РУКОВОДИТЕЛЬ АДМИНИСТРАТИВНО- ХОЗЯЙСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ Бизнес – тренер Набоков А.Б. 1 © Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru. - презентация

1 РУКОВОДИТЕЛЬ АДМИНИСТРАТИВНО- ХОЗЯЙСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ Бизнес – тренер Набоков А.Б. 1 © Набоков А.Б., 2012,

2 Бизнес – тренер: к.т.н., с.н.с. Набоков Анатолий Борисович Специалист в области реорганизации бизнес - систем, оптимизации бизнес – процессов, организационного проектирования, управления персоналом, разработки систем мотивации, внедрения CRM, BSC – технологий, ИСО Консалтинговая компания ЗАО «Стратегия Центр». Руководитель проектов, 2009 – н.в. Оптимизация бизнес – процессов. Внедрение системы бюджетирования. (РОСАТОМ). Внедрение системы KPI (КОМИНТЕК) Вертикально – интегрированный холдинг «Плитпром – Сходня Мебель». Советник собственника бизнеса. Директор по развитию управляющей компании, Реструктуризация компаний холдинга, оптимизация бизнес - процессов, организационное проектирование, постановка регулярного менеджмента, инвестиционные проекты ОАО «МЭЗ ДСПиД». Директор по реинжинирингу, представитель руководства по качеству, Реинжиниринг бизнес – процессов, организационное проектирование, внедрение управления по целям. Внедрение ERP – систем. Внедрение СМК ИСО ООО « ТД «Плитпром». Директор по проектам, Постановка проектного офиса. Внедрение процессного управления. Организационное проектирование. Внедрение CRM – технологий. Развитие оптовых и розничных продаж. Консалтинговая компания «БДО/ЮНИКОН». Консультант, Внедрение консалтинговых проектов в нефтяной отрасли 2 © Набоков А.Б., 2012,

3 Выявление потребности клиента Инновационный процесс Опреде ление целевого рынка Опреде ление целевого рынка Модель цепочки создание ценности (процессы жизненного цикла продукции) Удовлетво рение потребности клиента Предло жение продукта и услуги Предло жение продукта и услуги Произ водство продукта, услуги Произ водство продукта, услуги Поставка продукта, услуги Обслужи вание клиента Обслужи вание клиента Производственный процесс Обслуживание © Набоков А.Б., 2012, Стратегическое управление: планирование, организация, контроль Планово - бюджетный процесс Корректирующие воздействия Обеспечение комфортных условий жизнедеятельности компании Организация функционирования подразделений обеспечивающих высшее руководство Документарное обеспечение управления Материально – техническое обеспечение Транспортное обеспечение Юридическое обеспечение Организационное развитие. Оптимизация организационной структуры Организация корпоративных мероприятий Формирование корпоративной культуры УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС - СИСТЕМОЙ 3

4 Перечень функций АХО Заключение и ведение хозяйственных договоров. Взаимодействие с подрядными организациями, проведение тендеров; Закупка канцелярских и хозяйственных товаров; Организация ремонта помещений, осуществление контроля качества выполнения ремонтных работ; Поддержание чистоты помещений, исправности рабочих мест; Обеспечение выполнения противопожарных, санитарно-гигиенических мероприятий; Тревелинг. Организация командировок и выездов сотрудников. Визовая поддержка; Взаимодействие с коммунальными службами; Взаимодействие с арендодателем или арендаторами; Техническое обеспечение мероприятий; Благоустройство и озеленение территорий; Организация питания в офисе и производственных помещениях; Планирование и организация переездов 4 © Набоков А.Б., 2012,

5 Особенности управления АХО Большое число разноплановых объектов управления: Здания и сооружения (уборка и ремонт). Автотранспорт (диспетчеризация и ремонт). Обеспечение рабочих мест, делегаций и мероприятий (в т.ч. питание). Сдача в аренду. Взаимодействие с надзорными органами. Питание сотрудников. Разнонаправленные целевые задачи: Поддержание на заданном уровне, например, обеспечение стандарта чистоты без замечаний. Минимизация затрат – например: услуги поставщиков и подрядчиков. Гарантированное качество – например: ремонт. 5 © Набоков А.Б., 2012,

6 Требование к руководителю АХО в новых экономических условиях Качественное выполнение своих задач и обязанностей Экономное планирование и расходование бюджетов (анализ использование ресурсов, экономное расходование средств и материалов, повторное использование средств и материалов, реализация неликвидов…) Обоснованное сокращение затрат Мобилизация внутренних ресурсов Освоение новых компетенций 6 © Набоков А.Б., 2012,

7 Требование к руководителю АХО в новых экономических условиях Качественное выполнение своих задач и обязанностей ( ЧЕТКО ПОСТАВЛЕННЫЕ ЗАДАЧИ ДЛЯ СЛУЖБЫ ЕСТЬ?) Экономное планирование и расходование бюджетов (анализ использование ресурсов, экономное расходование средств и материалов, повторное использование средств и материалов, реализация неликвидов…) (БЮДЖЕТЫ, СТАТЬИ ЗАТРАТ, КАКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ, КОНТРОЛЬ) Обоснованное сокращение затрат (ПЛАН СОКРАЩЕНИЯ ЗАТРАТ ЕСТЬ?) Мобилизация внутренних ресурсов (СИСТЕМА МОТИВАЦИИ НА БАЗЕ KPI) Освоение новых компетенций (например, АУТСОРСИНГ) 7 © Набоков А.Б., 2012,

8 Подразделение АХО в структуре управления Компанией Во втором эшелоне управления под руководителем по персоналу Во втором эшелоне управления под Техническим руководителем Во втором эшелоне управления под Административным директором Плюсы: внимание к нуждам сотрудников Минусы: сложность решения вопросов ремонта, обслуживания зданий и сооружений Применяется: непроизводственная сфера (арендуемые площади) Плюсы: тесная связь с ремонтными службами Минусы: повышенное внимание оборудованию и инфраструктуре, а не комфорту людей Применяется: промышленное производство Плюсы: тесная связь с канцелярией, внимание к нуждам сотрудников Минусы: сложность решения вопросов ремонта, обслуживания зданий и сооружений Применяется: производственная и непроизводственная сфера В верхнем эшелоне управления Плюсы: оперативное решение вопросов; самостоятельность АХЧ в определении и способе решения круга поставленных задач Минус: необходимость Генеральному директору и директорату вникать в вопросы АХО Применяется: непроизводственная сфера, при условии ведения АХЧ вопросами аренды © Набоков А.Б., 2012, 8

9 9 Службы АХО в разных Компаниях: примеры

10 Практическое задание 1. Разделите Ваше подразделение на функциональные блоки, придумайте каждому блоку название, укажите для каждого блока количество закрепленного персонала. КАК СЕЙЧАС ОЦЕНИВАЕТСЯ работа этих блоков? © Набоков А.Б., 2012, 10 Название функционального блока Показатель эффективности Кол-во чел

11 Практическое задание 1. Определите основные направления деятельности (задачи) и критерии исполнения этих задач. Как выполнение этих задач оценивается сейчас? © Набоков А.Б., 2012, 11 Направления деятельности Показатели эффективности Эффективное взаимодействие с арендодателями Организация рабочих мест для персонала компании Поддержание чистоты помещений, исправности рабочих мест Обеспечение правильной эксплуатации, сохранности, проведение своевременного ремонта закрепленных зданий, помещений Организация материально-технического обеспечения работы офиса в рамках выделенного бюджета (обеспечение мебелью, канцелярией, сувенирной и типографской продукцией, бытовой химией и туалетными принадлежностями, питьевой водой, техническими средствами и.т.д.). Оперативная организация деловых поездок, включая, заказ билетов, гостиниц, визовая поддержка Обеспечение перевозки должностных лиц, документов, материальных ценностей в соответствии с заданными требованиями. Обеспечение профессионального, безаварийного вождения автомобиля, максимально обеспечивающего сохранность жизни и здоровья пассажиров и технически исправное состояние самого автомобиля. Обеспечение выполнения требований охраны и безопасности труда, пожарной безопасности

12 Взаимодействие с высшими органами управления Требования к состоянию хозяйственного обеспечения Финансовые ограничения Регулярная отчетность Проекты совершенствования хозяйственного обеспечения Планы и бюджеты (проекты) ремонтных работ © Набоков А.Б., 2012, 12

13 Взаимодействие с подразделениями Запросы на хозяйственное обеспечение Рекламации и оценки сотрудникам АХО Отчетность об использовании ресурсов Запросы на хозяйственное обеспечение Рекламации и оценки сотрудникам АХО Отчетность об использовании ресурсов Предложения по организации труда (в т.ч. хозяйственное обеспечение) Организация рабочих мест, в т.ч. ремонт, мебель, канцелярские и прочие принадлежности Предложения по организации труда (в т.ч. хозяйственное обеспечение) Организация рабочих мест, в т.ч. ремонт, мебель, канцелярские и прочие принадлежности © Набоков А.Б., 2012, АХО 13

14 Взаимодействие с подразделениями, отвечающими за работу с персоналом Правила оплаты труда и стимулирования Кадровый учет Подбор персонала согласно требованиям Правила оплаты труда и стимулирования Кадровый учет Подбор персонала согласно требованиям Отчетность по численности и работоспособности Предложения по премированию и организации труда Отчетность по численности и работоспособности Предложения по премированию и организации труда © Набоков А.Б., 2012, АХО 14 Как и за что премируете свой персонал?

15 Наименование показателя Ед. измерения Период оценивания Выполнение плана операционной рентабельности офиса (филиала) %ежемесячно Выполнение плана работ коэфф.ежемесячно Не превышение плановых затрат по подразделению тыс. руб. ежемесячно © Набоков А.Б., 2012, 15 Выполнение текущих заявок клиентов ? Рекламации клиентов? Рекламации на качество, сроки, коммуникабельность? Удовлетворенность персонала кросс функциональным взаимодействием с персоналом АХО, коммуникабельностью персонала АХО

16 Показатели вклада АХО в совокупный результат деятельности компании Общие: Изменение управленческих, административных затрат Не превышение установленных лимитов, например, статей административных затрат (затраты на закупки, уборку..) Удельные затраты на поддержание 1 кв. м офисных помещений, в расчета на 1 чел. (можно сравнить с другими компаниями, с офисами в регионах ) © Набоков А.Б., 2012, Частные (в зависимости от целей компании): Обеспеченность деятельности канцелярскими принадлежностями Обеспеченность деятельности исправными офисными рабочими местами Выполнение нормативов по чистоте Отсутствие предписаний и штрафов от контролирующих органов Организационно-исполнительные: 16 Количество задач руководства, количество заявок выполненных в срок Количество рекламаций поступивших от персонала компании

17 Пример алгоритма регистрации и анализа заявки © Набоков А.Б., 2012, 17

18 Практическое задание 1. Предложите алгоритм расчета удельных затрат на поддержание 1 кв. м офисных помещений 2. Рассчитайте удельные затраты на поддержание 1 кв. м офиса своей компании © Набоков А.Б., 2012, 18

19 Требования к компетенции руководителя АХО Высокий уровень управленческой культуры (четкое планирование, организация и контроль исполнения ) Навыки управления большим количеством объектов, умение работать в условиях многозадачности Навыки ведения переговоров, составления договорных условий, контроль исполнения Высокая контактность Результативность (умение качественно выполнять задачи в рамках выделенных бюджетов) 19 © Набоков А.Б., 2012,

20 Ответственность руководителя АХО Ответственность за порученные задачи Выполнение объемов Соблюдение сроков Соблюдение качества Соблюдение бюджета Материальная ответственность Сохранность вверенного имущества Порча и иной ущерб имуществу компании/сотрудников по вине служб АХО Ответственность за вверенный персонал Работоспособность Условия труда 20 © Набоков А.Б., 2012,

21 Каким образом руководитель АХО контролирует качество ? © Набоков А.Б., 2012, 21

22 22 © Набоков А.Б., 2012, 1. Обеспечение роста дохода (выручки) 4. Повышение эффективности управления 2. Контролируемое управление затратами 3. Эффективное управление активами Направления увеличение эффективности подразделения

23 23 © Набоков А.Б., 2012, 1. Обеспечение роста дохода (выручки) 4. Повышение эффективности управления 2. Контролируемое управление затратами 3. Эффективное управление активами Направления увеличение эффективности подразделения Как подразделение АХО может зарабатывать деньги? Как подразделение АХО может сокращать затраты? Как подразделение АХО может влиять на эффективность использования активов Как подразделение АХО может повысить управляемость

24 Key Performance Indicator (KPI) KPI – это аббревиатура от английского Key Performance Indicator. В переводе «ключевой показатель деятельности», в практике российских компаний часто используется сочетание «ключевой показатель эффективности». Стратегические и нормативные KPI KPI могут иметь стратегический или нормативный характер. К стратегическим KPI следует относить такие показатели, достижение которых позволяет компании получить важные стратегические преимущества. © Набоков А.Б., 2012, 24

25 Оплата труда и стимулирование руководителей Переменная часть Постоянная часть Бонусы и разовые выплаты ++ Премия Переменная часть За выполнение финансовых и целевых показателей подразделения Постоянная часть Фиксированный оклад 25 © Набоков А.Б., 2012, За выполнение финансовых и целевых показателей предприятия 25

26 Пример оплаты труда и стимулирования водителей Переменная часть Постоянная часть Бонусы и разовые выплаты ++ Переменная часть Надбавки, доплаты Работа с удлиненным рабочим днем (нерегламентированная) Классность Точность доставки Оценка лиц подавших заявку по своевременности и качеству подачи автотранспорта Постоянная часть Готовность к подаче автотранспорта и выхода на маршрут Поддержание автотранспортного средства в работоспособном состоянии 26 © Набоков А.Б., 2012, Тарифная ставка Премирование 26

27 Базовые принципы управления © Набоков А.Б., 2012, 27

28 На пути понимания искусства менеджмента невозможно обойти следующие законы (Мерфи, Паркинсона) В любой иерархической системе каждый служащий стремится достичь уровня своей некомпетентности. Работа выполняется теми служащими которые не достигли своего уровня некомпетентности. Работа заполняет все отведенное для нее время. Значимость и сложность работы растет пропорционально времени, затраченному на ее выполнение. Число людей в группе имеет тенденцию расти независимо от объема работы, которую необходимо выполнить. Расходы стремятся сравняться с доходами. Чем хуже человек справляется с работой, тем меньше шансов от него избавиться. Всякое решение принимается не один раз. Всякий начальник стремиться к увеличению своих подчиненных. Начальники создают работу друг для друга. © Набоков А.Б., 2012, 28

29 Как разрешить проблемы Компании ПРОБЛЕМА 29 © Набоков А.Б., 2012,

30 Термины и определения Система управления (понимание): o Цели и задачи деятельности o Упорядоченная иерархия сотрудников и подразделений, распределение между ними полномочий и ответственности o Правила и процедуры принятия управленческих решений и контроля, o Управленческий цикл o Совокупность правил и процедур документооборота, коммуникаций и информационного обмена Объект управления – то, на что направлено воздействие субъектов управления. o управление по сути – перевод объекта управления из текущего состояния в наиболее благоприятное для субъекта состояние Субъект управления - лицо, группа лиц, подразделение, которые воздействуют на управляемую систему в целях обеспечения ее функционирования и движения заданных целей. Субъект управления; o осуществляет управленческую и организационную работу; o принимает решения; o обеспечивают достижение поставленных целей. © Набоков А.Б., 2012, 30

31 Структура системы управления АХО © Набоков А.Б., 2012, Объекты управления Субъекты управления Функциональные обязанности по выполнению задач Задачи, работы АХО Критерии исполнения задач Мотивация персонала, KPI персонала Матрицы распределения ответственности Положение об оплате труда Система планирования и контроля 31

32 Объекты управления АХО © Набоков А.Б., 2012, Подрядные организации. Организация ремонтов Обеспечение надлежащего состояния зданий и помещений Обеспечение чистоты помещений, исправности рабочих мест Взаимодействие с коммунальными службами Выполнение противопожарных, санитарно-гигиенических мероприятий Заключение договоров с поставщиками канцтоваров, мебели, техники Арендодатели автомобилей Взаимодействие с арендодателями или арендаторами Благоустройство и озеленение территорий Техническое обеспечение мероприятий Выполнение противопожарных, санитарно-гигиенических мероприятий 32

33 Инструменты управления Планирование, исполнение, контроль Бюджетирование (план – факт анализ) Система показателей, управленческий учет и контроль Регламентация Нормирование Стимулирование и мотивация Управление отношениями с подрядчиками, поставщиками Аутсорсинг 33 © Набоков А.Б., 2012,

34 ГОСТ Р ИСО 9001:2001 "Системы менеджмента качества. Требования» планирование (рlаn) разработайте цели и процессы, необходимые для достижения результатов в соответствии с требованиями потребителей и политикой организации; осуществление (do) внедрите процессы; проверка (сhесk) постоянно контролируйте и измеряйте процессы и продукцию в сравнении с по­литикой, целями и требованиями на продукцию и сообщайте о результатах; действие (асt) предпринимайте действия по постоянному улучшению показателей процессов. СТРУКТУРА СТАНДАРТА ISO 9001:2000 основана на цикле управления Шухарта-Деминга (РDСА) : © Набоков А.Б., 2012, 34

35 Взаимосвязь шагов управления Анализ Плани- рование Органи- зация Коорди- нация Контроль Сбор информации Выявление области принятия решений Предложение вариантов Оценка вариантов Выбор Оценка успешности выбора Корректировка Управленческий цикл Шаги принятия решения на примере организации проведения ремонтов 35 © Набоков А.Б., 2012,

36 Элементы системы управления Цели Задачи Корпоративная Организа- ционная Процессы Процедуры Материальные Финансовые Методическая Аналитическая Цели и задачи Структура Процессы Ресурсы Информация Показатели Информа- ционных потоков Операции Кадровые Распорядитель ная © Набоков А.Б., 2012, 36

37 © Набоков А.Б., 2012, 37 Типы процессов

38 Совершенствование Разработка схемы основных процессов компании Определение владельцев и команд процесса Формулировка целей и задач Информация и коммуникация Обучение команд Детальная разработка процесса Определение моделей оценки Реализация процесса в функциональной линейной организации Организация Обучение команд по теме совершенствования и решения задач Определение аспектов, подлежащих усовершенствованию в различных процессах Организация и управление проектами усовершенствования Контроль результатов Регулярное инспектирование процесса Определение Метод управления бизнес-процессом! © Набоков А.Б., 2012, 38 Функционал в ДИ, в Положении о подразделении обозначает что делать, бизнес - процесс как делать

39 © Набоков А.Б., 2012, 39

40 40 Структура карты эффективности персонала Ключевые показатели эффективности Вес Целевые планки (рубежи) для КПЭ Результаты (заполнять при оценке достижений) Название Ед. изм. Прошлый год Текущий год % Порог (50% ПФ) Цель (100% ПФ) Вызов (150% ПФ) Значени е % премии за дости- жение Вклад в премию планфактплан Корпоративные (проектные) KPI – KPI корп KPI подразделений – KPI подр Личные KPI – KPI личн

41 БЛАНК КАРТЫ ЭФФЕКТИВНОСТИ МЕНЕДЖЕРА А. ЦЕЛИ В. ПРОЦЕССЫ С. РЕЗУЛЬТАТИВНОСТЬ МЕНЕДЖЕРА С1. КЛЮЧЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ С2. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЦЕЛИ С3. ИНИЦИАТИВА (действия необходимые для достижения КПЭ) D. ПРОФИЛЬ УСПЕХА E. ПЛАН РАЗВИТИЯ на 20 г. (по результатам оценки компетенций) F. ЗАКЛЮЧЕНИЕ ОЦЕНОЧНОЙ КОММИССИИ по итогам 20 г. G. КОММЕНТАРИИ СОТРУДНИКА по итогам 20 г. H. КОММЕНТАРИИ КУРАТОРА D2. Управленческие компетенции D1. Корпоративные компетенции

42 Организация управления АХО на базе принципов целевого управления © Набоков А.Б., 2012, 42

43 Организационное развитие подразделений АХО Сформулировать задачи (цели) в терминах достижения/реализации Сформулировать функции, необходимые для решения указанных задач Определить подчиненность и руководство Определить компетенции и квалификационные требования Определить показатели деятельности Определить график работы, замещение в отпуска и командировки Определить взаимодействия и предмет взаимодействия Указать типы и периодичность отчетов © Набоков А.Б., 2012, 43 принципы целевого управления

44 44 Задачи подразделения Все задачи должны соответствовать критериям S.M.A.R.T.: Достижимые; Конкретные; Измеримые; Ограниченные по времени. Задачи должны обеспечивать результативность и эффективность подразделения © Набоков А.Б., 2012,

45 Задачи Вес. коэфф. Критерии оценки Контролирую щая служба (руководитель) Задача 1. Организация эксплуатации и обслуживания офисных помещений, оборудования и инженерных коммуникаций Задача 2.. Задача 3.. Задача 4. Задача Критерий исполнения 1. Отсутствие аварийных ситуаций в процессе эксплуатации офисных помещений, оборудования и инженерных коммуникаций Критерий исполнения 2 Критерий исполнения 3 Критерий исполнения 4 Критерий исполнения 5 Генеральн. директор Генеральн. Директор Фин дир. Генеральн. директор © Набоков А.Б., 2012, Пример целевого управления для подразделений АХО 45

46 Возможные варианты основных задач АХО Организация эксплуатации и обслуживания офисных помещений, оборудования и инженерных коммуникаций Обеспечение правильной эксплуатации, сохранности, проведение своевременного ремонта закрепленных зданий, помещений Организация ремонта помещений, а также благоустройства и озеленения территорий организации Обеспечение выполнения требований охраны и безопасности труда, пожарной безопасности Организация материально-технического обеспечения работы офиса в рамках выделенного бюджета Организация закупки канцелярских и хозяйственных товаров Поддержание чистоты помещений, исправности рабочих мест Обеспечение перевозки должностных лиц, документов, материальных ценностей в соответствии с заданными требованиями Организация сдачи в арену свободных площадей организации 46 © Набоков А.Б., 2012,

47 Варианты задач, функций, KPI АХО (I) Задачи Критерии исполнения (KPI) Задачи второго уровня Критерии исполнения (KPI) Функции Поддержание зданий, офисных помещений в рабочем состоянии Отсутствие аварийных ситуаций в процессе эксплуатации зданий офисных помещений Проведение технического надзора за состоянием зданий и офисных помещений Выполнение планов периодических обследований и утверждение плана мероприятий по ремонтным работам Разработка планов и проведение периодических обследований состояния зданий и офисных помещений Сбор заявок от служб компании на проведение ремонтных работ Определение мероприятий по организации и контролю выполнения ремонтных работ Организация благоустройства и озеленения территорий организации Отсутствие предписаний, замечаний от административных органов за неудовлетворител ь ное содержания территории -- Закрепление территории за исполнителями Доведение до исполнителей перечня и показателей качества требуемых работ Выделение инструмента для выполнения работ Утверждение схемы премирования исполнителей Организация закупки канцеляр ских и хозяйствен ных товаров Закупка в рамках бюджета. Отсутст вие рекламаций от подразделений -- Мониторинг поставщиков Договорная работа Сбор заявок подразделений Анализ и лимитирование запасов 47 © Набоков А.Б., 2012,

48 Задачи Критерии исполнения (KPI) Задачи второго уровня Критерии исполнения (KPI) Функции Обеспечение правильной эксплуатации, сохранности, проведение своевременного ремонта закрепленных зданий, помещений 1. Отсутствие аварийных ситуаций при осуществлении эксплуатации зданий, помещений 2. Качественное, своевременное проведение ремонтных работ в рамках утвержденных бюджетов 1. Проведение технического надзора за состоянием зданий, помещений Выполнение планов периодических обследований и утверждение плана мероприятий по ремонтным работам - Разработка планов и проведение периодических обследований состояния зданий и сооружений - Сбор заявок от подразделений на проведение ремонтных работ - Определение мероприятий по ремонтным работам 2. Организация текущих ремонтов с привлечением подрядчиков Организация ремонтных работ с заданным качеством в заданные сроки в рамках выделенных бюджетов -Мониторинг и отбор подрядчиков -Договорная работа -Контроль качества и сроков проведения ремонтных работ Варианты задач, функций, KPI АХО (II) © Набоков А.Б., 2012, 48

49 Пример значений KPI АХО Административно-хозяйственный отдел (кроме специалиста с функционалом заведующего складом и водительского состава) своевременное оформление заявок и договоров на приобретение товарно- материальных ценностей 0,25 отсутствие нарушений финансовой дисциплины (своевременное составление финансовых отчетов и представление их в управление по учету и отчетности) 0,25 отсутствие претензий со стороны непосредственного руководителя к работе АХО по обеспечению офиса необходимыми материалами и услугами 0,25 соблюдение «Правил внутреннего распорядка» в офисе 0,25 © Набоков А.Б., 2012, 49

50 ограниченное количество; единство системы KPI для всей; организации; измеримость; возможность надежного количественного измерения; прямая связь с важнейшими факторами успеха; возможность влиять на факторы; достижимые для персонала. Требования к показателям эффективности деятельности (KPI) © Набоков А.Б., 2012, 50

51 Задание: Определить основные цели (задачи) для Вашего подразделения, критерии их исполнения Задание: Определить основные цели (задачи) для Вашего подразделения, критерии их исполнения © Набоков А.Б., 2012, 51

52 Перечень обязательных документов в подразделениях АХС © Набоков А.Б., 2012, 1. Положение об административно – хозяйственной службе 2. Матрица ответственности 3. Матрица взаимодействия 4. Должностные инструкции 5. Основные нормативно - регламентирующие документы 52

53 Руководитель административно-хозяйственной части тел.+7(495) © Набоков А.Б., 2012, 53

54 Руководитель административно-хозяйственной части тел.+7(495) © Набоков А.Б., 2012, 54

55 © Набоков А.Б., 2012, Матрица ответственности АХС 55

56 © Набоков А.Б., 2012, Разработка структуры административных служб 56

57 © Набоков А.Б., 2012, Должностная инструкция руководителя АХО. Положение о подразделении АХО 57

58 Должностные инструкции Должностная инструкция является организационно-распорядительным документом, определяющим: - совокупность трудовых функций (должностных обязанностей) каждого работника, - его права и ответственность за выполненную работу - нормативной основой для правильного применения мер дисциплинарного и материального воздействия. Должностная инструкция является организационно-распорядительным документом, определяющим: - совокупность трудовых функций (должностных обязанностей) каждого работника, - его права и ответственность за выполненную работу - нормативной основой для правильного применения мер дисциплинарного и материального воздействия. © Набоков А.Б., 2012, 58

59 ДИ позволяют решать следующие задачи Рациональное разделение труда Правильный подбор, расстановку и использование кадров Укрепление служебной дисциплины Повышение эффективности деятельности организации Создание организационно – правовой основы деятельности персонала Повышение ответственности за результаты деятельности Обеспечение объективности при аттестации Обеспечение объективности при разрешении трудовых споров © Набоков А.Б., 2012, 59

60 Виды инструкций для персонала Должностные инструкции для служащих Организация трудовой деятельности служащих создается через понятие «должность», которая определяет компетенции, обязанности, права и ответственность Должностные инструкции для рабочих Организация трудовой деятельности рабочих создается через понятие «профессия» и определяется на основе тарифно – квалификационных характеристик профессий © Набоков А.Б., 2012, 60

61 При составлении должностных инструкций уточняются обязанности, предусмотренные в квалификационных характеристиках, с учетом особенностей организации производства, труда и управления. Возможно исключение работ, несвойственных данной должности в конкретных организационно- технических условиях, или расширение круга обязанностей исполнителей за счет включения в перечень работ, предусмотренных в характеристиках других должностей. При составлении должностных инструкций уточняются обязанности, предусмотренные в квалификационных характеристиках, с учетом особенностей организации производства, труда и управления. Возможно исключение работ, несвойственных данной должности в конкретных организационно- технических условиях, или расширение круга обязанностей исполнителей за счет включения в перечень работ, предусмотренных в характеристиках других должностей. Должностные инструкции © Набоков А.Б., 2012, 61

62 © Набоков А.Б., 2012, 62

63 © Набоков А.Б., 2012, 63

64 Планирование АХО © Набоков А.Б., 2012, 64

65 Планирование и бюджетирование - взаимосвязь Работы Доходы Расходы Что делаем? Кто делает? Как делает? Чем делает? Когда делает? Когда поступают? Как поступают? Когда возникают? Как возникают? Важность, срочность? Натуральные показатели Финансовые показатели целесообразность регулярность © Набоков А.Б., 2012, 65

66 Руководитель административно-хозяйственной части тел.+7(495) Объекты управления АХО © Набоков А.Б., 2012, Подрядные организации. Организация ремонтов Обеспечение надлежащего состояния зданий и помещений Обеспечение чистоты помещений, исправности рабочих мест Взаимодействие с коммунальными службами Выполнение противопожарных, санитарно-гигиенических мероприятий Заключение договоров с поставщиками канцтоваров, мебели, техники Арендодатели автомобилей Взаимодействие с арендодателями или арендаторами Благоустройство и озеленение территорий Техническое обеспечение мероприятий Выполнение противопожарных, санитарно-гигиенических мероприятий 66

67 Руководитель административно-хозяйственной части тел.+7(495) © Набоков А.Б., 2012, 67

68 Планирование состава и частоты работ Выделить объекты управления Описать необходимое состояние объектов управления Сформулировать работы, необходимые для достижения/поддержания требуемого состояния объекта управления Запросить смежные подразделения о требованиях к АХО Зафиксировать перечень работ Рассчитать частоту работ Наблюдение Хронометраж По рекламациям Составить сводный план работ © Набоков А.Б., 2012, 68

69 Планирование качества работ Качество должно быть ровно такое, как требуется заказчику (ни больше, ни меньше) Сформулировать требования к качеству отдельных работ Получить обоснования запрашиваемого уровня качества Проверить достижим ли необходимый уровень качества при данных компетенциях сотрудников/инструменте/выбранных способах выполнения работ Перевести качественные требования к количественные значения Сопоставить с нормативами на выполнение работ Учесть при расчете численности персонала © Набоков А.Б., 2012, 69

70 3.1 Термины, относящиеся к качеству Качество : степень соответствия совокупности присущих характеристик требованиям. Термин « присущий » относится к постоянным характеристикам Требование : Потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным Для обозначения конкретного вида требования могут применяться определяющие слова, например требование к продукции, требование к менеджменту качества, требование потребителя Установленным является такое требование, которое определено, например в документе Требования могут выдвигаться различными заинтересованными сторонами. Краткая характеристика документов ИСО серий 9000 содержащих требования и рекомендации к СМК организаций 70 © Набоков А.Б., 2012,

71 Планирование состава работ © Набоков А.Б., 2012, Состав работ янвфевмартапрмайиюньиюльавгсентоктноядек Группа работ 1, в т.ч. Работа 1 Работа 2 Работа 3 Группа работ 2, в т.ч. Работа А Работа Б Работы в экстренных случаях 71

72 © Набоков А.Б., 2012, 72 Контроль за организацией обучения мерам пожарной безопасности работников организаций осуществляют органы государственного пожарного надзора. Основными видами обучения работников организаций мерам пожарной безопасности являются противопожарный инструктаж и изучение минимума пожарно- технических знаний (далее - пожарно- технический минимум). РАССМОТРЕТЬ

73 Проведение планово – предупредительных ремонтов Основные нормативные документы Положение о проведении планово-предупредительного ремонта производственных зданий и сооружений (постановление Госстроя СССР от ). ПОТ РО Положение. Техническая эксплуатация промышленных зданий и сооружений. СНиП * Административные и бытовые здания. Здания и сооружения в процессе эксплуатации должны находиться под систематическим наблюдением инженерно-технических работников, ответственных за сохранность этих объектов. В зависимости от размеров и структуры предприятия или организации обязанности по наблюдению за эксплуатацией зданий и сооружений должны возлагаться или на специальную службу – Административно – хозяйственный отдел, Отдел эксплуатации и ремонта зданий и сооружений предприятия или ОКС, строительный отдел, строительную группу, а также соответствующие эксплуатационные службы: отдел главного энергетика, транспортный отдел и др РАССМОТРЕТЬ 73 © Набоков А.Б., 2012,

74 Задание: Составить годовой план - график ремонтов При составлении годового план - графика определить: Определить и утвердить состав комиссии по осмотру зданий, помещений ; Определить сроки проведения плановых общих технических и текущих осмотров; Определить сроки текущих ремонтов с разбивкой всех мероприятий по месяцам; Определить сроки проверки состояния противопожарных мероприятий ( не реже одного раза в месяц) Планирование текущих ремонтов выполнить по объектам в пределах бюджетных лимитов. Предусмотреть бюджеты на прочие нужды и аварийные ремонты. 74 © Набоков А.Б., 2012,

75 75

76 Руководитель административно-хозяйственной части тел.+7(495) © Набоков А.Б., 2012, 76

77 Руководитель административно-хозяйственной части тел.+7(495) © Набоков А.Б., 2012, 77

78 Составление бюджета АХО - процедура Составл ение плана работ Получение задач и требований от руководства Составление проекта бюджета затрат/ доходов Соглас ование с ПЭО Получение утверж денно го бюдже та Как правило бюджетируется методами: От предыдущего периода (с поправкой на инфляцию, рост тарифов, ставок, согласованного изменения зарплат) От перечня запланированных мероприятий Обязательно учесть доходы (реализация лома, списанного имущества, работы в интересах арендаторов и др.) Учесть сезонность и сезонные виды работы © Набоков А.Б., 2012, 78

79 Руководитель административно-хозяйственной части тел.+7(495) © Набоков А.Б., 2012, 79

80 Руководитель административно-хозяйственной части тел.+7(495) © Набоков А.Б., 2012, 80

81 Определить важные для выполнения задач подразделения статьи. Провести постатейный анализ возможностей по сокращению запланированных средств. Провести анализ возможностей по увеличению доходной части бюджета. Определить суммарную экономию средств по всем статьям Упражнение 1. Подготовить план снижения затрат используя постатейный бюджетный план подразделения © Набоков А.Б., 2012, 81

82 © Набоков А.Б., 2012, 82 Форма бюджета АХО и план-факт его исполнения (Компания 1) Форма бюджета АХО и план-факт его исполнения (Компания N) Форма бюджета АХО и план-факт его исполнения (Компания M) Оптимизация затрат подразделений руководителя АХО для компании холдингового типа План оптимизации 1. Нормирование (минимизация) затрат на примере одного подразделения АХО 2. Сравнительный анализ статей затрат подразделений АХО компаний холдинга 3. Сравнительный анализ номенклатуры закупаемых ТМЦ, поставщиков, подрядчиков 4. Закрепление лимитов потребления ТМЦ и расходов по другим статьям