С ТРУКТУРИЗАЦИЯ ПРОЕКТА Структура проекта – совокупность взаимосвязанных элементов и процессов, представленных с различной степенью детализации Структуризация. - презентация

1

2 С ТРУКТУРИЗАЦИЯ ПРОЕКТА Структура проекта – совокупность взаимосвязанных элементов и процессов, представленных с различной степенью детализации Структуризация проекта: 1. Выделение этапов проекта и планирование каждого этапа 2. Выделение и реализация на каждом этапе функций и подсистем управления 3. Выделение на каждом этапе иерархических работ 4. Описание подсистем управления через процессы управления Структуризация проекта по работам, задачам, подзадачам по процессам по функциям управления проектом по подсистемам управления проектом по фазам жизненного цикла, временным этапам

3 Управление интеграцией проекта Интеграция – принятие решений о том, где концентрировать ресурсы на каждую конкретную дату, предугадывание потенциальных проблем и их решение до того, как эти проблемы станут критическими, хорошая координация работы в целом. Интеграция подразумевает нахождение компромиссов между пересекающимися целями и альтернативами. Интеграционные процессы управления Разработка предварительного описания содержания проекта. Общее управление изменениями. Разработка плана управления проектом. Руководство и управление исполнением проекта. Мониторинг проекта. Закрытие проекта.

4 О ПРЕДЕЛЕНИЕ СОДЕРЖАНИЯ ПРОЕКТА Определение содержания проекта: Цели проекта и продукта. Требования к продукту или услуге и их характеристики. Критерии приемки продукта. Границы проекта. Ограничения и допущения проекта. Контрольные события проекта. Первоначальная иерархическая структура работ*. Предварительная смета расходов. Содержание проекта и стратегический план - разные понятия! *Иерархическая структура работ – подробный порядок работ, которые должны быть выполнены для завершения проекта.

5 С ТРАТЕГИЧЕСКИЙ ПЛАН Стратегический план - документ, содержащий общие подходы к реализации проекта и перечень значительных событий, которые будут достигнуты при реализации проекта или программы. Внимание фокусируется на стратегии достижения главной цели. В стратегическом плане приводятся не вопросы, а конкретные ответы. Это – не план проекта! Стратегический план уменьшает количество возможных вариантов работы до единственного. При разработке Стратегического плана выбирается следующее: Способы решения задач проекта. Последовательность действий при выполнении работ проекта (при наличии вариантов), например, доставка оборудования заранее, до начала сезона дождей. Выделяемые ресурсы и порядок их применения. Количество и содержание этапов проекта в том случае, если их количество и последовательность неочевидны. Подходы к определению стоимости в данном проекте (тем или иным способом). Порядок оплаты (авансирование и т.п.). Выполнение работ своими силами или с привлечением подрядчика. Подходы к выбору подрядчика (если такие правила отсутствуют). Например, может быть задано, что подрядчика необходимо выбрать не любого, а только местного. Требования к порядку отбора, форме работы персонала, в случае необходимости, перечисляется ключевой персонал. Ключевые события и даты, которые уже известны (дата начала проекта, известные контрактные даты по уже заключенным или разрабатываемым договорам, внутренние зафиксированные сроки отдельных этапов и т.д.); Иные элементы, выбираемые до начала проекта.

6 О ПИСАНИЕ ПРОДУКТА ПРОЕКТА И КРИТЕРИИ ПРИЕМКИ В описание Продукта проекта входят: Описание всех видов продукции или услуг, для производства которых предназначен проект – того, за что Заказчик платит деньги. Подробное описание количественных и качественных характеристик продукции. ТОЛЬКО компоненты того, что должна создать проектная команда. В описание Продукта не входят: график реализации, сроки, стоимость, персонал, работа с подрядчиками, контракты, риски. На основе описания Продукта проекта будет проводиться декомпозиция работ и формирование Иерархической структуры работ. Если проект состоит из нескольких этапов, каждый этап рассматривается как отдельный проект и для него описывается Продукт этапа (проекта). Критерий приемки – в каком случае проект считается завершенным, какие действия означают выполнение условий проекта, после чего заказчик обязан принять работу. Это - результат поставки, перечень работ, выполнение которых означает завершение проекта. Это – граница проекта, достижение которой означает его завершение.

7 П РИМЕР : НАПИСАНИЕ СТАТЬИ Пример: Задание журналисту – написать статью на определенную редактором тему (Песня: «Трое суток шагать, трое суток не спать ради нескольких строчек в газете») Продукт проекта – по заданной теме написана статья (заметка) заданного объема Варианты 1 стратегического плана – собрать информацию по телефону ИСР - «дозвониться, взять интервью, написать статью…» План по вехам – к такому-то числу статья должна быть готова Вариант 2 стратегического плана – собрать информацию путем выезда на место ИСР - «купить билет, ехать поездом, автобусом, затем шагать, взять интервью, вернуться, написать статью…»

8 О БЩЕЕ УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ В ПРОЕКТЕ Идентификация необходимости появления изменения. Рассмотрение и одобрение запрошенных изменений. Поддержание целостности базовых планов путем внесения в них только одобренных изменений и корректировка документации. Контроль и обновление содержания, стоимости, бюджета, расписания проекта, требований к качеству на основе одобренных изменений путем координации изменений по всему проекту. Документирование в полном объеме корректировок, вызванных запрошенными изменениями. Санкционирование исправлений дефектов. Контроль качества проекта по стандартам на основе отчетов о качестве.

9 Управление интеграцией проекта Интеграция – принятие решений о том, где концентрировать ресурсы на каждую конкретную дату, предугадывание потенциальных проблем и их решение до того, как эти проблемы станут критическими, хорошая координация работы в целом. Интеграция подразумевает нахождение компромиссов между пересекающимися целями и альтернативами. Интеграционные процессы управления Разработка предварительного описания содержания проекта, устава проекта. Общее управление изменениями. Разработка плана управления проектом. Руководство и управление исполнением проекта. Мониторинг проекта. Закрытие проекта.

10 У СТАВ ПРОЕКТА Устав проекта- документ, который содержит формулировку цели проекта и название проекта, дата начала и окончания, экономическое обоснование выполнения проекта, потребности и ожидания участников проекта, эскиз расписания, содержания работ, бюджета проекта. В уставе проекта официально объявляется о начале проекта и назначении менеджера. Устав составляет менеджер проекта, а подписывает Заказчик (инвестор). Создание Устава проекта является звеном, соединяющим проект с текущей работой организации. Устав создается после проработки Содержания проекта

11 У СТАВ ПРОЕКТА Устав может содержать: Требования, удовлетворяющие потребности, пожелания и ожидания заказчика, спонсора и других участников проекта Производственная необходимость, самое общее описание проекта или требования к продукту, который является предметом проекта Цель или обоснование проекта Информацию о назначенном менеджере проекта и уровне его полномочий Расписание контрольных событий Отношения между участниками проекта Функциональные организации и их участие Допущения относительно организации и окружения, а также внешние допущения Ограничения относительно организации и окружения, а также внешние ограничения Реальная бизнес-ситуация, служащая обоснованием проекта с данными о прибыли на инвестиции Бюджет проекта.

12 У СТАВ ПРОЕКТА

13 О БЩЕЕ УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ В ПРОЕКТЕ Идентификация необходимости появления изменения. Рассмотрение и одобрение запрошенных изменений. Поддержание целостности базовых планов путем внесения в них только одобренных изменений и корректировка документации. Контроль и обновление содержания, стоимости, бюджета, расписания проекта, требований к качеству на основе одобренных изменений путем координации изменений по всему проекту. Документирование в полном объеме корректировок, вызванных запрошенными изменениями. Санкционирование исправлений дефектов. Контроль качества проекта по стандартам на основе отчетов о качестве.

14 У ПРАВЛЕНИЕ СОДЕРЖАНИЕМ ПРОЕКТА Инициация -разработка Паспорта (Устава) проекта, формально авторизующего проект. Составление базового плана по содержанию работ и создание иерархической структуры работ. Обоснование проекта: проект может выполняться по правительственному распоряжению, может с целью получения прибыли, но в любом случае решает некую задачу и требует обоснования. Подтверждение содержания работ: одобрение содержания работ от всех участников проекта, выработка критерием приемки. При изменении содержания работ - применение принципов общего управления изменениями в проекте.

15 О ПИСАНИЕ ПРОДУКТА ПРОЕКТА И КРИТЕРИИ ПРИЕМКИ В описание Продукта проекта входят: Описание всех видов продукции или услуг, для производства которых предназначен проект – того, за что Заказчик платит деньги. Подробное описание количественных и качественных характеристик продукции. ТОЛЬКО компоненты того, что должна создать проектная команда. В описание Продукта не входят: график реализации, сроки, стоимость, персонал, работа с подрядчиками, контракты, риски. На основе описания Продукта проекта будет проводиться декомпозиция работ и формирование Иерархической структуры работ. Если проект состоит из нескольких этапов, каждый этап рассматривается как отдельный проект и для него описывается Продукт этапа (проекта). Критерий приемки – в каком случае проект считается завершенным, какие действия означают выполнение условий проекта, после чего заказчик обязан принять работу. Это - результат поставки, перечень работ, выполнение которых означает завершение проекта. Это – граница проекта, достижение которой означает его завершение.

16 О ПРЕДЕЛЕНИЕ СОДЕРЖАНИЯ ПРОЕКТА Определение содержания проекта (отталкивается от стратегии): Цели проекта и продукта. Требования к продукту или услуге и их характеристики. Критерии приемки продукта. Границы проекта. Ограничения и допущения проекта. Контрольные события проекта. Первоначальная иерархическая структура работ*. Предварительная смета расходов. Содержание проекта и стратегический план - разные понятия! *Иерархическая структура работ – подробный порядок работ, которые должны быть выполнены для завершения проекта.

17 С ТРАТЕГИЧЕСКИЙ ПЛАН Стратегический план - документ, содержащий общие подходы к реализации проекта и перечень значительных событий, которые будут достигнуты при реализации проекта или программы. Внимание фокусируется на стратегии достижения главной цели. В стратегическом плане приводятся не вопросы, а конкретные ответы. Это – не план проекта! Стратегический план уменьшает количество возможных вариантов работы до единственного. При разработке Стратегического плана выбирается следующее: Способы решения задач проекта. Последовательность действий при выполнении работ проекта (при наличии вариантов), например, доставка оборудования заранее, до начала сезона дождей. Выделяемые ресурсы и порядок их применения. Количество и содержание этапов проекта в том случае, если их количество и последовательность неочевидны. Подходы к определению стоимости в данном проекте (тем или иным способом). Порядок оплаты (авансирование и т.п.). Выполнение работ своими силами или с привлечением подрядчика. Подходы к выбору подрядчика (если такие правила отсутствуют). Например, может быть задано, что подрядчика необходимо выбрать не любого, а только местного. Требования к порядку отбора, форме работы персонала, в случае необходимости, перечисляется ключевой персонал. Ключевые события и даты, которые уже известны (дата начала проекта, известные контрактные даты по уже заключенным или разрабатываемым договорам, внутренние зафиксированные сроки отдельных этапов и т.д.); Иные элементы, выбираемые до начала проекта.

18 П РИМЕР : НАПИСАНИЕ СТАТЬИ Пример: Задание журналисту – написать статью на определенную редактором тему (Песня: «Трое суток шагать, трое суток не спать ради нескольких строчек в газете») Продукт проекта – по заданной теме написана статья (заметка) заданного объема Варианты 1 стратегического плана – собрать информацию по телефону ИСР - «дозвониться, взять интервью, написать статью…» План по вехам – к такому-то числу статья должна быть готова Пример: определить стратегический план, план по вехам, содержание работ, описание продукта и критериев поставки Вариант 2 стратегического плана – собрать информацию путем выезда на место ИСР - «купить билет, ехать поездом, автобусом, затем шагать, взять интервью, вернуться, написать статью…»

19 Иерархическая структура работ

20 С ТРУКТУРИЗАЦИЯ ПРОЕКТА Структура проекта – совокупность взаимосвязанных элементов и процессов, представленных с различной степенью детализации Структуризация проекта: 1. Выделение этапов проекта и планирование каждого этапа 2. Выделение и реализация на каждом этапе функций и подсистем управления 3. Выделение на каждом этапе иерархических работ 4. Описание подсистем управления через процессы управления Структуризация проекта по работам, задачам, подзадачам по процессам по функциям управления проектом по подсистемам управления проектом по фазам жизненного цикла, временным этапам

21 Д ЕКОМПОЗИЦИЯ Декомпозиция – разделение результата поставки проекта на более мелкие и более управляемые элементы. Декомпозицию проводят до тех пор, пока работа и результат поставки не определяются на уровне пакета работ. Декомпозиция может быть невозможна для определения работ в будущем. Команда должна дождаться какого –то ключевого события, чтобы определить более точно следующие работы. Планирование происходит до точки, после чего указываются лишь общие черты. Метод называется «планирование методом набегающей волны». У разных результатов поставки могут быть разные уровни декомпозиции. Чрезмерная декомпозиция приводит к чрезмерному планированию и непродуктивной управленческой трудоемкости.

22 Р АБОТЫ ПО ДЕКОМПОЗИЦИИ ПРОЕКТ ЗАДАЧА ПОДЗАДАЧА ПАКЕТ РАБОТ РАБОТА ОПЕРАЦИЯ Работы по декомпозиции: определение результата поставки и работ по достижению; структурирование и организация ИСР; разбиение верхние уровни ИСР на элементы нижних уровней; проверка необходимости и достаточности степени декомпозиции.

23 П ОСТРОЕНИЕ ИЕРАРХИЧЕСКОЙ СТРУКТУРЫ РАБОТ Для составления общей ИСР необходимо описание цели реализации проекта (продукта проекта) и результатов поставки проекта, краткое содержание работ по достижению результатов поставки проекта ПРОЕКТ ЗАДАЧА ПОДЗАДАЧА ПАКЕТ РАБОТ РАБОТА ОПЕРАЦИЯ Иерархические структуры работ (ИСР), Work Breakdown Structures (WBS) – это ориентированная на результат поставки иерархическая декомпозиция работ, выполняемых командой проекта для достижения целей проекта и необходимых результатов поставки. С ее помощью структурируется и определяется все содержание проекта. Каждый следующий уровень иерархии отражает более детальное определение элементов проекта. ИСР разбивается на следующие уровни: проект, задача, подзадача, пакет работ, работа, операция.

24 О СНОВНЫЕ ПРАВИЛА ПОСТРОЕНИЯ ИСР Правило 1. Каждый элемент ИСР должен обеспечивать достижение ощутимого результата. Правило 2. Каждый элемент ИСР должен являться результатом всех подчиненных элементов, перечисленных непосредственно под ним. Правило 3. Декомпозиция результатов, начиная от верхнего уровня ИСР до нижнего уровня, должна быть логически связана. Каждый следующий уровень представляет следующую степень детализации операций проекта. Правило 4. Результаты пакетов работ должны быть уникальными и отличаться от результатов других пакетов работ того же уровня. Правило 5. Процесс разработки ИСР должен обеспечивать корректировку ИСР в случае изменения объема работ по проекту. Правило 6. Все результаты в явном виде должны быть включены в ИСР. Правило 7. Для всех важных событий, связанных с отчетностью (например, ежемесячные отчеты, отчеты о проведении испытаний и т. д.) должны быть включены и определены соответствующие пакеты работ. Правило 8. Все пакеты работ должны быть совместимы с организационной структурой и структурой затрат. Правило 9. Результаты должны быть четко определены так, чтобы исключить дублирование объемов работ внутри элементов ИСР, в целом по организации или отдельными ответственными за выполнение работ. Правило 10. Результаты должны иметь размер, достаточный для эффективного управления, но не настолько малый, чтобы сделать затраты на контроль чрезмерными.

25 П АКЕТ РАБОТ В ИСР ПРОЕКТ ЗАДАЧА ПОДЗАДАЧА ПАКЕТ РАБОТ РАБОТА ОПЕРАЦИЯ Определение состава операций проекта –составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта. Операции (работы, задачи) – это работы проекта максимального уровня детализации. Для определения состава операций используются метод декомпозиции задачи и типовые решения. Для пакета работ определяют график выполнения, сметную стоимость, осуществляют контроль. Уровень пакета работ – самый нижний уровень управления, которым нужно управлять менеджеру проекта. Другие члены команды могут продолжить деление своих частей проекта.

26 П ОСТРОЕНИЕ ИСР КРУПНОГО ПРОЕКТА Принцип ИСР «Разделяй и властвуй» Проект Подпроект Менеджер подпроекта Менеджер проекта Крупный проект Работа Входные элементы: ресурсы, деньги, трудозатраты Выходные элементы: результаты поставки 1 Работа Входные элементы: результаты поставки 1, ресурсы, деньги… Выходные элементы: результаты поставки 2 Работа Входные элементы Выходные элементы Каждая задача на самом нижнем уровне ИСР является процессом, превращающем входные элементы в выходные Работы, выявленные на нижнем уровне ИСР, собираются в календарный план, устанавливается перечень документации, разрабатываемой на каждом этапе, срок и стоимость работ. При этом формируется календарный план работ.

27 П РИМЕР ШАБЛОНА ИСР КРУПНОГО ПРОЕКТА Постройте ИСР для проекта, разделив его на подпроекты (командная работа). Выделите уровень пакета работ у каждого подпроекта. Соберите общую ИСР.