю щего задачу Хранение твердой копии документа Определение жизненного цикла процесса Хранение исполненных документов Учетные характеристики в зависимости от типа / вида документа Дополнительные свойства Контроль состояния связанных событий, изменение логики процесса в зависимости от состояния Регистры и процессы Типы событий по задачам Типовые поручения Типы электронных документов Маршруты событий Хранение исполненных процессов ( с историей исполнения ) Архив событий Отслеживание состояния ( с историей изменения ) задачи События ( процессы ) Определение круга и классов задач, доступных для типа ЭД Типы задач документооборота Определение места документа в интерфейсе системы Классификатор потоков документооборота

16 Карточка документа Регистрация Согласование Подписание Исполнение Работа завершена Запуск задач Событие (Согласование) Список задач Событие (Согласование) Направлено Принят в работу Возвращ. на дораб. Согласован Результат Схема отработки документа и формирование потока задач

17 Карточка документа Регистрация Согласование Подписание Исполнение Работа завершена Запуск задач Событие (Согласование) Список задач Событие (Согласование) Направлено Принят в работу Возвращ. на дораб. Согласован Запуск задач Событие A Список задач Событие D Событие (Уведомление) Результат Схема отработки документа и формирование потока задач

18

19 Автоматизируемые процессы Учет входящей корреспонденции Жизненный цикл документа Архивное хранение. После внесения отметки об исполнении документа он помещается в электронный архив для хранения. Исполнение документа сотрудниками. При необходимости отправка ответа. Рассмотрение входящего документа руководителем. Формируется резолюция, документ отправляется в работу. Создаётся карточка, формируется номер, записывается дата регистрации, указывается дело и другие атрибуты. Сканируется документ. Карточка сохраняется в базе данных. Документ отправляется в системе на рассмотрение. Исполнителям, указанным в резолюции доставляются уведомления и поручения. Документ может быть поставлен на контроль. Регистрация Исполнение Исполнен Работа завершена Рассмотрение Канцелярия Руководитель Сотрудники Архив Рассылка исполнителям

20 Автоматизируемые процессы Учет входящей корреспонденции Описание бизнес - процесса Вся поступающая в организацию корреспонденция проходит первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передается на исполнение сотруднику организации. Маршрут входящего документа содержит следующие этапы : Регистрация. Создаётся карточка, формируется номер, записывается дата регистрации, указывается тема и другие атрибуты. Сканируется документ. Карточка сохраняется в базе данных. Документ отправляется в системе на рассмотрение. Рассмотрение входящего документа руководителем. Формируется резолюция, документ отправляется в работу. Исполнителям, указанным в резолюции доставляются уведомления и поручения. Документ может быть поставлен на контроль. Исполнение документа сотрудниками. При необходимости отправка ответа. Архивное хранение. После внесения отметки об исполнении документа он помещается в электронный архив для хранения.

21 Автоматизируемые процессы Учет приказов Жизненный цикл документа Подписание Канцелярия Сотрудники Руководитель Архив Рассылка согласантам Разработчик Создаётся карточка проекта документа, к ней привязывается проект документа, формируется список задач на согласование. Регистрация проекта приказа Согласанты получают документ, знакомятся с ним, вносят правки и примечания (итеративный процесс). Согласование Архивное хранение. После внесения отметки об исполнении документа он помещается в электронный архив для хранения. Работа завершена Документ получает номер и статус согласованного приказа. Регистрация приказа Рассылка исполнителям Оформление приказа Исполнение документа сотрудниками. При необходимости отправка ответа или порождение задач более низкого уровня. Исполнение

22 Автоматизируемые процессы Учет приказов Описание бизнес - процесса Каждый из внутренних документов организации, в рамках своего жизненного цикла может проходить целый ряд этапов – регистрация проекта документа, согласование проекта, утверждение, формирование списка исполнителей и рассылки и т. п. Большинство из этих этапов свойственны для приказов. Типовой маршрут может содержать следующие этапы : Регистрация проекта документа. Создаётся карточка с временным номером и датой, указывается тема и другие атрибуты. Прикрепляются необходимые файлы. Карточка сохраняется в базе данных. Определяется перечень согласантов. Рассылка согласантам соответствующих поручений. Согласование проекта документа. При необходимости фиксируются замечания и проводится повторное согласование. Согласование может проводится в последовательном, параллельном или комбинированном режимах. Подготовка приказа к подписанию руководителем. Формируется лист согласования. Подписание приказа руководителем. Регистрация подписанного документа. Формирование номера и даты, производится сканирование документа. Определяются ответственные за исполнение и контроль. Формируется список исполнителей. Рассылка исполнителям приказа уведомлений и поручений. Исполнение документа сотрудниками и фиксация ими результата исполнения в системе. При необходимости, формируются поручения или уведомления подчиненным. Архивное хранение. После внесения отметки об исполнении документа он помещается в электронный архив для хранения.

23 Сотрудник – отправитель Архив Автоматизируемые процессы Уведомительная рассылка документов Жизненный цикл документа Сотрудник – получатель Создаётся карточка документа, к ней привязывается хранимый документ, формируется список задач на уведомление. Регистрация Статус может присваиваться автоматически, при этом автор рассылки видит когда и кто ознакомился с документом. Прочитано Сотрудник получает документ и имеет возможность с ним ознакомиться (при необходимости – прокомментировать). Уведомление Архивное хранение. После внесения отметки об исполнении документа (в т.ч. Автоматически) он помещается в электронный архив для хранения. Работа завершена

24 Автоматизируемые процессы Уведомительная рассылка документов Описание бизнес - процесса Процесс, обеспечивающий возможность доводить до сведения сотрудников произвольные документы ( например внутренние документы подразделения, не проходящие через канцелярию или руководство организации ), поручения и задачи.

25 Автоматизируемые процессы Контроль исполнения документов Описание процесса Задачи контроля за исполнением документов : Отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных указаний руководства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение Обобщение сведений, получаемых при отслеживании хода и результатов исполнения, и сообщение этих сведений руководству в удобном формализованном виде Выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины Различают : Контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения Контроль за сроками исполнения задания

26 Автоматизируемые процессы Контроль исполнения документов Зоны ответственности Исполнение дополнительных поручений и уведомлений документа Исполнение поручений документа Список поручений Список уведомлений Канцелярия Сотрудники исполнители Ответственный за контроль События Регистрация документа и постановка его на контроль исполнения Обеспечивает мониторинг текущего состояния исполнения документа Контрольное событие Картотека документов

27 Автоматизируемые процессы Контроль исполнения документа Отчет о нарушении сроков исполнения документов

28 Автоматизируемые процессы Контроль исполнения документа Задачи сотрудника

29 Автоматизируемые процессы Контроль исполнения документа Динамика исполнения документов и задач

30 Автоматизируемые процессы Контроль исполнения документа Динамика исполнения документов / задач по подразделению / сотруднику

31 Автоматизируемые процессы Контроль исполнения документов Таким образом … Система позволяет : Учитывать и контролировать исполнение документов разного типа Проводить мониторинг состояния исполнительской дисциплины во времени, в разрезе подразделений и сотрудников по документам и задачам ( с указанием количества просроченных и общего количества ) Обеспечить автоматизацию мониторинга по проблемным и критическим участкам

32 Спасибо за внимание Ваши вопросы …

33 Автоматизируемые процессы Учет входящей корреспонденции Общая схема бизнес - процесса Регистрация письма Письмо УДП Формирование Списка поручений и уведомлений УДП 1.1 Исполнение поручений и уведомлений События Требуется ответ Направление ответа Ответ на письмо нет да Word УДП* Канцелярия Сотрудники * - функционал доступен для web-клиента Карточка документа Руководитель Рассмотрение Письмо Резолюция

34 Автоматизируемые процессы Учет входящей корреспонденции Процесс 1.1 Исполнение уведомлений Обработка события УДП* Формирование списка поручений и уведомлений УДП* 1.2 Исполнение поручений** События Поручение исполнено нет да УДП* Сотрудник – получатель уведомления Сотрудники – исполнители *- функционал доступен для web-клиента **- процесс в целом аналогичен обработке уведомлений Событие Получено событие Замечания 1.1 Исполнение уведомлений УДП* Направить на доработку УДП* Результат поручения Поручения и уведомления нет да

35 Автоматизируемые процессы Учет входящей корреспонденции Процесс 1.2 Исполнение поручений Обработка события УДП* Формирование списка поручений и уведомлений УДП* 1.2 Исполнение поручений** События Поручение исполнено нет да УДП* Сотрудник – получатель поручения Сотрудники – исполнители *- функционал доступен для web-клиента **- процесс в целом аналогичен обработке уведомлений Событие Получено событие Замечания 1.1 Исполнение уведомлений УДП* Направить на доработку УДП* Результат поручения Поручения и уведомления нет да Результат Отметка об исполнении УДП*

36 Автоматизируемые процессы Учет приказов Регистрация и согласование Регистрация проекта документа Проект приказа УДП* Канцелярия Сотрудники * - функционал доступен для web-клиента Карточка документа Руководитель Проект приказа Рассмотрение Разработчик Подпись Формирование списка согласантов УДП* Карточка документа События Событие Требуется доработка да Изменение Проекта приказа Замечания файлы Карточка документа Замечания нет Подписание Событие Разработан проект приказа Стр. 2 файлы УДП*

37 Автоматизируемые процессы Учет приказов Подпись и исполнение Формирование Списка исполнений и уведомлений УДП* 1.1 Исполнение поручений и уведомлений События УДП* Канцелярия Сотрудники * - функционал доступен для web-клиента Руководитель Подписание Приказ Подписанный приказ Разработчик Лист согласования Карточка документа Подготовка к подписанию УДП Карточка документа Стр. 1 Приказ Подписанный приказ Регистрация приказа УДП Карточка документа Скан приказа M М - ручное исполнение

38 Автоматизируемые процессы Контроль исполнения документа Общая схема бизнес - процесса контроля Формирование Контрольного события УДП Контроль исполнения документа Событие Документ исполнен нет да Канцелярия Карточка документа Начать контроль Примечание к событию Определение причины не исполнения М События Событие Отчёт о нарушениях сроков исполнения документов Производственная комиссия М - ручное исполнение

39 Автоматизируемые процессы Уведомление пользователей Общая схема бизнес - процесса Обработка события УДП* Формирование списка поручений и уведомлений УДП* 1.2 Исполнение поручений** События Поручение исполнено нет да УДП* Сотрудник – получатель поручения Сотрудники – исполнители *- функционал доступен для web-клиента **- процесс в целом аналогичен обработке уведомлений Событие Получено событие Замечания 1.1 Исполнение уведомлений УДП* Направить на доработку УДП* Результат поручения Поручения и уведомления нет да Результат Отметка об исполнении УДП*