(С) ООО «Комплексные системы» Электронные архивы документов ЭА «МеРа» - презентация

1 (С) ООО «Комплексные системы» Электронные архивы документов ЭА «МеРа»

2 Некоторые важные аспекты использования архивов: –Конфликтные ситуации –ФЗ –Корпоративный информационный ресурс Некоторые важные аспекты использования архивов: –Конфликтные ситуации –ФЗ –Корпоративный информационный ресурс (С) ООО «Комплексные системы» ЭА «МеРа» ?

3 (С) ООО «Комплексные системы» ЭА «МеРа» Почему для построения электронных архивов документов не подходят оперативные системы, например, системы электронного документооборота?

4 оперативные задачи, контроль исполнения (С) ООО «Комплексные системы» накопление и долгосрочное хранение документов Оперативные системы Основная задача Электронные архивы Неравнозначность ресурсов Различное информационное насыщение незаменимый повседневный инструмент собственный корпоративный ресурс, ценность которого со временем только возрастает различная информация только документы =

5 При организации долговременного хранения электронных документов желательна их предварительная (перед передачей в архив) миграция в «открытые» или «архивные» (страховые) форматы. Для текстовых документов это txt, rtf, pdf; для графических tiff, jpg; для таблиц и баз данных txt, xls, db, dbf. Цель такой подготовки к архивному хранению заключается в том, что в случае необходимости из страховых форматов проще конвертировать документы в форматы текущих информационных систем. Как альтернатива может рассматриваться инкапсуляция. Инкапсуляция включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например, в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обеспечения долговременного хранения электронных документов. Электронные архивы документов предприятия

6 Технология ЭА «МеРа» позволяет обрабатывать документы любых видов, существующих в бумажных и электронных формах к единому цифровому формату и компилировать их в систему, обеспечивающую длительное хранение и быстрый поиск документов. (С) ООО «Комплексные системы» ЭА «МеРа»

7 (С) ООО «Комплексные системы» ЭА МЕРА В основе ЭА «МеРа» лежит формат «метарастра», который позволяет объединить в единый электронный документ различные компоненты: -Растр (цифровая копия документа) -Метаданные -Индексный (поисковый) массив -Форма документа для АИС -и прочее …

8 Это система как ретроспективной обработки, так и обработки текущих поступлений документов. Наличие в ЭА схем штатных структур предприятия за разные периоды деятельности, позволяет размещать документы в архив с сохранением исторического права доступа к ним для вновь образованных структур по правоприемству. Это система как ретроспективной обработки, так и обработки текущих поступлений документов. Наличие в ЭА схем штатных структур предприятия за разные периоды деятельности, позволяет размещать документы в архив с сохранением исторического права доступа к ним для вновь образованных структур по правоприемству. (С) ООО «Комплексные системы» ЭА «МеРа»

9 В ЭА МЕРА классификация принадлежности документа к рубрикатору формируется по уровням: 1 уровень – принадлежность к документопотоку ДОД-ДРД-ДПД-ИД-СД 2 уровень- принадлежность к типу документов ДОД- входящие, исходящие, внутренние ДПД- нормирующие, отчетные, и т.д. 3 уровень – принадлежность к виду документа приказ, отчет, паспорт, телеграмма и т.д. (возможно отразить и бинарный вид документа: приказ по кадрам) 4 уровень – структура предприятия (период создания) элемент структуры предприятия или контрагентов 5 уровень – место хранения документа владелец документа Электронные архивы документов предприятия Любой из уровней рубрикатора структуры ЭА МЕРА не ограничен по количеству элементов !

10 ЭА МЕРА позволяет отследить весь круг оборота документа: Документ одного вида может быть создан как оперативный (ДОД), например, приказ Этот же документ может стать частью ДПД, например, если приказ о награждении Этот же документ может быть включен в состав документов описания бизнес – процесса по организации и реализации процедуры награждения. В ЭА МЕРА документ физически присутствует один, но по ссылкам находится во всех документопотоках и структурах, где действует. Электронные архивы документов предприятия

11 (С) ООО «Комплексные системы» ЭА «МеРа» +-+- Позволяет фрагментировать архив документов по структуре и использовать фрагменты изолированно. Позволяет интегрировать существующий архив документов в архив корпорации.

12 (С) ООО «Комплексные системы» ЭА МЕРА По оценкам IDC, в реляционных базах данных помещается только 15% корпоративной информации, а остальные 85% неструктурированный контент. Исследования Gartner Group показали, что 30-40% рабочего времени «белых воротничков» расходуется на попытки справиться с неструктурированной информацией.

13 (С) ООО «Комплексные системы» ЭА «МеРа» - Обеспечивает систематизацию и хранение документов, разграничение доступа к ним, направленный и полнотекстовый поиск во всех типах документопотоков: ДОД, ДПД, ДРД и т.д. - Обеспечивает автоматизированный учет документооборота и документов - Обеспечивает контроль срока хранения документа и его текущую актуальность

14 (С) ООО «Комплексные системы» Модели построения ЭА «МеРа» -Статическая -Динамическая -Интеграционная Электронные архивы документов предприятия

15 (С) ООО «Комплексные системы» Электронные архивы документов предприятия Статическая модель (Не требуется приобретение ПО) -Долгосрочное хранение документов -Направленный и полнотекстовый поиск -Разграничение доступа до уровня подразделения -Фрагментация по подразделениям

16 (С) ООО «Комплексные системы» Электронные архивы документов предприятия Динамическая модель (требуется ПО «МеРа») -Управляемый интерфейс -Разграничение доступа до уровня документа -Произвольная фрагментация -Дополнительные возможности (статистика, формирование справок, штрих кодирование…)

17 (С) ООО «Комплексные системы» Электронные архивы документов предприятия Динамическая модель позволяет формализовать и документировать бизнес процессы

18 (С) ООО «Комплексные системы» Электронные архивы документов предприятия Интеграционная модель -Ссылочная интеграция (ГИС по градостроительству – ЭА «Распоряжения Главы города) -Системная интеграция (СУД «Летограф») - Реализация собственной системы управления метарастром

19 Программно-технологический комплекс «МеРа» создан на базе объектной СУБД Cache (InterSystems corp. USA). ПТК «МеРа» - построен на WEB- технологиях и не требует установки клиентского ПО. Работа с ЭА «МеРа» может осуществляться как внутри ЛВС, так и через сеть Интернет Программно-технологический комплекс «МеРа» создан на базе объектной СУБД Cache (InterSystems corp. USA). ПТК «МеРа» - построен на WEB- технологиях и не требует установки клиентского ПО. Работа с ЭА «МеРа» может осуществляться как внутри ЛВС, так и через сеть Интернет (С) ООО «Комплексные системы» ЭА «МеРа»

20 С уважением, Директор ООО «Комплексные системы» Майоров Андрей Викторович Тел.: (3842) Тел./факс: С уважением, Директор ООО «Комплексные системы» Майоров Андрей Викторович Тел.: (3842) Тел./факс: (С) ООО «Комплексные системы» Контакты